SalesforceのデータをExcelで一括参照・編集・更新 - 「VyNDEX」徹底解説[PR]

Salesforce利用におけるデータ編集・更新の課題

Salesforce（セールスフォース）とは、Salesforce.com（セールスフォース・ドットコム）社が提供する、クラウド型のSFA/CRMツールです。大企業から中小企業まで世界15万社以上（2020年12月時点）の企業で導入されており、SFA/CRMのマーケットでもトップシェアを誇ります。

Salesforceは、営業、マーケティング、企画などさまざまな職種で重宝する多くの機能を備え、従業員数や業種業態を問わず多くの企業の顧客管理や営業活動を効率化するソリューションとして高く評価されています。

Salesforceの基本的な機能・特徴
- 顧客管理・商談管理
- ダッシュボードやレポートによる正確で迅速なデータ分析
- ワークフロー機能・ファイル共有
- 豊富な外部システム連携・API連携
- マルチデバイス・スマートフォン対応

一方で、すでにSalesforceを導入・利用しているユーザーは理解しているかと思いますが、Salesforceは商談フェーズや金額、案件名などデータの一括編集・更新を前提としていない設計のため、顧客や商談データを適切に管理するためには、商談内容などのデータを1つ1つ入力する必要があります。

Salesforce利用部門別のリアルな課題

多く顧客を抱え、商談を行っている営業担当者にとって、日々の商談内容1つ1つに対してSalesforceのデータを作成して更新する作業は手間や負担が少なくないでしょう。また、営業担当者のSalesforceデータ入力作業が滞り、入力率が低くなると、営業マネージャーにとっては、正確な顧客・案件・予実分析ができないという課題が生まれます。

営業部門のSalesforce利用課題
- 日々の案件管理における、データ更新作業に負担を感じている（営業担当者）
- 営業活動に追われ、商談データの入力に抜け漏れがある（営業担当者）
- 現場の入力率が低く、現状の案件把握がうまくできていない（営業マネージャー）

さらに、Salesforceを管理するデータ管理者にもデータメンテナンスの課題があります。

Salesforceで一元管理しているデータのメンテナンスをする際にエラーが発生した場合、ログファイルなどで原因を特定し、元のデータファイルを手作業で修正することが多くなります。また、会計など他のクラウドシステムと連携する場合に発生する大量のデータ処理も長時間を要するストレスの大きい作業となります。

データ管理者のSalesforce利用課題
- データメンテナンス時のエラー確認の負担が大きい
- 他システムとの連携時のデータ処理に時間がかかる

Salesforceのデータ編集・更新を効率化する「VyNDEX」

上述した課題感を持つSalesforce導入企業のデータ管理者や営業担当、営業マネージャーに注目してほしいのが、「VyNDEX」です。

「VyNDEX」は、使い慣れたExcelのインターフェイスでSalesforce上の顧客・案件データ管理、メンテナンスを効率化するサポートツール（Excel アドイン）です。SalesforceのデータをExcelにエクスポート（出力）し、Excel上で編集した情報をボタン一つでアップロード（インポート）することでSalesforceに一括反映できます。

SalesforceにはデータローダというExcelなどにデータを一括でエクスポート（出力）し、アップロード（インポート）をするためのツールがありますが、表示言語が英語で、Salesforce特有のオブジェクトや項目があるため、初心者には少し活用のハードルが高いのが実情です。その点、日本語表示に対応し、Excelで直接参照・編集・更新ができる「VyNDEX」であれば、活用のハードルはグッと低くなります。

「VyNDEX」は、Salesforce導入企業に広く利用されており、ソフトバンク社やKDDI社、AGC社など国内大手企業の導入実績も多くあります。1アカウント月額980円（税別）と手頃な価格で導入できるため、大手企業だけでなく中小企業やスタートアップなど、幅広いSalesforceユーザーにとって注目すべきツールと言えるでしょう。

さらに、Excel上にSalesforceのデータをエクスポート（出力）しておけば、インターネット環境がない場合でもExcelでデータ更新をできるのも便利です。この場合、インターネットに接続されたタイミングでデータのアップロード（インポート）を行うことでSalesforce上のデータが更新されます。

誰でも簡単「VyNDEX」利用の3ステップ
- （1）ExcelからSalesforceにログイン

- （2）Salesforceの最新データをExcel上で一括編集

- （3）Excel上で編集したデータをボタン一つでSalesforceにアップロード

Salesforceのサポートツール「VyNDEX」の特徴

ExcelでのSalesforceデータの編集・更新を実現するサポートツール（Excel アドイン）「VyNDEX」には主に3つの特徴があります。

SalesforceデータをExcelで一括編集・更新

Salesforceでは、案件管理の過程で商談フェーズや商品、受注確度、契約予定日などさまざまな情報を更新する必要があります。活動履歴や顧客情報の個別入力や確認ができるのは非常に便利ですが、複数の案件の一括確認やメンテナンスをする場合、レコード画面の移動や確認が多く発生するため手間がかかります。

「VyNDEX」を使用すれば、案件に応じて画面を切り替える必要はなく、商談フェーズの異なる案件についてもExcel 上に表示された一覧データに入力・編集するだけで済みます。

毎日大量のデータをSalesforceに入力する必要のあるインサイドセールスやフィールドセールスはもちろん、データ管理者にとってもデータメンテナンス作業時間の大幅な短縮が見込めます。

使い慣れたExcelのUIで作業可能

「VyNDEX」は使い慣れたExcelのUI（ユーザーインターフェイス）でSalesforce上のデータを直接参照・追加・編集できるため、ITツールの利用経験の少ない営業担当者でも抵抗は少なく、スムーズに利用できます。

また、Excel上でのデータ検索や絞り込み、並べ替え、コピー＆ペーストなどの操作は、通常のExcelと同様に行えるとともに、Excel上で編集を行ったセルは自動的に色が付けられるため、一括データメンテナンスもスピーディに行えます。

1アカウント980円/月（税別）のリーズナブルなライセンス費

「VyNDEX」は1アカウント月額980円とリーズナブルな価格で提供されているため、多くのSalesforceユーザーに利用されています。

Salesforceの利用費に加えて、「VyNDEX」の利用費がプラスされるとなると、導入をためらう企業もいるかもしれません。しかし、作業効率化を実現する豊富な機能面に加えて、手頃な価格で提供されているため、非常に導入しやすいツールと言えます。

「VyNDEX」の導入事例と実際の効果

「VyNDEX」を導入することで、Salesforceユーザーの作業がどう効率化されたか、実際の事例を紹介します。

KDDI社：データ管理者のメンテナンス作業の効率が5～10倍に向上

課題
- 案件・顧客・契約・精算情報を一元管理するためSalesforceを導入したが、データ管理者のデータメンテナンスに想定を上回る作業工数を費やしていた

Salesforceの運用において、案件・顧客・契約などの情報は継続的なメンテナンスが欠かせません。KDDI社では、一元管理しているデータのメンテナンス時にエラーが発生した場合、ログファイルなど発生元のレコードを確認し、元のデータを手作業で修正していました。そのデータは1万件を超えることもあり、時間のかかる作業となっていました。

「VyNDEX」を導入した結果、エラーが発生元となるSalesforceのレコードデータがExcel上で確認できるようになり、データ更新の作業効率は以前の5～10倍に向上。以前は作業に丸1日を費やしていた大量データのメンテナンスも、30～60分程度に短縮されるなど、導入効果が顕著に出ています。

導入効果
- 大量データのメンテナンス作業の効率が5～10倍に向上
- Excel上でエラーを修正すれば、確実に正しいデータがSalesforceに集まる

ソフトバンク社：営業担当のSalesforce入力時間が70％以上削減

課題
- Salesforceのデータ入力作業の負荷が法人営業部門で課題となっていた

ソフトバンク社では、法人営業部門の事業領域の拡大に伴う営業案件の急増により、業務時間に占めるSalesforceのデータ入力時間の割合が高まっていました。

金額の大きな案件やスピーディに進捗する案件のSalesforce更新率は高い水準をキープしていました。しかし、商談期間が長期化した一部案件により、営業担当者の担当案件数が増え、Salesforceの更新にかかる工数が増加。また、Salesforceのデータ項目は金額や商談フェーズだけではなく、競合や失注理由などの定性情報もあるため、案件把握のためにSalesforceのデータ入力率の向上が課題となっていました。

ソフトバンク社では、（1）営業担当者が抵抗なくスムーズに利用できる、（2）セキュリティ、（3）コストの3点を決め手として「VyNDEX」を導入した結果、Excel上での作業によって1案件あたりの平均入力時間は70％以上短縮。全社的な評価も高く、ソフトバンク社内における「VyNDEX」のユーザーは2020年6月時点で700人程度にのぼるそうです。

導入効果
- 業務時間に占めるSalesforce1案件あたりの平均入力時間が70％以上削減

【まとめ】「VyNDEX」でSalesforceを最大活用

Salesforceは、顧客や案件データを一元管理し、効率的な営業活動を実現するためのツールです。しかし、あるべきデータや情報がツール内に入力されていない場合、正確な顧客・案件分析は難しくなります。実際、Salesforceの入力工数やデータメンテナンスに課題を感じているユーザーも少なくないでしょう。

SaaSマーケティングプラットフォーム「BOXIL」を運営する弊社スマートキャンプでも、Salesforceを利用しているものの、入力率の課題は顕在化しています。

本記事で紹介してきたとおり、「VyNDEX」を活用することで、Salesforceのデータ入力作業の負担は軽減し、営業部門が本来注力すべき営業活動に時間を割けるようになります。また、Salesforceを管理するデータ責任者にとっても、データメンテナンスの手間が軽減されるメリットが生まれます。

- SalesforceデータをExcelで一括編集・更新
- 使い慣れたExcelのUIで作業可能
- 1アカウント980円/月（税別）のリーズナブルなライセンス費

3つの大きな特徴を備え、業務を効率化する「VyNDEX」は、Salesforceユーザーにぜひ注目してほしいツールと言えます。