建設業界向け経費精算システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

建設業界で活用できる経費精算システムの機能

経費精算システムとは、経費に対して従業員からの申請、上長および経理担当者の承認、支払いを管理するシステムです。経費精算システムの機能には、レシートを読み取るOCR機能や承認フローの設定などがあります。

建設業界では、交通費や宿泊費を簡単に経費申請できるモバイル対応によって、経理業務を効率化したり現場の手間を削減したりするのに役立ちます。

建設業界における原価管理の課題

建設業界では、工事ごとに経費を管理したり、請求書や領収書を整理したりする必要があります。またそれにあたって原価管理に関連した課題も発生します。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

経費の申請や精算が煩雑

建設業界では、工事費を工事原価や一般管理費などに仕訳する必要があります。このプロセスは作業員が工事現場で発生した経費の領収書を収集し、それらを経理部門に提出するといった流れで行われ、手作業による書類の準備と提出をしている場合も多いでしょう。

しかし、紙で経費の申請や精算が行われていると、入力や確認が煩雑になります。さらに領収書の紛失や記入漏れも起きやすいため、課題が発生しやすいです。また、請求の承認待ちや経理処理の遅れにより、現場の作業員やサプライヤーへの支払いに遅れが生じることもあります。

会計の処理やシステムへの反映が困難

建設業界では、工事ごとに原価計算や収支管理が必要です。しかし、経費の申請や承認がデータ化されていない場合、手動で入力したり配賦したりする必要があります。これは効率的でなく人的ミスも発生しやすいと言えます。

また、プロジェクトの予算管理と実績管理を行うために複数の会計システムや原価管理システムを導入している場合であっても、これらのシステム間でデータを効率的に共有し、統合することが難しい場合もあるでしょう。結果として、データの重複入力や整合性の問題が生じ、正確な原価計算や予算対実績の分析を困難にしてしまう可能性が生じます。

工事現場とオフィス間の情報共有に遅れがある

建設業界では、工事現場で発生する経費や作業進捗のデータがオフィスにタイムリーに伝達されないことが一般的です。これは、現場でのデータ記録が紙ベースで行われ、それをオフィスに帰ってからシステムに入力する必要があるためです。

結果として、データ入力のタイムラグや伝達ミスが発生しやすく、リアルタイムでのプロジェクト管理や迅速な意思決定が困難になります。また、現場とオフィス間で情報の非対称性が生じることで、予算超過やスケジュールの遅れといった問題が発生するリスクも高まるでしょう。

プロジェクトごとの原価管理の複雑性

建設業界において、各プロジェクトは性質上、異なる要件や環境をもっています。これにより、プロジェクトごとに原価管理が複雑化するといった課題が生じます。

たとえば、あるプロジェクトでは特定の材料が大量に必要になるかもしれませんが、別のプロジェクトでは材料が全く必要ない、または少量で済む可能性があるでしょう。同様に、特定のスキルセットをもつ労働者が必要になる場合もあれば、全く異なるスキルセットが求められる場合もあります。

これらの違いは、材料費、人件費、機械レンタル費など、プロジェクトのコスト構造に直接影響を与えます。さらに、プロジェクトのスケジュール、地理的位置、気象条件などの外部要因も、コストと管理に影響を及ぼすでしょう。

予算超過のリスクがある

建設業界では原価管理の複雑さに加えて、予算超過のリスクが常に存在します。このリスクは、予測不可能な要因、たとえば材料コストの急騰、労働力不足、技術的な問題、または天候による遅延などによって引き起こされます。これらの要因は計画段階では見積もりにくいものであり、プロジェクトが進行するにつれて新たに発生することが多く、予算計画に大きな影響を及ぼす可能性があるでしょう。

たとえば、建設プロジェクトの初期段階で、特定の材料の価格が安定していると予測されても、国際市場の変動や供給問題により、実際には価格が急騰することもあります。これにより、プロジェクトの材料費が当初の予算を大きく上回ることが起こり得ます。また、予期せぬ技術的な障害が発生した場合、解決には追加のコストが発生するでしょう。さらに、労働力不足は労働コストの上昇につながり、プロジェクトの予算を圧迫します。

建設業界の課題を経費精算システムで解決できる理由

建設業界では、経費の申請や承認の際に注意すべき点が多いものの、経費精算システムを使えばそれらの課題を解決できます。

レシートや領収書をスマートフォンで撮影して申請できる

経費精算システムでは、レシートや領収書をスマートフォンで撮影して申請できます。OCR機能が搭載されているシステムであれば、金額や日付を読み取って申請内容に反映可能です。

これにより、紙の管理や入力作業を省略し、現場からリアルタイムに経費データを送信しやすくなります。また、経理担当者の確認作業も効率化されます。電子化されたデータはクラウド上に保存されるため 、紛失や破損の心配もありません。

会計ソフトへの連携が可能

経費精算システムでは、会計ソフトへの連携が可能なため、データ入力や仕訳にかかる時間と労力を削減し、生産性向上やコスト削減につなげられます。

経費精算の承認が完了すると、自動的に会計ソフトへデータを送信し、仕訳や振替処理を実施。 経理担当者は手作業で会計ソフトへ反映する必要がなくなります。 また、データの一元管理や整合性の確保もできるため、ミスや漏れを防げるでしょう。

進捗に応じた予算管理ができる

経費精算システムを活用することで、建設業界特有のプロジェクトをベースとした予算管理が容易になります。建設プロジェクトは多額の経費と長期にわたる工程をもつため、リアルタイムでの予算の追跡と管理が重要です。

経費精算システムでは、各プロジェクトの進捗に応じて予算を追跡し、予算超過の早期警告が可能になります。これにより、プロジェクトマネージャーはコストコントロールを効果的に行い、予算内でのプロジェクト完了を目指せるでしょう。

さらに、予算の割り当て、使用状況、残高をリアルタイムで確認できるため、意思決定も迅速かつ正確に行えます。

プロジェクトごとに別々で管理できる

経費精算システムにはプロジェクト別の経費管理機能が備わっており、各プロジェクトの予算管理や実績追跡を容易にします。これにより、プロジェクトごとの原価管理の複雑性を解決し、予算内でのプロジェクト運営がしやすくなります。

予算管理機能による事前警告と制御ができる

経費精算システムには予算管理機能が備わっていることも多いです。この機能を利用することで、プロジェクトの各フェーズで設定された予算と実際の支出をリアルタイムで比較し、予算超過の可能性がある場合には事前に警告を発せられます。

これにより原因を迅速に特定し、追加費用の発生を防ぐための適切な対策を講じたり、追加の予算承認を求めたりと、本来であれば時間のかかる準備があらかじめ行えます。

さらに、経費精算システムでは、予算管理機能を活用して将来的な予算策定に役立つデータの蓄積も可能です。過去のプロジェクトから得られた実績データをもとに、より精度の高い予算計画を立てられるため、長期的な視点での経費管理とプロジェクトの成功率向上につながるでしょう。

建設業界に経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入することで、建設業界が抱える多くの課題を解決できることがわかりました。他にも建設業界に経費精算システムを導入する多くのメリットがあるため、いくつか紹介します。

経理業務の効率化になる

建設業界以外にも言えることですが、経費精算システムは、経費申請の自動化や会計ソフトとの連携により、経理業務の効率化を実現します。これにより、人的ミスを減らし、経理担当者の業務負担を軽減することにつながるでしょう。また、迅速な経費処理はキャッシュフローの改善にもなります。

コンプライアンスの強化につながる

経費精算システムによるデジタル化と中央集権化は、コンプライアンスの遵守を容易にします。デジタル化をすると書類の紛失や不正申請のリスクが軽減され、経費に関する規則や方針を一貫して適用できるでしょう。

さらに、経費精算システムは監査の準備もしやすくします。システム内でのすべての取引には履歴が残され、必要な情報を瞬時に検索して提示できるため、監査プロセスがスムーズに進行します。これにより、監査に関連する時間とコストを削減し、監査結果の質を向上できるでしょう。

データ駆動型の意思決定がしやすくなる

経費データの収集と分析により、建設業界における財務的な意思決定がデータ駆動型になります。これにより、過去のデータをもとにした予算計画やコスト削減の戦略が可能になるでしょう。

また、経費精算システムは、コスト削減の機会を発見するための分析ツールを提供します。不必要な支出や節約可能な領域を特定することで、資源をより効果的に配分し、全体的な財務の健全性を向上できるでしょう。

透明性が向上する

経費精算システムにより、経費に関する情報が透明化され、必要なタイミングで容易にアクセスできるようになります。これにより、経理部門だけでなく、プロジェクトマネージャーや現場作業員も、経費に関する情報を簡単に確認でき、状況の把握がしやすくなるでしょう。

経費精算システムによる透明性の向上は、従業員が経費の申請と使用においてより責任をもつようになるといった点でもメリットがあります。システムを通じて経費の使用状況が公開されることで、組織全体の経費に対する意識が高まり、より責任ある経費の使用が促されるでしょう。

従業員の満足度が向上する

経費精算システムを導入することで、従業員の満足度が向上するメリットもあります。経費精算プロセスの簡素化と効率化は、従業員が日々の業務において直面するストレスや負担を軽減させるでしょう。

経費精算の手続きが煩雑で時間を使ってしまうと、従業員は本来の業務から離れて、書類作成や提出、承認待ちといった非生産的な作業に時間を費やすことになります。しかし、経費精算システムを利用することで、たとえばレシートや請求書をスマートフォンで撮影し、アプリを通じて直接申請できます。これにより、紙の書類を扱う手間が省け、申請から承認までのプロセスがスピードアップするでしょう。

さらに、経費精算システムでは、経費の承認状況がリアルタイムで確認でき、承認後すぐの経費精算が可能になります。これにより、従業員は経費の払い戻しを早く受け取れ、金銭的な負担や不安を減らせるでしょう。

建設業界に経費精算システムを導入するデメリット

建設業界における経費精算システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、一方で考慮すべきいくつかのデメリットも存在します。これらの点を理解し、適切な対策を講じることが重要です。

初期コストと導入の手間がある

経費精算システムの導入には、しばしば初期投資が必要になります。これには、ソフトウェアの購入費用、必要に応じたハードウェアの購入、システムをカスタマイズするための開発費用が含まれます。また、システムを効果的に運用するためには、従業員に対するトレーニングが不可欠であり、これもまたコストと時間を要するプロセスです。

とくに中小企業では、これらの初期コストが財務負担となり得ます。また、導入の手間に関しては、新しいシステムを社内の既存のプロセスや他のシステムと統合する必要があり、これが複雑で時間を要する作業になることがあります。場合によっては、導入のために外部のコンサルタントや開発者を雇う追加コストも発生するでしょう。

従業員による抵抗感や適応の問題

これまで紙ベースや手作業で行っていた経費精算プロセスからデジタル化への移行は、従業員にとって新たなスキルや習慣の習得を要求します。とくに、年配の従業員やITに不慣れな方々は、新しい技術を受け入れることに不安を感じるかもしれません。

このような適応の問題を克服するためには、導入プロセスの初期段階で従業員の意見を聞くこと、適切なトレーニングとサポートを提供することが不可欠です。従業員がシステムの利点を理解し、使い方を習得できるようにすることで、抵抗感を減少させ、システムの効果的な利用を促進できるでしょう。

システムのセキュリティリスク

経費精算システムを導入する際には、システムのセキュリティリスクも考慮する必要があります。

これらのシステムは、従業員の個人情報、金融情報、財務データなど、機密性が高い情報を扱うため、適切なセキュリティ対策が不可欠です。サイバー攻撃、データ漏えい、不正アクセスなど、さまざまなセキュリティリスクに対してぜい弱であると、評判損失や法的責任を問われる可能性があるでしょう。

しかし、システムのベンダーが行っているセキュリティ対策が万全なわけではなく、常に新しい脅威が出現する可能性もあります。そのため、システムのセキュリティ管理は継続的な努力が必要であり、従業員へのセキュリティ意識の向上や定期的なセキュリティトレーニングも欠かせません。

システム障害やメンテナンス時に何もできなくなる

経費精算システムへ依存しすぎてしまうと、システム障害時やメンテナンス時の業務停止リスクが高まるでしょう。基本的にメンテナンスは利用者が少ない時間帯に行われますが、それでも意図せぬ緊急メンテナンスが実施される可能性はあります。

システム障害が発生すると、従業員は経費申請を行えず、経理部門も精算処理を進められません。これにより、業務の進行が遅れるだけでなく、キャッシュフローにも影響を与えることがあります。また、メンテナンスのためにシステムが一時的に使用できなくなることもあり、これが予定された業務に支障をきたすことも考えられます。

業務フローへの影響が最小限になるよう、システムが使えない場合の対処法や適切なバックアップ体制の用意方法などもあらかじめ考えておくことで、慌てずに済むでしょう。

既存データの移行には手間がかかる

経費精算システムを新たに導入する際、既存のデータを新しいシステムに移行する作業は重要なステップの一つです。このプロセスは、業務の中断を最小限に抑えつつ、データの完全性と正確性を保持する必要があるため、しばしば手間と時間がかかる作業です。

既存データには、従業員の個人情報、過去の経費報告、承認フロー設定など、多岐にわたる情報が含まれています。これらのデータを新システムに移行するには、まずフォーマットの整合性を確認し、必要に応じてデータのクレンジングや変換を行う必要があります。さらに、データの移行には、精度を確保するための検証作業も伴うでしょう。

たとえば、建設業界に特化した経費精算システムを導入する場合、プロジェクトごとのコスト、工事現場の場所情報、サプライヤーとの取引履歴など、業界特有のデータ構造に対応する必要があります。これらの情報を新システムへ移行するには、既存データの詳細な分析と、新システムのカスタマイズが必要になることもあるでしょう。

特定要件のカスタマイズには限界がある

多くの経費精算システムは、一般的なビジネスプロセスや業界標準にもとづいて設計されています。これにより、多くの企業や業界で広く利用できる汎用性が確保されます。しかし、企業ごとに独自の業務フロー、ルール、または特定のコンプライアンス要件が存在する場合、標準的な機能や設定では対応しきれないことがあるでしょう。

特定の業界で必要とされる独自の報告書フォーマットや、企業内で定められた特殊な承認フローをシステム上で再現しようとした場合、追加のシステム開発やカスタマイズが必要になるかもしれません。

カスタマイズの必要性が高い場合は、柔軟性の高いシステムを選択するか、あるいはカスタマイズに対応できる技術サポートが提供されているベンダーを選ぶことが望ましいでしょう。

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