Excel（エクセル）在庫管理表の作り方 | テンプレート無料DL方法

在庫管理システムは、資材や商品の在庫状況に過不足がないか管理・把握するためのシステムです。システムによっては自動発注機能や、在庫が一定数を下回ると警告するアラート機能などがあるため、効率的な在庫管理ができます。在庫管理システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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在庫管理表とは

在庫管理表とは、商品や材料の仕入れや出荷、在庫数などの状況をまとめて管理するために用いる表のことです。

在庫管理表を使用するメリットとしては、在庫量や使用期限・消費期限などが見える化でき、発注タイミングを適切にコントロールできることが挙げられます。

Excelで在庫管理表を作成する方法

Excelで在庫管理・入出庫管理をする方法としては、主に自作・テンプレートの利用・マクロの作成が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

Excelで在庫管理表を自作する

Excelを使用していちから在庫管理表を自作する方法です。項目や計算方法などが自由に選べるため、自社の運用方法に最適な在庫管理表が作成できるでしょう。すべてみずからで作成するため、後からカスタマイズもしやすくなります。

ただし、作成には時間がかかります。また、Excelに関するある程度の知識が必要です。関数といったExcelの知識にあまり詳しくない場合は、テンプレートの利用がおすすめです。

自作する際には、表の修正を繰り返すうちに複雑で使いにくい表になりやすいため、つねに見やすい表にすることを意識しましょう。

Googleスプレッドシートでも在庫管理表は作成できる

「Googleスプレッドシート」でも、在庫管理表は作成できます。Officeソフトが不要で、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能です。また元々オンラインアプリであるためファイルの共有や同時編集、アクセス制限、履歴の記録などもでき、複数人での管理も手軽にできます。

関数はExcelと若干異なる部分はありますが、ほぼExcelを使用する感覚で利用できるため、自作する際はGoogleスプレッドシートもおすすめです。

無料のExcelテンプレートを利用する

Web上には、無料で利用できる在庫管理表のExcelテンプレート（ひな形）が多くあります。Excelテンプレートは必要項目やExcel関数（計算式）も記載されているものも多く、在庫管理表を作成する手間を省いて、すぐに利用開始できます。

また数字を入力するだけで在庫の残数が確認できるため、Excelの知識がない方でも簡単に管理が可能です。ただし、自社の運用に正確に適合するためにはカスタマイズが必要です。カスタマイズするには、やはり最低限Excelの知識が必要になるでしょう。

VBAでマクロを作成する

VBAでマクロを作成すると、Excelの作業を自動化させ、より効率的に在庫管理ができます。VBAとは、Microsoft Officeに搭載されたプログラミング言語であり、マクロは複雑な操作や連続した操作を、1つの操作でまとめて実行させる機能のことです。

たとえば1つのデータを入力しただけで、関連した書類・ファイルへの転記や計算、自動並び替えなどができます。Excelテンプレートよりも大幅に作業量を削減でき簡単に管理できるため、業務効率の向上も期待できます。

ただし、前述したようにVBAはプログラミング言語であり、専門的な知識が必要です。テンプレートを使用する場合でも、エラーやトラブルが発生すると対応が難しいため、扱い方には十分注意しましょう。

在庫管理表のExcelテンプレートを無料で利用できるできるサイト3選

無料の在庫管理表のExcelテンプレートを公開しているWebサイトを紹介します。在庫管理表のExcelテンプレートをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

bizocean（ビズオーシャン）

bizocean（ビズオーシャン）は2.8万点以上の無料テンプレートを公開している、大手テンプレートサイトです。10点以上の在庫管理表テンプレートが公開されています。

さまざまなジャンルのプロが編集したテンプレートが数多くアップロードされているので、在庫管理表に限らず、さまざまな業務に使用する帳票を探せます。

ビズ研

ビズ研でも、在庫管理表のテンプレートが公開されています。いずれも会員登録不要で、無料ダウンロードして使用可能です。基本型から、シンプル型、伝票型など多くの種類があります。

ビズ研では在庫管理表以外にも送付状、請求書、出勤簿などさまざまなテンプレートを公開しています。業務で帳票のテンプレートが必要な場合は利用してみてください。

Microsoft 365 Excelテンプレート

Excelを提供するMicrosoftでは、多くの無料テンプレートが公開されています。ダウンロードできる在庫リストは、カスタマイズ可能であり、在庫状況の追跡やカタログ化に役立ちます。

Excel在庫管理表の作り方

自作する場合のExcel在庫管理表について、見やすく簡単にできる作り方を紹介します。主な手順は次のとおりです。

• それぞれの軸に設定する項目を決める
• 縦軸（列）に項目を設定する
• 横軸（行）に項目を設定する
• 残数に計算式（関数）を入力する
• 計算式（関数）をコピーする

在庫管理表では、商品名や入出庫量、残数を入力して管理します。それぞれの手順を詳しく解説します。

それぞれの軸に設定する項目を決める

まずは縦軸（列）と横軸（行）にどのような項目を設定するかを考えます。たとえば、サンプルとして次のように項目を設定します。この設定の仕方は、商品数の数が多くても管理しやすいのが特徴です。

• 縦軸項目（1）…品番（ID）・商品名・サイズ・カラー
• 縦軸項目（2）…入庫数・出庫数・残数（在庫）・担当者
• 横軸…繰越残数・日付

なお、縦軸と横軸は逆にしても問題ありません。

横軸（行）に項目を設定する

まず横軸に日付を設定します。×月1日の前のセルに「前月繰越」と入力します。これは先月残った在庫分を入力するための項目です。次のセル目からは1か月分の日付を入力します。

Excelでは、たとえば「12/1」と入力すると、自動で「12月1日」と表示されます。またオートフィル機能を使うと、日付の入力が簡単にできるのでおすすめです。

オートフィル機能とは、セルの右下にカーソルをあわせるとカーソルが「+」マークに変化し、これをクリックしながらドラッグすると、連続した数字や日付が入力できる機能です。数字以外の場合は、セルのコピーができます。

縦軸（列）に項目を設定する

縦軸の1列目に商品ごとの品番（ID）・商品名・サイズ・カラーを入力します。サイズやカラーの種類が豊富な場合は、必要に応じて縦軸を増やし、それぞれ2列目・3列目に商品ごとのサイズ・カラーを入力する列を作りましょう。

2列目（サイズ・カラーを入力する列を作った場合は、次の列）には、入庫数・出庫数・残数をそれぞれのセルに入力します。サイズやカラーの軸を追加した場合は、サイズ・カラーごとに「入庫数・出庫数・残数」の入力を繰り返します。

領域を選択してコピーは「Ctrl＋C」、データの貼り付けは「Ctrl＋V」で省略できるため、うまく活用しましょう。また、入庫数・出庫数・残数を1つのグループとして、縦軸のセルを結合すると見やすくなるのでおすすめです。

残数に計算式（関数）を入力する

残数の行に計算式（関数）を入力し、計算が自動で行われるよう設定します。残数は「残数＝前日の残数＋入庫数−出庫数」で導き出せます。Excelでの計算式は次のとおりです。

• ＝前日（1日の場合は前月繰越）のセル＋入庫数のセル−出庫数のセル

たとえば、12月1日の残数を出す計算式を入力する場合は、次のとおりに計算します。前月繰越の残数のセルが「D4」、12月1日の入庫数のセルが「E2」、11月1日の出庫数のセルが「E3」の場合、「E4」のセルをクリックし、次のように入力します。

＝D4 ＋ E2 − E3

「D4」や「E2」はセルの場所を表す数値で、セルに「＝」を入力し、該当するセルをクリックするだけでも、この数値は自動で入力されます。

計算式（関数）をコピーする

最後に入力した計算式を、同じくオートフィル機能で月末までドラッグしコピーします。オートフィル機能を使えば、それぞれ対応したセルの計算式が自動で入力されるため、計算式を入力するのは1つで問題ありません。

Excel在庫管理表で使える関数の例

前述したように、在庫管理表の残数は単純な計算式で導き出せます。しかし、Excel関数を使えばより効率的で、わかりやすい在庫管理表の作成が可能です。たとえば、入庫と出庫を別々のシートで管理している場合でも、Excel関数を使えば残数が算出できます。

在庫管理表で使える基本的な関数としては、「SUMIF関数」や「VLOOKUP関数」が挙げられます。

SUMIF関数

SUMIF関数とは、特定の条件を設定し、条件と一致する数値だけを足した数字が出せる関数のことです。1種類の商品を別々の場所に保管し、それぞれに在庫数を記録していても、すぐに合計の残数が把握できるため、Excelでもロケーション管理が可能です。

場所ごとにバラバラに商品の情報が記録されていても、それぞれ入庫数と出庫数が記載されていれば、SUMIF関数を使ってこれらを合計し、残数が簡単に把握できます。在庫管理表を複数にわけることで項目をシンプルにできるため、管理・運用がしやすいのが魅力です。

入力ミスが起こった場合も、後から検証が行えます。ただし、入庫数・出庫数を品番ごとに入力する必要があり、入力に手間がかかる点がデメリットです。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数とは、表の縦軸を検索し特定のデータに対応した数値が抽出できる関数のことです。入庫管理表と出庫管理表を別々のシートで管理していても、そこから必要なデータを抽出してまとめ、入庫数から出庫数を差し引いて残数を導き出せます。

品番を入力する必要がなく、入力操作が簡単であるため誰でも在庫管理がしやすい点が魅力です。ただし、品番と数量の入力場所が離れていることから、入力ミスを起こしやすいデメリットもあります。

バーコード・QRコードを活用すればさらに効率よく管理できる

近年、バーコードやQRコードを活用して、在庫管理をさらに効率化させている企業が増えています。現場で商品を1つずつ確認し詳細なデータをExcelの在庫表に記録すると、時間と手間がかかります。

しかし、バーコードやQRコードを商品に貼りつけ、ハンディーターミナルやバーコードリーダーで読み取ると一瞬で記録ができるため、従業員の負担を減らしヒューマンエラーも軽減可能です。

商品数や在庫数が多い企業ほど、大幅な時間短縮と業務効率化が実現できるでしょう。在庫管理システムは、ハンディーターミナルと連携できるものも多く、スマートフォンにインストールするだけで、バーコードやQRコードが読み取れるような在庫管理アプリもあります。

また、ハンディーターミナルを販売しているメーカーのなかには、Excelでの管理に対応しているものもあります。このように、どのような管理方法でもバーコード・QRコード管理はできるため、より効率を上げる方法としておすすめです。

在庫管理システムや在庫管理アプリを比較したい方は、次の記事を参考にしてください。

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