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出荷作業の業務改善方法・手順とは?導入事例・おすすめシステム

最終更新日:(記事の情報は現在から78日前のものです)
商品の配送や在庫管理のような出荷作業にはシステム導入で業務改善が図れます。自動化できるところを無駄に人件費がかかってしまっている企業も少なくありません。 出荷作業を効率化した業務改善例とおすすめシステムを紹介します。

出荷作業とは

出荷作業は、ネットショッピングで注文された商品の発送を行うだけではなく、在庫の管理や検品なの業務内容が該当します。業務内容や扱う商品は倉庫ごとで変化しますが、送り状の作成や梱包など、注文されてから発送するまでの全行程を、出荷作業の担当が行うことが一般的のようです。

出荷作業の一覧
積み降ろし、検品、入出荷処理、軽作業、在庫管理、ロケーション管理、出荷指示、ピッキング、仕分け、伝票処理、梱包、受発注管理など

販売計画や在庫管理、出荷作業などは販売管理の一部です。販売管理についても詳しく知っておきましょう。

出荷と出庫の違い

出荷が商品の取り出し・検品・受発注管理などの作業を指す一方、出庫は倉庫から商品を取り出すことのみを指します。すなわち、出荷には出庫が含まれています。

出荷と発送の違い

また発送は、ピッキングを行い運送業者のトラックに積み込むまでの作業を指します。出荷がピッキング・検品・梱包を経て倉庫から出されることを指すため、出荷ののち発送が行われます。

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出荷作業における3つの手順

出荷業務の一般的な手順である受注から出庫までの流れを、3つに分けて紹介します。

ピッキング

ピッキング作業とは、商品の置いてある倉庫から伝票や指示書どおりのものを取り出す作業のことです。一概にピッキング作業と言っても、商品によってピッキングの作業工程は異なります。

ピッキングの際に必要な知識や経験は特にありませんが、重量のある商品を取り扱う際にはフォークリフトを使用するため、資格や運転免許などが必要となる場合も。

基本的には用意されたマニュアルどおりに必要な商品をピックアップすることがピッキングの役割ですが、場合によっては検品や梱包を同時に行うこともあります。

出庫検品

出庫検品とは、商品に欠陥や問題がないかをチェックする仕事のことです。出庫検品作業では、食品類が腐っていないかの確認、衣類は糸のほつれやシミなどの汚れがないかの確認といったチェック作業がこれに該当します。

この出庫検品作業は、完成品として出てきた商品が出荷できる状態かどうかを確認し、商品に不具合がないかをチェックする作業なので、ミスが特に許されない業務です。

出庫確定

出庫を確定させる際には、取引先に受注内容に対する納品書を発行し、在庫担当者が売上伝票の作成を行います。売上伝票の作成ができたら、納品書や振替用紙などを梱包し、指定された運送会社へ引き渡して完了です。

梱包作業では、ダンボールに入れるだけでなく、クッション材となる気泡緩衝材に包んだり、そもそもダンボール以外の木箱や発泡スチールの箱に入れる場合もあります。倉庫で扱う商品によって、外箱や緩衝材は変化します。

出荷作業で発生しやすいミス

出荷作業は商品の搬入から発送までのすべてを担う場合が多いです。出荷作業でよく生じるミスのパターンを紹介します。

  • 商品内容の間違い
  • 商品数の間違い
  • 送り先の間違い
  • 付属品の入れ忘れ

商品内容の間違い

ユーザーが注文した内容とは違う商品が配送されるミスです。よく起こる間違いは次のとおりです。

  • サイズ
  • カラー
  • 品番
  • モデル(新旧の違い)

たとえば、商品のカラー表記が英語でされている場合、「BL」と「BK」といった似ている略語による間違いが発生しやすくなります。特に、多くのサイズやカラーを持つ商品では、このような間違いが起こりやすいため、商品ごとに特有の対応策が必要です。

また、ピッキングの際に品番のみをチェックし、色やサイズなどを特定する下位の識別番号を見落としている場合にもよく起こります。バーコードやQRコードの生成時、またはピッキングや品質検査の段階で、作業者が商品の詳細を完全に理解していない状態で機械的に作業を行うとミスが発生しやすくなります。

商品数の間違い

注文された内容と違う数で出荷してしまうのも、よく起こるミスのひとつです。新入社員でも経験豊富な従業員でも発生する可能性があります。

数量間違いは、ピッキング時の数の数え間違いや検査漏れが原因で起こりやすいです。送り状の数量欄に、発送リストに記載されている数量とは異なる数を間違って入力することも生じます。特に、同じ商品を異なる数量で複数の宛先に発送する場合、ミスが発生するリスクは高まるので注意が必要です。

送り先の間違い

送り状の貼り間違いや住所確認の確認ミスによって、荷物を誤った宛先に送ってしまうこともよくあるミスです。A社宛の荷物に誤ってB社の送り状を貼り付ける、あるいは逆のケースにより、A社の荷物がB社へ、B社の荷物がA社へ誤配されることがあります。これは「テレコ」と言われ、同じくよく発生するミスのひとつです。荷物と送り状が一致している状態がなんらかの理由で乱れると、このような不一致が起こりやすくなります。

誤配送は個人情報の流出につながるといった、深刻な影響を及ぼす可能性があります。また、誤配送された荷物の回収や正しい宛先への再配送には、多大な時間とコストが必要です。

付属品の入れ忘れ

説明書や付属品、プロモーション用のチラシなど、商品と一緒に同梱すべきアイテムを忘れてしまうことがあります。特に、プロモーション用チラシの同梱することで広告収入を得ている場合では、予想以上に重要な役割を果たしています。

付属品はピッキングリストに記載されていないアイテムもあるため、作業員は付属品を忘れずに同梱するよう細心の注意を払いましょう。特に付属品が多い部署では、忘れ防止のためにダンボールにマークを付けておくといった対策が求められます。

出荷作業の業務改善方法

ミスが起こってしまうと問題が大きく、労力もかかりがちな出荷作業において、業務効率化やミス削減につながる取り組みはどうすればいいのでしょうか。出荷作業を改善するアイデアについて、3つ紹介します。

マニュアル作成

出荷作業の効率を改善するには、マニュアル作成が欠かせません。利用するバーコードスキャナーや商品の搬入手順、出荷作業時の確認項目に至るまで、さまざまなケースの出荷作業手順をマニュアル化しておけば、ミスは減るでしょう。

アルバイトや派遣社員が担当することも多い出荷作業では、人材の流れが激しく、教える人や技術を持った人が常にいるとは限りません。マニュアルを見ただけで、すべてがわかる状態にであると望ましいでしょう。

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ローケーション管理

ローケーション管理を行い、どこにどの商品がどれだけあるか確認しやすいようにすることも大切です。ピッキングしやすくなれば、ヒューマンエラーも起きにくくなり、ミス防止につながります。

出荷スペースを広く取っておくことも大切です。送り先ごとに作業できれば、作業の際に混乱しなくて済みます。

倉庫管理システムや在庫管理システムの導入

人力での作業を減らすために、倉庫管理システム(WMS)在庫管理システムの導入を検討するのも一つの手段です。

これらのシステムは、入荷時や現在の在庫数やズレがないかを確認し、出荷作業のミスを減らすのに役立つシステムです。

また、出荷作業に特化したシステムもあるため、こちらも検討してみてください。

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出荷効率化に役立つシステム導入事例

システム導入により出荷作業を効率化させた企業の導入事例を紹介します。

事例1:少人数の経営で生産性向上

オーガライフプラス社は150種類近くの商品を数名体制で取り扱っていました。しかし、出荷業務に半日以上かかってしまい、他の業務に支障が出てしまう恐れがあったそうです。

そこで、シッピーノを導入しました。結果として、シッピーノとFBAに出荷業務を任せられるようになり生産性が向上し、現在ではビジネスには欠かせないツールとなりました。

事例2:手軽に多店舗経営を可能に

セカンドフロアは、ECサイトの運用を1人のスタッフだけで行っていおり、出荷や在庫管理に相当な手間がかかっていましたため、シッピーノを導入しました。導入後、一週間分の注文を自動出荷できるようになったため、作業時間と手間を大幅に削減できるようになりました。

出荷作業におすすめのシステム2選

商品の受注後の物流作業を効率化してくれるサービスを2つ紹介します。受注・発送業務を自動化してくれるため、出荷作業を効率化させたいと考える方は、ぜひ参考にしてみてください。

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上記で紹介したサービス以外の出荷管理システムは、こちらの記事で紹介しています。

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また、発送業務のみを効率化したい場合は、発送代行サービスを利用する手段もあります。課題にあわせて、こちらも検討してみてください。

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出荷作業の自動化で業務改善を

現在では多くの企業が出荷効率化に役立つシステムを導入することで、出荷にかかる手間やコストを大幅に削減しています。

特に現在ではスマートフォンの普及により、インターネットで買い物をする人が増加しています。扱う商品によっては社内出荷では出荷作業が追いつかないケースも少なくありません。

今後、出荷作業の効率化を検討している方は、ぜひ本記事で紹介されている出荷作業におすすめのシステムを参考に、導入を検討してみてください。

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