無料で使えるおすすめのオンライン商談ツール・システム5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

オンライン商談ツール・システムとは

オンライン商談ツールとは、直接対面せず、インターネット上でビジネスの商談や打ち合わせができるシステムです。

Webカメラの映像やパソコンに内蔵されたマイクの音声で相手とコミュニケーションをとったり、資料を画面共有したりできます。また営業やマーケティングなどの、外部向けの業務を効率化する機能が搭載されているシステムもあります。

オンラインで商談や打ち合わせができるようになれば、移動にかかる時間を削減でき、効率よく営業活動をできるでしょう。時間がかからない分スケジュールも調整しやすく、スピーディーな対応も可能です。また移動にかかる費用や遠方の場合の宿泊費、資料の印刷代なども不要になるためコスト削減も期待できます。

無料のオンライン商談ツール・システムを選ぶときのポイント

無料のオンライン商談ツールやシステムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

映像や音声の品質が高いか確認する

オンライン商談ツール、システムを選ぶ際は、映像や音声の品質が高いか確認することが大切です。オンライン商談では、相手の表情や声のトーンなども重要な情報の1つです。映像や音声がぼやけたり、途切れたりすると、コミュニケーションがスムーズに行えなかったり、相手に合わせた提案を行いにくくなったりします。

また映像や音声の品質は、インターネットの回線速度やハードウェアの性能にも影響されます。スペックの低いパソコンやスマホからの接続、インターネットの回線速度が遅い環境などでは、高画質や高音質なビデオ通話は、逆に動作が重くなったり画面が止まったりする可能性もあるでしょう。そのため、自分たちの環境を理解したうえで、最適な画質のツールを選ぶことが必要です。

オンライン商談への招待の方法を確認する

オンライン商談ツール、システムを選ぶ際はオンライン商談への招待の方法も確認しましょう。顧客にオンライン商談へ参加してもらう方法としては、主に「URL」と「ナンバー」の2種類があります。それぞれの違いは次のとおりです。

URL	ナンバー
・ルームURLが発行できリンクから接続 ・クリックやタップだけで接続できる ・メールやチャットからURLを伝える	・専用番号をWebサイトに入力して接続 ・メールやチャットなしでも接続できる ・数字を確認し打ち込む手間がある

URLタイプは手軽なものの、事前にメールアドレスやチャットツールなどでつながっている必要があるため、オンラインでのやり取りに慣れた顧客との商談に適しています。またナンバータイプは、数字やコードを打ち込む手間はあるものの、Webサイトから自動発番してそのまま接続できたり、SMSへ送信したりできるため、パソコンに不慣れな顧客にも適しています。

このように招待方法によっても向き不向きが存在するため、事前に自社の客層を考えたうえで、適した招待方法を採用している、オンライン商談ツールを探しましょう。

録画や録音の機能があるか確認する

オンライン商談ツール、システムを選ぶ際は、録画や録音の機能があるか確認することもおすすめです。録画や録音の機能があれば、オンライン商談の内容を後から確認したり、共有したりできるでしょう。

これは、商談の進捗や成果を管理したりフィードバックをもらったりするのに役立ちます。ただし録画や録音の機能を使う場合は、事前に相手へ許可を得る必要があります。プライバシーの保護や法律の遵守にも注意しましょう。

セキュリティ体制に問題がないか確認する

オンライン商談ツールやシステムを導入する際には、セキュリティ体制をしっかり確認するのも重要です。オンライン商談ツールを使って商談を行っている最中には、自社の機密情報や顧客の個人情報など重要な情報を扱っているため、万が一にもこれらが漏えいしないよう注意する必要があります。

そのため、IPアドレス制限やファイル送信時の暗号化、「プライバシーマーク（Pマーク）」といった、第三者機関によるセキュリティ認証の取得など、各サービスの体制をチェックしましょう。たとえば「Google Meet」はPマークを取得しており、「どこでもSHOWBY」は、すべての通信が暗号化されています。

無料で使えるおすすめのオンライン商談ツール・システム比較5選

オンライン商談に利用できるツールやWeb会議システムの中で、無料のおすすめツールを比較紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、オンライン商談ツールや、Web会議システム選びの参考にしましょう。

無料で利用できる機能と制限

どこでもSHOWBY（ショーバイ）は、オンラインでの商談をサポートすることに特化したオンライン商談ツールです。画面共有やチャットといった基本機能はもちろん、名刺交換やカンペ機能、ノート機能など商談をサポートするための機能が充実しているため、よりスムーズに商談を進められるでしょう。電話とも併用できるので、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。

無料プランでは、月に20回までのオンライン商談が期間の制限なく、いつまでも無料で使えます。しかも、1回5分未満の商談はカウント対象外です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
管理者機能	利用できません
ユーザー追加	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Wherebyは、ルームごとにURLを発行し、ブラウザで簡単にオンライン商談やオンライン会議ができるツールです。ブラウザから参加できるため、パソコンやスマホなどデバイスを問わず参加可能です。画面共有やチャット、ノイズ軽減などの機能が利用できます。また無料プランであれば、1つの会議URLを発行でき、最大4人まで参加できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
グループミーティングの時間	30分
ブランディング機能	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Zoomはビデオ通話や画面共有、チャットなどの機能を搭載した、ビデオ会議やウェビナーが行えるビジネスコミュニケーションツールです。無料プランでできることは、最大100人まで参加できる40分間のグループ商談です。また無料プランでもチャット機能やホワイトボード機能は利用できます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
グループ商談の時間制限	40分まで
クラウドレコーディング機能	利用できません
ライセンス数	1

無料で利用できる機能と制限

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するオンライン商談システムです。ビデオ通話やチャット、画面共有や録画、ファイル共有などの機能が利用でき、リモート会議やWebミーティングにも適しています。無料プランでできることは、1対1やグループでのビデオ会議、チャット機能、ファイル共有などです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ビデオ通話の人数	100人まで
グループ会議の時間	60分まで
ストレージ容量	5GB／人
会議のレコーディングと文字起こし	利用できません
共同注釈	利用できません
24 時間年中無休の電話/Webサポート	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Google Meetは、高画質のビデオ通話やチャット機能などを搭載したオンラインツールです。Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用でき、Webサイトに発行されたコードを打ち込むと接続できます。ブラウザから参加できるのはもちろん、スマホアプリからも簡単に参加できます。

オンライン商談はもちろん、テレワーク時のビデオ会議などにもおすすめです。無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ビデオ通話の人数	100人まで
Web会議の時間	2人：24時間まで 3人以上：60分まで
クラウドレコーディング機能	利用できません
ノイズキャンセリング機能	利用できません

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

＼サービス選びで失敗しないために／

無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のオンライン商談ツール、Web会議システムでよくある機能の制限をまとめました。

参加人数の制限

無料版のオンライン商談ツールやWeb会議システムでは、参加できる人数に上限を設けられていることがほとんどです。たとえば、一度に参加できる人数が2人や5人と決まっているケースがあります。

商談相手が複数人いる場合や、自社の担当者が複数人必要な場合には、無料版では対応が難しいでしょう。そのため、商談の規模や形態に制約が生じる可能性もあります。

接続時間の制限

無料版では、商談の接続時間に制限を設けられていることがほとんどです。たとえば、無料版では30分〜60分と決まっているケースがあります。商談やオンライン打ち合わせの内容が簡潔で、時間内に終わるなら無料版でも問題はないかもしれません。

しかし商談の内容が複雑で、相手のニーズや疑問を丁寧に聞き出したり、説明したりする必要がある場合は、無料版では時間が足りなくなる可能性もあります。商談の時間制限について事前に確認し、効率的に商談を進めることが大切です。

録画の制限

無料版のオンライン商談ツールやWeb会議システムでは、商談の録画に制限をかけられていることが多いです。録画時間や保存期間、保存容量などが限られているのはもちろん、録画自体ができない場合もあります。また、録画ができたとしても編集したり、ダウンロードしたり、共有したりできない場合もあります。

これらの制限は、商談の振り返りや改善、フォローアップなどに影響するものです。そのため商談の効果や継続性が低下する可能性もあります。

有料ツールを検討するべきケース

前述したように無料版は制限がかかっているため、企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討した方がよいケースをまとめているので参考にしましょう。

多くの人を参加させたい場合

オンライン商談ツールやWeb会議システムの無料版は、一度に参加できる人数に制限をかけられていることが多いです。たとえば、無料版では最大50人までしか参加できないサービスもあります。

有料版では100人や500人など参加できる人数が増えるので、大規模な商談やオンライン会議、複数の取引先との商談にも対応できます。そのため商談参加人数が多いならば、有料版から選ぶのがおすすめです。

商談の時間が1時間以上かかる場合

無料版の多くは利用時間が1時間に制限されているケースも多くありますが、オンライン会議や商談の内容によっては、1時間では足りない場合もあります。商談ではニーズのヒアリングや、自社の商品をアプローチするのには時間がかかりやすく、会議でも議題について議論したりアイディアを出し合ったりするのには時間がかかります。

こういったように、内容的にも商談や会議が1時間以上かかると考えられる場合や、1時間では不安を感じるような場合は、時間制限なしの有料版を選んだ方がよいでしょう。

画質や音声の品質を向上させたい場合

オンライン商談ツール、システムの無料版は、画質や音質に問題がある場合もあります。とくに、インターネットの回線が不安定な場合は、映像や音声が途切れたり、遅延したりする可能性が高くなるでしょう。

オンライン商談の品質を向上させたい場合は、有料版に切り替えることで、高画質や高音質の状態で商談を行えます。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討しましょう。

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