契約の電子化で1契約にかかる時間を60分から約15分に削減 -「電子契約くん」導入事例
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事例概要
イタンジ株式会社が提供する、「電子契約くん」の活用事例です。
サービス導入企業
- 企業名：株式会社琉信ハウジング
- 業種：不動産／建設／設備
- 従業員規模：101〜200人
- 所在地：沖縄県
- 設立年：1988年
受賞部門
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション不動産業界部門1位
※対象
不動産業に関連する企業の生産性向上に貢献した事例を対象とする
導入前の課題
「電子契約くん」を導入した株式会社琉信ハウジングは、沖縄県内で事業を展開する不動産会社です。
賃貸住宅や分譲マンション、駐車場などの管理業務を行っている同社は賃貸借契約を100%紙で行っており、そのために記入漏れやミスが発生していました。加えて、紙の書類の郵送にかかるコストや県外からの問い合わせへの対応など、さまざまな課題を抱えていました。
紙の書類のやり取りで記入漏れやミスが多発
申込書類や契約書類を100%紙で行っていたため、お客様（入居希望者）による書類への記入漏れやミスが多発してしまっていました。記入漏れやミスが発覚するたびに、お客様に連絡しなければならず、多くの手間が発生。紙での申込や契約が、担当者の大きな負担になっていました。
顧客の来店にともなう事務作業が煩雑
お客様が来店する場合、前後30分は店舗で待機する時間が必要でした。また、来店にともなって契約以外の事務作業も発生します。
たとえば、製本作業では書類を印刷し、製本をして、付箋をつけ割印をします。作業の途中でミスが発生すれば、作業をやり直さなければならず、この作業も担当者の負担となっていました。
紙の書類は郵送のコストが発生
紙の書類の場合、郵送のための費用が発生します。同社では、契約ごとにレターパックなどで書類を送付していました。
また、郵送では送付のコストに加えて、手間がかかるために時間効率が低下することも課題に感じていたそうです。
県外の問い合わせに遠隔で対応できない
引っ越しの増える2月・3月は、沖縄県外からの問い合わせも急増する時期です。繁忙期の県外からの問い合わせは全体の半分を超える状態でした。
数多くの県外の問い合わせに対応するために、遠隔での内見対応といった電子化の必要性を感じていました。
導入による効果
これらの課題を解決するために、業務の電子化や効率化を実現できるITツールを検討していた同社。
不動産賃貸取引に特化した電子契約システム「電子契約くん」、「申込受付くん」を導入し、以下のような効果を得ています。
電子契約で事務作業にかかる時間を60分から15分に削減
電子契約くんの導入後、紙での契約作業や対面の重要事項説明、来店の事前準備などがなくなったことで、契約と関連する作業にかかる時間を60分から約15分に削減できました。
導入3か月で、紙から電子契約に100%移行したスタッフも出てきています。
本店での契約の約半分が電子契約に
電子契約くんの導入後、同社では本店での契約の45～50%が電子契約に切り替わっています。2024年1月現在、店舗によっては電子契約率100%の月もあるなど、導入後まもなくから円滑に電子化を進められています。
導入にかかった期間も1か月程度。物件のオーナーに対しては、代理印で対応していたため、契約時に電子契約の説明をして、口頭で承認してもらうことで円滑な契約の電子化を実現しています。
また、紙の契約が減少したことで、レターパックにかかる費用も4分の1程度に抑えられました。
「申込受付くん」との併用でさらなる効率化を実現
電子契約くんと合わせて、Webから申し込みを行える「申込受付けくん」を導入したことで、紙による申込がなくなり、申込書管理にかかる業務を削減できます。電子契約くんとの併用で、さらに使いやすく、より効率化を実感できているとのことです。
効果をもたらした機能
- 申込情報を自動連携する機能
- 押印・署名位置の指定機能
参照）イタンジ株式会社「ノマドクラウドから電子契約くんまで一気通貫で構築、自動追客や電子契約で業務の大幅効率化！琉信ハウジング様」https://magazine.itandi.co.jp/casestudy/2319/, 2024/2/11確認
BOXIL SaaS AWARDとは
「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日（※）を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。
「BOXIL SaaS AWARD 2024」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計3つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。
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※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です
