SFA（営業支援システム）の機能一覧！導入メリットと選び方のポイント

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SFA（営業管理システム）とは

SFA（営業支援システム）とは「Sales Force Automation」の略称で、簡単にいえば営業活動の効率化を目的としたITツールです。顧客情報や案件情報、商談履歴などのデータを一元管理することで、営業担当者は情報共有や分析、レポート作成などの作業時間を削減できます。

これにより多くの時間を顧客とのコミュニケーションや提案活動に費やせるようになります。またこれらの情報が可視化、集約できるため情報共有も簡単です。そのため営業ノウハウの共有による部門全体でのスキル底上げや、スムーズな担当の引き継ぎなども期待できるでしょう。

少子高齢化による労働人口減少や、インターネット普及による市場の激化などにより、SFAツールはますます必要性が増しているシステムといえます。

SFAとCRMの違い

CRMとは「Customer Relationship Management」の略称で、日本語では顧客関係管理と訳されます。簡単にいえば顧客との良好な関係構築をサポートするシステムです。顧客に関するさまざまな情報を蓄積し、この情報をもとに顧客のニーズにあったマーケティングやサポートサービスを提供します。

SFAは新規顧客が主な対象で、商品の購入やサービスの成約につなげるのが目的です。これと比較してCRMは既存顧客が主な対象で、リピーター獲得や利用の継続につなげるのが大きな違いです。

SFAとMAの違い

MAとは「Marketing Automation」の略称で、日本語ではマーケティング自動化ツールと訳されます。簡単にいえばマーケティング活動を省力化、自動化するためのシステムです。リードの獲得からリード育成、アポイント獲得までのフェーズにおいて、メール配信やキャンペーン管理などが自動化でき、効率的かつ的確にマーケティングを行えます。

MAはリード獲得からアポイントまでのフェーズを担当しているのに対し、SFAは獲得したホットリードやアポイントから、購入や成約にいたるまでのフェーズを担当しているのが大きな違いです。

SFA（営業管理システム）の基本機能一覧

SFAツールには、営業活動を効率化するさまざまな機能が搭載されています。SFAでできることや主な機能は次のとおりです。

機能	具体的な内容
顧客管理機能	・顧客情報の登録や検索 ・顧客とのやり取り履歴の記録 ・顧客情報にもとづいた分類 ・顧客分析
案件管理機能	・案件情報の登録や検索 ・案件の進捗状況管理 ・案件の優先順位づけ ・案件分析
商談管理機能	・商談情報の登録や検索 ・商談履歴の記録 ・次回アクションの登録 ・商談分析
行動管理機能	・訪問履歴、電話履歴、メール履歴の記録 ・活動目標の設定、進捗管理 ・活動分析
予実管理機能	・案件ごとの見込受注額入力 ・月間の売上予測 ・実績の入力、集計、分析

顧客管理機能

顧客管理機能とは、顧客の氏名や年齢、連絡先といった情報を登録し一元管理できる、簡易的なCRM機能です。顧客情報データベースやCRMと連携して自動で取り込み更新する機能をはじめ、やり取りの履歴登録や顧客情報による分類、分析などができます。登録した情報は検索機能により一目で把握できるため、顧客対応をスピーディーかつ的確に行えます。

案件管理機能

案件管理機能は、案件の登録や進捗の管理を行う機能です。案件の担当者や提案している商品、受注予定金額、受注見込み、進捗状況などを記録できます。これらの情報を可視化することで、案件に優先順位をつけて営業活動ができるため、人的リソースを最大限活用し、効率的に購入率や成約率を高められるでしょう。

またカンバン方式をはじめ、案件ごとに商談開始から成約にいたるまでを複数の段階にわけて可視化でき、システムにアクセスすれば案件ごとの進捗状況が一目で把握できます。そのためたとえば進捗状況のよくない従業員にフォローやアドバイスを行えるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

商談管理機能

商談管理機能とは、商談の進捗管理や具体的な内容、商談を行った日付、次回のアクションプランなどが記録できる機能です。担当者は過去の商談を振り返って次の訪問に備えられ、管理職は商談内容を確認することで、改善のアドバイスを行えます。優秀な従業員の商談内容であれば、共有し他の従業員の参考にできます。これらの商談管理により商談の質を向上し、購入率や成約率の向上が期待できるでしょう。

行動管理機能

行動管理機能とは、営業担当者の営業活動を可視化する機能です。日ごと、月ごとの訪問数や提案数などを管理し、行動の内容を多角的に分析できます。各従業員の行動を可視化し成果と照らし合わせることで、人事評価や目標設定に役立てられます。

また部門全体で行動の傾向を分析することで、効率的な営業の回り方や無駄な行動の削減なども行えるでしょう。システムによってはGPS機能が搭載され、より正確かつ効率的に行動が記録できる行動管理機能もあります。

予実管理機能

予実管理機能とは、見込売上金額と実績を記録し比較できる機能です。案件ごとに見込売上金額が入力でき、これらの集計でリアルタイムの売上予測ができるため、目標達成に向けて調整を行ったり人員の配置換えを行ったりと早めの対策が行えます。

また実績も同様に入力し、集計や分析が可能です。目標に対する達成率はもちろん、売上予測との差や担当者、商品ごとの売上なども分析できるため、目標を達成できなかった原因の追究や営業プロセスの見直しにも活用できるでしょう。

SFA（営業支援システム）にあると便利な機能一覧

SFAには基本機能以外にも、営業活動をサポートしてくれるさまざまな機能が搭載されています。いくつか機能の例を紹介するため、参考にしましょう。

• スケジュール管理機能
• レポート出力や分析機能
• スマホやアプリ対応機能
• 日報や週報の作成と提出機能
• 見積作成機能

ではそれぞれの機能について詳しく解説します。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能は、各従業員の今後の予定をカレンダーに記録し共有できる機能です。営業部門の従業員は外回りや出張で外出する頻度が高いため、今どこで何をしているかや今後の予定を確認することで、会議や打ち合わせ、業務の調整が行いやすくなります。

またスケジュールとともにタスクを登録できるシステムもあります。タスクと予定を組み合わせて可視化すれば、タスク漏れを防止するとともに業務の進捗も把握しやすく、売上の予測にも役立つでしょう。

レポート出力や分析機能

SFAに蓄積されたさまざまな情報を集計、分析してレポートとして出力できる機能です。売上の情報分析ができるのはもちろん、営業活動の履歴や顧客ごと、各従業員ごとの成果などさまざまな角度から情報分析ができます。

アナログな管理方法と違いボタン1つで出力でき、抽出するデータも自由に選択できるため、迅速な経営判断や営業戦略の見直し、会議やプレゼンに出す資料作成にも役立つでしょう。

スマホやアプリ対応機能

SFAは外出の多い営業担当者のために、スマホやアプリに対応した機能も充実しています。近年SFAは、インターネットを通じてどこからでもシステムを利用できるクラウド型が主流です。またスマホ対応やスマホアプリを提供しているSFAも多く、外出先でもWeb上からパソコンと同様に機能を利用できます。

たとえば外出先で日報を作成してそのまま提出したり、すきま時間を利用して各種申請や承認を行ったりできるため、わざわざ会社に帰る必要がなく、従業員の負担を軽減できます。

日報や週報の作成と提出機能

効率的に日報や週報を作成しオンラインから提出できる機能です。テンプレートが用意されているため、入力は最小限にでき簡単に作成できるのが特徴です。また日報はデジタル化されているため、Web上で提出でき、提出する側も確認する側も簡単にチェックを行えます。リアルタイムで情報を共有できるため、管理職は迅速なアドバイスも行えるでしょう。

見積作成機能

効率的に見積書を作成し申請から承認まで行える機能です。日報と同様テンプレートが搭載されており、案件管理から該当の案件を選択すれば簡単に見積書を作成できます。ワークフロー機能があれば、オンラインで承認ができるうえ、どこまで承認が進んでいるかも可視化できるため、スムーズに承認作業が進められるでしょう。

SFA（営業支援システム）導入のメリット

SFAツールを導入することで、次のようなメリットがあります。

• 営業活動を効率化できる
• 顧客満足度の向上
• 営業活動の属人化を防げる
• 経営判断やマネジメントの質とスピードを高められる

営業活動を効率化できる

SFAは営業を効率化できる機能が豊富であるため、従業員の負担を軽減できます。たとえば日報や見積書の作成は最小限の入力で済むため作成にかかる時間を短縮できます。またデータ分析もボタン1つでできるため、各種データの集計や分析にかかっていた時間を減らし、本来の営業業務に集中できるでしょう。

前述したように案件管理では、案件の金額や進捗などから優先順位をつけられるため、受注見込の高い案件や金額の大きな案件から優先的に取り組むことで、効率的に売上を出せます。

顧客満足度の向上

SFAを導入すれば顧客満足度の向上も実現可能です。前述したようにSFAは作業にかかる時間を短縮できるため、減らせた分の時間を使って商品・サービスに対する理解を深めたり、顧客の情報を収集するのに使ったりできます。

またSFAでは各従業員の活動のほとんどが可視化されるため、進捗がよくなければ即座にフォローやアドバイスができます。優秀な営業のスキルやノウハウも手軽に共有可能です。このようにSFAには商談の質を高められる機能が豊富にあるため、顧客満足度が高まりやすく、購入率や成約率の向上につなげられるでしょう。

営業活動の属人化を防げる

顧客情報や案件情報などを共有することで、担当者や部署の変更があった場合にも、スムーズに業務の引き継ぎを行えます。また担当者が不在時に顧客から問い合わせがあった場合でも、システムにアクセスすれば対応状況がすぐわかるため、的確な対応が可能です。

前述したように優秀な従業員のスキルやノウハウも共有できるため、属人化を防ぎ、組織全体の営業力を向上できるでしょう。

経営判断やマネジメントの質とスピードを高められる

SFAは、経営判断やマネジメントの質やスピードを高めるメリットもあります。前述したようにSFAは蓄積された過去のデータを集計し、高い精度で多角的な分析が可能です。

これにより現状のやり方や営業プロセスにどういった問題点が存在するか、原因が追究しやすくなります。またこれらのデータ集計や分析、レポートの出力はボタン1つで行えるため、アナログな管理方法と違ってタイムラグなしで状況の把握ができます。そのためこれらのデータを活用することで、経営判断や営業戦略の立案をスピーディーかつ的確に行えるようになるでしょう。

SFAツールの選び方

SFAツールを選ぶ際には、次のポイントを確認する必要があります。

操作性に優れているか

操作しやすく使いやすいシステムを選ぶと、導入後の利用率向上につながります。本格的に導入する前に、気になるシステムは無料トライアルや無料デモ画面を活用して、実際の使い勝手を確認するのがおすすめです。

他ツールとの連携は可能か

既存のCRMやMAとの連携が可能なツールを選ぶと、業務効率化をさらに進められます。たとえば、名刺管理ソフトと連携すれば、顧客情報を取り込めて顧客管理の精度が高まり、MAツールと連携できれば効率的にホットリードを育成し購入率や成約率を高められるでしょう。

サポート体制は充実しているか

導入後の運用やトラブル発生時に、迅速なサポートを受けられる体制が整っているか確認しましょう。とくにはじめてSFAを導入する企業にとっては、導入時や運用中の伴走体制があるサービスを選ぶと安心です。メールや電話、チャットなど対応している手段はもちろん、FAQが充実しているかも確認しておきましょう。

おすすめのSFA（営業支援システム）比較

次の記事では、有名なSFAツールのなかから口コミ評判が高いおすすめのシステムを選出し、それぞれの特徴や機能などを紹介しています。SFA（営業支援ツール）を比較検討したい方は、ぜひ参考にしましょう。

SFA（営業支援システム）の導入で業務効率や売上向上を目指そう

SFA（営業支援システム）は営業活動を可視化し、効率化するために必須のツールです。自社の要件に合ったSFAツールを選定し、営業プロセス全体の改善と売上向上につなげましょう。

導入後は運用を徹底し、最大限の効果を発揮できるよう努めることが大切です。SFAツールは複数あり、機能や特徴がそれぞれ異なります。自社の課題に合わせたツールを比較検討して選ぶのがおすすめです。

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