ワークフロー機能を搭載する人事管理システムおすすめ8選
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人事管理システムにおけるワークフロー機能とは？
人事管理システムにおけるワークフロー機能について紹介します。なお、次で紹介する機能のほかに、契約や書類の稟議の承認、経費申請などをワークフロー設定できるサービスも存在します。
身上変更ワークフロー
身上変更ワークフローは、従業員の身の上に変化が生じた際に、従業員が個人情報を変更する際の申請機能です。たとえば、婚姻による氏名変更、引越しによる住所変更、子どもが誕生した際の家族情報の変更などです。
人事評価ワークフロー
人事評価ワークフローは、人事評価時の承認の流れを設定する機能です。たとえば、人事部の従業員の評価を行う際、まず人事部長が承認、次に人事部を管掌する役員が承認するといった承認の順番を設定できます。
ワークフロー機能を搭載する人事管理システムのメリット
ワークフロー機能を搭載した人事管理システムを導入する具体的なメリットを紹介します。
申請対応の標準化・効率化
ワークフロー機能を搭載した人事管理システムの導入により、従業員からの身上変更や人事評価などの各種申請に対する対応が標準化できます。これにより、申請・承認の進め方が一元管理され、承認フローが効率的になります。
進捗状況の可視化
ワークフロー機能を搭載した人事管理システムでは、各種申請やプロセスの進捗状況がリアルタイムで可視化できます。管理者は一目で申請の状態や誰が承認を行っているかを把握できるため、業務の進行状況を把握しやすくなります。これにより、業務の遅延やミスが減少するでしょう。
コンプライアンスの強化
ワークフロー機能を搭載した人事管理システムは、申請や承認のプロセスを厳密に管理するため、コンプライアンスの強化に寄与します。法令や企業ポリシーにもとづく承認フローで管理できることで、不正や違反行為のリスクが低減されます。さらに、申請や承認の記録がシステム上で残されるため、監査対応やレポート作成も容易に行えます。
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ワークフロー機能を搭載する人事管理システム8選
YESODディレクトリサービス - 株式会社イエソド
YESODディレクトリサービスは、社員や組織の情報を時系列に統合・一元管理できる人事管理システムです。YESODディレクトリサービスは、次のような特徴があります。
- 登録されたデータは変更申請として仮登録、担当者の承認後に確定し承認履歴も保持できる
- グループ組織や、海外法人、組織横断のプロジェクトなど、複雑な組織にも対応できる多次元データベース
- システムを最大限に利用できるスムーズな導入・運用のためのコンサルティング支援を用意
カオナビは、人材情報を一元化・可視化して分析することで、人的資本経営、人事・労務DXなどを促進するタレントマネジメントシステムです。カオナビは、次のような特徴があります。
- 身上変更や人事考課フローのワークフロー設定ができる
- ワークフロー機能とデータベースを連携すれば承認された情報をデータベースへ自動反映できる
- 利用人数に応じたシンプルな料金体系
HRMOSタレントマネジメント - 株式会社ビズリーチ
HRMOSタレントマネジメントは、人事と経営をデータでつなぐ人材活用システムです。HRMOSタレントマネジメントは、次のような特徴があります。
- 従業員データベースの情報項目は柔軟に追加・カスタマイズできる
- 目標や評価の提出状況がリアルタイムでチェックできる
- 身上変更や雇用契約の管理にも対応
タレントパレット - 株式会社プラスアルファ・コンサルティング
タレントパレットは、人材データを一元化・分析して、科学的人事ができるタレントマネジメントシステムです。タレントパレットは、次のような特徴があります。
- 新たなデータ追加の際に承認フロー機能を使用し、承認が許可されたデータのみリンク属性と紐づけて新規登録を行える
- 1つの承認段階に複数の承認者がいる場合、全承認者が承認後に次の承認段階へ進めるといった制限がかけられる
- 人事評価のフローを設定でき、進捗状況の一覧表示も可能
SmartHRは、人事・労務の業務効率化、データ活用による組織改善も目指せるクラウド人事労務ソフトです。SmartHRは、次のような特徴があります。
- 申請・承認機能では、管理者が申請を承認したタイミングで従業員情報が自動更新
- 申請ステータスを管理画面に一覧表示、申請の進捗状況が一目でわかるから見落としや重複を防げる
- 既存の人事評価フローをSmartHRで再現可能
freee人事労務は、複雑な人事労務の業務を一つにまとめてミスや作業時間の削減をする人事労務ソフトです。freee人事労務は、次のような特徴があります。
- 従業員が勤怠や身上変更の各種申請を行い、管理者が承認を行う「ワークフロー機能」を搭載
- 人事・労務に関わる業務を一元管理して転記作業を削減
- アラート機能でタスクを見える化し、イレギュラーな業務も抜け漏れを防げる
ジンジャー人事労務は、散在する人事情報を、豊富なカスタマイズをもとに集約できる人事管理システムです。ジンジャー人事労務は、次のような特徴があります。
- 管理したい従業員情報の項目や各種業務のテンプレート、権限も自由にカスタマイズできる
- 従業員の部署・役職・業務内容などを自動で時系列ごとにまとめられる
- ジンジャーワークフローと連携することで、さまざまな稟議業務を効率化可能
マネーフォワード クラウド人事管理 - 株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウド人事管理は、従業員や組織の情報を一元管理して、入退社や移動の手続き業務を簡単にする人事管理システムです。マネーフォワード クラウド人事管理は、次のような特徴があります。
- 提出された情報を複数の担当者によって確認・承認ができるワークフロー機能を搭載
- 雇用契約書や従業員ごとに異なる情報の記載が必要な書類を簡単に作成できる
- 自社の運用に合わせて独自の項目を設定し、情報を収集・管理できる
サービスを比較しましょう
ワークフロー機能を搭載した人事管理システムを選ぶ際には、各サービスの機能や使い勝手、価格設定などを比較検討することが重要です。ワークフロー機能を搭載した人事管理システムは多岐にわたりますが、自社のニーズに最適なものを選ぶためには、無料プランや無料トライアルを利用して試験運用することがおすすめです。
比較検討の際には、ワークフロー機能の使いやすさや拡張性、他の人事管理機能との連携の良さなどを確認しましょう。また、セキュリティやコンプライアンスへの対応も重要なポイントです。自社の業界や規模に適した安全性を確保することが必要です。
自社のニーズや予算に合わせて、複数のワークフロー機能を搭載した人事管理システムを比較検討し、最適なサービスを選定することが成功の鍵です。
人事管理システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。
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