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[PR] 奉行シリーズのOBC直伝HR Tech活用ノウハウ「3つのコストダウン手法」 - SCTX2019特集

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スマートキャンプ主催ITカンファレンス「SCTX2019」では、“SaaS×〇〇”をテーマにステージセッションを実施。SaaS×HR Techのセッション「63万社の奉行シリーズ導入事例から紐解く HR Tech最大活用のノウハウとは」では、オービックビジネスコンサルタント(OBC)のマーケティング担当である津吉氏が、HR Tech導入時に行うべき土台作りと活用のノウハウについて語った。

登壇者:津吉 沙織里
1989年生まれ、東京都出身。東京外国語大学卒業後、奉行クラウドを展開するオービックビジネスコンサルタントに新卒入社。大手SIerの営業担当を中心に6年間の営業経験を経て、HR系プロダクトのマーケティング担当に従事。新商品の企画立案やコンテンツマーケティングを担当。

人材不足の現状とHR Tech活用の必要性

今、多くの企業はさまざまな課題に直面している。とくに労働人口減少や働き方改革の一つである長時間労働の是正からくる人材不足、そして採用難は、一筋縄ではいかない問題だ。この課題に対し、多くの経営者、人事担当者が頭を抱えていることだろう。

しかし、テクノロジーの活用によって解決できる課題もある。多くのソリューションで企業のビジネスをサポートするオービックビジネスコンサルタント(OBC)が、HR Techを活用するためのノウハウや事例について解説した。

人材不足を取り巻く企業の現状と課題

人材不足の直接的な原因は労働力人口の減少であるとされているが、働き方改革もその原因の一端ではないかとOBCは投げかける。みずほ総合研究所が2018年に行った試算によると、月平均60時間を超える時間外労働が一斉に削減された場合、労働の不足分を追加雇用で対応すると約135万人の新規雇用が必要になるという。働き方改革は長時間労働を是正する一方で、「働かない時間」を増加させたのだ。

そのため、限られた人材資源の中で効率的な採用や人材育成を進めるために、HR Tech(HRテック/クラウドやAIなど最新のテクノロジーを活用して人事領域の業務を行うツールまたはサービス)を活用することが不可欠になる。しかし、HR Techを扱う総務人事部門にそれを活用するだけのリソースがない企業も多いのが現状だ。

提供:オービックビジネスコンサルタント

HR Tech活用のカギは?

総務人事部門が抱える業務というのは、多岐に渡り、さらに紙で行われる非定型の業務が多い。総務人事部門がHR Techを活用するための時間を創出するためには、非定型業務を定型化することが重要だ。また、HR Techを導入したとしてそれを活用する基盤がないために、システムを有効利用できない事例もあるようだ。

HR Techを導入するまえに、社内の土台作りから行う必要がある企業も少なくない。土台が構築されてはじめて、人材不足をはじめとする人に関わる経営課題をHR Techで解決できるようになるのではないか。

津吉:総務・人事部門を中心にクラウドを活用した業務の自動化を実現することで、業務時間を削減するだけでなく、人材データベースを構築してHR Techを導入する環境づくりができます。

まずは数多くある非定型業務を定型化して生産性を上げつつ、HR Techサービスを活用しながら経営課題に取り組んでいくという形が一つの理想なのではと考えます。

この形を目指すために、必要になるのがコストダウンとバリューアップの2つです。非定型業務を定型化してコストダウンを図り、紙やエクセルを使ったやりとりによって発生している業務時間を削減することで、企業全体の生産性向上を目指す必要があるでしょう。

提供:オービックビジネスコンサルタント

HR Tech活用に必要な3つのコストダウン手法

HR Techを導入して総務・人事部門を理想の形へと導くために、コストダウンとバリューアップの2つが必要というのがOBCの考えだ。企業はどのようにしてコストダウンを図ればよいのだろうか。

津吉氏によると、コストダウンの手法には、定型業務の見直し、紙やエクセルでのやり取りの自動化、ツールの使い方の3点があるという。

定型業務の見直しでコストダウン

定型業務とは、定期的に行われるルーティン業務のことだ。日々当たり前に行っている業務のため、課題と認識されづらい部分でもある。定型業務の中に、非定型業務が埋もれて見過ごされていることも少なくない。それを掘り起こして見直すことがコストダウンにつながる。

通常、突発業務や依頼業務という、発生のタイミングがわからない業務は課題として認識されやすい。給与業務を例にしてみるとわかりやすいだろう。給与業務は、毎月決まったタイミングで行われる。しかも創業当時から一貫して行われている業務だ。すでにシステム化されているように見えることから、ここを見直そうという企業はそう多くない。しかしここにも「定型業務の中に隠れた非定型業務」があるのだという。

提供:オービックビジネスコンサルタント

津吉:定型業務を見直してコストダウンを図った事例として、RPAと給与奉行の活用で給与業務を全自動化したケースがあります。これから顧客にRPAを提供していこうとしていた企業が、手始めに自社内でRPAの導入を進めようとRPAの導入で生産性の向上が見込める業務をあぶりだしていたところ、給与業務が候補にあがりました。

話を伺うと、毎月の給与計算はシステムで自動化されているものの、変動手当の計算は複数のエクセルシートの情報をまとめて当社のソフト「給与奉行」に手入力を行っていました。入力作業に加え、入力後のチェック作業にも時間がかかっていたそうです。この変動手当の給与奉行への転記をRPAで自動化したことによって、コストダウンに成功しました。

紙・エクセルでのやり取りを自動化する

従業員と人事・総務担当の間では、紙やエクセルを使って日々さまざまなやり取りが行われている。年末調整や領収書の提出、会議室の利用申請書まで内容は多岐にわたる。紙に直接書き込む業務や、紙の情報をパソコンに入力してデータ化するなどの業務はできるだけ自動化したいところだ。自動化できるものとできないものを精査しつつ自動化を行っていけば、労力・コストともに軽減できるだろう。

自動化できるものがあれば、適宜クラウドウェアデータに書き換えていく。非定型業務が定型化されると、手書き作業や手入力作業の時間削減や提出・承認作業の時間削減につながる。

提供:オービックビジネスコンサルタント

OBCの「年末調整申告書クラウド」を導入して、従業員から提出される年末調整申告書や、扶養控除等異動申告書などチェックに時間がかかる書類の確認業務時間が半分になった例もあるという。しかも、5名体制でチェックしていたものが3名で対応できるようになったというのだから驚きだ。システムを適切に導入すると、期待以上の効果が得られることもある。

ツールの使い方にこだわって効果を最大限に

どのようなツールでも、ただ導入するだけでは思った効果を得られない。HR Techにしても単なるツールであり、どのような課題も解決できるものではなく、使い方を間違えば導入した意味がなくなってしまう。

提供:オービックビジネスコンサルタント

津吉:ツールの使い方にこだわることで、効果を最大限に得られるようになるでしょう。これは勤怠管理クラウドを導入した企業の事例です。出勤簿はエクセルを使っており、1か月分をまとめて自己申告制で労働時間管理を行っていました。

残業時間の管理も月1回で、リアルタイムに把握できず、管理が難しい状況にあったといいます。そこで勤怠管理クラウドを導入して、残業や勤務時間を管理するようになりました。さらに、勤怠管理クラウドの残業申請機能を使い、残業した分を申請するのではなく、残業したい人が許可を得るために申請するようにして残業の実態を可視化することに成功しました。

残業超過アラート機能についても、残業しすぎてしまった確認に利用するのではなく、従業員に業務量の負荷がかかっているアラートとして利用し、業務スケジュールを調整するようにマネージャーに働きかけるという使い方をしています。このようなツールの使い方によって、社員の意識も変わり生産性の向上に役立ったということです。

HR Tech導入前の下地作りをていねいに

OBCのシステム導入事例を見ると、採用や生産性の向上などの課題を解決するためにツールは大きく役立つことがわかった。まずは現在の業務を見直し、自動化できる業務を探し自動化を目指す。業務効率化に役立つツールは、しっかりと達成目標を定めてから導入し、使い方にもこだわる。このポイントを押さえれば、ツールによってコストダウンとバリューアップの両方を叶えられるだろう。

最後に、OBCのトピックを2つ紹介しておきたい。

1.奉行シリーズがSaaS化
2019年10月から、奉行シリーズすべてのラインアップがSaaS化される。総務人事奉行クラウドを総務・人事事業のエンジンとして利用することで、業務で使用するあらゆるデータや履歴をHR Techに活用できるようになる。

2.東名阪で奉行クラウドフォーラム2019を開催!
2019年11月13日から、名古屋開催を皮切りに東名阪でOBCが主催するユーザーイベント「奉行クラウドフォーラム2019」が開催される。業務解決のヒントを得たいという人は、ぜひ申し込みをしてみてほしい。

奉行クラウドフォーラム2019概要
奉行クラウドフォーラム2019
参加費無料(事前登録制)

名古屋:11/13 名古屋東急ホテル
大阪:11/19 帝国ホテル大阪
東京:11/26 ザ・プリンスパークタワー東京
※受付開始9:15 開催時間9:30~17:30(全会場共通)

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