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[PR] 業界注目企業が語る!SaaS企業で人材が活躍するオンボーディングの極意とは? - SCTX2019特集

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スマートキャンプ主催ITカンファレンス「SCTX2019」では、“SaaS×〇〇”をテーマにステージセッションを実施。SaaS×オンボーディングのセッション「SaaS企業で人材が活躍するオンボーディングの極意」では、リファレンスチェックサービス「back check」を提供するROXX代表の中嶋氏と、人事採用で注目されているSmartHRの薮田氏が意見を交わした。。

登壇者:薮田 孝仁 氏
2006年からECナビ(現Voyage Group)にてWebディレクターとして勤務。2008年にライブドア入社。2011年末から人事にキャリアチェンジ。経営統合によりNHN Japanへ移籍。2013年のLINE株式会社(商号変更)を経て、2013年4月より採用、育成、組織活性化を担当する人材支援室の立上げに携わる。2018年12月よりSmartHRの人事責任者として業務を開始。
モデレーター:中嶋 汰朗 氏
2013年11月、青山学院大学在学中に株式会社ROXXを設立し、代表取締役に就任。2016年3月、ソーシャルヘッドハンティングサービス『SCOUTER』をリリース。2018年5月、クラウド求人データベース『SARDINE』をリリース。2019年1月、月額定額制のリファレンスチェックサービス『back check』β版をリリース。「信頼の積み立てと実績の繰り越し」ができる社会を実現するべく、『back check』の事業開発に取り組んでいる。

SaaS企業に注目される新人を活躍させるための「オンボーディング」

SaaS企業をはじめ、どんな企業であっても相応の時間とコストをかけて採用した人材にしっかりと活躍してほしいと考えている。しかし、採用前に本当の能力やスキル、人間性などを確認するのはむずかしいし、自社の組織文化になじめるかどうかもわからない。

そのため、多くの企業では独自の研修制度を用意しており、新人ができるだけ早く組織で活躍できるように試行錯誤を重ねている。特に近年は「オンボーディング」と呼ばれる手法が注目されており、社員の従業員体験をよりよくするために欠かせない要素として認知されはじめている。

人材採用の分野では常に優秀な人材に長く働いてもらうためのさまざまな施策が打ち出されるが、オンボーディングはそのなかでも、業界・業種を問わず広く活用できる施策として評価されており、成長著しいSaaS企業も例外ではない。

そこで本セッションでは、ROXX代表の中嶋氏をモデレーターに、人事採用で注目されているSmartHRの薮田氏を迎えて、新人の入社前から入社後3か月までの間に行っている研修を紹介してもらいつつ、オンボーディングで重要となるポイントについて語ってもらった。

入社前にSlackの自社チャンネルに新入社員を招待

転職者の上司や同僚から推薦を取得することで採用ミスを大幅に削減できるリファレンスチェックツール「back check」を提供するROXX。まず中嶋氏が質問したのが、SmartHRが実践するオンボーディングについてだ。

SmartHRではオンボーディングの一環として、まず入社前にSlackの自社チャンネルに新入社員を招待し、交流を深めている。たとえば従来型のメールを使ったやりとりの場合、入社する新人全員に対して逐一アナウンスをしなければならないが、Slackなどのチャットツールで専用のチャンネルがあると一度にメッセージが送れるという利点があるだけでなく、内定者から質問などがあった場合に、回答をシェアすることも簡単にできる。

薮田:弊社はSlackでのコミュニケーションにかなり力を入れていますが、新入社員の方でSlackを使ったことがないという人もかなりいらっしゃいます。そこで入社前に体験してもらうことで、実際の業務でもスムーズに使いこなせるようになります。これも一種のオンボーディングだと思っています。

細かい部分に感じられる人もいるかもしれないが、新入社員が自社で日常的に使っているツールを、業務上で必要なレベルで使えるかどうかはかなり重要だ。多くの企業では入社してからツールの使い方を教えるため、どうしてもなじむまでに時間がかかってしまう。

また、ビジネスメールとビジネスチャットでは、細かい部分の言い回しや言葉のニュアンスなどにかなり違いがあるため、入社前にチャットツールの空気感に慣れておくというのも重要な要素といえるだろう。

Slackで必要なメッセージのやりとりを行ったら、次は入社オリエンテーションとなる。

多くの企業では、新人が各部署に配属された際に、人事が業務についてどこまで伝えているかわからないため、現場でどのレベルのサポートを行ったらよいか困ってしまうケースは少なくない。

中嶋:確かに、人事が担当する部分と各部署が担当する部分の役割分担がはっきりしていない企業は多く、結果として、教える内容の重複や漏れが発生することで時間のロスが発生してしまうことは少なくないと思います。

SmartHRの入社オリエンテーションでは、そのあたりをフォローするために、詳細な資料をもとに綿密なオリエンテーションを行っている。それまでSmartHRでも新入社員が職場環境になじみづらいという課題を抱えていたが、入社オリエンテーションを徹底することで、新入社員が早期に職場になじめる環境を作っている。

具体的な入社オリエンテーションの内容としては、まず職場からの歓迎メッセージに始まり、新入社員同士に自己紹介をしてもらう。後で全社員の前で自己紹介をしてもらうため、その予行練習という位置づけだ。

薮田:新入社員には、はじめは新人同士で、その後に全社員の前で自己紹介をしてもらっています。中途採用の場合、そこで同期感が生まれるため、よいライバル関係になったりお互いに質問しやすい空気が生まれます。

その後は、初日に新入社員がすることの概要を説明し、歓迎ランチとなる。

薮田:ポイントとしては、まず初日に何をするのかがわからない人がいるということです。(新入社員は)事前に聞いても忘れてしまうので、はじめに何をするのか全体的な説明をするのがすごく大事だと思っています。それに新入社員は意外に「お昼ご飯をどうするか?」について悩むものです。そこで初日は人事部で歓迎ランチを行い、翌日は各部署で歓迎ランチを行います。

多くの企業は、初日にさまざまな新人研修を行うが、新入社員が何を考えているか、悩んでいることは何かについて、細かいところまで考えて配慮しているところは多くない。SmartHRは特に新入社員の心情に特に配慮しているようだ。

そして、最後に「slackの歩き方」の説明となる。

slackの基本的な使い方を知っている人は多いが、所属する企業によって細かい作法やルールが違っていることも多い。たとえば、どういう内容はOKで避けるべき投稿は何か、具体的なメンションのやり方などは企業によって違っているため、初日の段階できちんと伝えるようにしているという。

企業の歴史や背景、経営者や部署ごとの担当者についてしっかりと説明する

2日目以降は経営者から企業の歴史や具体的な事業内容の説明がされる。SaaS自体の説明や企業のファイナンスに関する説明や、詳細な給与制度や報酬に関する説明もここで行われる。

加えて部署についての詳細も各部署ごとの担当者から説明されるようだ。たとえば、プロダクトに関してはどういった開発体制になっているのか、そこにどんなエンジニアがいるのかなど、30分程度時間をとって説明する。

同じ情報を定期的に話さなければならない場合、どうしてもルーチン化してしまって無意識に手を抜いてしまいがちにもなるが、SmartHRは自社の歴史やビジョン、事業に係る思いなどを新人研修のたびにしっかりと行っている。

当たり前の話ではあるが、採用に強い企業や従業員エンゲージメントの高い企業は、こういった基本的なところで手を抜かずに徹底している印象がある。

中嶋:SamrtHRさんのなかで、入社後に入社前とギャップがあったというような事例はありますか?

薮田:ギャップはほとんどないです。新入社員が会社になじめない原因は何かというと、会社についてわからないというのが一番あるんです。どんな人がいるかわからない、どんな事業の歴史があるのかわからないなどです。それを同じ状態にするということを重要視しているので、こういったインプットを徹底しているわけです。

新入社員と積極的にコミュニケーションをとる場を設ける

また、初月に経営陣と新入社員がランチをとる場を設けるとともに、薮田氏と新入社員が面談する場を設けて、入社前と入社後でギャップはないかどうかの確認を行うのもSmartHRの特徴である。さらにその後に、経営者と面談してさまざまなヒアリングを行う流れになるそうだ。

ここまで新入社員との面談を繰り返す企業も珍しいのではないだろうか?しかし、SmartHRでは新人の段階で積極的にコミュニケーションをとることが特に重要と考えているようだ。

薮田:やはり最初が一番肝心です。会社に対して違和感を持ちやすいですし、社員の勘違いの訂正もしやすい時期です。それから、入社後1か月目になったときに会社のルールについての質問もします。そこで知らなかった決まりごとについてインプットができます。さらに3か月目の人事では、モチベーションの変化なども聞いています。

入社後3か月にもなると、仕事のやり方に関して「もっとこうした方がよい」など、自分なりの意見をもつ社員も出てくるし、仕事に対するさまざまな反省も出てくる時期である。そういった話を聞くことで、変えた方がよいことや不合理な部分があれば人事としてキャッチアップできるという。

提供する情報は何か。自分で得て欲しいものは何かを明確に定義する

社員に提供する情報は何か、逆に社員が自分自身で学んで欲しい情報は何かを明確にして、しっかりと伝えているのも人材教育では重要だ。

たとえば、ツールの初期設定方法や各部門が何をやっているかなど、基本的な情報は社員に確実に提供することを伝えるとともに、いわゆる「社内用語」の説明などもドキュメントを通じて伝える必要がある。

一方、業務の応用やマクロツールの使い方、業界全体の知識などは社員自身が自ら勉強するように宣言するそうだ。こういった社員が与えられる情報と自ら学び取る情報の線引きを明確にしている企業は珍しい。

多くの場合、職場の雰囲気や上司とのやりとりなどで各々の社員が自分なりに知っていくことになるが、SmartHRでは情報の線引きを明確化することにより、社員の「そんなことは聞いていない」「教わっていない」といった業務上の食い違いを防いでいる。シンプルながらも社員の自立性を促す有効な施策といえる。

オンボーディングの勘所は、社員の企業内での初期体験を高いレベルで均質化するところにあるが、当然、社員が所属する部署によって押えておくべき情報には違いが出てくる。

特にSaaS企業の特性上、業務で使う専門用語が他業種の比べて多く、部署によって知っておくべき知識にもかなりの差があると思われるが、SmartHRでは初期段階で社員が日常的に使う共通言語を合わせつつ、社員の成長に必要な知識やスキルに関しては、自分で手に入れる環境を意図的に作り上げているわけだ。

細かい部分で新入社員の心情に寄り添うだけでなく、適度に自立と成長を促す絶妙なバランス感覚こそが、SaaS企業のなかでも屈指の人事教育制度をもつといわれる所ではないだろうか?

新入社員が抱くギャップを解消して必要なコミュニケーションをとる

入社後定期的に新入社員とコミュニケーションの場をもつことで、社員が抱くギャップを解消し、長く働いてもらうための環境づくりに特に力を入れている印象だ。

社員が抱く心情に寄り添って、適切なタイミングで効果的な施策を打ち出すのは一朝一夕でできることではないが、今回紹介したオンボーディングはSaaS企業に限らずどんな業界・業種の企業でも比較的簡単に採り入れられるものばかりだ。

また、採用後のミスマッチを極力減らすためには選考中から候補者の正しい理解を深め、自社にフィットした候補者を採用することや、候補者に合わせたオンボーディングを実施することが重要になる。

オンライン完結で候補者の第三者評価を取得できるリファレンスチェックサービス「back check」をぜひチェックしてみてほしい。リファレンスチェックは一緒に働いた経験がある方からの評価を得る仕組みでもっとも候補者の正しい姿を理解できると欧米ではすでに主流の採用手法となっている。

リファレンスチェックをオンライン完結で低コストに実現できる「back check」は、10/07に正式リリースが発表された。下記バナーより、500社限定の特別プランの申し込みが可能なので、ぜひチェックしてみてほしい。

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