申請の公開範囲設定機能を搭載するワークフローシステムおすすめ7選
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ワークフローシステムの申請の公開範囲設定機能とは？
ワークフローシステムの申請の公開範囲設定機能は、申請内容を特定の条件のメンバーしか閲覧できないようにする機能です。
この機能を活用することで、情報共有を必要なメンバーだけに限定でき、セキュリティ対策や管理体制の強化に役立ちます。
申請の公開範囲設定機能のメリット・活用場面
申請の公開範囲設定を行うと、選択したメンバー以外は申請書を閲覧できないようになります。
公開範囲は、個人を選択するほか、サービスによっては「人事部のみ」「課長職以上」のように特定の部署や役職を選択できます。
申請書の閲覧を必要なメンバーに限定することで、情報漏えいのリスクを下げられます。また、関係していない申請書が表示されなくなるため、個々人のデータ整備にも役立ちます。
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申請の公開範囲設定機能を搭載するおすすめワークフローシステム7選
申請の公開範囲設定機能を搭載したワークフローシステムを紹介します。申請の公開範囲設定機能以外の機能もあわせてチェックしてみましょう。
コラボフローは、代理申請／判定や帳票出力、一括承認などの機能を備えたワークフローシステムです。Excelの申請書をそのままクラウド上でも利用できることが強みです。代理申請／判定の機能では、設定されたユーザー以外の人物が代理で申請や判定を行えます。帳票出力のオプションでは、申請データを帳票としてExcelやPDFファイルに出力可能です。申請書の閲覧範囲を設定できます。
ジンジャーワークフロー - jinjer株式会社
ジンジャーワークフローは、承認ルート設定やアラート、レポート出力などの機能を備えたワークフローシステムです。申請や承認の情報が人事データに自動で反映される点が魅力です。部門や役職などを指定したルート設定や最大10段階の段階承認設定など、細かなルート設定が可能です。承認依頼の通知をPC画面上やメールで受け取れます。申請フォームの公開期間や公開範囲が設定できます。
楽々WorkflowII - 住友電工情報システム株式会社
楽々WorkflowIIは、入力／表示フォームやワークフロー制御、システム連携などの機能を搭載したワークフローシステムです。多様なワークフロー業務を一つにまとめ、統一基盤として活用できることが魅力です。入力／表示フォームでは、運用に合った操作画面のデザインを選択できます。経路設定は、マウス操作で「承認」や「決裁」などのアイコンを並べて、担当者を選択するだけで完了します。ユーザー・グループ限定閲覧の設定が用意されています。
ジョブカンワークフロー - 株式会社DONUTS
ジョブカンワークフローは、承認経路作成や申請書作成、申請一覧などの機能を搭載したワークフローシステムです。柔軟なカスタマイズ性を強みとしています。ニーズに合わせた複雑な承認経路もマウス操作のみで作成可能です。テンプレートやオプションが豊富で、オリジナルの申請フォームを簡単に作成できます。フォーム設定により、公開するユーザーや公開期限を定められます。
kickflowは、フォーム開発や申請・承認、組織・ユーザー管理などの機能を有するワークフローシステムです。使いやすさと高い機能性を両立している点が強みです。フォーム開発では、承認者による編集の可否や関連申請書の紐づけなど細かな設定ができます。申請・承認の機能が充実しており、たとえば、退職や異動の際に申請書や承認タスクを引き継げる「引き継ぎ機能」があります。公開範囲を限定する設定が可能です。
Garoonは、申請フォーム作成や路線検索、代理申請・代理承認などの機能を搭載したワークフローシステムです。複雑な組織構造でも運用しやすいよう、情報統制の機能が充実している点が強みです。サンプルフォームが60種類以上用意されており、簡易に申請フォームの作成ができます。申請時に路線検索ができ、交通費の申請に役立ちます。申請データを公開するユーザーの設定が可能です。
Gluegent Flow - サイオステクノロジー株式会社
Gluegent Flowは、申請の一覧表示や進捗状況の通知、フォーム作成などの機能を搭載したワークフローシステムです。容易に申請書を作成できるシンプルな操作性を強みとしています。作成済みの申請書や処理すべき申請書を一覧表示でき、検索が可能です。進捗状況の通知機能では、フォローした申請のステータス変更・終了時にメールやチャットツールで通知が届きます。申請の公開範囲を設定でき、関係者のみが閲覧できるようにアクセス制限がかけられます。
サービスを比較しましょう
ワークフローシステムの申請の公開範囲設定機能は、申請内容を特定のメンバーのみが閲覧できるよう制限をかけられる機能です。この機能を活用することで、申請書の共有を必要最小限のメンバーに限定し、情報漏えいのリスクを抑えられます。
ワークフローシステムの導入を検討する際には、自社のニーズや規模感に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILではワークフローシステムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。
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