入金消込を自動化する方法4選 - 自動化までの流れ | おすすめサービスも紹介

入金消込とは

入金消込とは、顧客からの入金と売掛金を照合し、問題がなければ帳簿から売掛金としてのデータ削除する作業を指します。具体的には、銀行口座への入金情報と請求情報を突き合わせてどの請求に対する入金なのかを特定し、対応する売掛金を消し込んでいく作業です。

従来の入金消込では、紙あるいはExcelの請求書と銀行口座の入出金明細を目視で確認し、どの入金がどの請求書に対応しているのかを一つずつ確認していく必要がありました。顧客ごとに請求内容や支払い方法が異なる場合や、振込人名義と請求書の情報が一致しない場合などは、さらに時間を要します。

手作業による入金消込の課題

入金消込を手作業で行う問題点を解説します。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、記事後半で紹介するツールやサービスを導入することで解決できる可能性が高いです。

時間と手間がかかる

入金消込は請求書発行から入金確認、消込処理、未払い分の確認などの工程が必要です。これらを手作業で行う場合、膨大な時間と手間がかかります。特に取引件数が多い企業や支払い方法が多岐にわたる企業では、担当者の負担が大きいでしょう。

リアルタイムでの状況把握が難しい

手作業による入金消込では、どうしてもタイムラグが発生します。そのため、最新の入金状況や消込状況をリアルタイムで把握するのが難しいです。担当者が処理を終えた時点での情報しか確認できないため、迅速な意思決定や対応が求められる場面では、問題となる可能性があります。

入金消込を自動化するメリット

入金消込を自動化して得られるメリットは次のとおりです。

工数の削減

入金消込を自動化すると、手作業でかかっていた工数を削減できます。担当者は付加価値の高い業務へ取り組めるため、生産性が向上するほかエンゲージメントの向上につながるでしょう。

ミスの減少

入金消込を自動化すれば、入力や転記のミスを未然に防げて正確な消込処理を実現できます。二重請求や請求漏れを減らせるため、顧客満足度の向上につながります。

キャッシュフローの改善

入金消込の自動化により、入金から消込までの時間を短縮できます。これにより、資金繰りが安定しキャッシュフローも改善します。

内部統制の強化

入金消込を自動化するシステムは、処理履歴を自動的に記録するため内部統制の強化に役立ちます。不正な処理や誤処理を早期に発見し、適切な対応を取れるようになるでしょう。また、監査対応もスムーズになりコンプライアンス遵守へ貢献します。

入金消込を自動化する方法

入金消込を自動化する方法はいくつかあります。課題や既存システム、リソースなどを踏まえて適切な方法を選びましょう。

Excelのマクロ

Excelのマクロ機能を活用することで、入金消込作業の一部を自動化できます。たとえば、入金データのフォーマット変換、特定のキーワードによる検索、消込済みデータの移動などを自動化できます。ただし、マクロの作成には専門的な知識が必要となるほか、複雑なルールに対応できない場合も多いです。

入金消込の自動化付きの会計ソフト

近年は入金消込を搭載した会計ソフトが増えてきています。これらの会計ソフトなら入金データの取り込みから消込処理、会計帳簿への転記までを一貫して自動化できます。ただし、システムによっては業務フローに合わない場合や導入コストに見合わない場合があるので注意しましょう。

入金消込業務のアウトソース

入金消込業務を専門業者にアウトソースする方法もあります。外注すれば自社での入金消込が不要になり、他の業務へ集中できます。ただし費用が発生すること、情報漏えいのリスクがあることなどには注意しましょう。

入金消込に特化したシステム

入金消込に特化したサービスであれば、費用を抑えつつ効率的に消し込みが可能です。請求書発行システムや会計ソフトと連携することで、正確かつ高速で入金消込が完了します。

入金消込を自動化するまでの流れ

入金消込を自動化するためには、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて、自動化方法の選定から実施までの流れに沿って解説します。

1. 課題とニーズを明確にする

まずは入金消込における課題を洗い出し、どのような点を改善したいのか明確にしましょう。具体的には処理件数、処理時間、ミスの発生頻度、担当者の負担感、コストなどを数値化します。また、将来的な取引件数の増加や新たな支払い方法といった中長期的なニーズも考慮しましょう。

2. 自社に適した自動化の方法を考える

課題やニーズを踏まえ、最適な自動化の方法を検討します。Excelのマクロ、入金消込機能付きの会計システム、入金消込のアウトソース、入金消込に特化したシステムなどが候補です。それぞれのメリットとデメリットを比較し、規模や予算、ITリテラシーを考慮して選択しましょう。

3. サービスの選定と導入

自動化の方法が決まったら具体的なサービス選定に入ります。複数のサービスを比較検討し業務フローに合致するか、使い勝手がよいかなどを確認しましょう。導入にあたっては、サービス提供会社との連携を密にし、導入をスムーズに進めましょう。

4. 運用と効果測定

サービスの導入後も定期的に効果測定し改善点を洗い出します。入金消込にかかる時間やミスの発生件数を収集し、自動化による効果を測定します。また、担当者からのフィードバックを収集し改善点を把握することも大切です。

入金消込を自動化するサービスの選定ポイント

入金消込自動化サービスを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

連携機能

自社の会計ソフトや請求書発行システムと連携可能か確認しましょう。スムーズなデータ連携は、業務効率化に不可欠です。API連携に対応しているか、CSVファイルでのインポートやエクスポートに対応しているかなど、環境に合った連携方法を取れるか模索しましょう。

消込のルール設定

柔軟な消込ルールを設定できるか確認しましょう。異なる支払い方法や複数請求の一括支払いなど、求められるケースに対応できるシステムを選ぶことが重要です。また、消込ルールを簡単に変更できるかも確認しておきましょう。

セキュリティ対策

入金消込では顧客情報や入金情報など機密性の求められる情報を扱うため、セキュリティ対策が重要です。データの暗号化やアクセス制限、不正ログイン対策といった万全なセキュリティ対策が施されているか確認しましょう。また、ISMS認証やプライバシーマークなどの取得状況も参考にしましょう。

サポート体制

導入時や運用時のサポートが迅速かつ丁寧か確認しましょう。電話やメールでのサポートだけでなく、FAQやマニュアルが充実しているか、オンラインでのチャットサポートがあるかも確認しておくと安心です。

料金体系

固定費用、処理件数に応じた従量課金など料金体系はサービスによって異なります。予算や取引量に合った料金プランを選択できるか確認しましょう。また、将来的に取引量が増加した場合の料金プランについても調査しておきましょう。

入金消込を自動化できるサービス3選

入金消込の自動化におすすめのサービスを紹介します。

V-ONE クラウドは、機械学習を搭載した入金消込に特化したシステムです。V-ONE クラウドには、次のような特徴があります。

• 入金消込に特化し属人化を解消
• 企業ごとの業務や照合ロジックの違いを学習し最適化
• 販売管理システムや銀行、会計システムと連携し消込を実行

請求管理ロボは、毎月の請求業務を約80％^※削減するサービスです。請求管理ロボには、次のような特徴があります。

• 請求や集金、催促などの一連の業務をまとめて自動化
• クレジットカードや口座振替、銀行振込など多彩な決済手段に対応
• Salesforceやkintoneとの連携サービスあり

※出典：ROBOT PAYMENT「請求管理ロボ 公式サイト」2024年7月10日閲覧

invox発行請求書は、請求書の発行から入金消込までをまとめて自動化するシステムです。invox発行請求書には、次のような特徴があります。

• 請求書はもちろん、見積書や納品書など幅広い書類を自由にレイアウト
• 紙と電子の両方に対応し希望に応じて書類を送付
• 入金消込や督促を自動化し会計システムにデータ連携

入金消込を自動化し、業務とキャッシュのフローを改善しよう

入金消込の自動化は業務効率の向上、ミスの削減、キャッシュフローの改善など多くのメリットをもたらします。課題やニーズに合わせて最適な方法を選び、計画的に導入と運用を進めることで、効率的な業務体制を構築できます。

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