自動車業界向け電子帳票システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

自動車業界で活用できる電子帳票システムの機能

電子帳票システムとは、請求書や発注書といった帳票を電子データとして作成し、管理できるシステムです。帳票を電子化することで業務の効率化が図れます。取引内容や顧客情報のデータを元に電子化した帳票を自動で作成する機能や帳票の配信と管理をPC上で行う機能、過去に使用したデータを簡単に検索する機能などがあります。

自動車業界では、帳票を電子化することで、紙の帳票に油や水が付いてしまって文字が視認できなくなる問題の解決や、整備修理依頼書の承認申請プロセスの改善などが可能です。

電子帳票システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

自動車業界における帳票の課題

自動車業界では、人手不足やデジタル需要の増加といった問題点を解消する必要があり、それにあたって帳票にまつわる課題が発生することがあります。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

取引先が多く帳票の種類が多い

自動車業界では、取引先が多く帳票の種類が多いことが課題の1つに挙げられます。なぜなら、自動車業界は部品メーカーやディーラーなど取引先が多く、種別もさまざまだからです。

取引先ごとに取り扱う帳票の種類やフォーマットが揃っていないため、管理が煩雑になってしまい、業務の効率化を妨げています。たとえば、Excelで請求書を作成していた場合は過去のExcelファイルを上書きしてしまい、請求書履歴が管理できなくなるといったケースが挙げられます。

また、自社内でも品質管理や設備点検など、型番ごとに帳票を作成しているケースは珍しくありません。帳票が多くなることで紙書類を途中で紛失したり、承認フローが遅れてしまったりする問題を抱えています。

データをExcelの転記したり計算したりする手間がかかる

データをExcelの転記したり計算したりする手間がかかるが自動車業界の課題の1つです。自動車業界は紙の帳票を使用することが珍しくなく、Excelへの転記作業や集計が必要になるケースが多いです。

たとえば、紙のチェックシートを使用した場合、現場での業務が終わった後にデータをExcelに入力して集計します。このようなケースでは紙とExcelの二重入力の手間は避けられません。さらに、帳票の数が多いため、ファイリングにも時間がかかってしまいます。

また、帳票が油や水で汚れて読めなくなってしまい、Excelに入力ができず、書き直しが発生することもあります。

請求書の発行や郵送に時間もコストもかかる

請求書の発行や郵送に時間もコストもかかることが自動車業界の課題です。自動車業界は部品価格の変更が頻繁に発生するため、請求書に記載する項目が多いからです。たとえば、エンジン製造にかかる経費が変更された場合は、新しい請求書を発行する手間が増えたり、新しい請求書を取引先へ郵送するコストがかかったりします。

また、経費が変更された場合は各部門で内容の確認や受領、承認が必要です。一連の申請作業が滞ると未払いが発生して、取引先の信用を失う可能性があります。

このように請求書の発行や郵送に時間とコストがかかることも自動車業界の課題の1つです。

自動車業界の課題を電子帳票システムで解決できる理由

自動車業界では、「取引先が多く帳票の種類が多い」「Excelに転記する手間がかかる」など帳票に関する課題がありますが、電子帳票システムを使えばそれらの課題も解決できます。

帳票の課題を解決できる理由を、電子帳票システムの機能や詳細とともに説明します。

帳票の管理を一元化できる

帳票の管理を一元化することで、取り扱う帳票の種類が多いという課題を解決できます。自動車の業界では部品ごとに仕様が異なります。自動車の部品は膨大な数であるため、品質管理用のチェックシートも膨大な数です。膨大な数のチェックシートを電子帳票システム上で一元管理することで、二重登録やファイリングの手間が省けます。

また、検索性にも優れているため、過去の帳票を利用したい際に簡単に見つけられます。さらに、タブレットを持つ従業員と瞬時に情報共有ができるため、社内回覧や承認がスムーズになるでしょう。

このように帳票の管理を一元化することで、自動車業界の抱える課題の解決につながります。

帳票をExcelベースで電子化できる

電子帳票システムは帳票をExcelベースで電子化でき、複雑なプログラミング知識なしで簡単に扱えるため自動車業界にも導入しやすいです。帳票を電子化するために複雑なプログラミング知識が必要な場合、工場の従業員が扱えるようになるための教育が必要になります。このようなケースでは時間とコストがかかってしまい、生産現場で利用することは難しいです。

しかし、電子帳票システムは、これまで使用していたExcelの帳票と同じ見た目で電子化できるため、手軽に導入が可能です。また、これまで使用していたExcelデータを自動で取り込めます。

電子帳票システムを導入することで、Excelの操作性を変えることなく電子化できるため、自動車業界の課題の解決につながります。

コスト削減につながる

電子帳票システムの導入はコストの削減につながります。なぜなら、システム上で情報の共有ができるため、郵送や印刷のコストが削減できるからです。たとえば、紙の発注書を使用していた場合、印刷や郵送に時間がかかります。自動車の部品は膨大な数であるため、発注書の数も膨大になり、無視できないコストとなります。

このようなコストを電子帳票システムの導入により削減できるため、自動車業界の課題解決につながります。

自動車業界における電子帳票システムの導入事例

自動車業界で電子帳票システムの導入例を、業務改善例とともに紹介します。他社がどのような課題を抱えており、電子帳票システムを導入することでどのように状況が変わったか確認してみましょう。

トヨタ自動車東日本株式会社

トヨタ自動車東日本株式会社では、紙の帳票を用いていたことにより多くの工数が発生した課題がありました。

導入前は紙の帳票を書いた後にExcelに転記したり、各種KPIをグラフ化したりする手間が発生していました。しかし、導入後は故障の件数や要因の分析、対策の進捗状況が自動的に可視化できるようになっています。

また、導入後は知りたい情報をタイムリーに共有可能となりました。したがって、報告会の資料準備がなくなるといった業務効率化にもつながっています。

※出典：シムトップス「外部システムとも連携、品質と信頼性向上を実現した事例」（2024年7月18日閲覧）

伊藤精工株式会社

伊藤精工株式会社では、帳票管理の手間と工数、それにともなう現場での情報共有の遅さを課題と感じていました。導入前と導入後で帳票の集計と管理の時間が月37.5時間も削減しています。

導入前は紙の帳票を使用していたため、手に付いた油や水が帳票にも付いてしまい、文字がにじんで見えなくなっていました。また、Excelへの二重入力やファイリングに時間がかかっていました。

しかし、導入後はExcelに入力する手間とファイリングの時間を0にすることに成功しています。また、申請承認作業がスムーズになりました。場所に捉われずに申請や管理が可能になったため、業務の効率化につながっています。

※出典：大塚商会「自動車部品の製造会社が帳票を電子化。帳票管理の手間を削減して、工場間のスムーズな情報共有も実現」（2024年7月18日閲覧）

有限会社東亜商会

有限会社東亜商会では、電子帳簿保存法の改正や請求書や納品書などの電子取引が増えたことによって、紙で帳票を扱うことに限界を感じ、電子帳票システムを導入しました。その結果。これまでは6時間かかっていた請求書の発送処理時間が2時間に短縮しています。

システムを導入したことで、請求書が必要になるたびに探していた手間が省け、業務効率化につながりました。また、請求書が送られてきた際はメールの受け取りからダウンロード、保存してシステムに入れるといった作業だけになったため、時間短縮につながっています。

※出典：ブロードリーフ「紙で保存していくことに限界を感じ電帳.DXを導入」（2024年7月18日閲覧）

自動車業界向け電子帳票システムおすすめ比較

i-reporterは、使い慣れたExcelの帳票をそのまま移行できる電子帳票システムです。現場のノウハウが詰まった紙帳票のレイアウトをそのまま電子帳票に置き換える機能があるため、現場の方が直感的に理解でき、簡単に導入できます。

また、専用のデジタルインプット機能があるため、入力データの種類に応じて直感的に使用可能です。

自動車業界だけではなく、建設業界や流通業界でも広く導入されており、帳票をペーパーレス化したいならおすすめのサービスです。

XC-Gateは、帳票をExcelで簡単に電子化できる電子帳票システムです。Excelだけで電子帳票を作成できるため、簡単に導入できます。プルダウンやボタンなどが簡単に挿入できるような帳票作成の補助ツールもあるため、帳票作成に迷うことはないでしょう。共同編集や画像編集、集計や承認フローまで含めてこれ一つで完結できます。

自動車業界だけではなく、医薬品販売業や食品業界でも広く導入されており、簡単に電子帳票システムを導入したいならおすすめのサービスです。

DataDeliveryは、大量データ保存と高速検索に機能特化した電子帳票システムです。電子帳簿保存法を想定した長期保存可能のデータ高圧縮機能があるので、低スペックのサーバーでも長期保存できます。登録されたデータは改ざん不可能なため安心です。

高速検索が可能で1億件のファイルを検出できます。そして、検索したデータはCSVまたはZIPファイルでダウンロード可能です。

自動車業界だけではなく、アパレル業界や保険業界でも広く導入されており、大容量のデータを保存したいならおすすめのサービスです。

電帳.DX

電帳.DXは、バックオフィス全体の業務を効率化できる電子帳票システムです。電子帳票の保存、登録を最小の手順でできるため、導入が簡単です。電子取引を行った帳票の電子保存が簡単なだけでなく、手書き書類をスキャナで保存したPDFファイルの電子保存にも対応しています。

また、ブロードリーフ社が運営するシステムと連携しているため、帳票発行時に自動で電帳.DXに登録できます。

導入企業は自動車業界が中心ですが、新車・中古車販売や部品製造、自動車修理など、さまざまな業態の企業が導入しています。

自動車業界向け電子帳票システムで帳票管理を効率化しよう

電子帳票システムは帳票の管理を一元化できたり、Excelベースで帳票を電子化できたりするため、業務の効率化が期待できます。自動車業界で紙のデータを扱っていて、油や水で汚れて帳票が見えなくなる、情報共有が遅れるといった課題がある場合は改善できるためおすすめです。

それだけでなく、電子化することで印刷や郵送のコスト削減につながるメリットもあります。

自動車業界向け電子帳票システムを導入する際は、今まで使っていたExcelデータがそのまま使えるか、現場で利用できるかを確認し、自動車業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

また、自動車業界では電子帳票システムに関連して次のようなサービスも導入されています。ぜひあわせて検討してみてください。

• 自動車業界向けCRM
• 自動車業界向けチャットボット
• 自動車業界向け勤怠管理システム
• 自動車業界向けグループウェア
• 自動車業界向け会計ソフト
• 自動車業界向け在庫管理システム
• 自動車業界向け人事管理システム
• 自動車業界向け電子契約システム