議事録作成を効率化する方法7選！AIで自動作成できるツールも紹介

なぜ議事録作成が必要なのか

議事録作成を効率化させる方法の前に、そもそもなぜ議事録作成が必要なのか、その理由をお伝えします。

• 未参加の従業員に情報共有するため
• ネクストアクションを明確にするため
• 長時間の会議を振り返りやすくするため

未参加の従業員に情報共有するため

議事録とは、会議や打ち合わせで話した内容を紙やパソコン上に記録するものです。会議に参加した従業員は話した内容を覚えていますが、参加できなかった従業員は、議事録がなければ内容がわかりません。会議によっては重要な意思決定がされる場合もあります。

進捗のすり合わせや確認の手間を省くためにも、会議への参加、未参加にかかわらず、決定事項を全員に共有することが重要です。

ネクストアクションを明確にするため

会議では大小にかかわらず多くの意思決定がされ、会議で決めたことを「次回の会議」に持ち越すことも多いです。議事録には、次回の会議までに「誰が」「何を」しておくべきなのかも記録します。

ネクストアクションを記録することで、議事録を見るだけで全員が何をすべきか把握でき、次回の会議もスムーズに進められます。

長時間の会議を振り返やすくするため

会議によっては数時間の長丁場におよぶケースや、複雑なテーマを扱うケースもあるでしょう。議事録があることで、長時間や複雑なテーマの会議でも、内容を振り返りやすくなります。

誰が見ても理解しやすいよう要点をまとめることで、関係者全員に対してスムーズに内容を共有できます。

議事録作成に時間がかかってしまう理由

議事録によってスムーズな情報共有ができるものの、議事録の作成自体に時間がかかってしまうケースも少なくありません。なぜ議事録作成に時間がかかるのか、その理由として次のものがあげられます。

• 会議の進行にタイピングが追いつかない
• 要点をまとめるのが難しい
• 会議の目的や内容を理解できていない

会議の進行にタイピングが追いつかない

活発な会議では、参加者が次々と発言するためスピーディーに進むものの、会議の進行に対して議事録のタイピングが追いつかないケースがあります。活発な議論の中には、重要な発言が紛れていることも多いです。しかし、議事録の作成者は会議のスピードについていくのに必死になり、重要なポイントを逃していることも少なくありません。

オンタイムで会議が進む中で、「誰が何を発言したか」を記録するのは大変な作業といえます。そうした状況では、会話を録音して、後で聞き直して議事録を作成するのが一般的です。しかしながら、音声を聞き直したり、音声をもとに書き起こし作業をしたりするのも労力がかかります。

要点をまとめるのが難しい

議事録の主な役割は、会議で話した内容をスムーズに振り返ったり、未参加者に対して共有したりすることです。誰もが理解しやすい議事録を作るには、内容の要点をまとめ、決定事項やネクストアククションもわかりやすく記録しなければなりません。

しかし、長時間の会議や複雑なテーマを扱う会議では、要点をまとめるのも大変です。また、要点を正確に捉えるためには、会議の目的や背景、流れを把握しておく必要があります。

会議の目的や内容を理解できていない

誰もが理解しやすい議事録を作るためには、会議の目的や内容への理解が必要です。重要なポイントだけをかいつまんで記録する場合、全体の流れを理解したうえで記録しなければ、本来の意図やニュアンスと異なる形で伝わる可能性があります。

正しい内容を共有するためにも、そもそも何を目的とした会議なのか、どういった流れで発言されたのかなどの理解が必要です。

議事録作成を効率化する方法7選

議事録作成を効率化する方法として、次の7つがあります。

• アジェンダを読み込んでおく
• 会議中は「要点」と「決定事項」に焦点を当てる
• 5W1Hを意識する
• 記号を用いてテキストを省略する
• 複数人でリアルタイム編集する
• ドキュメントツールの校正機能でミスを検知する
• オンライン会議では録画機能を活用する

アジェンダを読み込んでおく

議事録作成を効率化するには事前準備が大切ですが、とくに「アジェンダ」は重要なポイントです。アジェンダとは会議の進行計画が書かれた表をいい、基本的にはアジェンダに基づいて会議が進められます。

アジェンダは会議前に作成されるため、あらかじめ読み込んでおくことで会議の流れを掴めます。会議全体の流れを予習しておけば、誰が何を発言するのかも予測できるでしょう。アジェンダを理解することで議事録の構成もイメージできます。

会議中は「要点」と「決定事項」に焦点を当てる

会議ではさまざまな発言が飛び交うため、作成者は「すべての発言」を意識しがちです。しかし、すべての発言を記録しようとすると重要なポイントを逃し、まとまりのない議事録ができてしまいます。

誰もが理解しやすい議事録を作るためには、「要点」や「決定事項」にアンテナを張り、そこだけを記録してみてください。ほかの発言は後で録音を聞いて付け足せば問題ありません。

また、会議で何かしらの意思決定がされた際は、「なぜその結論にたどり着いたのか」をメモしておくと、後で振り返りやすくなります。

5W1Hを意識する

議事録を効率よく作成するためには、5W1Hを意識しましょう。5W1Hとは、When（いつ）、Where（どこで）といった英単語の頭文字をとった用語です。

5W1H	意味	議事録作成における意味
When	いつ	会議をした日時
Where	どこで	会議を開催した場所
Who	誰が	会議の参加者
What	何を	会議のテーマ
Why	なぜ	会議の目的
How	どのように	会議の内容

このように5W1Hを意識することで、会議の全体像をイメージしながら議事録を作成できます。たとえば、ネクストアクションにおいて5W1Hが明確であれば、会議の振り返りをした際に、誰がいつまでに何すべきかすぐに把握可能です。

記号を用いてテキストを省略する

会議中にメモする際は、記号を用いるのがおすすめです。たとえば、決定事項を「◎」、質問を「？」といった形に簡略化することで、リアルタイムでの記録が容易になります。会議で頻繁に使われるフレーズや専門用語に記号を用いれば、タイピング時間の大幅な削減が可能です。後の編集作業も簡素化され、議事録の作成効率が大幅に高まるでしょう。

複数人でリアルタイム編集する

議事録を作る際は、一人ではなく複数人でリアルタイム編集するのがおすすめです。たとえば、クラウドで共同編集ができる文書作成ツール「Google ドキュメント」があげられます。複数の担当者がツールにログインすれば、リアルタイムで会議の議事録を作成可能です。

あらかじめ担当者の役割を明確にしておけば、誰が何を記録するのかがわかるため、議事録の作成スピードが上がります。

ドキュメントツールの校正機能でミスを検知する

Google ドキュメントやWordといったドキュメントツールには校正機能が備わっています。「校正」や「校閲」といったボタンをクリックすることで、文法のミスや誤字脱字の自動チェックが可能です。

入力ミスを自動検知してくれるため、議事録の品質アップが期待できます。会議終了後すぐに議事録を共有する必要がある場合、この機能は役立つでしょう。

ただし、確認作業をドキュメントツールの校正機能だけに頼るのはおすすめしません。自動チェックにも限界があるため、最終的には目視で確認するのが正確です。

オンライン会議では録画機能を活用する

オンライン会議が行われる場合は、ビデオ会議ツールの「録画機能」の活用がおすすめです。会議を録画することで、後から必要な部分を確認しながら議事録を作れます。何度も見返せるため、重要な発言の聞き逃しを防げたり、発言者の意図を正確に汲み取れたりといったメリットもあります。

議事録作成の効率化には「AIツール」がおすすめ

会議中のメモの取り方を意識したり、ドキュメントツールを活用したりと、議事録作成を効率化させる方法はさまざまです。しかし、手作業での効率化には限界があるのも事実といえます。

さらなる効率化を図りたい場合は、AIを搭載した議事録作成ツールがおすすめです。音声認識や自然言語処理技術を活用することで、会議の内容を自動でテキストにしてくれます。要約やタグ付け、キーワード抽出など多くの機能を利用可能です。AIツールを導入することで作成担当者の負担が軽減され、会議に集中できるでしょう。

AI搭載の議事録作成ツールができること

AI搭載の議事録作成ツールにできることの代表例として、次の3つがあげられます。

• 自動文字起こし
• 自動要約
• 自動翻訳

自動文字起こし

AI搭載の議事録作成ツールでは、自動文字起こし機能を利用できます。会議中の音声をリアルタイムでテキスト化する機能で、議事録の作成効率が飛躍的に高まります。

この技術は、音声認識技術の進化によって実現され、会議における会話のテンポが速かったり、内容が複雑だったりする場合でも、高精度でテキスト化が可能です。

発言者の声を識別できるAIもあり、誰が何を発言したかを自動的に記録できます。高度なAIが搭載された議事録作成ツールでは、句読点を自動挿入できたり、話し言葉を自然な文章に変換したりといった使い方も可能です。

自動要約

AI搭載の議事録作成ツールには、自動要約機能が搭載されています。会議中に発言された内容をAIが解析し、要点を簡潔にまとめられるのが特徴です。会議の振り返りを簡単にできるほか、関係者間での情報共有もスムーズに行えます。

自動翻訳

AI搭載の議事録作成ツールには、自動翻訳機能が搭載されているものも多いです。会議の音声をリアルタイムで複数の言語に翻訳でき、国際的なビジネスシーンでもスムーズなコミュニケーションが可能になります。

自動翻訳では、発言内容をすぐに翻訳して参加者に表示可能です。異なる言語を話す参加者間での情報のズレを防いだり、共通の理解を促進したりできます。多言語環境での会議を行うケースが多い場合は、とくに効果が高い機能といえるでしょう。

AI議事録自動作成ツールおすすめ10選

続いて、AIを搭載した議事録の自動作成ツールのおすすめを紹介します。

• 1時間の音声データをわずか5分^※で文字起こしできる
• テキストを音声データをシンクさせる機能も搭載している
• SlackやLINEとの連携によって議事録をシェア可能

Rimo Voiceは、Rimo合同会社が運営するAI文字起こしツールです。音声や動画に対応しており、1時間の音声データをわずか5分^※で文字起こしできます。会議で録音した音声データやイベントの動画ファイルなどをシステム上にアップロードするだけで、即座に文字起こしが可能です。日本語に特化した自然言語処理技術によって高い精度を実現しています。

なお、テキストと音声データをシンクさせる機能も搭載されているので、特定部分のテキストを何度でも聞き返せます。また、ChatGPTによる要約作成をはじめ、SlackやLINE、Messengerからのシェア機能も利用可能です。個人と法人それぞれに合わせたプランを用意しており、法人プランではユーザー数や動画の録画容量を無制限で利用できます。

※出典：Rimo「AI文字起こし | Rimo Voice」（2024年11月9日閲覧）

• 商談内容の文字起こしに強いAIツール
• 議事録にはフィードバックのコメントも追加できる
• AIによる「対話分析」の機能も搭載されている

ACES Meet（エーシーズミート）は、商談内容の文字起こしに強いAIツールです。商談やIP電話の文字起こしをはじめ要約、解析までを自動化することで営業の利益最大化を図ります。商談内容をチーム内ですぐに共有できるため「営業のブラックボックス化」を防げます。営業担当による属人的なセールスを防ぎ、営業品質の平準化が可能です。

AIによる文字起こしの内容には、フィードバックのためのコメントを残せるうえ、編集や追記も簡単にできます。また、AIによる「対話分析」も利用可能です。ビデオ会議ツールと連携させることで、AIアシスタントが会議参加者の「話し方」や「表情」「会話の割合」などを分析してくれます。

• 会議の録音やビデオ会議の動画をAIが自動でテキスト化
• クラウド型でありながらオフライン環境でも利用できる
• 英語や中国語、韓国語などへの文字起こしが可能

Texta（テキスタ）は、文字起こしから議事録作成、翻訳までに対応したAIツールです。録音した会議の音声ファイルや、ビデオ会議の動画ファイルなどの文字起こしを自動化し、AIが議事録まで作ってくれます。オフライン環境にも対応しているので、インターネットにつながらなくても利用可能です。

文字起こしや議事録のデータはすべてクラウドに保管されます。アカウントがあれば場所や時間を問わずログインでき、データをダウンロード可能です。複数人での議事録の編集や共有もできます。翻訳機能では、英語や中国語、韓国語といった言語への文字起こしが可能です。

• 会議や商談、セミナーなどの「音声」をテキスト化
• フォーマルな会議では98.86%^※の文字起こし精度を実現
• ログ取得や各種認証を受けているためセキュリティも強固

Nottaは、商談やセミナー、会議などあらゆる場面の「音声」をテキスト化し、自動で抽出と要約ができるAIツールです。精度が非常に高く、フォーマルな会議の文字起こしでは、98.86%^※の認識率を誇ります。インターフェースはシンプルで操作しやすいため、ITツールに慣れていない方でも直感的に使えます。

ログ（操作履歴）の取得をはじめ、ISO 27001（情報セキュリティの国際規格）やGDPR（EUが定める個人データ保護規則）の認証も受けているためセキュリティも強固です。同ツールでは、1アカウントのみ無料で使える「フリープラン」も提供しています。1回につき3分^※までの文字起こし、50個^※までのファイルインポート、AI要約などを利用可能です。

※出典：Notta「Notta: 自動文字起こしサービス」（2024年11月9日閲覧）

• 累計5,000社、38,000ユーザー以上^※の実績をもつ議事録サービス
• 会議中のメモを即座に入力できる高性能エディタ機能を搭載
• 誰がどの発言をしたか可視化される「自動話者分離機能」も搭載

スマート書記は、累計利用社数が5,000社、38,000ユーザー以上^※の利用実績があるクラウド型の議事録サービスです。AIによる文字起こし機能をはじめ、会議中のメモを即座に入力できるエディタ、資料や画像のスピーディーな貼り付けなど、議事録作成を効率化できる機能が充実しています。

決定事項やネクストアクションのToDoを一覧表示できるほか、見出しやテキストの色、太字などフレキシブルな書式設定が可能です。複数人でのドキュメントの共同編集にも対応しています。文字起こしは日本語と英語に対応しており、音声と動画の両方に対応可能です。誰がどの発言をしたかを見える化できる「自動話者分離機能」も搭載しています。

※出典：エピックベース「【公式】スマート書記 - 議事録をAIで自動化 | 14日間無料トライアル」（2024年11月9日閲覧）

• 「仕事終わりにもう議事録」をコンセプトとしたAI議事録サービス
• ビデオ会議ツールと連携させることでリアルタイムな文字起こしを実現
• 音声認識精度は99.8%^※を誇り、30言語^※の翻訳に対応している

AI GIJIROKUは、株式会社オルツが運営するAI搭載の議事録サービスです。「会議終わりにもう議事録」をコンセプトとしており、大規模言語処理モデル「LHTM-2」によって議事録のサマリーがすぐに作成されます。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetといったビデオ会議ツールとの連携も容易です。ビデオ会議やウェビナーの会話・発言をリアルタイムで文字に起こし、通話終了後すぐに議事録として自動保存されます。

スピーディーながらも音声認識精度は99.8%^※と非常に高いです。複数メンバーがいてもAIが話者を特定し、正確な議事録を作成します。30言語^※の翻訳に対応しているため、グローバル展開する企業にもおすすめです。

※出典：オルツ「AI GIJIROKU（AI 議事録） - 月額1500円で文字起こし 30カ国語を自動翻訳 | オルツ」（2024年11月9日閲覧）

• 社内会議やオンラインミーティングの議事録作成を効率化
• パソコンのマイク音声をAIがテキスト化、要約してくれる
• 重要な発言のブックマーク機能や議事録のメール共有機能も搭載

AI議事録取れる君は、 AIによる自動文字起こし機能と自動要約機能によって、社内会議やオンラインミーティングの議事録作成を効率化できるツールです。パソコンのマイクからの音声を自動でテキスト化、AIが解析し、見出しや箇条書き形式で議事録をまとめてくれます。作成した議事録はURLで容易に共有でき、アクセス制御も柔軟に設定できます。

ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetとの連携も可能です。オンラインミーティングにおける参加者の発言を記録してくれます。会議中の重要な発言をブックマークできる機能や、議事録をメールで共有する機能も利用可能です。

• 難しい設定なしでAIが議事録を自動作成、要約してくれる
• 参加者の感情を読み取る「感情認識エンジン」を搭載している
• スマートフォンやタブレットなどモバイル端末にも対応

ZMEETING（ジーミーティング）は、難しい設定なしで簡単に議事録を作成できるAIツールです。生成型AIが会議の音声を認識し、自動で議事録を作成、要約してくれます。「感情認識エンジン」と呼ばれる独自の機能を搭載しており、エンジンが参加者の感情を読み取ることで、会議の分析に役立てられます。

通信やデータの暗号化をはじめアクセスログ管理、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証などセキュリティも対策も万全です。議事録をクラウドに保存しない設定もできます。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどモバイル端末でも利用可能です。

• 「文字起こし」「録音」「画面キャプチャ」の3大機能
• 録音や録画データをアップロードするだけで自動文字起こしが可能
• 無料プランでは月間30時間^※まで文字起こしや録音機能を使える

toruno（トルノ）は、「文字起こし」「録音」「画面キャプチャ」の3つを主要機能とするクラウドサービスです。社内会議からオンラインミーティング、ハイブリッド会議まで幅広い会議形式に対応しています。録音や録画したデータは、システムにアップロードするだけで自動文字起こしが可能です。

通常の社内会議でも、マイクスピーカーを使えば8割以上^※の精度で音声を認識できます。個人と法人それぞれに向けたプランを提供しており、無料プランも利用可能です。法人向けでは月間30時間^※まで文字起こしや録音機能を利用可能です。

※出典：リコー「toruno | 会議を文字起こし・録音 - トルノ」（2024年11月9日閲覧）

OneMinutes

• 「多言語会議」に特化した議事録作成ツール
• 100以上^※の言語をリアルタイムで翻訳・文字起こし可能
• 「辞書機能」によって難しい専門用語も翻訳できる

OneMinutes（ワンミニッツ）は、quintet株式会社が運営する「多言語会議」に特化した議事録作成ツールです。AIを活用したリアルタイムでの議事録作成はもちろん、100以上^※の言語翻訳に対応しています。メンバーの発言内容はリアルタイムに自動翻訳・文字起こしされ、会議後すぐにAIが要約を作成します。ZoomやMicrosoft Teamsなどビデオ会議ツールとも連携可能です。

また、あらかじめ言葉を辞書に登録する「辞書機能」によって、難しい専門用語も翻訳できます。グローバル企業をはじめ海外企業との商談、海外出張などのシーンで活躍してくれるツールです。

※出典：quintet「One Minutes（ワンミニッツ） | 多言語会議の翻訳・議事録作成ツール」（2024年11月9日閲覧）

AI搭載の議事録作成ツールを選ぶポイント

AI搭載の議事録作成ツールを選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう。

• 文字起こしの精度
• 作成した議事録の共有や管理がしやすいか
• 自社のセキュリティ要件を満たすか

文字起こしの精度

AI搭載の議事録作成ツールでは、音声や動画から自動で文字起こし行うため、テキスト化の「精度」が重要です。90%以上の精度を誇るツールも多く、会議中の音声を正確にテキスト化できるほか、発言内容を漏れなく記録できます。

音声認識技術が進化した現在では、AIは発言者の声を識別し、専門用語や異なるアクセントにも対応できます。文字起こしの精度が高いツールを選択すれば、会議の内容を正確に記録できるほか、後からの確認や分析も容易です。ツール選定時には、実際の使用環境で精度を試したうえで、最適なツールを選ぶようにしましょう。

作成した議事録の共有や管理がしやすいか

AI搭載の議事録作成ツールを選ぶ際は、作成した議事録の共有や管理がしやすいかどうか確認しましょう。多くのツールには、議事録をクラウド上に保存し、リンクやメールで簡単に共有できる機能が搭載されています。

検索機能を利用すれば、過去の議事録をキーワードやトピックから探し出せるほか、タグ付けやフォルダ分けによる整理機能があれば、さらなる情報管理の効率化が可能です。

自社のセキュリティ要件を満たすか

AI搭載の議事録作成ツールを導入する際には、自社のセキュリティ要件を満たすかを必ず確認しましょう。会議内容には機密情報が含まれることが多いため、データの保護が非常に重要になります。

そのため、データの暗号化やアクセス制限、ユーザー認証などのセキュリティ機能を備えているかの確認が必要です。また、クラウド型ツールの場合、データセンターの所在地やデータ保護に関する法律・規制への準拠状況もチェックしておきましょう。

AIを活用して議事録作成を効率化しよう

会議の進行にタイピングが追いつかなかったり、要点をまとめるのに時間がかかったりと、担当者にとって議事録作成の負担は大きいです。少しでも負担を減らすためにも、あらかじめアジェンダを読み込んでおく、5W1Hを意識するといった方法が効果的といえます。

さらに議事録作成の効率化を図りたい場合は、AIが搭載された議事録作成ツールの導入がおすすめです。文字起こしや要約、外国語翻訳を自動で行ってくれるため、これまで議事録作成にかかっていた労力のほとんどを削減できます。

本記事を参考に、自社の目的や予算に合ったツールを比較検討し、議事録作成の効率化を図りましょう。

議事録作成ツールについては、次の記事でも詳しく紹介しています。