ビジネスチャットを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

ビジネスチャットとはオンラインでメッセージのやり取りができるツールで、リアルタイムのテキストコミュニケーションが可能です。任意のメンバーをグループ化してメッセージの交信ができ、文書ファイルや動画などの共有もできます。LINEを日常的に使っている人ならば、直感的に理解できるでしょう。

テキストによるメッセージが基本ですが、相手のメッセージに対してスタンプで承諾や感謝、驚きなどの反応ができます。

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からメッセージのやり取りができるので、出先でオフィス勤務の社員と情報交換をしたり、営業で必要な資料を共有してもらったりするのに便利です。

メッセージの送受信とファイル共有機能は、どのビジネスチャットでも基本的に利用可能で、さらにツールによってはタスク管理機能やビデオ通話機能なども実装されています。

ビジネスチャットが注目されている背景としては、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えている点が挙げられます。

もともと働き方改革の推進により、在宅勤務をはじめ、オフィス以外での勤務形態を採用する企業が増えていました。さらに近年の新型コロナウイルスの影響により、オフィス内の密状態を避けるため、テレワークが推奨されるようになったのは、記憶に新しいところです。

オフィス内でのやり取りをオンラインに移行する必要から、電話やメールに加えて、ビジネスチャットがメインのコミュニケーションツールとして採用されるに至りました。

IT企業を中心に、コロナ前からビジネスチャットを日常的に利用していた企業も多くありましたが、コロナをきっかけにビジネスチャットのニーズが急増しています。

特に、コミュニケーション不足に陥りがちなテレワークにおいて、ビジネスチャットはたんに情報交換の媒体ではなく、社内のコミュニケーションを活性化するツールとして、欠かせない存在として広く認知されています。

【スピーディーな情報の交換・共有が可能になる】

従来、ビジネスコミュニケーションの中心は電話やメールでしたが、チャットツールが主流になり始めたことで、よりスピーディーな情報共有が可能になりました。

ビジネスチャットは短いメッセージのやり取りが基本のため、余計な言葉を省いて要点だけを伝えるのに適しています。

また、インターネットに接続できる環境があれば、場所を選ばずチャットに参加できます。出先からでも緊急の要件を伝えられるので、電話やメール以上に汎用性の高いコミュニケーションツールといえるでしょう。

【社内で不足しがちなコミュニケーションを活性化できる】

気軽にメッセージの送受信ができるのも、ビジネスチャットのメリットです。電話やメールではわざわざ伝える必要のない事柄でも、チャット上ならば気軽にやり取りできる場面は珍しくありません。

テレワークやリモートワークを続けていると、どうしても疎外感や孤独感を感じてしまいがちですが、ビジネスチャットを通じて同僚と簡単な雑談を交わすことで、チームで仕事をしている感覚を取り戻せるでしょう。

当然、プライベートなメッセージのやり取りを続けるのは避けるべきですが、適度なコミュニケーションは集中力の継続や、生産性の向上にも寄与します。

【各種機能の活用で業務効率化を実現できる】

ビジネスチャットはメッセージの送受信に加えて、ファイル共有機能やビデオ通話機能などが実装されています。

文書や画像、動画ファイルなどをドラッグ＆ドロップでメッセージに添付したり、必要な相手とリアルタイムで音声・映像で通話したりできるので、業務効率を大幅に高められるのもメリットです。

また、プロジェクトのスケジュール管理や、グループメンバーのタスク共有ができるツールも少なくありません。使い方次第で、社員一人ひとりの業務効率化に加えて、チーム全体の生産性アップが期待できます。

さらに、CRMやSFAなど、営業やマーケティングに欠かせない情報管理システムと連携できるものもあります。

【情報が外部に漏れるリスクが付きまとう】

業務に関わる情報を頻繁にチャットでやり取りするため、参加人数が多くなるほど、情報漏えいのリスクが高まります。

ビジネスチャットは基本的に高いセキュリティ機能を持っていますが、内部不正にはうまく対応できないのに加えて、テレワーク中の社員が誤って情報を流出させてしまうリスクは常にあります。

また、メッセージのやり取りが多いと、肝心な情報が埋もれてしまい、重要なメッセージを見逃す社員が出てくる可能性もあるでしょう。

重要なメッセージのピン留め機能やタスク管理機能を活用するなど、情報を見逃さないための工夫が求められます。

【使い方の周知や教育に手間とコストがかかる】

チャットツールは基本的に、誰でも直感的に使える仕様ではあるものの、ITリテラシーが低めの社員は使いこなすのに時間がかかる可能性があります。

ツールの使用に慣れるまで、社内のIT管理者やチームリーダーなどが使い方を教える必要があるでしょう。教育なしでツールを使いこなせる社員もいれば、問題なく使えるまで時間を要する社員もいます。

全員がビジネスチャットを利用するのであれば、本格導入前にマニュアルを作成したり、サポート担当を設けたりするなどの準備が必要です。

【導入や運用にかかる費用はどれぐらいか？】

ビジネスチャットは他の管理ツールに比べて、かなりリーズナブルに導入・運用が可能です。

ただし、ツールによって料金が変わってくるので、導入コストに加えて月額料金はどれぐらいか確認し、もっともコストパフォーマンスの高いサービスを選びましょう。機能とコストのバランスを取ることが大事です。

【他のツールやサービスと連携が可能か？】

必要な機能が実装されているか確認するとともに、すでに社内に導入済みのツールやシステムと連携できるかもチェックしましょう。

SlackやChatworkなどの代表的なビジネスチャットをはじめ、近年はさまざまなツールが他のシステムとシームレスに連携が可能です。

うまく活用すれば、部門全体の業務効率化と生産性アップを実現できるでしょう。他のシステムの使い勝手も向上するはずです。

ビジネスチャットを導入する際には、利用上のルールを明確に定めておくことが重要です。

気軽にコミュニケーションを取れるのがチャットツールのメリットですが、業務に関係のない雑談ばかりになったり、チャットルームが乱雑に増えすぎたりするケースが珍しくありません。

社内で守るべきルールをしっかりと決めておき、誰もが使いやすい環境を整える必要があります。電話やメールとの使い分けや、上司とのチャット上での関わり方などを明文化しておきましょう。

また、いきなり全社的に導入するのではなく、テレワークに従事する社員が多いところをはじめ、まずは特定の部署・部門に試験的に導入することをおすすめします。

小規模からスタートして、運用ルールを整備しながら徐々に導入する領域を広めていくとよいでしょう。