NotePMの評判・口コミ

以前、社内でもキーパーソンと呼べる方が何の前触れも無くいきなり退職してしまい、その方が担当していたさまざまな業務の引き継ぎが全く行えずとても大変な思いをしたことがありました。 そんなことがあったので引き継ぎ情報を集約しておこうということになりNotePMが導入され、替えの利かない担当者に予め引き継ぎ情報をマニュアル化してアップロードしてもらうことで、急な退職があった場合にもNotePMを見ればスムーズに業務の引き継ぎができる準備を整えることができました。

この数年でゆっくりとですが事業を拡大することができ、喜びがある反面、社内では様々な問題が発生しました。その中でもオンボーディングコストの急増が大きく、初めての業務が増えたことでメンバーのオンボーディングに多大な労力が必要となり、コア業務の進捗に影響が出るまでになっていました。 NotePMを導入して、新たに増えた業務の手順、イレギュラーの対処法、また対処できない場合に連絡すべき担当をまとめて共有したことでオンボーディングコストを従来の約半分に減らすことができ、コア業務に影響が出ることがなくなりました。

【導入前の課題】 経理部門では、新入社員への業務引き継ぎに時間がかかり、効率化が課題でした。また、社内に散らばった情報を集めるのが難しく、業務に関する質問に迅速に対応できないこともありました。 【導入後の効果】 NotePM導入後、業務マニュアルやFAQを一元化し、いつでもどこでもアクセスできるようになりました。新入社員は、マニュアルを参考に自学自習できるようになり、教育担当者の負担が軽減されました。また、社内のナレッジが蓄積され、情報検索の効率が大幅に向上したことも個人的にも助かっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来使っていたファイルサーバーでは検索で一つのファイルを見つけるのに平均して3分から5分ほど掛かり、1日で検索する回数が大体20回以上あるので、検索だけで毎日2時間前後を費やしていました。 NotePMの導入以降は検索機能の向上により、大体1分以内で探しているファイルを呼び出すことができるようになり、検索にかける時間を1日あたり30分以内まで削減することができました。

★導入前の課題 自分の部門では、長年蓄積された専門知識が、一部のベテラン社員に属人化していました。新人が業務を習得する際に、その知識にアクセスするのが難しく、育成に時間がかかっていることが課題となっていました。 ★導入後の効果 NotePMを導入し、部門の専門知識を体系的にまとめることで、これらの課題を解決することができました。例えば、複雑な業務フローを図や表を用いて分かりやすく説明したり、過去のプロジェクトの成功事例や失敗事例を共有したりしています。新人は、これらの情報を参考にしながら、効率的に業務を習得できるようになっています。

新たなソフトウェアが導入された際など使い方に介して問い合わせが殺到しますが、はっきりいって同じような質問に同じような回答を繰り返すことになるので正直どうにかならないかなと考えていました。 そんな時にNotePMが導入され、社内で使うソフトウェアの使い方をマニュアル化して共有するようにしたところ、問い合わせ前にNotePMを見る流れが定着し、新たなソフトウェア導入時の問い合わせが激減したことで問い合わせ対応より生産性の高い作業を進める時間を作れました。

社内で取り扱っている機器など、システム開発の上で多くの種類を扱っているため、ドキュメントなどが多くなりがちです。 検索する時間などがかかっていましたが、ｎｏｔｅＰＭで素早く検索できるようになり、ストレスと検索時間が減りました。

情報共有にはクラウドメモ帳のような製品を使っていましたが、とにかく情報の整理がしづらく、ナレッジの蓄積がすすんでもそれを有効活用できていないような状態になってしまい、途中から情報共有をするツール自体がNotePMに変更されました。 NotePMはファイルを階層化して保存でき、関連性のあるファイルをツリー形式で並べられるので整理がしやすく、状況に応じて必要なファイルがパッと見つかるので蓄積される情報を無駄なく業務で活用できるようになりました。

せっかく資料を更新しても、見てくれる社員がすくなければ意味がありません。 NotePMにはリマインダー機能があり、まだ参照していない社員向けに通知できるため、確認の催促ができて便利です。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来のオンラインマニュアル作成はコーディングが必要だったので必然的にコーディングの知識がない人はマニュアルが作成できない状況でしたが、NotePMはノーコードでマニュアルを作れるので今まで見るだけだった人も必要に応じてマニュアルを作成できるようになった。

業務中に起きやすいアクシデントに関しての処理方法や個人での対応可否をマニュアルにして共有しておくことでアクシデントが起きたときに個人で対処できる場合が増えて周りの人を巻き込むことが減りました。また個人で対処できない場合にも、対処できないということがはっきりわかることで迅速に担当者に相談して善処してもらえるようになりました。

同種のツールは利用料金が高めのものが多く、自社の場合人数的にもあまり多くないためそういったツールを導入しようと思うとかなり割高感があったのですが、NotePMはその中でもダントツで安く、また投稿アカウントの数の3倍まで閲覧のみのアカウントを無料で発行できたので、当時想定した予算を大幅に下回る価格で導入できました。

【導入前の課題】 私たちの会社では、顧客対応に関する情報が各担当に偏りがあり、問い合わせ対応に時間がかかっていました。また、紙資料が多いため、情報検索に手間がかかっていました。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、顧客対応に関するノウハウを共有することで、新人社員でもスムーズに業務をこなせるようになり、顧客満足度が向上しました。また、紙資料の電子化により、情報検索の効率が大幅にアップし、業務効率化に繋がりました。特に、電話対応時に、NotePMに記載された情報や画像を参考にできるため、お客様への説明がスムーズになり、顧客からの評価も高まりました。

社内メンバー向けとしても有用だが、特に自身の作業内容を忘れないための備忘録として活用している。 今後の作業で悩むこともなくなり、引き継ぎ資料もコレを見てもらえればいいので楽。

ナレッジが分散され、メンテナンス性が落ちていたり、検索時の目的ファイルへの到達率が低く課題になっていました。 NotePMを導入後、ナレッジを集約でき、ルールの上で管理することで、これらの課題を見事解決することができました。

【導入前の課題】 弊社では、従来の文書管理システムが古く、検索性が低く、情報共有が円滑に行えないという課題を抱えていました。また、社内での情報共有が非効率で、同じ質問が何度も繰り返されるといった問題も発生しているのが課題でした。 【導入後の効果】 NotePMを導入後、これらの課題がブログ感覚で情報発信できるため、社員全員が気軽に情報にアクセスできるようになり、社内全体の知識共有が促進されました。また、社内質問箱を設置することで、質問に対する回答が迅速化され、業務効率が大幅に向上しています。

【導入前の課題】 以前は、紙の書類で情報共有を行っていたため、情報が散逸しやすく、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。また、情報漏洩のリスクも常にありました。 【導入後の効果】 NotePMを導入してからは、全ての情報をクラウド上で一元管理できるようになったため、情報検索が非常に効率化されました。また、ペーパーレス化により、収納スペースの削減にもつながっています。さらに、バージョン管理機能により、過去の情報も簡単に参照できるため、業務の引き継ぎもスムーズに行えるようになりました。

フリーランスなので複数の企業と契約していますが、その中で数社がNotePMを導入しており、私は外部人材として専用のアカウントを用意してもらっています。 NotePMを導入していない企業では、例えば自分だけで決裁できない案件は上司にエスカレーションして判断を仰がなければならず、私のようにフリーランスの外様としては契約先の上司の時間をとるということは中々の心理的負担になってしまいます。 しかしNotePMを導入している企業で、ある程度しっかり運用されていれば大抵の対処法をそこで見つけることができるので基本的に案件をエスカレーションする必要が無く余計な心理的負担を感じることがありません。 社内はもちろんでしょうが、自分のような社外の人材からしても「もしあったら非常に助かる」ツールであることは間違いありません。

社内では以前からナレッジの蓄積が推進されてきましたが、投稿することにプレッシャーを感じたり、投稿したとしても個人としてのプラスが無いことで、なかなかモチベーションが生まれず、結果的にはナレッジが蓄積されることなくツールそのものが忘れられてしまいました。 その点NotePMは投稿したマニュアルの中で人気ランキングや業務への貢献度を分析して発表できたり、マニュアルに対してコメントやリアクションで反応があることで投稿に対するモチベーションが生まれやすく、以前と比較して年間のナッレジ投稿数が300%以上増加しました。

これまで情報を共有するツールが画一化されておらず、チームやプロジェクトごとに異なるツールを使っていたことで、自分たちが管理している以外の情報を確認しようとすると担当者に複数回電話をかけなければならず、その度に面倒だなと思っていましたし、実際問題工数を増やす原因になっていました。 上層部の決定で社内の情報共有ツールがNotePMに画一化されてからは、各チームごとに公開する情報、公開しない情報を予め設定し、頻繁に要求される情報に関しては常に社内の誰もが確認できる状態を作ることで、確認作業が減り余剰とされていた工数を削減できました。

ひとつ前に利用していたナレッジ共有ツールは社内の人間のみ閲覧可能で、外部の人間に共有するような機能が無かったので、必要な時は上長に申請をしてナレッジ共有ツールからコピペ→ワードで改めてドキュメントを作成→メールで送付という一連の流れがあり、大変効率が悪いと感じていました。NotePMは外部共有機能が充実しており、外部の人間にアクセス権限を付与して限定的にNotePMに参加してもらったり、共有専用のリンクを発行してそのページのみを共有するという手段がとれることで情報の外部共有を大幅に効率化できました。

弊社では社内の書類を紙で作成、保管しており、原本となるデータは作成者のデバイス上でローカル保存してあったので、新たに印刷したい場合に作成者が不在だと進まないという状態でしたが、NotePMを使い始めてそれらのデータの保管場所を一つに集約できたことで作成者が不在でもスムーズに新たな書類を印刷できるようになりました。

従来は専門部署でそれぞれの情報が属部化されていたので社内で無駄な問い合わせが多く、長い目で見ると大きな工数のロスになっていましたが、NotePMを使い始めてからは属部化していた情報を視える化することができ、自分で必要な情報までたどり着けるようになったことで無駄な確認連絡を減らせました。

情報の分散化、属人化が問題になっていたが、情報共有の密度を上げることができ、分散化、属人化を防いだ情報共有ができてきつつあります。 また、意見をコメントすることで、コミュニケーションの活性化にもつながっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 電話での問い合わせをいただく際に、マニュアルを確認するために5分以上待たせてしまうことが多く、折り返し連絡になってしまうこともあり顧客から電話対応の質が悪いという苦情が入ることがありました。 NotePMを使い始めてからは電話対応しながらすぐに必要なマニュアルを参照できるので待ち時間を平均2分に短縮させることができ、折り返し連絡が必要となる案件も従来の80%削減できました。 顧客へのアンケートでも電話対応が素早いというお声をいただき導入効果を実感できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 フォルダツリーの階層機能をつかうことで検索性の向上を感じています。