NotePMの評判・口コミ

導入前の課題 エクセルなどのツールに顧客からの問い合わせとそれに対する方法をまとめていましたが、レスポンスが悪いですし、検索も複雑で使いにくい状態でした。部門の規模拡大に合わせて専用の情報管理・共有ツールが必須であるとの認識が広まっていました。 導入後の効果 検索に優れており、目的のドキュメントに簡単に辿り着けます。またナレッジの登録も簡単で使いやすいですね。 具体的な使用例としてはコールセンターへのよくある質問集や通話録音の振り返りなどをデータとして登録しています。

NotePMは、新入社員のオンボーディングプロセスを劇的に改善しました。包括的な研修資料に一元的にアクセスできることで、新入社員は会社のポリシー、手順、ベストプラクティスを迅速に習得することができます。これにより、新入社員研修に必要な時間とリソースを大幅に削減し、早期に戦力として活躍できるようになりました。

従来、ナレッジ共有はそれ専用の製品ではなく様々なファイルを保管してあるクラウドストレージを兼用して利用していたのですが、エディターが使いづらかったことでナレッジの投稿が増えず、また投稿があった場合にもテンプレート機能が無かったので書き手によって構成がばらついてしまい読み手がうまく理解できないといった課題がありました。 NotePMはエディターがシンプルで、文飾や画像、動画の埋め込みも簡単なので初心者でも無理なく投稿ができますし、テンプレート機能がありナレッジ投稿専用にテンプレートを指定できたことで書き手による構成のばらつきも改善できました。

導入前の課題 ベテランから若手社員へのノウハウ継承不足という課題に直面ていました。業界は特にトラブルが多く、人的ミスだけでなく、物件にミスがあればトラブルに巻き込まれる可能性もありリスクもある状態だった。 導入後の効果 NotePMで情報共有を促進させたことで、まず、総務部への問い合わせが減りました。社内の共通の情報がを1箇所にまとめて保管できる点が良かった点です。 また、Slackで抜け落ちたり重複して、同じような質問を何度も受け、そのたびに該当するURLを送っていましたが、それも改善されました。 なんといっても、新入社員に向けのオリエンについても、入社関連情報をまとめ、リンクを送ることができるので、工数削減にも繋がっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 それまで使っていた製品はナレッジの投稿方法、共有に問題はなかったものの、ナレッジを投稿しても閲覧がほとんどないという状況であまり機能していませんでした。NotePMは外部のチャットアプリと連携させて記事の更新時にチャットアプリ上に通知が飛ばせるので各社員の目にも付きやすく、以前使っていた製品に比べて記事の閲覧数が約3倍に増え、記事の確認漏れによるミスも減りました。

【導入前課題】 ・担当者による対面オリエンテーションに頼った非効率なオンボーディングプロセス ・情報共有の場が限定され、必要な情報を探すのに苦労する新入社員 ・長期間に及ぶオンボーディング期間による、生産性への影響 【導入後効果】 ・新入社員向けマニュアルをNotePMに作成し、いつでもどこでも必要な情報にアクセス可能に ・会社方針やFAQなど、オンボーディングに必要な情報を一元化 ・自主学習を促進し、オンボーディング期間の短縮と早期戦力化を実現

導入前 NotePMを導入する前は、当社の営業担当者との知識共有において、多くの課題に直面していました。情報へのアクセスが容易でないことが原因で、顧客からの問い合わせへの対応が遅れ、トレーニングコストが増加し、販売業績が阻害されていました。 導入後 まず、NotePM内に専用の「営業担当者」ノートブックを作成し、営業チームにゲストアクセス権を付与して、保存されたリソースを表示および利用できるようにしました。このアプローチにより、エージェントは機密性の高い会社データを侵害することなく、必要な情報にアクセスできるようになりました。さらに、NotePMの外部共有機能を活用することで、エージェントはプラットフォームから直接関連するドキュメントをクライアントとシームレスに共有できるようになりました。

人員の入れ替えが激しく、その度にオンボーディングのための様々なコストが掛かることが社内で改善すべき課題となっていました。NotePMを導入したことによって作業の基本的な情報や引き継ぎに関係する情報を常に一つの箇所にまとめておくことができるようになり、研修時にNotePMを利用することでオンボーディングにかかるコストを従来の60%まで削減することができました。

【背景】 NotePMは、社内問い合わせの増加、プロジェクト間のナレッジ共有不足、同じ内容のマニュアルの複数作成といった課題のため導入しました。 【効果】 導入後は、問い合わせ対応時間が半日かかっていたのが1日あたり約30分以下に削減され、プロジェクトを超えた全社ナレッジ共有も実現。Slackとの連携機能やAPI連携機能、テンプレート機能、社内ポータル機能、新入社員教育機能、個人ノート機能など、様々な機能を活用することで、業務効率を大幅に向上させています。

NotePMは、Slackとの連携機能も魅力です。Slackで投稿された内容を自動的にNotePMに登録することで、ナレッジの漏れを防ぎ、情報の一元管理を徹底しています。 さらに、NotePMの掲示板機能を活用して、運用ルールや社内お知らせをタイムリーに共有しています。表機能やGoogleドキュメント、スプレッドシート、ドライブコンテンツの埋め込み機能なども使いやすく、情報の見やすさと利便性を向上させています。

社内で一部の業務が完全に属人化しており、担当がいなくなると全く業務が進まなくなってしまう状況だったので、そういった業務の手順をチーム全体に周知しイレギュラーがあった場合にすぐ対応できるようにしておく必要がありました。 NotePMの導入で属人化していた業務の手順をマニュアル化し共有できたことで、必要があれば誰でもマニュアルを見ながら該当業務を処理することができるようになり、社員一人ひとりのイレギュラー対応力を向上することができました。

以前はマニュアル管理が属人化、属部化されていたことで、マニュアル自体は存在するものの必要な時にどこに保管されているかわからず、作業を進められないことで仕事に遅れが出る場合が多く、マニュアル管理の場所をまとめる目的でNotePMが導入されました。 導入後は存在するマニュアル全てを電子化してNotePMにまとめてアップしたことで、常にどのマニュアルがどこにあるか把握できている状態となり、保管場所がわからないことによる作業ストップ、仕事の遅延が無くなりました。

もともとWordで作成していたマニュアルがありましたが、大量なので移行作業が大変かと思っていましたが、インポート機能により、すぐに取り込めることが出来ました。

●課題 以前のシステムは、応答速度が遅く、エラーが頻繁に発生したため、従業員はイライラし、重要な文書を効率的に管理したりアクセスしたりすることが困難な状態にありました。 ●効果 NotePMの導入により、文書管理の実践が大きく変わり、効率化とコラボレーションができるようになりました。システムの驚異的な速度により、かつてワークフローを妨げていた遅延が解消され、従業員は重要な情報に迅速にアクセスして共有できるようになっています。

導入前の課題 ・大学外部の関係者との情報連携がスムーズにできていない ・プロジェクトの情報整理ができていない 導入後の効果 ・プロジェクトや所属メンバーに関する情報が見える化された ・企業間で横の繋がりができた ・メンバーが情報を整理・蓄積するようになった

新たに参加したメンバーへの研修にかかるコスト、リソースが予想より膨らんでしまうことが多く、そこで生まれた「研修の回数を減らしたいが覚えることはしっかり覚えて欲しい」という要望に応えてくれたのがNotePMでした。 対面で行っていた研修の一部を、画像と動画をふんだんに盛り込みNotePM上でマニュアル化できたことで、実際に対面研修を行う回数が従来の半分ほどになり、研修担当に回っていたメンバーのリソース確保、また研修の準備にかかる細かな雑費を削減することができました。

分散された資料を簡単に一元管理でき、フォルダやタグ付けによりファイルの種類を分類できるので、管理が楽になりました。 誰でもファイルが更新でき、貢献度を可視化できる面白い機能もあるため、社員各々がやる気を出してドキュメント最適化を目指し、実行できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入前に利用していたクラウドストレージはファイルを保存するときに親フォルダ、子フォルダ、孫フォルダの3階層までしか設定ができなかったので、それ以降の階層は新たに別の親フォルダから作らねばならず、そうなると後で探すときに時間がかかる、特にオンライン会議中に必要なファイルが見つからない時など非常に面倒だったのですが、NotePMは孫フォルダ以降も続けて階層を付けられる(階層の制限がない)ことで、さまざまな関連ファイルを一つのフォルダにまとめることができ、表示がツリー形式なので会議中で急に必要になったファイルも瞬時に見つけられるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 数年前から社内ではナレッジの蓄積を進める方針ができていましたが、従来利用していた製品はドキュメントの作成方法がやや複雑だったことで中々ナレッジの投稿が増えず、ランニングコストに対してあまり導入効果を感じることができなかったことが理由で解約という流れになりました。 その後新たにナレッジを蓄積するツールとして選ばれたのがNotePMだったのですが、その前の製品に比べてドキュメントを作る方法が非常にシンプルで、内容の厚さにもよりけりですが個人的には平均して30分以内でドキュメントを作成、投稿できることでナレッジを投稿しようという気が起きやすく、導入2か月目でナレッジの投稿数が前製品の約3倍にまで増加しました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの投稿増加でオンラインマニュアルとして内容が充実したことで、業務全体で細かなアクシデントが減り以前よりもスムーズに仕事が進むようになりました。

以前は口頭での指導が中心だったため、理解度に個人差が生じ、指導側にも負担が大きかったという課題がありました。NotePM導入後は、詳細なマニュアルを作成することで、個々の疑問点のみを質問できるようになり、指導側の負担軽減と理解度の向上を実現しました。また、マニュアルへの質問内容を反映させることで、よりわかりやすいマニュアルへと進化し続けています。 さらに、人事評価制度との連携させることで、NotePMで一日の行動・成果を記入することで、誰が何をどこで行っているのかを把握しやすくなり、より公平性のある人事評価が可能となりました。

社内での情報共有にはチャットツールを利用していたのですが、チャットの履歴は一定期間が経つと自動で消去されてしまうため、後から共有された情報が必要になった時に既に消えてしまっているということが多々あり、共有した情報が消えず、なおかつ検索性の高い情報共有ツールということでNotePMが選出されました。 チャットツールのほうでは会話のみと定めてそのほかの情報、データ共有をNotePMにまとめたことで、必要に応じて該当データをすぐ呼び出すことができるようになり、また一定期間で消去されてしまうようなこともないので半永久的に情報を蓄積できるようになりました。

社内のマニュアルはもともと紙で印刷したものを使っていましたが、業務が増えたり新たなソフトが導入されるにつれて紙マニュアルの量が増えてしまい、結果として管理に手間がかかるだけでなくオフィス内で場所をとる、見たい箇所を見つけるのが大変といった状況に陥っていました。NotePMはマニュアルをpdf形式で保存できるので紙のようにかさばりませんし検索窓から見たい情報にすぐたどり着くことができます。また、クラウドサービスなので複数人で同時にアクセスして一つのマニュアルを見れるようになりました。

■NotePMを導入する前は、顧客サポート部門の課題 ・属人化によるナレッジの偏在 ・情報検索の非効率性 ・長時間化する問い合わせ対応 ・顧客満足度の低下 ■NotePMを導入することで、これらの課題を克服できました ・問い合わせ対応時間の50%削減 ・応答率の10%向上 ・顧客満足度の向上 ・顧客サポート担当者のストレス軽減

NotePMを導入することで、長年の課題だったマニュアルの属人化を解消しました。これまでは、必要なマニュアルを探すのに時間がかかっていましたが、NotePMなら検索機能ですぐに見つけ出すことができます。 また、NotePMにマニュアルを蓄積することで、問い合わせ対応もスピーディーになりました。顧客からの質問にすぐに回答できるため、顧客満足度も向上しています。 将来的には、よくある質問集をNotePMで公開し、顧客によるセルフサービス化も検討しています。

主に社内のマニュアルを作成するために利用していますが、投稿した画像に対して簡単に文字や記号の挿入、色合いなどを変更できるため、アップロードまでの手間が減りました。 履歴も管理できるため、戻すことも簡単なので、とても楽になりました。