NotePMの評判・口コミ

以前はマニュアル管理が属人化、属部化されていたことで、マニュアル自体は存在するものの必要な時にどこに保管されているかわからず、作業を進められないことで仕事に遅れが出る場合が多く、マニュアル管理の場所をまとめる目的でNotePMが導入されました。 導入後は存在するマニュアル全てを電子化してNotePMにまとめてアップしたことで、常にどのマニュアルがどこにあるか把握できている状態となり、保管場所がわからないことによる作業ストップ、仕事の遅延が無くなりました。

●課題 以前のシステムは、応答速度が遅く、エラーが頻繁に発生したため、従業員はイライラし、重要な文書を効率的に管理したりアクセスしたりすることが困難な状態にありました。 ●効果 NotePMの導入により、文書管理の実践が大きく変わり、効率化とコラボレーションができるようになりました。システムの驚異的な速度により、かつてワークフローを妨げていた遅延が解消され、従業員は重要な情報に迅速にアクセスして共有できるようになっています。

新たに参加したメンバーへの研修にかかるコスト、リソースが予想より膨らんでしまうことが多く、そこで生まれた「研修の回数を減らしたいが覚えることはしっかり覚えて欲しい」という要望に応えてくれたのがNotePMでした。 対面で行っていた研修の一部を、画像と動画をふんだんに盛り込みNotePM上でマニュアル化できたことで、実際に対面研修を行う回数が従来の半分ほどになり、研修担当に回っていたメンバーのリソース確保、また研修の準備にかかる細かな雑費を削減することができました。

分散された資料を簡単に一元管理でき、フォルダやタグ付けによりファイルの種類を分類できるので、管理が楽になりました。 誰でもファイルが更新でき、貢献度を可視化できる面白い機能もあるため、社員各々がやる気を出してドキュメント最適化を目指し、実行できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入前に利用していたクラウドストレージはファイルを保存するときに親フォルダ、子フォルダ、孫フォルダの3階層までしか設定ができなかったので、それ以降の階層は新たに別の親フォルダから作らねばならず、そうなると後で探すときに時間がかかる、特にオンライン会議中に必要なファイルが見つからない時など非常に面倒だったのですが、NotePMは孫フォルダ以降も続けて階層を付けられる(階層の制限がない)ことで、さまざまな関連ファイルを一つのフォルダにまとめることができ、表示がツリー形式なので会議中で急に必要になったファイルも瞬時に見つけられるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 数年前から社内ではナレッジの蓄積を進める方針ができていましたが、従来利用していた製品はドキュメントの作成方法がやや複雑だったことで中々ナレッジの投稿が増えず、ランニングコストに対してあまり導入効果を感じることができなかったことが理由で解約という流れになりました。 その後新たにナレッジを蓄積するツールとして選ばれたのがNotePMだったのですが、その前の製品に比べてドキュメントを作る方法が非常にシンプルで、内容の厚さにもよりけりですが個人的には平均して30分以内でドキュメントを作成、投稿できることでナレッジを投稿しようという気が起きやすく、導入2か月目でナレッジの投稿数が前製品の約3倍にまで増加しました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの投稿増加でオンラインマニュアルとして内容が充実したことで、業務全体で細かなアクシデントが減り以前よりもスムーズに仕事が進むようになりました。

以前は口頭での指導が中心だったため、理解度に個人差が生じ、指導側にも負担が大きかったという課題がありました。NotePM導入後は、詳細なマニュアルを作成することで、個々の疑問点のみを質問できるようになり、指導側の負担軽減と理解度の向上を実現しました。また、マニュアルへの質問内容を反映させることで、よりわかりやすいマニュアルへと進化し続けています。 さらに、人事評価制度との連携させることで、NotePMで一日の行動・成果を記入することで、誰が何をどこで行っているのかを把握しやすくなり、より公平性のある人事評価が可能となりました。

社内のマニュアルはもともと紙で印刷したものを使っていましたが、業務が増えたり新たなソフトが導入されるにつれて紙マニュアルの量が増えてしまい、結果として管理に手間がかかるだけでなくオフィス内で場所をとる、見たい箇所を見つけるのが大変といった状況に陥っていました。NotePMはマニュアルをpdf形式で保存できるので紙のようにかさばりませんし検索窓から見たい情報にすぐたどり着くことができます。また、クラウドサービスなので複数人で同時にアクセスして一つのマニュアルを見れるようになりました。

■NotePMを導入する前は、顧客サポート部門の課題 ・属人化によるナレッジの偏在 ・情報検索の非効率性 ・長時間化する問い合わせ対応 ・顧客満足度の低下 ■NotePMを導入することで、これらの課題を克服できました ・問い合わせ対応時間の50%削減 ・応答率の10%向上 ・顧客満足度の向上 ・顧客サポート担当者のストレス軽減

NotePMを導入することで、長年の課題だったマニュアルの属人化を解消しました。これまでは、必要なマニュアルを探すのに時間がかかっていましたが、NotePMなら検索機能ですぐに見つけ出すことができます。 また、NotePMにマニュアルを蓄積することで、問い合わせ対応もスピーディーになりました。顧客からの質問にすぐに回答できるため、顧客満足度も向上しています。 将来的には、よくある質問集をNotePMで公開し、顧客によるセルフサービス化も検討しています。

主に社内のマニュアルを作成するために利用していますが、投稿した画像に対して簡単に文字や記号の挿入、色合いなどを変更できるため、アップロードまでの手間が減りました。 履歴も管理できるため、戻すことも簡単なので、とても楽になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePM導入前は個人のナレッジを共有する場所が無かったのでさまざまなナレッジが属人化しており、社内全体で有効活用できていないことが改善すべき点として挙がっていました。 導入後は各メンバーで投稿作業を割り振り、属人化していたナレッジをノートにして共有したことで社内全体で有効活用できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの共有が進んだことで社員が各自で問題を解決できるようになり、さまざまな案件への対応力アップ、そして社内問い合わせの工数削減が見られました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 2020年頃からリモートワークが浸透し始め、職場では私を含め約半数のスタッフがリモートワークとなりました。そこで問題となったのが、作業マニュアルや社内外の連絡先がローカルサーバーに保存されていたことによりリモートワーク環境下ではアクセスすることができないということで、それがきっかけとなりNotePMが導入されました。 NotePMはセキュリティ対策が万全なので社外秘扱いのマニュアルや連絡先を安心してアップロードできて、リモートワークをしている人にも職場にいる人と同じようにタイムラグ無しで情報を共有できるようになりました。

以前使っていた社内ポータルツールは利用する全てのユーザーが課金対象となっていたため、ツールをあまり活用していない者の分も利用料金が発生してコスパの悪さが目立っていました。 新たに使い始めたNotePMは投稿権を持つユーザーだけが課金対象となり、閲覧のみ利用するユーザーの分は利用料金が発生しないためコスパが良好で、前製品からの乗り換えた事でコストを従来の3分の1に削減できました。

以前は各部署で独自のツールを使ってナレッジを蓄積していたがファイルに統一性がない上、検索力が弱く、情報共有に隔たりがあり、リモートワークになりさらにナレッジの属人化は課題になっていた。部署によりプロジェクト内の社員しか検索できないことも問題だった。 導入後、全社員に権限がナレッジ共有がスムーズになった。コピペの簡単な操作は初めての社員でもスムーズに、さらに統一ファイルは見やすい、読みやすい。引き継ぎも楽になった。タイムライン機能は気軽に使えて今は全社員のベースになっています。リモートワークになりさらに役立っている。

業務の引き継ぎの際に、すでに退職後であったり体調の理由で長期休暇中などイレギュラーで担当者不在になると属人化されていたTipを後任に引き継ぐ事ができず、その後の業務に支障を来すケースが多くなり、改善が必要だったところでNotePMが導入されました。 NotePMの導入後は、各業務の担当者に投稿権限を与えそれぞれのTipをNotePMへ投稿するルールを作ったことで、後々担当者不在という状況になってもスムーズに引き継ぎが行えるようになり、業務に支障が出ることがなくなりました。

発信した情報に対し、コメントやアクションが可能なので、見てくれているという実感がわきます。 そうすることで、精度の高い情報を提供したり、間違いを早期に発見して修正することができます。 また、誰でも確認できるため、社員全員で認識をあわせることができました。

【導入前の課題】 以前は、Googleサイトで社内情報を管理していました。しかし、情報量が増えるにつれて、検索性が悪くなり、必要な情報を見つけるのに時間がかかるようになっていました。また、マニュアル作成ツールも統一されておらず、人によってGoogleドキュメントやGoogleスライドを使い分けるなど、非効率な状況でした。 【導入後の効果】 ・NotePMを導入することで、以下の効果を実感しています。 ・情報検索の高速化: 強力な検索機能により、必要な情報にすぐにアクセスできるようになりました。 ・情報の一元管理: マニュアル、社内資料、業界用語集などを一元管理できるため、情報を探す手間が省けました。 ・情報共有の活性化: 部署やプロジェクトごとに情報を共有できるため、情報格差が解消されました。 ・業務効率の向上: 情報へのアクセスが容易になったことで、業務効率が大幅に向上しました。

もともと利用していたツールは、ドキュメントの作りやすさは優れていたものの、ドキュメントが増えてくると整理しずらく検索や更新に時間が掛かるというデメリットがありました。 NotePMは検索性能が優れていること、さらにフォルダの階層設定に制限がないことでドキュメントの管理、検索がとても容易になり、業務を削減できました。

具体的にはNotePMは、技術部門と製品部門にとってなくてはならないツールとなり、シームレスなコラボレーションと知識共有に役立てています。NotePMを導入して、技術マニュアル、顧客設定の詳細、サポートケース履歴を集中的に保存できるリポジトリを作成しました。この集中型アプローチにより、情報が散在する必要がなくなり、チームメンバーは常に最も正確で最新の情報にアクセスできるようになりました。

【導入前の課題】 散らばったドキュメントが見つからない。ファイル様式がバラバラで見づらい。 情報共有の場がない。 【効果】 ページ作成が簡単な上、フォントを統一できとても見やすくなった上、キーワード検索や絞り込みができる優れた検索力で作業効率が格段と上がった。ファイルの文面まで検索できるのがいい。 また見やすい画面でシンプルな操作は社内でも浸透が早かった。 業務の属人化も解消された。

社内でしばらく顧客対応マニュアルの更新が無く、さらに更新できる担当も少数に限られていたことで内容が充実しておらず顧客対応で必要なときにマニュアルが機能しないという早急に解決すべき課題がありました。 NotePMをマニュアル共有ツールとして使い始めて3年ほどですが、マニュアルを投稿できる人数が増え、さらに顧客対応で新しいケースをその都度マニュアル化するようになったことで自社独自の充実した顧客対応マニュアルを構築でき、顧客対応中に発生するトラブルの9割はNotePMでマニュアルを見て解決できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 業務拡大により新入社員が増えたことで教育担当の手が足りず、オンボーディングの進みが当初のプランより遅れているという課題をNotePMの導入で解決できた。 具体的には、よくある質問のQ&A化と研修内容のマニュアル化による対応業務の削減。さらに教育担当の教え方の違いによる作業ムラの改善、均一化が実現した。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 社内で情報共有する場所がNotePMに決まったことで情報が散らばることが無くなり、無駄な確認連絡や検索にかける時間を短縮できた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 業務の日報提出はSlackで行っていましたが、他の会話が増えると送られてきた日報が流れてしまうという課題がありました。 現在はNotePMとSlackを連携させており、NotePM上で日報が更新され、それをSlackの通知上で確認するという流れになっていて、日報をNotePM上で作成、蓄積することで、チャットの会話で日報が流れてしまう問題を解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 議事録の作成ができますが、議事録に会議で使われた資料やファイルを添付して格納できるのは効率的だと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来、顧客からの問い合わせやクレームがあった場合に確認する対応マニュアルは、無料の多目的ストレージのようなツールを利用して管理していたのですが、参照したいマニュアルがすぐに呼び出せない、また更新時に何故かファイルが重複することがあり情報が交錯して結果として顧客を長時間待たせてしまったり、自分で対応できず上長に対応をお願いすることが多くなっていました。 そこで導入されたNotePMはまず検索性能が高く、断片的な情報からでもその時必要なマニュアルに辿り着けるので顧客の待ち時間を減らすことができ、マニュアルが見つからないことが原因で上長へ対応をお願いすることもなくなりました。また、既存のデータを更新した際にマニュアルが重複するようなエラーも無く安心して利用できています。