NotePMの評判・口コミ

①導入前の「課題」 ・以前使用していたものとは大きく違っている（UIなども含めて）ため、使用するには少し時間がかかった ②導入後の「効果」 ・業務引継ぎがかなり容易に行うことが出来ます

【導入前の課題】 ・現行利用していた他サービスの契約終了 ・各部門で業務マニュアルがExcelファイルやWordファイルで煩雑に管理されており、属人化や引き継ぎ漏れなどが発生 ・対象の質問に対するFAQがどこに掲載されているのか分からない 【導入後の効果】 ・全社員が同じ場所・同じ形式で作成できるようになった ・検索機能で横断的にFAQを見つけられるようになり、業務効率化や問い合わせ対応減に繋がった 【サービスを利用していて実感しているメリット】 テンプレート機能をつかうことで作りやすさを実感している。 画像アップロード機能をつかうことでマニュアルの見やすさを改善ができた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社はTeamsでマニュアルやナレッジを蓄積しており、検索しても出てこないことが多く不便だった。 マニュアルを作成しても、誰が見ているかわからず、活用されているかが不透明だった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 検索機能が強いことで、記事の中のワードを一つでも覚えていれば簡単に探せるため、マニュアルが見つからず、結局解決策などを調べなおす…ということがなくなり効率が上がりました。 また、誰が見た・何人が見た・コメントなどのリアクション機能があることで、どれくらい活用されているかが目に見えてわかるようになったので、どのマニュアルに需要があるかを判別できる。

【課題】 社内ナレッジをファイルサーバーやTeamsで共有していたが、検索性が低く情報が埋もれがちだった。また、属人的な管理により業務引き継ぎが非効率で、ナレッジツール導入もコスト面で難しかった。 【効果】 NotePM導入により検索精度が向上し、タグやフォルダで目的情報へ迅速にアクセス可能に。直感的な編集機能により情報発信の心理的ハードルが下がり、マニュアル整備や引き継ぎも効率化された。

■課題 前提として、クライアントから業務委託を受けてコールセンターの運用をしている仕事となります。 ①ナレッジの承認フローが煩雑 元はPPTをPDF化したものを展開しナレッジを展開していました。 編集をするたび、PPTを別途コミュニケーションツールで連携し編集されたものを受け取りPDFにする…という形で非常に工数を抱えていました ②既読状況が把握できない PDFを閲覧させていたため、各ナレッジの既読状況が不明でした。 特に導入前が立ち上げで変更が多く、現場にオペレーションの変更がいきわたらないことにも課題がありました。 ③閲覧範囲の調整ができない ■導入後 ①NotePMでクライアント様と共同で管理できるようになり、ステータス一つで管理ができツールも1つで解決することができるようになりました。 ②各記事に既読状況が閲覧できるようになっているため、浸透度が見えるかできました。 ③ユーザーやフォルダ毎にグループ化や共有先を設定できるため、適切な人に適切なナレッジを見せることができるようになりました。

①一度公開した情報（ファイル）の更新頻度が高いので、複数似たような名前のファイルが保存されていた。探す側からすれば、どれが最新の情報か、どの資料を開けばよいかなどが分からない状態だった。 ②検索機能が充実しているので、ノートを絞る、キーワードを複数入力、期間を絞るなどで求める情報にたどり着きやすくなった。 全体で投稿ルールを設けることで、検索機能以外にもノートへの直接アクセスからも簡単に情報を探すことができた。 ファイルの添付だけでなくテキストで入力できるので、この資料はどうやって使うのか記載したり、見てほしい順番に資料を添付することができるようになった。

①導入前の課題： ・ノウハウが属人化し、担当者が不在になると業務が止まる ・新人教育で同じ質問が繰り返され、育成効率が悪い ・情報共有がメールやチャットで流れてしまい、蓄積されない ②導入後の効果： ・業務マニュアルやQ&AをNotePMにまとめ、誰でもアクセスできる状態に ・新人の自習・復習が進み、OJTの工数が大幅に削減 ・キーワード検索で過去のナレッジを即時に見つけられるようになり、業務スピードが向上 ・各部署の資料が横断的に閲覧できるようになり、社内連携も強化

導入前は、Teamsやファイルサーバーなどでナレッジを共有していましたが 情報がすぐに埋もれてしまい、ほとんど蓄積されてきませんでした。 また、ナレッジを作成するのも手間がかかり、それでいて活用状況が見えないため滞っている状態になりがちでした。 導入後は、慣れるまでに少し時間が必要でしたが ナレッジとして蓄積されていることを実感でき、また情報の共有場所としての共通認識ができました。

【導入前の課題】 ・トラブル対応時のフローが属人化し、担当者不在時に解決までに2日以上要するケースが多発。 【導入後の効果】 ・全手順をNotePMで標準化し、QRコード付きチェックリストを現場に配布。平均解決時間が8時間→2時間に短縮。 ・「イレギュラー事例DB」を部門横断で構築し、過去の対応事例をAIが類似度順に提示する仕組みを導入。 ・記事の「いいね」数に応じた表彰制度を開始したところ、メンバー自発的なナレッジ投稿が増加しました。

【導入前】 ファイルサーバーにフォルダやファイルが乱雑に保存され、何がどこにあるか分からない、作業は属人化されている等の無法状態 【導入後】 各自で業務のマニュアルを手軽に作成できるようになり、それを一元管理することで配置転換時にもスムーズな引継ぎが可能に。また、タイムラインやコメント機能もあるので、誰が何をしたのかが明確になった。

営業資料や社内プレゼンで過去の実績を紹介する際、関連するパワーポイント資料を探すのに時間がかかっていた状況で、notePM上に実績紹介用のパワーポイント資料が整理され、年代別に分類されていたため、特定の期間の資料を絞り込みやすかった。 資料の内容を覚えていなくても、キーワード検索を使うことで、目的のパワーポイントファイルや関連ドキュメントを瞬時に見つけることができた。

【導入前の課題】 ・ファイルをアップロードするのに時間が掛かる。 ・検索が悪く、目的の記事にたどり着けない場合もあった。 ・サービス自体の動作が重かった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 上記の課題全て解決出来て、情報登録・検索する時間を2/3くらいに減らせたと思う。

【導入前の課題】 非エンジニアとエンジニアとで、ドキュメントの保管場所が異なる。 別の場所にあるドキュメントに対して、随時権限を付与して共有するのが手間で、またドキュメントのフォーマットもそれぞれ異なるため、見にくかった。 【導入後の効果】 全社員共通でNotePMでのドキュメント管理を行うようになり、共有の手間が減った。またノート（フォルダのような概念）ごとに閲覧・編集権限を設定できるため、プライベートなものも安心して配置することができて良い。 ドキュメントのフォーマット面でも全社で統一され、またNotePMでは文字に色を付けたりメッセージボックスのような表現も可能で、きれいなデザインの記事を書くことが出来るため、全体的にドキュメントが見やすくなった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 暗黙知が多く課員同士で共有できていないことが多々あった。 個々人が自分の仕事に合わせたタイミングでページを作成することで情報共有が容易になった 【サービスを利用していて実感しているメリット】 テンプレート機能を使うことで入力時にバラバラな形式になることがなく情報修正する手間を減らせている。

導入前の課題 インシデントや課題は、日々の日報に書いていましたが、ナレッジとしての収集には繋がりにくい状態でした。 導入後 日報の一部をnotePMに書き込むことで、今後も活用していける情報資産になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入前は、マニュアル皆無、社内規定もどこに保存してあるかわからない、契約書は各担当の机に山積みという状況であったが、一つ一つを電子化文書化し、ここを探せばあるかもという場にもまで持ってくることができた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 PCさえあれば、アクセスできることから、遠隔でも内容確認が可能。

紙媒体で扱っていた様々なやり取り社内報などにNotePMを用いるようになり、確認漏れ、個人単位での周知漏れといった問題が発生しにくくなり、業務の円滑化に貢献した。 また、情報を一元管理できたことで都度の情報検索の工数が減り業務の速度化にも繋がった。

導入前の課題はリモートワークに伴い部署間の連携をスムーズにする、人により異なる引き継ぎに統一したマニュアルを作成したい、であった。ナレッジ蓄積の場の必要性もあった。導入し、今まで口頭で行っていた伝達事項も全て投稿することにより皆が周知し履歴も残ることからナレッジの蓄積へとつながっている。画像編集や動画埋め込みがあり視覚的に理解しやすいマニュアル作成ができる。Google mapの埋め込みもできる。また社外共有もURL発行で可能なので議事録にも使用可能。検索ツールとしては更に優秀。見つからないはない。管理面、ファイル、ページ、個人リポートを集計でき分析が容易。グループ単位で通知ができ非常に便利。

自分は導入時はプロジェクトにおらず、新入社員の教育システムや、プロジェクトのノウハウの共有として利用しただけなので、導入時のことは分かりません。

導入前は他ツールを使用していたが使用勝手が悪くいまいち浸透していなかった。ナレッジ共有の場の必要性を引き継ぎ時に痛感し、再検討、導入に至る。導入にあたりテンプレートを使用し統一性を図り視覚的に見やすいようにした。画像編集機能が内蔵されていたので画像編集も容易な上、同時編集もでき上書きで消されることもなくなった。また階層構造なので整理が格段と楽になり検索も非常にしやすくなった。自社は作成にテンプレートを採用したので後はそれに沿うだけで容易に作成でき投稿数が上がった。更にLINE WORKS との連携で更新時に通知があるので周知が行き届くようになった。コメント機能もあるので参加型のナレッジ共有ツールとなった。わからないことがあればノートを開いて下さいでスムーズな業務になった。

①マニュアルを統一しておらず、個人個人で解釈し、業務を行っていました。 ②導入後はマニュアルを共有し統一性がでて、わからないことも調べればだいたいわかるようになりました。

リモートで業務に参加してもらっている外国人のスタッフがおり、問い合わせに対して日本語では説明しづらい部分があるものの、英会話ができるスタッフが常駐しているわけではないので、毎回トランスレーターを使って説明をすることに多くの時間を費やしていましたが、NotePMで英語のマニュアルを共有したことで都度のコミュニケーションコストを削減できました。また、UIの英語化やタイムゾーンの変更ができる点も便利で重宝しています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は他のツールを使ってマニュアルを作成、共有していましたが、画像や動画の挿入に手間が掛かったり、人による書き方の違いで読みづらい、また社内でしか閲覧できないといった問題がありましたがNotePMの導入で全て解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 業務手順の共通認識が容易にできるようになり、ミスやアクシデント対応の遅延を改善できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で情報管理をする場所、方法が部署ごとや情報の機密性などで分かれており、確認する際に複数担当に問い合わせたり、手続きを踏む必要がありましたが、NotePMの導入で情報の一元管理ができ、確認の行程を簡易化することができました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 紙の書類が減り、紛失や破損リスクの削減、ペーパーレス化ができたのはNotePM導入によって得られたメリットだと言えます。

もともと別ツールで文書を管理していましたが、情報量が増えていく事でツール内がごちゃごちゃするようになり、情報へのアクセスに時間が掛かるようになってきていました。NotePMの導入後は初期のデータ移管作業に手間が掛かったものの、検索やフォルダツリーから簡単に見たい情報へ素早くアクセスできるようになりました。