NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 それまで使っていた製品はナレッジの投稿方法、共有に問題はなかったものの、ナレッジを投稿しても閲覧がほとんどないという状況であまり機能していませんでした。NotePMは外部のチャットアプリと連携させて記事の更新時にチャットアプリ上に通知が飛ばせるので各社員の目にも付きやすく、以前使っていた製品に比べて記事の閲覧数が約3倍に増え、記事の確認漏れによるミスも減りました。

【導入前課題】 ・担当者による対面オリエンテーションに頼った非効率なオンボーディングプロセス ・情報共有の場が限定され、必要な情報を探すのに苦労する新入社員 ・長期間に及ぶオンボーディング期間による、生産性への影響 【導入後効果】 ・新入社員向けマニュアルをNotePMに作成し、いつでもどこでも必要な情報にアクセス可能に ・会社方針やFAQなど、オンボーディングに必要な情報を一元化 ・自主学習を促進し、オンボーディング期間の短縮と早期戦力化を実現

導入前 NotePMを導入する前は、当社の営業担当者との知識共有において、多くの課題に直面していました。情報へのアクセスが容易でないことが原因で、顧客からの問い合わせへの対応が遅れ、トレーニングコストが増加し、販売業績が阻害されていました。 導入後 まず、NotePM内に専用の「営業担当者」ノートブックを作成し、営業チームにゲストアクセス権を付与して、保存されたリソースを表示および利用できるようにしました。このアプローチにより、エージェントは機密性の高い会社データを侵害することなく、必要な情報にアクセスできるようになりました。さらに、NotePMの外部共有機能を活用することで、エージェントはプラットフォームから直接関連するドキュメントをクライアントとシームレスに共有できるようになりました。

人員の入れ替えが激しく、その度にオンボーディングのための様々なコストが掛かることが社内で改善すべき課題となっていました。NotePMを導入したことによって作業の基本的な情報や引き継ぎに関係する情報を常に一つの箇所にまとめておくことができるようになり、研修時にNotePMを利用することでオンボーディングにかかるコストを従来の60%まで削減することができました。

【背景】 NotePMは、社内問い合わせの増加、プロジェクト間のナレッジ共有不足、同じ内容のマニュアルの複数作成といった課題のため導入しました。 【効果】 導入後は、問い合わせ対応時間が半日かかっていたのが1日あたり約30分以下に削減され、プロジェクトを超えた全社ナレッジ共有も実現。Slackとの連携機能やAPI連携機能、テンプレート機能、社内ポータル機能、新入社員教育機能、個人ノート機能など、様々な機能を活用することで、業務効率を大幅に向上させています。

NotePMは、Slackとの連携機能も魅力です。Slackで投稿された内容を自動的にNotePMに登録することで、ナレッジの漏れを防ぎ、情報の一元管理を徹底しています。 さらに、NotePMの掲示板機能を活用して、運用ルールや社内お知らせをタイムリーに共有しています。表機能やGoogleドキュメント、スプレッドシート、ドライブコンテンツの埋め込み機能なども使いやすく、情報の見やすさと利便性を向上させています。

社内で一部の業務が完全に属人化しており、担当がいなくなると全く業務が進まなくなってしまう状況だったので、そういった業務の手順をチーム全体に周知しイレギュラーがあった場合にすぐ対応できるようにしておく必要がありました。 NotePMの導入で属人化していた業務の手順をマニュアル化し共有できたことで、必要があれば誰でもマニュアルを見ながら該当業務を処理することができるようになり、社員一人ひとりのイレギュラー対応力を向上することができました。

以前はマニュアル管理が属人化、属部化されていたことで、マニュアル自体は存在するものの必要な時にどこに保管されているかわからず、作業を進められないことで仕事に遅れが出る場合が多く、マニュアル管理の場所をまとめる目的でNotePMが導入されました。 導入後は存在するマニュアル全てを電子化してNotePMにまとめてアップしたことで、常にどのマニュアルがどこにあるか把握できている状態となり、保管場所がわからないことによる作業ストップ、仕事の遅延が無くなりました。

もともとWordで作成していたマニュアルがありましたが、大量なので移行作業が大変かと思っていましたが、インポート機能により、すぐに取り込めることが出来ました。

●課題 以前のシステムは、応答速度が遅く、エラーが頻繁に発生したため、従業員はイライラし、重要な文書を効率的に管理したりアクセスしたりすることが困難な状態にありました。 ●効果 NotePMの導入により、文書管理の実践が大きく変わり、効率化とコラボレーションができるようになりました。システムの驚異的な速度により、かつてワークフローを妨げていた遅延が解消され、従業員は重要な情報に迅速にアクセスして共有できるようになっています。

導入前の課題 ・大学外部の関係者との情報連携がスムーズにできていない ・プロジェクトの情報整理ができていない 導入後の効果 ・プロジェクトや所属メンバーに関する情報が見える化された ・企業間で横の繋がりができた ・メンバーが情報を整理・蓄積するようになった

新たに参加したメンバーへの研修にかかるコスト、リソースが予想より膨らんでしまうことが多く、そこで生まれた「研修の回数を減らしたいが覚えることはしっかり覚えて欲しい」という要望に応えてくれたのがNotePMでした。 対面で行っていた研修の一部を、画像と動画をふんだんに盛り込みNotePM上でマニュアル化できたことで、実際に対面研修を行う回数が従来の半分ほどになり、研修担当に回っていたメンバーのリソース確保、また研修の準備にかかる細かな雑費を削減することができました。

分散された資料を簡単に一元管理でき、フォルダやタグ付けによりファイルの種類を分類できるので、管理が楽になりました。 誰でもファイルが更新でき、貢献度を可視化できる面白い機能もあるため、社員各々がやる気を出してドキュメント最適化を目指し、実行できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMの導入前に利用していたクラウドストレージはファイルを保存するときに親フォルダ、子フォルダ、孫フォルダの3階層までしか設定ができなかったので、それ以降の階層は新たに別の親フォルダから作らねばならず、そうなると後で探すときに時間がかかる、特にオンライン会議中に必要なファイルが見つからない時など非常に面倒だったのですが、NotePMは孫フォルダ以降も続けて階層を付けられる(階層の制限がない)ことで、さまざまな関連ファイルを一つのフォルダにまとめることができ、表示がツリー形式なので会議中で急に必要になったファイルも瞬時に見つけられるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 数年前から社内ではナレッジの蓄積を進める方針ができていましたが、従来利用していた製品はドキュメントの作成方法がやや複雑だったことで中々ナレッジの投稿が増えず、ランニングコストに対してあまり導入効果を感じることができなかったことが理由で解約という流れになりました。 その後新たにナレッジを蓄積するツールとして選ばれたのがNotePMだったのですが、その前の製品に比べてドキュメントを作る方法が非常にシンプルで、内容の厚さにもよりけりですが個人的には平均して30分以内でドキュメントを作成、投稿できることでナレッジを投稿しようという気が起きやすく、導入2か月目でナレッジの投稿数が前製品の約3倍にまで増加しました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの投稿増加でオンラインマニュアルとして内容が充実したことで、業務全体で細かなアクシデントが減り以前よりもスムーズに仕事が進むようになりました。

以前は口頭での指導が中心だったため、理解度に個人差が生じ、指導側にも負担が大きかったという課題がありました。NotePM導入後は、詳細なマニュアルを作成することで、個々の疑問点のみを質問できるようになり、指導側の負担軽減と理解度の向上を実現しました。また、マニュアルへの質問内容を反映させることで、よりわかりやすいマニュアルへと進化し続けています。 さらに、人事評価制度との連携させることで、NotePMで一日の行動・成果を記入することで、誰が何をどこで行っているのかを把握しやすくなり、より公平性のある人事評価が可能となりました。

社内での情報共有にはチャットツールを利用していたのですが、チャットの履歴は一定期間が経つと自動で消去されてしまうため、後から共有された情報が必要になった時に既に消えてしまっているということが多々あり、共有した情報が消えず、なおかつ検索性の高い情報共有ツールということでNotePMが選出されました。 チャットツールのほうでは会話のみと定めてそのほかの情報、データ共有をNotePMにまとめたことで、必要に応じて該当データをすぐ呼び出すことができるようになり、また一定期間で消去されてしまうようなこともないので半永久的に情報を蓄積できるようになりました。

社内のマニュアルはもともと紙で印刷したものを使っていましたが、業務が増えたり新たなソフトが導入されるにつれて紙マニュアルの量が増えてしまい、結果として管理に手間がかかるだけでなくオフィス内で場所をとる、見たい箇所を見つけるのが大変といった状況に陥っていました。NotePMはマニュアルをpdf形式で保存できるので紙のようにかさばりませんし検索窓から見たい情報にすぐたどり着くことができます。また、クラウドサービスなので複数人で同時にアクセスして一つのマニュアルを見れるようになりました。

■NotePMを導入する前は、顧客サポート部門の課題 ・属人化によるナレッジの偏在 ・情報検索の非効率性 ・長時間化する問い合わせ対応 ・顧客満足度の低下 ■NotePMを導入することで、これらの課題を克服できました ・問い合わせ対応時間の50%削減 ・応答率の10%向上 ・顧客満足度の向上 ・顧客サポート担当者のストレス軽減

NotePMを導入することで、長年の課題だったマニュアルの属人化を解消しました。これまでは、必要なマニュアルを探すのに時間がかかっていましたが、NotePMなら検索機能ですぐに見つけ出すことができます。 また、NotePMにマニュアルを蓄積することで、問い合わせ対応もスピーディーになりました。顧客からの質問にすぐに回答できるため、顧客満足度も向上しています。 将来的には、よくある質問集をNotePMで公開し、顧客によるセルフサービス化も検討しています。

主に社内のマニュアルを作成するために利用していますが、投稿した画像に対して簡単に文字や記号の挿入、色合いなどを変更できるため、アップロードまでの手間が減りました。 履歴も管理できるため、戻すことも簡単なので、とても楽になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePM導入前は個人のナレッジを共有する場所が無かったのでさまざまなナレッジが属人化しており、社内全体で有効活用できていないことが改善すべき点として挙がっていました。 導入後は各メンバーで投稿作業を割り振り、属人化していたナレッジをノートにして共有したことで社内全体で有効活用できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ナレッジの共有が進んだことで社員が各自で問題を解決できるようになり、さまざまな案件への対応力アップ、そして社内問い合わせの工数削減が見られました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 2020年頃からリモートワークが浸透し始め、職場では私を含め約半数のスタッフがリモートワークとなりました。そこで問題となったのが、作業マニュアルや社内外の連絡先がローカルサーバーに保存されていたことによりリモートワーク環境下ではアクセスすることができないということで、それがきっかけとなりNotePMが導入されました。 NotePMはセキュリティ対策が万全なので社外秘扱いのマニュアルや連絡先を安心してアップロードできて、リモートワークをしている人にも職場にいる人と同じようにタイムラグ無しで情報を共有できるようになりました。

以前使っていた社内ポータルツールは利用する全てのユーザーが課金対象となっていたため、ツールをあまり活用していない者の分も利用料金が発生してコスパの悪さが目立っていました。 新たに使い始めたNotePMは投稿権を持つユーザーだけが課金対象となり、閲覧のみ利用するユーザーの分は利用料金が発生しないためコスパが良好で、前製品からの乗り換えた事でコストを従来の3分の1に削減できました。

以前は各部署で独自のツールを使ってナレッジを蓄積していたがファイルに統一性がない上、検索力が弱く、情報共有に隔たりがあり、リモートワークになりさらにナレッジの属人化は課題になっていた。部署によりプロジェクト内の社員しか検索できないことも問題だった。 導入後、全社員に権限がナレッジ共有がスムーズになった。コピペの簡単な操作は初めての社員でもスムーズに、さらに統一ファイルは見やすい、読みやすい。引き継ぎも楽になった。タイムライン機能は気軽に使えて今は全社員のベースになっています。リモートワークになりさらに役立っている。