NotePMの評判・口コミ

以前利用していたナレッジマネジメントツールは社内サーバーで運用されていたので個人の私用デバイスでは開く事ができず、社外で確認が必要なシチュエーションが発生しても自分では確認できないために社内にいる者にその都度連絡して代理で確認してもらい、再度こちらへ内容を伝えてもらっていたのですが、NotePMが導入されてからは社外にいてもスマホからNotePMにアクセスできるようになったためすぐ必要な情報を確認でき、社内の問い合わせを大幅に削減する事ができました。

以前はマニュアルが紙だったので、顧客から問い合わせがあった場合に紙のマニュアルから対応方法を探すのに時間がかかり、顧客を長時間待たせてしまう事がありましたが、NotePMの導入でマニュアルをオンライン化した事で、顧客からの問い合わせに対してすぐに適切なマニュアルを呼び出すことができるようになり、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになりました。

社員の増加に伴い、それぞれの教育担当により研修の手順に違いが出てしまい、その結果として作業の抜け漏れが出るという事が社内で問題となっていました。 NotePMが導入されてからは、共通認識となる研修内容をノートで作成、共有したことで社内の研修内容を標準化することができ、作業手順のムラをなくして問題となっていた抜け漏れを解決できました。

・検索性の向上 社内のデータを一元管理しているが、検索時の細かなオプション設定が可能なことで検索に時間を要する事がなく従来利用していたツールと比較して段違いに速くデータが見つかる。 ・シンプルな操作性 従来利用していたツールは専用のアプリが必要で、操作もやや煩雑な部分があり一部の社員からは使いづらいと言われ敬遠されていたが、NotePMはブラウザで使えてUIのデザインや操作がシンプルなので使いづらいというクレームが出ておらず、全ての社員が平等に利用できている。

紙媒体でマニュアルや議事録、日報等を管理していましたが、保存管理に手間が掛かることに加えて、膨大な紙書類の中から必要な書類を探すのがかなり大変で、1時間経っても書類が見つからないようなことも多々ありました。 紙書類を電子化してNotePMでの管理にシフトして以降は書類を探すときに検索をかけられるため必要な時すぐに書類を見つけられるようになりました。また、それまで紙媒体の書類を保存管理するために使っていた物理的なスペースも空ける事ができ書棚がスッキリしました。

もともとpdfのマニュアルデータを共有して利用していたのですが、担当者によっては独自の手順をpdf上書きしていたり、一部の工程だけ変更されているなどマニュアルの内容が異なる事で共同作業がしづらくなっていましたが、NotePMにマニュアルを作成し、それ以降マニュアル確認はNotePMで行うようルールが定められた事でマニュアルの標準化に成功しました。

以前利用していたツールは作成したノートを誰が既読したか、誰がまだ未読なのかこちらで確認する術がなく、業務手順の変更など確認必須のノートを読んでいない人がいると、そのせいでその後の業務に大きな支障が出る事がありました。 NotePMはノートごとの閲覧履歴をアカウント単位で確認できるため、未読のアカウントを簡単に洗い出す事ができ、それぞれ確認を促せることで上記のような業務への支障が発生しなくなり、情報伝達を円滑化できました。

こういったナレッジマネジメントツールを使うのは初めてではなかったのですが、以前利用していたツールは必要なナレッジを確認するまでの検索や画面の遷移が多かったことで閲覧される事が少なく、せっかく投稿された有用なナレッジもあまり役に立っていませんでした。 その点新たに導入されたNotePMはダッシュボード画面において一覧表示でナレッジを確認することができ、画面の遷移も少なく操作も簡単なことで閲覧率が大幅に向上し、投稿されたナレッジがしっかりと業務で活用されるようになりました。

社内で共通認識が必要な情報に関して、口頭やメールでの伝達だと時間が経つにつれて忘れられてしまったり、口頭伝達が続くことで内容が誤って伝わる事があったのですが、NotePMにアップする事で全社員が同じソースをもとに共通認識を確実に共有できるようになり、口頭やメール伝達によるトラブルをなくす事ができました。

部署間でそれぞれの業務内容の周知が行われていなかったため、イレギュラーな共同作業がある場合など業務連携が上手くいかない事が多かったのですが、NotePMでそういった情報をオープンにして共有した事で部署間の業務連携が取りやすくなり、部署の違い関わらずシームレスに情報が共有されるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内における有益なノウハウの属人化、また情報の散乱が問題となっていましたが、NotePMの導入以降、属人化していたノウハウのマニュアル化と散乱している情報の統一管理が進み、前述の問題をスムーズに解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 各情報共有が効率化したことは肌で感じていますが、特に業務の引き継ぎ情報がNotePM上にあることで急な引き継ぎや前任者不在の引き継ぎに対応できるのが便利に感じています。

マニュアルや取引先情報、社員情報などを紙管理から電子化してクラウド管理に変更して以降、検索にかける時間を大幅に短縮することができ、必要な情報を必要な時に素早く参照できるようになったことで、マニュアルが見られないことが起因となるトラブルを減らしてスムーズに業務を進行できるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内で各部署、各担当による業務情報のブラックボックス化が進んでしまい、問い合わせの頻度が増えたことで業務進行が遅れる事案が増えていました。 NotePMの導入以降はブラックボックス化していた情報をノート化して共有した事で、各担当に問い合わせをしなくても必要な情報を確認できるようになり、社内の問い合わせを約70％削減できました。

社内の多種多様なデータ、情報、マニュアルなどを一元管理していますが、カテゴリ分けやファイルの階層設定ができること、またワード検索の精度が高い事で、膨大なデータが保存されていても探す時に迷う事がないのが使っていて快適です。 こういったツールはいかに速くデータにたどり着けるかが使いやすさのネックだと思っているので、NotePMには満足しています。

社内ではもともと独自に開発したオンラインマニュアルを利用しており、セキュリティ性が高いことは理解できるが正直なところ操作性が悪く、エラーも多かったことでほとんど使われていないような状況でした。NotePMはセキュリティ性の高さが第三者機関から証明されており、操作性がよく、かつエラーも起きず、非常に使い心地が良いことで利用が定着し、社内での問い合わせを削減できたと同時に業務上のミスも低減できました。

NotePMの導入で確実な情報共有ができるようになりました。各ノートでだれが既読済みかということを確認できるため、まだ未読のメンバーへ確認するように連絡を入れる事ができ、必要なメンバー全員が、情報を確実に確認するようになったことで、仕事がより円滑に、トラブル無く進行できるようになりました。

導入前： 社内の情報が各個人のPCやメールに散在しており、必要な情報を探すのに時間がかかっていた。 また、過去の議事録やマニュアルが適切に管理されておらず、業務の属人化が進んでいた。 導入後： NotePMを導入したことで、情報が一元管理され、検索機能を活用することで業務スピードが向上。 特に新人教育の際に、過去のナレッジを簡単に参照できるようになり、教育コストの削減にも貢献した。

【導入前の課題とサービスでの解決】 口頭での情報共有や作業に関する指導は、後々になって話が変わってしまい、作業手順を間違えたり、言った言わない問題に発展することがあったのですが、NotePMを利用することでノートとして様々な情報を共有でき、エビデンスにもなることでそういったトラブルを無くすことができました。

【導入前の課題】 各メンバーが持つ知識やノウハウが共有されず、特定のメンバーに質問が集中したり、担当者が不在の場合に問題解決が遅れることがあった。 【導入後の効果】 ナレッジ共有が進んだことで、チーム全体のスキルレベルが向上し、問題発生時の解決スピードが向上した。

NotePMの導入以前、社内における情報共有ツールは社内でしか開くことができなかったため、リモート環境でツール内の情報が欲しい時は社内にいる誰かに連絡して、わざわざ個別でダウンロードしてから送信してもらう必要があったのですが、NotePMの導入以降は、リモート環境下でも直接NotePMにアクセスして情報を確認できるようになり、業務効率を改善することができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内では常に複数のプロジェクトが進行している中で、各プロジェクトのタスク、議事録や経費といった情報の一元管理ができておらず、トラブルが起きやすかったり、対応が遅れるといった課題がありましたが、それらの情報をNotePMに集約できたことで各プロジェクトの情報の視える化が進み、トラブルの予防ができるようになりました。

以前はマニュアル作成担当がいて、マニュアル管理に関してほとんど一任されていましたが、NotePMの導入でマニュアルを作成できる権限を持つ社員が大幅に増加したことでより多角的なマニュアルが作成されるようになり、マニュアル参照によって解決できる事例を増やすことができました。

やはりナレッジマネジメントツールは時間と共に情報が増えていくので検索機能が強力であることがマストでしたが、NotePMは今のところ確認した同系ツールでは最も検索機能が強力で、場所、時間に縛られず、必要に迫られた場合にはすぐ各作業や顧客対応のマニュアルが確認できるようになりました。

導入前までは、過去のノウハウや成功事例が共有されず、業務効率が低下していた。また、メールやファイル共有での情報共有が多く、情報伝達に時間がかかっていた。 notePMで情報を集約することで、過去のノウハウや成功事例を検索できるようにしたことで、開発業務や営業にて、有効活用できるようになった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前使っていたストレージでは登録してあるユーザー以外にストレージの情報を共有することができませんでしたが、NotePMは必要があれば社外向けにもNotePM上の情報を共有できることができて非常に便利です。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 スマートフォンからマニュアルを見られるようになったのは大きなメリットに感じています。