Questetra BPM Suiteの評判・口コミ

弊社では請求書や契約書の申請・承認・支払いのプロセスにQuestetraを導入し、弊社独自の業務プロセス管理フローを作成しました。その結果コンサルティングを入れたりや既製品を買ってくるよりもはるかに低コストで業務プロセス管理フローを作成することができ、それによって社内の業務フローが大幅に効率させることが出来ました。また組織改正など社内の環境も変わる中で、自社で独自に管理フローを作り上げたので、修正も容易でいつでも自社専用の状況が続くことがありがたいです。 また将来的には請求書や契約書の申請・承認・支払以外の業務フロー(例えば稟議・決裁フロー、業務連絡発行フロー、人事連絡の社内公表フロー)などにも活用したいと考えており、各社の事情に合わせた業務フローを構築することが出来る点もメリットである。 また英語をはじめ多言語にすぐに切り替えられることも、海外支店スタッフ含めて非常に使いやすい点でした。

紙とエクセルで動かす業務フローの改善を進めたかったが、大規模なシステム導入には予算がつかない中小企業の当社。担当者として途方にくれていた時に見つけた「最高の道具」。問い合わせ後、すぐに相談に乗っていただき、我々だけでは方法が思いつかなかったデータの組合せも「こうすればできます」と、ヒントを提示してくださり、パート事務が時間をかけて入力するしかなかった「集計」「各種帳票」を鮮やかに作る事を実現できました。『業務フローが見える道具』を手にしたことで、紙から脱却する事を躊躇していた部門も、自分の業務の流れの問題点を把握でき、DXに積極的に取り組んでくれるようになったのが、担当者として最高でした。

少人数で分担して大量の決裁案件を処理することができるようになった．また，業務の管理そのものを行わなくても，自分が担当する処理だけに集中してタスクをこなせるようになったため，機械的に次々と仕事を進めることができた．結果的に量的にさばく必要のあるドキュメント作成をストレスなくこなすことができるようになった． データの保存先をgoogle workspace に設定できるため，万一 BPMが使えなくなってもデータは保全できるため，バックアップを取るタイミングなどを気にせず安心して使うことができる．

特に効果があったのが、それまで紙で回していた、受注決裁申請業務です。受注前に提案内容、契約内容、リスク、案件利益率等々を紙の申請書と都度会議を行い、案件内容やリスク、契約内容などを経営から現場まで共有するために、とてつもない工数がかかっていたのですが、それらが一気に解決しました。 ◇主だった導入メリット ・属人化していた案件や契約内容、リスクなどがクエステトラを通して各関係者に共有され、情報共有の効率が爆上がりした。 ・WF上の様々な立場の関係者から、コメントやアドバイス、注意点なども集約され、提案品質が上がった。 ・チャット機能を使ってのQAで、別にメールや電話で実施していたころに比べ、コミュニケーション工数が削減され、その案件にまつわる会話などもそのチャットで残るため、当時の状況が後から知らない人が見ても理解できる ・受注決裁WFには、当社独自の基準での想定利益や、様々な他の要素を加味したランク付けを行っているが、そのような複雑な計算もクエステトラ内で実装可能で、経営者は、WFで回ってきた案件のリスクや利益率、など正確に知ることができる

「意思決定手続き」のシステム化が課題でした。しかし、この様な複雑なフローを実現するワークフローシステムは中々見つかりませんでした。 一方、Questetra BPM Suiteは、複数部門長への並行承認依頼というような複雑な稟議フローもプロセスモデラ―で簡単に定義できました。 そのため、「社長決裁に至る意思決定手続き」のシステム化が実現できました。