Docusignの評判・口コミ

少人数のチームで、契約業務は自分ともう一人の二人体制で担当していたのですが、定型業務に近いのでここをDX化してもっと生産性の高い業務に時間を使いたいとかねがね考えていました。 ドキュサインの導入により、契約業務の中で契約書のプリント、製本と郵送、署名後の契約書のファイリングといった作業の短縮が実現し、契約対応の工数を従来の20%まで削減できたことで、空いた時間で生産性の高い業務を消化することができるようになりました。

Salesforceを使っているので連携性の高さでdocusignが導入されたのですが、契約書を送信したり、契約締結後の電子契約書の保存、署名依頼中のステータス確認など全てをSalesforce上で管理することができるので顧客管理と契約管理を同じプラットフォームで進めることが可能となり、理想的な作業環境を整えることができました。

自社の場合はサービスの利用者一人に対して、サービスの内容によっては複数の契約を交わす必要があり、その都度有人対応で電子契約書を送付する工数を削減したいと考えていました。 ドキュサインで作成した契約フォームのリンクをLINEのボット上において規定のタイミングで表示するような設定をしたところ、新規契約の都度有人作業で電子契約書を送付をしなくても利用者のタイミングで自由に契約を交わすことができるようになり、課題を解決することができました。

ドキュサインを導入するまでは取引先に電子契約を受け入れてもらえるか心配でしたが、事前にメリットや使い方をしっかり説明することで問題なく受け入れてもらえますし、契約サイクルを短縮することでより取引先とのコミュニケーションやエンゲージメントにリソースを充てられるようになり、業務効率化に加えて顧客体験の向上ができています。

細かい契約が多く、契約締結後の契約書や関連書類を保管しておく場所だけで3つの書棚を利用しており、そもそもオフィスが小さいのでそこに大きな書棚が陣取っているのははっきり言って邪魔でした。 ドキュサインが導入されたことによって紙の契約書をデータ化してクラウド上で管理できるようになり、書棚3つ分のデッドスペースを活用できる状態にできました。契約関連の作業短縮はもちろんですが、個人的にはオフィスが片付いたことに対して最も導入効果を感じました。

事業の一環として日本製品の海外販売を行っていますが、海外企業との契約は国を跨いだ契約書の郵送が必要となる事で国内企業との契約より数倍時間が掛かり、郵送コストの面でも高くなってしまいます。 あるとき海外企業からドキュサインでの電子署名を求められ、署名が非常に簡単だったことで自社でも導入されるはこびとなりました。 ドキュサインによってアナログなペーパーワークを削減し、国を跨いだ契約書の郵送もメールやチャットアプリで代替できることで海外企業との契約にかかる人的、金銭的コストを3分の1まで抑えられるようになりました。

契約となると大体は相手がお客様という形になり、となると個人的に契約の中で最も気をつかうのがこちらから送付した契約書の返送が遅いときに行わなければいけない確認作業でした。お客様なので強めに催促することはできず、しかし署名の確認はしなければいけない、さらにもしも返送済みで郵送中といった場合は確認自体が失礼に当たってしまうということもあり本当に億劫な作業でした。それがドキュサインを使うことによって自動でリマインドできるようになっただけでなく、電子契約書が既に署名済みなのか管理画面からチェックできるのでお客様に確認をすることさえも不要となりました。

社内の各業務で利用されており、私の場合は人事で利用しているのですが、雇用契約や休暇申請、各辞令などの作成や署名、配布や保存にドキュサインを使っています。 スマホから署名が可能なので出張中や勤務時間外でもタイムリーに署名ができ社内便を使うことも無くなって署名プロセスの効率化、高速化ができました。

契約後の管理について、デジタル管理できるのでアナログな雑務が減り管理担当の負担を減らせるだけでなく、契約終了日が近付くとリマインドが届くので、アナログ管理の時代に時折起きていた契約の更新漏れを防ぐことができ、更新漏れにより発生する不要な工数も削減できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 小規模なチームで複数の仕事を回しているので、みんな常にキャパオーバーに近い状態になっていたため、何らかの業務をDX化したいということになり、その一環でドキュサインが導入されました。 国内をメインとしつつ海外の取引先との契約もあるので、両方の契約をこなせるドキュサインは使い勝手がよく、英文の契約書の取り扱いができたり、表示の多言語化や英文テンプレートがあるのも便利です。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 日本国内向けと海外向けに異なる電子契約ツールを使う必要が無く効率的です。

弊社でドキュサインが選ばれた理由は外部アプリとの連携性が高いということでした。 特に、Salesforceを利用しているので、連携させることでSalesforceのオブジェクトにおいて添付ファイルとして電子契約書を顧客に送付でき、署名の状況に関してもSalesforce上から確認できるので、アプリを行き来せずとも顧客管理と契約管理を一元管理できるのは大変効率が良く便利です。

ドキュサインは柔軟に承認フローを組むことが可能で、以前使っていた電子契約システムでは複数の企業と承認者が絡む場合に契約を分けなければいけないのが面倒だったのですが、ドキュサインはそういった複数承認が絡む契約も1つのフロー内でまとめることができるので面倒なことが無く非常に効率的だと感じています。

以前は契約に関する署名は実際に対面して行うことになっていたので、相手とのタイミングが合わないと何日たってもサインができず無駄に時間が経つということがよくあったのですが、ドキュサインの電子署名なら24時間365日いつでもパソコンやタブレットで電子署名ができるので相手とタイミングが合わないということがなく、承認依頼があれば即時承認できる環境ができました。

ドキュサインの電子署名は相手のメールアドレス宛てや電話番号でSMS宛てに電子契約書を送付することができるので、従来は契約書の手渡しのためにわざわざ対面していたところを会社のデスクから数クリックで済ませることができるようになり、移動に掛ける時間やお金を削減できました。

紙ベースでの契約から電子契約への変更によって印紙代や郵送代、紙や印刷にかかる雑費を削減することができ、1契約に対して平均して2000円前後のコスト削減になりました。毎月5件から10件の契約があるので削減できているコスト内でドキュサインの利用料金は相殺することができており、同時に契約業務の大幅な時短も実現しました。

契約書への署名は必ずオフィスで行っていたので、逆に言うとオフィスにいる時間にしか署名ができず、また私だけがオフィスにいても契約書を管理している人間がオフィスにいない場合に署名ができないので一日の中で署名ができるタイミングがかなり限られていたのですが、ドキュサインのおかげて時間を気にせず手が空いた時間にオンラインからさっと契約書に署名ができるようになりました。

ドキュサインは他の類似ツールに比べて外部連携性が強力で、弊社ではGoogleWorkspaceと連携を取っていますが、ドライブやGメール、ドキュメントなどの画面からダイレクトにドキュサインの電子契約書に署名できるのでその都度ドキュサインを開かなくてもよく簡単で細かく工数を削減できます。

契約業務をドキュサインで行うようになってからは契約書の作成、署名、管理まで一期通貫で行うことができるようになり、社内稟議、社外との契約どちらにも使えるので契約業務全体を効率化することができました。

基本的にテレワークで、契約書は郵便で届いたものにサインして送り返すか、緊急性があれば即日オフィスに出向いてサインをしていましたが、docusignが導入されたことで自分のサインが必要になった時に自宅のパソコンから迅速に電子署名でサインできるようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 自分が仕事中に外出していることが多く、契約の承認ができないことで仕事がストップしてしまうことが多々あり、他の同僚に迷惑をかけていると感じていましたが、ドキュサインを使い始めてモバイルアプリがあることで外出中でも電子契約書の承認作業が可能となり、自分がいないことで仕事がストップしてしまうことが無くなりました。

契約業務の中で個人的に最も気を遣うのが契約書の返送が遅い場合の確認連絡だったのですが、ドキュサインを使うようになってからは送信した電子契約書が取引先でどのような状態になっているのかこちら側で確認できるようになったことで、相手への確認連絡が不要となり気を遣うところがなくなったのは大変ありがたいです。

今まで当たり前のように行ってきた紙契約書の作成がなくなり、社員の業務負担を削減できただけでなく、印紙代金の削減、紙や印刷コストの削減、ペーパーレス化の推進など様々な導入効果を感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 契約の額が高い場合には印紙代も高くなりますが、ドキュサインの電子署名を利用することで印紙代が掛からないのは経費を大幅に抑えることができています。 電子署名が可能となったことでオフラインでのハンコリレーが無くなったのは大きなメリットだと感じています。

従来、契約作業は紙ベースで行っていたので打ち合わせ以降契約書を作るところから印刷して承認者から捺印をもらい、相手側に郵便で送る、そこから返送を待ち、こちらでさらにファイリングという流れがあり、と早くても大体1週間はかかっていましたが、ドキュサインが導入されたことによって印刷以降工程を全て電子化することができ、平均して2日か3日で契約作業が終わるようになりました。

新たに事業の拡大がありましたが人手はギリギリで、何かしらの作業をDX化しようということになり、意外に工数が掛かる契約作業の業務削減を目的にドキュサインが導入されました。ドキュサイン導入後は契約書の印刷、製本、梱包や郵送といった作業をドキュサイン上で済ますことができることで大幅な工数削減となり、他の業務に手を回す時間を作ることができました。