電子印鑑GMOサイン
・医療系
・従業員数 101〜200人
・人事総務
・係長・主任クラス
海外出張で契約が月2〜3件ストップ。「紙の原本待ち」によるタイムロスが深刻な課題に
―――電子契約システム導入前は、どのような課題がありましたか？
基本的には紙ベースで郵送対応していました。場合によってはPDFで済ませることもありましたが、正式契約はすべて紙。最大の課題は、郵送の手間とコスト、そして海外事業所からダイレクトにサインをもらえないことでした。
―――海外とのやり取りで具体的にどのような問題が起きていましたか？
原本が手元に届かないため、特別に「PDFで代用」というケースが頻発していました。原本が必要な場合は、帰国するスタッフに持ち帰ってもらうしかなく、時間がかかっていましたね。
責任者クラスが長期で海外出張していると、1ヶ月に2〜3件の契約が止まることもありました。現地での雇用契約の際も、印刷機の不調や押印作業で手間が増え、非効率さを感じていました。
―――導入を検討したきっかけは何でしょうか？
海外出張中の契約停滞を防ぐためです。物理的な距離の問題を解消し、全体的にペーパーレス化を進めたいと考えました。
NPO法人の選定基準は「コスト」。従量課金の安さが決め手となりGMOサインを選定
―――どのようにサービスを選定しましたか？
基本的に私一人で進めました。3社ほど比較検討し、最終的に理事長へプレゼンして承認を得ました。
―――比較したサービスは何でしたか？
GMOサイン クラウドサイン を中心に、大手系サービスを調査しました。
一番重視していたのはコストです。私が勤めているのはNPO法人なので、費用面は最重要でした。加えて、「やりたいことがすべて実現できるか」を重視し、その両方を満たしたのがGMOサインでした。
―――コスト面で特に評価した点はどこですか？
従量課金の安さです。どのサービスも1送信ごとに課金でしたが、GMOサインは1件あたり約100円と格段に安かったです。初期費用も約30万円、月額は3万円程度で、非営利団体でも導入しやすい価格でした。
―――妥協した点はありましたか？
特にありません。要件をすべて満たしていたので、ほぼ迷いなく決定しました。
「あのファイルどこ？」がゼロに。管理者の工数は増えても、組織全体の手間は大幅削減
―――導入後の運用フローを教えてください。
法務担当である私が中心となり、契約書のチェックから送信までを担当しています。部署ごとの契約については一部権限を付与し、必要な範囲で運用しています。
契約担当者から法務チェックの依頼を受け、内容を確認。問題なければ相手方に確認し、承認後にPDF化してGMOサインから送信します。締結済みの契約書はGMOサイン上で一元管理しており、クラウド上のみで完結しています。
―――導入による効果はいかがでしたか？
海外との契約が圧倒的にスムーズになりました。また、以前は契約書をダウンロードし忘れたり、印刷を失念したりすることもありましたが、今ではクラウドで一元管理できるため、「ファイルが見つからない」という事態がなくなりました。
―――工数削減の実感はありますか？
明確な数値は出していませんが、週3〜4件の契約をGMOサインで処理しています。紙の時は、印刷・押印・製本・郵送などで1件あたり5〜10分かかっていたので、その分の時間は確実に削減されています。
―――管理者としての負荷はいかがでしょうか？
正直、私の工数はやや増えました。署名依頼の送信作業を私が一手に引き受けているためです。ただ、組織全体で見れば明らかに効率化しています。
―――社内での定着はスムーズでしたか？
はい。全員が使うわけではないので大きな抵抗はありませんでした。権限を持つ一部スタッフから「設定方法が分からない」という質問がありましたが、オンラインミーティングで画面を共有しながら説明し、録画して共有しました。結果的にスムーズに定着しました。
期限切れでも送信料が発生する仕様に改善を期待
―――費用対効果についてはどう感じていますか？
非常に感じています。海外との契約がスピーディーになり、契約書の一元管理が実現できた点は大きなメリットです。
―――総合評価を10点満点でつけると何点ですか？
7点です。一括送信のしにくさで、少し点数をマイナスしました。複数の相手に名前だけ違う契約書を送る場合でも、一件ずつ手作業で入力する必要があります。ここは改善してほしいポイントですね。
また、署名期限を過ぎて締結できなかった場合にも送信料が発生する点も気になります。単純に相手がメールを見ていなかっただけでもカウントされるのは、やや不満があります。締結未完了の分は課金対象外にしてほしいです。これは想定しなかっ
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