大企業向け契約書管理システムおすすめ9選！選定ポイントと導入メリット

大企業におすすめの契約書管理システムをBOXIL編集部が解説。契約書管理システムを選定する際のポイントや導入するメリットを解説します。どの契約書管理システムを導入するべきか悩んでいる方は、ぜひご覧ださい。

契約書管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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大企業が抱える契約書管理の課題

契約書管理システムを導入していない大企業が、契約書管理で抱える課題についてまとめます。企業において同様の課題を抱えていれば、大企業向けの契約書管理システムで解決できる可能性が高いです。

契約書の作成やレビューに時間がかかる

契約書の作成において、過去の契約書や雛形を探す手間、関係部署との調整、法務担当者によるレビューなどの多くの工程が必要になります。また、契約内容に変更が生じた場合、関係者間での調整や修正作業に多くの時間を費やしてしまうことも課題の一つです。

契約書の検索や管理に時間がかかる

契約書が紙媒体で保管されている場合、必要な契約書を探すために膨大な時間を費やすことになります。また、契約書の保管場所が部署ごとに分散している場合、必要な契約書を探すために各部署に問い合わせる必要があり、業務効率が低下してしまいます。

契約書のバージョン管理ができない

契約書の修正履歴や変更履歴が適切に管理されていない場合、どのバージョンが最新のものかわからず、誤った内容の契約書に基づいて取引を進めてしまうリスクがあります。また、過去のバージョンとの比較が困難なため、契約内容の変更点を確認する作業にも時間がかかります。

契約書の保管場所が分散している

契約書が紙媒体で保管されている場合、保管場所の確保や管理に手間がかかります。また、部署ごとに保管場所が分散している場合、必要な契約書を探すのが困難になり、紛失や盗難のリスクも高まります。加えて、自然災害や火災などが発生した場合、紙媒体の契約書は消失してしまう可能性があります。

大企業が契約書管理システムを導入するメリット

大企業が契約書管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

紙の契約書の管理コストや手間を削減する

契約書管理システムを導入することで、紙の契約書の保管費用や印刷費用、郵送費用などを削減できます。また、契約書を探す手間やファイリングの手間も省けるため、業務効率が向上し、人件費の削減にもつながります。

契約書のバージョン管理ができて内容改ざんや漏えいを防ぐ

契約書管理システムでは、過去のバージョンや変更履歴を記録・管理できるため、常に最新の契約書を確認できます。また、アクセス権限を設定することで、権限のない者が契約書を閲覧・編集することを防ぎ、情報漏えいのリスクを低減できます。さらに、電子署名やタイムスタンプ機能を活用することで、契約書の改ざんを防止し、証拠としての価値を高められます。