freeeマイナンバー管理導入事例　収集から管理まで自動化し、2日かかった作業が5分以下に

従業員数2〜10人のIT/通信/インターネット系系企業に勤めるSさんは、マイナンバー管理システム「freeeマイナンバー管理」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

導入事例 Sさん

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：手作業のリスクと2日がかりの収集作業に不安があった

―――まずは、導入前に抱えていた課題について教えていただけますか？

以前はスプレッドシートで、マイナンバーを手作業で管理していました。パートナー一人ひとりに個人情報を聞き、自分でシートへ手入力していたんです。しかし、手作業で管理している以上、入力ミスのリスクはどうしても拭えません。大切な個人情報を扱う上で、常に不安がつきまとっていました。

―――当時の運用では、具体的にどのような手間が発生していたのでしょうか？

手続きが煩雑でした。相手から送られてきた情報をシートに転記し、スクリーンショットを送って確認を取るという工程が必要でした。

入力自体はそれほど時間がかかりませんが、相手との連絡や回答待ちを含めると、1件を完了させるのに長くて2日ほどかかっていました。実務に支障が出るほどではありませんでしたが、「マイナンバーを回収しなければならない」というタスクがずっと頭の片隅に残り、精神的な負担になっていました。

―――システム選定の際、重視されたポイントはどこにありましたか？

コスト、導入のしやすさ、既存システムとの連携の3点です。すでにfreee会計を利用していたので、同じプラットフォームで労務管理まで一括で行える点は非常に魅力的でした。

―――他社のサービスと比較検討されましたか？

マネーフォワードなど計3社ほどを、各社のウェブサイトで料金表を中心に比較しました。

他社サービスは月額1,000円から2,000円程度かかる印象でした。一方でfreeeは、有料プラン（月額5,000円程度）の範囲内で利用できるため、当社としては追加費用なく利用できるので、問題ないと判断し、そのまま導入を決めました。

―――導入後、マイナンバーの収集フローはどのように変わりましたか？

現在は、業務委託契約を結んだパートナーの名前や住所をシステムに登録するだけです。そうすると、システムからパートナー宛に自動で登録依頼メールが送られます。

パートナーが自らマイナンバーを入力し、登録が完了すると私に通知が届く仕組みです。一度登録されればシステム上で適切に管理されるため、以前のようにこちらで手入力したり、確認のスクリーンショットを送ったりする必要は基本的になくなりました。

―――導入による具体的な効果を教えてください。

実質の作業時間は、住所を登録するだけで、5分もかからない程度にまで短縮されました。最も大きな効果は、やりとりの回数が大幅に減ったことです。マイナンバー収集のタスクが、依頼メールを送るだけで完結し、すぐに頭から切り離せるようになりました。その精神的な負担の軽減は、数字以上の価値があると感じています。

―――社内やパートナーへの展開で、苦労された点はありましたか？

操作が直感的で、特に質問を受けることもありませんでした。マニュアルも、画面のスクリーンショットを数枚貼った簡易的なものを作成して配布しただけで、スムーズに運用できています。

―――最後に、導入を検討している方へアドバイスをお願いします。

私のような少人数の会社では、マイナンバー単体のシステムを検討するのではなく、会計や労務システムと一体化したサービスを選ぶことも有効だと考えます。一括で管理できるシステムがあることで、バックオフィス全体の効率が格段に上がります。操作性も費用対効果も、十分に満足しています。