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マイナンバー収集における正しい収集方法と具体例 | 制度への対応、できていますか?

平成28年1月以降、年末調整や徴収などの税務書類から法廷調書など様々な書類の社員のマイナンバー記載が求められています。 皆さんの企業では既に対応を終えたでしょうか?
マイナンバーセキュリティ
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中にはまだ対応していないという企業もあるようですが、どんな企業でもまず最初にやるべきことは各社員のマイナンバー収集です。(従業員に対するマイナンバーの利用目的説明をした前提で)
このマイナンバー収集ただ集めるだけと考えてはいけません。

マイナンバー収集には正しい収集方法があり、さらに重要なのはその後の管理です。

そこでマイナンバーの企業ガイドラインをもとに正しい収集方法などをわかりやすく解説していきます。

1. マイナンバーだけ集めればいいわけではない

マイナンバー収集の際には、各従業員のマイナンバーだけではなく本人確認書類の収集も義務付けられています。これはいわゆる成りすましを防止するために取られる措置です。

平成28年1月以降、社会保障や税に関する行政手続きではマイナンバーを核にして業務が遂行されます。
つまり従業員が自分のマイナンバーを偽りそれをそのまま税務書類などに記載してしまうと、最悪”脱税”という悪質な行為に加担したとみなされてしまいます。
企業経営をしている以上”脱税”がどれほどの被害を及ぼすかは熟知しているかと思います。

そのためマイナンバー収集の際は厳格なルールのもと本人確認書類までも収集しなければなりません。

1-1. マイナンバー収集に必要な2つの確認書類

マイナンバー収集には正しい番号であるかの確認正しい番号の持ち主であるかの確認をする必要があります。そのためには以下のような書類を収集しましょう。

≪正しい番号であるかの確認書類≫

  1. 個人番号カード
    個人番号カードとは平成28年1月以降市区町村へ申請すると発行される、氏名・住所・生年月日・性別・顔写真・マイナンバーが記載されたカードです
  2. マイナンバー通知カード
    マイナンバー通知カードとは平成27年10月より全国民に簡易郵送されたマイナンバーを通知するためのものです
  3. マイナンバーが記載された書類
    住民票や、住民票記載事項証明書がこれにあたります

≪正しい番号の持ち主であるかの確認書類≫

  1. パスポート
  2. 運転免許証

個人番号カードを既に発行している従業員に対しては、それ自体が本人確認書類となるので上記の書類は不要です。
本人確認書類の提示が難しい場合は他の方法での本人確認方法もあるので内閣官房Webサイトにある「Q&A項目4-3本人確認」を確認しましょう。

2.具体的なマイナンバー収集方法

いくつかのマイナンバー袖手方法とその注意点を紹介しておきます。

2-1. 紙媒体での収集

従業員数の少ないスタートアップやSOHOで有効な方法ですが、各従業員のマイナンバー確認書類と本人確認書類をコピーさせて収集します。

ただ重要なのは収集よりもその後の管理です。
マイナンバーは歴とした個人情報であり流出を防ぐため厳格な管理体制を敷く必要があります。

紙媒体でそのまま保管するのか、または給与システム等などのインポートするのかなどの管理方法は自由ですが、どちらにせよ外部に漏らさないことはもちろん内部の人間の手触れないよう保管しておく必要があります。

紙媒体なら金庫など厳重な管理を、給与システム等へのインポートなら関係者以外のアクセス権限を設定するなどの措置が必要でしょう。

また給与システム等への転記の際は誤入力に注意し、収集した書類に関しては迅速かつ適切に破棄しましょう。

業務委託契約を結んでいる人間がいる場合郵送での書類確認が一般的でしょうが、同様の措置が考えられます。

2-2. メールでの収集

スマートフォンの普及から各種確認書類をカメラで撮影し、添付にてメールで収集する方法も考えられます。
メールでの収集ではおそらく給与システム等へのインポートが前提で取られる方法かと思いますが、この場合も注意が必要なのは転記の誤入力と破棄です。

特にメールでの破棄は紙媒体と異なり実体がないため忘れがちです。
システムへインポートしたのなら誤入力がないか確認したのり、確実にメールを削除しましょう。

2-3. 給与システム等の機能で収集

マイナンバー制度導入が発表されたから、給与システム等を提供するベンダーでは一斉にマイナンバー収集や管理に対応したシステム開発がされました。

そのため現在ではほとんどの給与システム等がマイナンバー措置に対応しています。(標準機能で搭載されているものもあればオプションとして利用するものもあり)

特にクラウド型システムでは登録フォームなどを使用したマイナンバー収集方法を推奨しており、従業員はWebから登録フォームにアクセスし自分のマイナンバーや本人確認書類を添付するだけで簡単にマイナンバー収集が可能となります。

収集したマイナンバーは直接システムに反映されるので誤入力や破棄漏れなどの心配がなく、手動で行う際の負担も減らせるので賢い選択肢でしょう。

ただ一つ注意したいのはマイナンバーを入力する本人による誤入力なので、入力の際の確認を徹底させましょう。

Boxilではマイナンバー制度に対応したクラウド型給与システム等のサービスを多く掲載していますので是非チェックしてみてください。

まとめ

マイナンバー収集における正しい収集方法と具体例、そして注意点を紹介しました。
マイナンバー制度への対応は中小零細大手問わず国内企業全ての義務なので、早急に対応策を考える必要があります。

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