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労務管理システムの導入事例|抱えていた課題と導入後の効果まとめ

最終更新日:(記事の情報は現在から498日前のものです)
この記事では、労務管理システムの導入事例を紹介しています。導入した背景や抱えていた課題、その後の効果などをボクシル編集部が独自にインタビューした内容を掲載しています。

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IT/通信/インターネットの労務管理システム導入事例

サービスを導入したI社

項目 内容
事業内容 受託開発
従業員人数 31~50人
所在地 大阪府
設立年数 11~20年

抱えていた課題

I社が抱えていた労務管理関連の課題は次のとおりです。

課題1.とにかく手間がかかる

労務管理システムの導入に至った理由は、紙での手続きが煩雑になってしまうという課題があったためです。

保険組合、社会保険事務所、ハローワークの手続きの際に、提出先ごとに専用の書類を用意し、同じ内容を何度も記入して郵送するため、人的ミスの発生や手間がかかっていました。

課題2.手続きのために出社

導入に至った2つ目の理由は、コロナ禍で出社が困難な中でも入退社の手続きのために出社を余儀なくされるという課題があったためです。

雇用契約書の締結や個人情報の提出などの手続きは、本人と会社の押印も必要です。そのため、従業員と対面で手渡し作業を行っていました。

課題を解決するために、次の労務管理システムを導入した。

SmartHR - 株式会社SmartHR

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労務管理システム導入後の効果

K社が労務管理システム導入後に得られた効果は次のとおりです。

効果1.電子申請で解決

実際にSmartHRを導入してみて、手続きに必要な3種類の書類作成が一度の入力で完成できるようになり、大変楽になりました。

作業時間が短縮されたことにより、郵送で行っていた手続きは期日申請が可能になりました。管理者権限や事務担当権限もあり、ダブルチェックも可能となったことで人的ミスも軽減しました。

効果2.出社不要すべてオンラインで可能

実際にSmartHRを導入したことで捺印不要で紙も不要になり、手続きのすべてがオンラインで完結するため大変便利になりました。

雇用契約書の作成もオンラインで契約書の作成が可能となり、フルリモートワークの従業員は出社することなく入社手続きが完了します。マイナンバーのセキュリティも万全かと思います。

コンサルティング/専門サービスの労務管理システム導入事例

サービスを導入したS社

項目 内容
事業内容 社労士事務所
従業員人数 2~10人
所在地 山梨県
設立年数 5年以内

抱えていた課題

S社が抱えていた労務管理関連の課題は次のとおりです。

課題1.紙ベースの申請で時間がかかる

労務管理システムの導入に至った理由は、雇用保険、社会保険の手続きについて、紙ベースの申請では時間がかかるという課題があったためです。申請を早く行うためには、電子申請を導入することが必要でした。

課題2.給与計算が手動で時間がかかる

導入に至った2つ目の理由は、給与計算業務の時短化という課題があったためです。これまで給与計算をExcelで行っていましたが、給与件数が多くなったことにより、見やすい給与明細と給与ソフト計算システムを兼ねたシステムが必要でした。

課題を解決するために、次の労務管理システムを導入した。

社労夢Company Edition - 株式会社エムケイシステム

社労夢Company Edition
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労務管理システム導入後の効果

K社が労務管理システム導入後に得られた効果は次のとおりです。

効果1.事業所の管理、電子申請が容易に

実際に社労夢を導入してみて、クライアントごとに事業所や従業員の管理が可能になりました。また、電子申請が容易になり、これまで紙ベースだった申請書の作成と手続きにかかっていた時間が短縮化されたため、業務効率があがりました。

効果2.給与明細、給与計算の効率化に成功

社労夢を導入したことにより、各事業所ごとに給与を管理・計算するため給与計算に安定感が増しました。賃金台帳などの法定書類は一括作成が可能になり、作成効率があがりました。

給与明細も各事業所に合ったものをきれいにつくれるため、クライアントからも好評を得ています。

IT/通信/インターネットの労務管理システム導入事例

サービスを導入したK社

項目 内容
事業内容 toB向けIoTサービスの提供
従業員人数 31~50人
所在地 東京都
設立年数 6~10年

抱えていた課題

K社が抱えていた労務管理関連の課題は次のとおりです。

課題1.外部人材(業務委託社員)の労務管理工数が手間

労務管理システムの導入に至った理由は、労務管理に人的リソースを大幅に割かれてしまうという課題があったためです。

創業10年未満のベンチャー企業であり、近年会社規模の拡大にともない外部人材の登用(業務委託社員)が急増し、プロパー社員と別での労務管理をしていました。

課題2.勤怠を入力するシステムが多く業務が煩雑になっていた

労務管理システムを導入するまでは、従業員は勤怠情報を労務担当に提出する以外にも、勤怠情報を工数管理システムに入力する手間がかかっていました。

また、労務担当は勤怠情報と工数管理のチェックや、従業員からの勤怠情報の問い合わせ対応に手間がかかるという課題がありました。

課題を解決するために、次の労務管理システムを導入した。

チムスピ勤怠(旧TeamSpirit) - 株式会社チームスピリット

チムスピ勤怠(旧TeamSpirit)
チムスピ勤怠(旧TeamSpirit)
BOXIL SaaS AWARD Summer 2024 Good Service
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労務管理システム導入後の効果

K社が労務管理システム導入後に得られた効果は次のとおりです。

効果1.社内全体の労務管理を一つのツールで包括管理ができた

実際にTeamSpiritを導入してみて、どの雇用形態でもそれぞれが自身のダッシュボードから勤怠を入力できるようになりました。

TeamSpirit導入前は、プロパー社員・業務委託社員・アルバイト社員と雇用形態がバラバラで労務管理に四苦八苦していましたが、紙媒体で労務管理する手間が省けました。

効果2.製造業特有の工数管理も労務管理と並行して一つのソフトウェアで管理

製造業では、監査の関係で日々のプロジェクト工数管理を厳密に証跡として残しておく必要があります。TeamSpiritを導入後は、勤怠管理だけでなく工数管理も自身で入力できるようになり一石二鳥でした。

メーカー/製造の労務管理システム導入事例

サービスを導入したP社

項目 内容
事業内容 精密機械の製造
従業員人数 101~200人
所在地 埼玉県
設立年数 21~30年

抱えていた課題

P社が抱えていた労務管理関連の課題は次のとおりです。

課題1.労務管理に時間がかかっていた

労務管理システムを導入するまでは、Excelに各個人が出勤・退勤・残業等を入力していたためミスや抜けが多くありました。そのため、チェックする側も膨大なデータの処理に多くの時間を費やさなければならないという課題がありました。

課題2.有休残・残業の不透明さの改善

クロノスPerformanceを導入後は、各上長陣が部下の有休残・取得率・当月の残業時間をより簡単に把握できるようになったと実感しています。

有休残・取得率の悪い社員への声かけの実施や有休のとりやすい環境整備、作業効率の改善による残業時間の削減等、労働環境が改善されました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

クロノスPerformance - クロノス株式会社(Xronos Inc.)

  • カスタム性の高い機能を標準搭載
  • 打刻や勤怠集計、給与ソフトとの連携が簡単
  • バックアップ送信やリモートサポート対応

労務管理システム導入後の効果

P社が労務管理システム導入後に得られた効果は次のとおりです。

効果1.勤怠申請の簡略化に成功

実際にクロノスPerformanceを導入してみて、勤怠締め日までの勤怠収集率が大幅に改善された際に効果を実感しています。

勤怠はタイムカードからICカードに変更となり、打刻時間も正確化し、申請や勤怠承認もワンタッチでできるようになりました。

効果2.ライフワークバランスの充実

クロノスPerformanceを導入後は、各上長陣が部下の有休残・取得率・当月の残業時間をより簡単に把握できるようになったと実感しています。

有休残・取得率の悪い社員への声かけの実施や有休のとりやすい環境整備、作業効率の改善による残業時間の削減等、労働環境が改善されました。

導入前に知っておきたい労務管理システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。

サービスの導入でよくある失敗例をまとめましたので、必ず確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1:他の社内システムとのデータ連携の可否を確認しなかった

勤怠管理システムなどの既存の社内システムとのデータ連携の可否を確認しないで選ぶと、失敗しやすいです。なぜなら、データの連携ができないために、手入力で行う作業が発生することがあるからです。

サービスを選ぶ際は、事前に既存の社内システムとのデータ連携の可否を十分に確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

当時使用していた労務管理システムの買い替えで導入しました。元の労務管理システムと比較して、良い点・悪い点を出しておけばよかったと後悔しています。
実際の業務で勤怠管理システムとデータ連携ができるかどうか、事前に確認しておくべきでした。

失敗例2:システムのサーバー負荷について確認しなかった

システムのサーバー負荷について詳しく調べずに選ぶと失敗しやすいです。なぜなら、利用者が多い時間帯やサーバーに不具合が起きるとすべての業務が滞ってしまうからです。

その際には社内システム部との連携や各部署からの問い合わせに対応しなければならず、負担が非常に大きくなる場合があります。サービスを選ぶ際は、アクセスが集中する時間にどれくらいサーバーに負荷がかかるかなどを十分に確認しましょう。

導入ユーザーの体験談

事前に利用人数想定やサーバー負荷についてもっと確認しておくべきだったと後悔しています。導入前に社員の利用状況についてアンケート等を行い、現システムとの比較をするなどあらゆる面で確認しておく必要がありました。

失敗例3:必要な機能の洗い出しが不十分だった

必要な機能の洗い出しが不十分だと失敗しやすいです。たとえば、直行直帰の際に出勤時刻の申告を忘れた際の該当者へのメール通知機能は非常に便利ですが、もしこの機能がなければ追って該当者が修正し、承認者が確認する作業が必要になるからです。

サービスを選ぶ際は、必要な機能の洗い出しを十分に行いましょう。

導入ユーザーの体験談

直行直帰時の運用を検討してから導入するべきだったと後悔しています。出勤時刻のチェック忘れが予想以上に多いため、追って該当者が修正し、そのすべてを承認者が確認する作業が発生しています。
結果として自己申告制になっているため該当者へのメール通知やパソコン起動時にアラートの有無等、忘れ防止の機能を搭載すればよかったです。


今回紹介した事例以外にも様々なサービスが使われています。

よく使われている人気のサービスが気になる方はこちらから確認できます。

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