クラウドサイン
導入事例 Hさん
- 男性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1,000人以上
- 経理・財務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：月1,000件の契約を紙・押印で対応、新幹線での持ち込みも常態化
―――まずは導入の背景について、当時の状況を詳しく教えていただけますか？
当時は全国に数千人の営業がおり、契約のたびにシステムから契約書を印刷していました。そのうえで、お客様先を訪問し、捺印をいただく作業が当たり前の光景でした。
私が担当していた東北地域ブロックだけでも、月に1,000件単位の契約が発生していました。その結果、往復にかかる工数や印紙代が膨らみ、経営課題そのものでした。
―――現場では具体的にどのような苦労があったのでしょうか？
特に印象に残っているのは、月内に必ず完了させる必要がある契約で、本社の印鑑が必要になったときのエピソードです。納期に間に合わせるため、新幹線で東北から東京の本社まで契約書を持ち込み、押印をもらってすぐにまた新幹線で戻ってくるということが実際にありました。
また、お客様側の印鑑が本社にしかない場合には、締結までに何日もかかることがあり、スピードの遅さも深刻な問題でした。
―――コロナ禍という社会情勢も影響しましたか？
そうですね。ちょうど新型コロナの流行時期と重なり、フレキシブルな働き方が求められていました。会社とお客様先を往復し、対面で捺印をいただく従来のスタイルは、時代背景から見ても限界を感じていました。
操作のシンプルさとシェアの高さを決め手に1社に絞り込み
―――多くのサービスがある中で、なぜクラウドサインを選んだのでしょうか？
最大の理由は、弊社がもともと卸売で取り扱っていた商材だったことと、市場シェアが非常に高かったことです。他社との比較検討というよりは、信頼と実績を重視してクラウドサインに絞り込みました。
―――選定にあたって、特に重視した機能やポイントはありますか？
操作画面がシンプルで、誰でも迷わず使えることを最も重視しました。社内にはデジタルツールの操作に不慣れな社員もいます。さらに、お客様側が電子契約を使ったことがないケースも多かったため、提案時の抵抗感をいかに減らせるかが鍵でした。
―――実際に導入を進める際、社内やお客様からの反響はどうでしたか？
当初は「これまで通り訪問すればいい」と考える営業や、切り替えを面倒に感じるお客様も一定数いらっしゃいました。そこで、全社向けにはオンライン、地域ブロック向けには対面で勉強会を開き、実際の画面を見せながらメリットを丁寧に説明していきました。
また、お客様向けには、印紙代や押印工数が削減できるというメリットを強調した案内文書を配布し、粘り強く交渉を続けました。
電子契約率は90%に。月間数千時間の工数削減を達成
―――現在の運用フローと、導入後の具体的な成果について教えてください。
営業が販売管理システムで契約書をPDFで出力します。その後、クラウドサインで社内承認を経て、お客様へ送信します。締結後は経理部門に情報を共有し、売上処理と保管を行う流れです。
東北ブロックの契約のうち約90%を電子化できました。1件あたり少なくとも約1時間の工数削減につながっており、ブロック全体では月間数千時間の削減を実現しています。
―――現場の営業の方々の意識にも変化はありましたか？
ええ、明らかに変わりました。実際に自分の作業工数が減ることを体感したことで、今では営業が自ら積極的にお客様へ電子契約を提案するようになっています。新幹線での持ち込みのような無理な運用も、今では過去の話です。
―――コスト面での評価はいかがでしょうか？
初期費用は無料で、月額料金も当社の運用規模や削減効果を踏まえると、費用対効果が高いと感じています。印紙代の削減と、業務時間の大幅な削減効果を考えれば、投資対効果は十分に見合っています。
操作イメージを事前に把握することがスムーズな導入と定着への鍵
―――実際に使ってみて、今後期待する改善点や課題はありますか？
基本機能には満足していますが、過去の契約書を検索する際のソート機能やタグ付けの機能、複数名による同時承認機能などがさらに充実すれば、より理想的です。現在は文書名の命名ルールを統一して視認性を高めるなどの運用でカバーしています。
―――最後に、これから電子契約の導入を検討している企業へアドバイスをお願いします。
現在は多くのサービスがありますが、まずは自社の契約規模や社員数、電子化の進め方など、実務のボリューム感を丁寧に整理することが大切です。ワークフローや受信側の操作イメージを事前にしっかり把握しておくことで、よりスムーズな導入と定着につながると思います。
クラウドサイン
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
