ジンジャー勤怠
導入事例 Jさん
- 女性 20代後半
- 医療系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：紙のタイムカードが招く集計ミスと、修正に1週間を要する非効率な運用
―――まずは、ジンジャー勤怠を導入される前に抱えていた課題について教えていただけますか。
以前は紙のタイムカードで打刻を行っていました。従業員が医院で打刻し、その集計を人事担当者が1人で管理していたのですが、手入力での集計はどうしてもミスが起こりやすい状況でした。
ダブルチェックを徹底していたので大きなエラーは防げていたものの、稀に勤務時間や残業時間の計算ミスが発生し、翌月の給与で調整することもありました。
―――手入力による集計以外に、運用面で困っていたことはありましたか。
打刻の修正対応も、相当な手間が費用でした。エラーがあった際、一人ひとりに修正を依頼し、その返答を待って反映させるまでに1週間ほどかかることもあります。
修正対応に時間がかかることに加え、給与計算のように慎重さが求められる業務では、ミスが発生すると従業員の信頼にも影響する可能性があると感じていました。
―――そのような背景から、デジタル化（DX）へと舵を切られたのですね。
はい。医院全体でDX化を進めていく方針が決まり、まずは正確な情報を収集・集計できるように、勤怠管理をデジタルへ移行することに決めました。
複雑な勤務形態への柔軟な対応と、現場での使いやすさを重視
―――数あるシステムの中から、なぜ「ジンジャー勤怠」を選ばれたのでしょうか。
歯科医院にはパートや正社員など、勤務形態が異なるスタッフが混在しています。そのため、多様な働き方に対応できるシステムであることが、外せない条件でした。具体的には、1日に2回出退勤をしたり、2回休憩を入れたりといったイレギュラーな打刻パターンにも対応できる点に魅力を感じ、ジンジャー勤怠の導入を決めました。
―――選定プロセスにおいて、他に検討されたポイントはありますか。
3社程度比較検討しましたが、価格帯はどこも同じような水準でした。最終的には当院にとっての使いやすさを最優先に、院内で検討したうえで導入を決定しました。理想を言えば、なりすまし防止のための顔認証システムがあればなお良かったのですが、当時の要件と照らし合わせて総合的に判断しました。
管理者の修正作業が数秒程度で完了
―――導入後、実際の運用はどのように変わりましたか。
現在はスタッフ全員が自分のスマートフォンにジンジャー勤怠のアプリを入れ、出退勤や休憩の打刻を行っています。管理者はパソコンの管理画面で集計を確認し、エラーがあればアプリ経由でスタッフに通知します。スタッフ側もアプリからすぐに修正申請を送れるようになりました。
―――工数削減の面では、具体的にどの程度の効果を実感されていますか。
大きな変化がありました。以前はエラーの確認から修正完了まで数日間かかっていましたが、今は通知を送ってから修正結果が戻ってくるまでの時間が短くなり、管理者の修正作業自体もおおむね数秒で完了しています。以前は2〜3日かかっていた勤怠管理の全作業が、今では20分程度で完了するようになりました。
―――20分ですか。それはずいぶん変わりましたね。
ええ。システム内で計算が完結するため、計算ミスの発生を大きく抑えられるようになりました。浮いた時間を他の業務に充てられるようになったことは、医院全体の運営という観点でもよい影響が出ていると感じています。
スタッフへの周知徹底と、より盤石な管理体制の構築に向けて
―――導入にあたり、現場スタッフの反応はいかがでしたか。
スマートフォンの操作に不慣れなスタッフもいたため、最初は「自分で管理しなければならない」という変化に戸惑う声もありました。そのため、説明会を2回に分けて実施し、その後も時間をかけて操作方法をレクチャーしています。導入後1ヶ月間は、管理者が毎日全員の打刻状況をチェックしてフォローを続けました。
―――導入にあたって課題もあったかと思いますが、最終的には定着したのでしょうか。
はい。今ではスタッフからも「使いやすくなった」「変更して良かった」という声が出ています。成功の要因は、導入初期に徹底して周知し、個別対応の事例も全体で共有したことだと思います。
―――最後に、これからシステム導入を検討している担当者へアドバイスをお願いします。
運用をスムーズにするためには、導入段階で全従業員に仕組みをどれだけ徹底して周知できるかが鍵になります。また、当院では現在2名で管理していますが、万が一の欠員に備えて、管理業務を理解している人をもう少し増やしておくと、より安心できる体制になるはずです。
DX化は導入時に手間がかかりますが、その後は業務効率化の効果を実感いただけることが多いと考えます。
ジンジャー勤怠
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