マネーフォワード クラウド勤怠Plus
導入事例 Tさん
- 女性 30代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 101〜200人
- 人事総務
- 契約・派遣・委任
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：事業分離を機にゼロからの労務体制構築へ
―――まずは、当時の状況と勤怠管理システムを導入することになった経緯を教えてください。
ホールディングス傘下の1社だった弊社が、グループからの事業分離が大きなきっかけです。それまではバックオフィス業務のすべてをホールディングス側に委託していたため、自社で労務管理を行う体制が全くありませんでした。独立に伴い、バックオフィス機能をゼロから自社で担うことになりました。
―――導入前は、どのようなシステムを利用されていたのでしょうか。また、その際に感じていた課題はありましたか？
以前は「Workday」という統合型システムを使用していました。Workdayは非常に多機能なシステムですが、設定が複雑で、従業員にとってもUI（操作画面）が直感的に分かりにくいという点が課題です。
特に申請フォームの種類が多すぎたり、似た名称のフォームが並んでいたりと、「どれを使用すればよいか分からない」という問い合わせが相次いでいました。当時はマニュアルやFAQのリンクを送って対応していましたが、使い勝手そのものを見直す必要があると感じていました。
―――社内の労務体制も大きく変わったのでしょうか。
はい。社内に労務の知識を持つ人間が誰もいない状態からのスタートだったので、まずは担当者の採用から始めなければなりませんでした。知見がない中でのシステム選定や運用判断には、非常に苦労した記憶があります。
個別のシステムよりもバックオフィス全体の統合を重視
―――システム選定にあたり、どのような基準を重視されましたか？
今回の取り組みの目標は、バックオフィス業務の内製化でした。そのため、勤怠管理単体の機能性よりも、人事管理、給与計算、会計、経費精算まで、すべての領域を一つのメーカーで統合できることを最優先に考えました。
―――比較検討されたサービスと、最終的な決め手を教えてください。
「マネーフォワード」「freee」「オービック（奉行シリーズ）」の3社を比較しました。最終的に決め手となったのは、シリーズ全体でバックオフィスをまとめて管理できる点と、サポート体制や営業担当者とのやり取りのしやすさでした。
―――機能面で妥協した点はありましたか？
仕様を個別に見ると、マネーフォワードについては、当社の運用方法に照らすと、一部の機能や仕様で調整が必要な点があります。特に弊社の就業ルールは少し複雑で、多くの従業員がフレックスタイム制を利用しているのですが、当社のフレックスタイム制の運用では、設定や運用面で工夫が必要な点が課題です。
それでも、一社で全業務を完結させるという方針を優先し、導入を決めました。
内製化によって増えた工数を、独自の運用とマニュアルで支える
―――現在の運用フローについて教えてください。
従業員はスマートフォンやPCから日々打刻を行い、休暇等の申請があれば管理者が承認します。月末には労務担当者が全データを抽出して月次締めを行います。
ただ、システム上の注意喚起が多いため、従業員がエラーに慣れてしまい、打刻漏れが放置されやすいという点が課題です。そのため、現在は月次締めのタイミングで労務担当者がデータをExcelに書き出し、手作業で打刻漏れや申請漏れを確認しながら、個別にチャットでリマインドを送っています。
―――導入前後で、業務効率に変化はありましたか？
以前はグループ会社に委ねていた業務を自社で引き受けたため、作業工数は純粋に増えた面があります。特に弊社独自の複雑な集計ルールがシステム内で完結しないため、CSVで吐き出した後に手動集計が必要な点は、今後の改善に期待しています。
―――従業員への周知や定着化のために工夫したことはありますか？
人事・勤怠・給与を同時に刷新したため、混乱を防止するために自社専用のマニュアルを作成し、実際の操作画面の画面キャプチャを基に、よく使う申請に絞って解説しました。また、希望者向けに説明会を開き、移行時の混乱を抑えるように努めました。
自社のルールに適した柔軟性を見極めるべきである
―――実際に運用されたうえで、満足度を10段階で評価するとしたら、いかがでしょうか。
10段階評価では「5」程度です。弊社のフレックスタイム制や複雑な勤怠ルールに対して、システムのカスタマイズ性が追いついていない点が大きいです。特定の項目を合算して自動出力できるようなカスタマイズ性が加われば、評価はさらに上がると考えます。
―――これから勤怠管理システムの導入を検討している企業に向けて、アドバイスをお願いします。
シリーズで揃えることのメリットはもちろんありますが、勤怠管理は会社ごとに独自のルールがある非常に独特な領域です。一つのシリーズにこだわりすぎず、自社の集計ルールにどこまで対応できるかを、しっかり検証することを推奨します。
特に特殊な勤務形態がある場合は、どこまでシステムで対応でき、どこから手作業になるのかを事前に確認しておくことが、導入後のギャップを減らすことにつながると感じています。
マネーフォワード クラウド勤怠Plus
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
