Sansan
導入事例 Cさん
- 男性 40代前半
- コンサルティング・専門サービス
- 従業員数 11〜30人
- コーポレート部門
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：情報管理の不備が原因となり、半年ほどの遅延が生じた
―――Sansanを導入する前は、名刺管理をどのように行っていましたか。
以前は別の名刺管理・マーケティングツールを使っていました。名刺を受け取った後に情報をシステムに入力する作業は、アシスタントが担当していたのですが、1〜2時間かかることも珍しくありませんでした。
―――名刺管理の重要性を特に強く意識したきっかけはありましたか。
大手クライアントのBPR（業務プロセス改革）案件を担当していたときのことです。プロジェクトの中で情報管理の不備が原因となり、半年ほどの遅延が生じたことがありました。
コンサルティング会社として、情報の正確さやスピードを重視している立場であるにもかかわらず、自分たちの名刺管理がボトルネックになりうるという事実は、強く印象に残っています。
情報管理を徹底しないと、同様の事態が起こり得ることを、身をもって実感しました。
―――その経験が、ツール見直しのきっかけになったのでしょうか。
大きなきっかけでした。名刺はビジネスの最初の接点であり、その情報が正確に素早く共有されることが重要だと改めて考えるようになりました。入力に時間がかかり、ミスのリスクもある状態を放置してはいけないと判断しました。
精度の高さと情報セキュリティへの対応が、Sansan選定の決め手に
―――Sansanを選んだ理由を教えてください。
名刺のデータ化精度が高いことと、セキュリティ面での信頼性です。私の役職が情報セキュリティ主任でもあるため、クライアントの名刺情報を扱うツールのセキュリティ要件は特に慎重に確認しました。
その点でSansanは企業としての実績や対応状況が明確で、導入の可否を判断しやすかったです。
―――以前のツールと比較して、移行に不安はありませんでしたか。
データ移行の手間や、スタッフの操作習熟については懸念していました。ただ、以前のツールへの不満が解消されることへの期待のほうが大きかったです。
実際に使い始めてみると、操作自体はそれほど難しくなく、スタッフもスムーズに切り替えられました。
名刺入力が1〜2時間から15分へ。アシスタント業務の30％削減を実現
―――導入後、最も大きく変わったことは何でしょうか。
名刺のデータ化にかかる時間が劇的に短くなったことです。以前は1〜2時間かかっていた入力作業が、15分ほどで完了するようになりました。
Sansanは名刺をスキャンすると、オペレーターが入力、確認のうえデータ化する仕組みのため、精度が高く、後から修正が必要な場面も減りました。
―――アシスタントの業務にはどのような変化がありましたか。
名刺入力に関連する業務が週5時間ほど削減されました。アシスタント全体の業務量でいうと、約30％の削減に相当します。空いた時間を別の業務に充てられるようになり、チーム全体の生産性向上にも効果を実感しています。
―――情報セキュリティ主任の立場から、導入後の評価はいかがですか。
管理権限やアクセスログの確認ができる点は安心して利用できています。
誰がどの名刺情報にアクセスしたかを把握できるのは、クライアントの機密情報を扱うコンサルティング会社にとって重要な要件です。その点でSansanは要件を満たしています。
―――名刺管理以外での活用はありますか。
コンサルタント間での名刺情報の共有がスムーズになりました。以前は個人が持つ名刺情報が共有されにくい状況でしたが、今は組織全体でデータベースとして活用できています。
「あのクライアントに以前アプローチしたことがあるか」「担当者の連絡先は誰が持っているか」といった確認が、素早くできるようになっています。
名刺の情報が正確・迅速に共有されるかどうかは、ビジネスのスピードに直結する
―――満足度を10点満点で表すと、何点でしょうか。
10点満点で7点です。データ化の精度と業務効率化という主要な目的は達成できています。細部の操作性やカスタマイズの柔軟性など、改善の余地があると感じたため、満点よりは控えめな評価にしています。
―――これから導入を検討している方へ、メッセージをお願いいたします。
名刺管理を「後回しでもよい」として先送りしている企業ほど、大きな機会損失につながっている可能性があります。名刺は顧客との最初の接点であり、その情報が正確・迅速に共有されるかどうかは、ビジネスのスピードに直結する部分です。
コンサルとしての経験からも、情報管理の精度は組織の成果に影響すると実感しています。早期に整備することをおすすめします。
Sansan
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