HRMOS勤怠 導入事例　一人当たりの料金を抑えられた　エフォート管理できるのが嬉しい　　

Excel管理の限界。情報の“正確性”への疑問が常にあった。

―――勤怠管理システムの導入前は、どのように管理されていましたか？

導入前は会社がまだ人数が少なかったので、Excelに勤怠情報を入力してもらっていました。それを経営管理部マネージャーである私の方で取りまとめて、データを締めるという方法をとっていました。

―――Excelでの管理において、どのような課題を感じていましたか？

Excelだと管理が煩雑になってしまって、入力漏れやミスになかなか気付けませんでした。 Excelの自動計算で式を組んで日々の就業時間を入力していましたが、計算がうまく機能していないこともあり、入力漏れに気づかず後から修正してもらう必要がありました。

―――入力漏れがあった場合、どのような影響がありましたか？

入力漏れに気づいてからすぐに該当社員に依頼をしても、やはり一日二日のタイムラグが発生してしまいます。月末に勤怠締めを行うので、何日も前、何週間も前の自分の勤務時間を思い出してもらって、それを入力してもらうという作業でした。

そのため、その勤務時間が正確な情報だったかというところも少し疑問でしたし、管理の甘さは感じていました。給与計算に大きな影響が出たことはありませんが、常にそうした疑問は残っていました。

―――それがシステム導入を検討されたきっかけでしょうか？

はい。Excelで勤怠管理を行うにあたり、情報の正確さだったり、計算式を組んでいる関数のミスがないかという不安は常に残っていて、チェックをする必要がありました。 それを改善したく、システムを導入することで計算ミスの心配は軽減されると思いましたし、入力漏れについてもシステムであればアラートを上げて通知してもらう機能もあるので、そういった期待をして導入を検討し始めました。

資金調達中のベンチャーが最重視したのは「費用」。無料プランと“エフォート管理”が決め手に。

―――導入にあたり、どのように選定を進められましたか？

まず私が主軸のリーダーという役割として、情報収集から比較、検討、上長への提案という一連の流れを一人で担当しました。決裁権は上長にありました。 必要な要件を備えていたHRMOS勤怠、ジョブカン、KING OF TIMEについてリサーチして、比較検討しました。

―――選定にあたり、重視していた点は何ですか？

重視していた機能は、基本的な勤怠管理ができること、そして入力漏れに対するアラートができること、それに加えてエフォート管理（※）を行うことができることを最低限重視していました。 また、費用面をできるだけ抑えられるかを重視していました。

※全仕事時間に対する特定の業務やプロジェクトに割く時間配分の割合を管理すること。

―――その中でも、最重要視されたポイントはどこでしたか？

これだけは絶対に外せないと思っていたのは「費用」です。 まだまだ資金調達中のベンチャー企業でしたので、一人当たりの料金を最大限抑える必要がありました。

―――最終的に「HRMOS勤怠」に決めた理由を教えてください。

まず導入した際は0円の無料プランを活用したので、初期費用や月額費用はかかっていません。トライアルも兼ねて無料で使えることが、かなりありがたい点でした。 現在は有料プラン（一人につき月額200円程度）に切り替えていますが、インパクトのある金額ではないですし、他社サービスと差があるようには感じませんでした。

―――機能面で妥協した点はありましたか？

本当は欲しかったけれど諦めた機能というのは特にありません。 強いて言えば、現在使用しているHRMOS勤怠はエフォート管理を行う面で、一日のうちに担当した業務を三つまでしか登録できないので、本当はそれ以上、最大十個ほど登録できれば嬉しいなという気持ちはあります。

Excel時代の“関数チェック”から解放！月初の勤怠チェック工数は半分に。

―――導入後、現在の運用フローを教えてください。

HRMOS勤怠のシステム上で、各社員にそれぞれ日々業務時間を打刻入力してもらい、それを月末に締めてまとめて確認作業を私の方で行っています。何か登録漏れや修正が必要な点があれば、その都度社員にアナウンスをして訂正をしてもらっています。

―――確認作業の工数はどのくらい変わりましたか？

社員二十名ほどの勤怠情報をチェックしておりますが、月末にデータを締めて、翌月月初、最初の営業日に私一人で対応し、合計して6時間ほどあればチェックは全て完了します。

―――導入前と比較して、どの程度効率化されましたか？

エクセルで管理していた時と比べて、約半分ほど業務効率ができていると思います。 エクセル管理の時は組んである計算式や関数に間違いがないかというチェックも合わせて行っていたのですが、システム上で管理をするとその必要がありません。シンプルに従業員の勤怠情報だけに集中して、チェックを行えるようになりました。

―――他に、楽になったと感じる作業はありますか？

勤怠管理システムから勤怠データをCSVで出力して、それを管理しているエクセルに貼り付けるという作業がなくなりました。この工程の中でミスをすることがかなり少なくなりました。

将来的な“エフォート管理”の拡張性も視野に入れた選定を

―――社内へはどのように周知・教育されましたか？

従業員への説明会は特に実施せず、「マニュアルの配布」と「個別対応」で対応しました。 配布したマニュアルはPDF形式で、HRMOS勤怠のシステム上で用意されている説明用資料に加えて、「よくある質問Q&A」をその資料に追加して、なるべく疑問点を払拭するような作りを意識しました。

―――導入後、従業員からはどのような反応がありましたか？

打刻や勤怠情報の登録はかなりシンプルな作りだったので、分かりにくいという声はほとんど上がりませんでした。 ただ、私の会社はフレックスタイムを導入しているので、休憩を多く取った日や、中抜けをするときにどういった勤怠の処理をすれば良いかなどの質問は多く出てきました。

―――システムを定着させるために工夫した点はありますか？

社員に対する定期的なフォローアップは行うようにしていました。また、新入社員に対しては、入社オリエンテーションの際に勤怠管理システムの具体的な操作方法や、「こんな時はこういう使い方をしている」というような事例を交えて、詳しく説明を行うようにしていました。

―――費用対効果についてはいかがですか？

月額費用（一人あたり約200円）に見合っていると感じています。 最低限の勤怠管理機能は十分に使えていますし、何か分からないことがあった際はカスタマーサポートでメールの対応をしてくれます。

また、エフォート管理もシステム上で簡単に行えます。 特にエフォート管理に関しては、他社サービスだと同じシステム上で行うことができなかったり、外部の専用サービスに連携が必要な事例がありますので、HRMOS勤怠はその点では優れていると感じますし、費用以上の効果が得られていると感じています。

―――最後に、「HRMOS勤怠」を10段階で評価すると何点でしょうか？

8点です。 マイナス分の理由は、先ほどもお伝えした通り、エフォート管理で登録できる業務内容が3つまでに限られているという点が大きいです。これをもう少し増やしてほしい。この制限が改善された場合、この評価は10まで上がると思います。

―――これから導入する方へアドバイスがあればお願いします。

導入後二年ほど経過したタイミングでエフォート管理を行うことになったので、もし事前にエフォート管理を行うことが分かっていた場合は、そういった機能も加味してシステム導入の最終決定を行っていたと思います。 なので、今後導入する方に対しては、勤怠管理の機能だけでなく、エフォート管理や日報機能の利活用の可能性があるかどうかという点も重視しながら選定を進めてもらうのがいいかと思います。

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