カオナビ
・小売/流通/商社系
・従業員数 301〜500人
・人事総務
・部長・課長クラス
50人分のExcel評価に4時間超。情報が分断され、100%自信のある人事配置ができない
―――タレントマネジメントシステム導入前は、どのように人事情報を管理されていましたか？
人材管理、人事情報についてはExcelで管理していました。勤怠など一部についてはアマノ株式会社のシステムを使っていました。
―――どこに課題を感じていましたか？
人事情報が一元化されていないことが一番課題でした。Excel管理だったので、どれが最新か分からない、担当者によってフォーマットが違うといった、使いにくさが大きな問題点になっていました。
目的の情報を出すのにすごく時間がかかったり、出した情報が最新ではなかったり。 他にも、異動歴が年度ごとに分断されていたり、一部欠けていたり、入力する人間によって部署名がちょっと違っていたりと、非常に作業が煩雑になっていました。
―――情報が断片的だったことで、具体的に困ったことはありましたか？
例えば人事異動をかけるときに、その人が過去どんな経験をしてきたかや、中途で入った人がどんなスキルを持っているかといった情報が不明で、直属上司の日頃のコミュニケーションの中だけの断片的な情報しかありませんでした。
最適な配置なのか、100パーセントの自信を持って異動の判断ができていなかったと思います。
また、会社全体で見たときに、評価のフローが煩雑だったのも課題でした。メールとExcelを使用していたため、抱えている部下が多い部署については、メールだけでやり取りをすると「誰がいつ出したかも分からない」状態で、リマインドするのも大変でした。
さらに、一人ずつExcelを開きながら評価をしなくてはいけません。それをまとめて一次評価者が二次評価者に渡し、二次評価者が最終評価者に渡す、という作業が非常に手間でした。
―――その作業には、どれくらいの時間がかかっていたのでしょうか？
多い部署では、一人の評価者が50人くらい抱えるところもありました。評価するにあたって内容確認や入力で1人5分はかかるので、単純計算で4時間以上になります。 これが日常業務にプラスオンされるので、業務の負荷は大きいです。さらに面談も一人当たり30分くらいはかかるため、作業自体よりも「時間」の大変さが非常にありました。
決め手は無機質じゃないUI。人事と従業員、双方の使いやすさを最重視
―――タレントマネジメントシステムを導入するにあたって、比較検討はされましたか？
導入したカオナビ以外では、 HRBrain 、 タレントパレット 、 ジンジャー 、 SmartHRタレントマネジメント を見ていました。
―――選定にあたり、最も重視したポイントは何でしたか？
4つあります。まず人事、従業員共に使いやすい、直感的に操作できる分かりやすさ。 二つ目が、取り出せるデータをできる限り加工しないで使えること。三つ目がシステムの拡張性。最後がサポート体制です。
―――「使いやすさ」について、カオナビのどういった点が特に良かったのでしょうか？
まず画面が無機質じゃないところが好印象でした。色合いの問題もあるかもしれないですが、ちょっと角の丸みがあるデザインなど、あまり”システムシステムしていない”イメージです。
―――管理者側の操作性はいかがでしたか？
人事としては、表やシートを作る時にドラッグで作成できるなど、非常に直感的で分かりやすかったです。出したいものだけまとめてシートとして常に取っておいて、ボタン一つで出せる。例えば、従業員の緊急連絡先一覧表や、過去の異動履歴、評価といったものをすぐ作れるところが大きなポイントでした。
―――コスト面での比較はいかがでしたか？
他社と比較したら若干彫金は高めかもしれません。確か一番安かったのが HRBrain だったと思うんですけれども、一人当たりの単価で100円、200円違ったような記憶はあります。でも、カオナビは機能で十分に満足しています。
二次評価者の工数は「半減」見込み。評価進捗の“全体感”も把握可能に
―――評価のフローは具体的にどのように変わりましたか？
まず人事の私が、その期の評価シートを等級別に作成し、対象者と評価者を紐付けます。 期初に従業員がログインして目標を入力し、期末に自己評価を入力。その後、一次評価者、二次評価者、本部長評価という流れで進めています。
―――導入後の効果はいかがですか？
まだ導入して間もなく、操作に慣れていない面もあるので、どれくらい楽になったか正直まだ分からないというのが正直なところです。 ただ、一画面で次々と人を送りながら評価を入れていける点や、一括操作ができる点は、作業時間は大幅に削減はされていると思います。
―――Excel時代と比較して、どれくらいの削減インパクトがありそうでしょうか？
一次評価者については、入力する手間はExcelかシステムかの違いだけなので、そこまで大きく変わっていないかもしれません。 ただ、その後の二次評価者や本部長のレイヤーは、評価する人数がどんどん増えていきます。カオナビで一括で見られるメリットは大きいと思います。 先ほど申した50人くらいの部署で言えば、工数が半分くらいになっているのではないでしょうか。
―――管理者としてのメリットはいかがですか？
評価をまとめる人事側としては、評価がどれだけ進捗しているかを画面上で見られるので非常に助かっています。
直感的にわかる操作性で社員からの質問は少ない
―――社内への展開はスムーズでしたか？
はい。基本的には直感的に分かるので、そんなに質問等はありませんでした。 一度提出した自己評価を自分で取り消すことができず、上司から差し戻してもらう必要がある点が伝わっていなかったので、そこへの質問が一番多かったですが、運用上特に困ることはなかったです。
―――周知や教育はどのように行いましたか？
もともとカオナビのヘルプ機能にあったものをベースに、弊社の用語に合わせてPDF版のマニュアルを作りました。 特に反応はなかったですし、操作で困ることもなかったので、マニュアルとしては良かったなと思っています。
―――総合的に、カオナビを10段階で評価すると何点になりますか？
まだ全部を使っているわけではないので何とも言い難いですけど、現時点では8点くらいですかね。
いろんな機能があるので、まだ使い切れていないというのが残りの2点分になります。今後10点に近づくのは間違いないと思います。 強いて改善点を挙げれば、基本的には画面上で完結する作りになっていると思うんですけど、ExcelやCSVで落とせるデータをもっと細かく設定できるようになったらいいと思います。
―――最後に、これから導入を検討する企業へアドバイスをお願いします。
打ち合わせはやっぱり何回かされた方がいいかなと思います。各社横並びで見た後に、「あの会社はこれができる、できない」をそれぞれ比較した中で、最終的に自社がどれを取ってどれを捨てるという判断をしていく必要があります。
あとは、人事目線と従業員目線を気にしながら選定されるのがいいと思います。 見やすさについては、もし経営幹部も見るのであれば、「出せるデータ、見やすいデータがいかに画面上で出せるか」という点も大事なポイントになるかと思います。
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