【30秒で分かるこの記事の結論】
・AI搭載の労務管理システムは、定型業務（申請・管理）に加え、「考える作業」を支援し、属人化とヒューマンエラー解消が期待できる
・選定時は「AIが参照できる情報の範囲」「誤回答を防ぐ運用設計」「既存システムとの連携」を重点的にチェック
・主なAI搭載労務管理システムは「SmartHR労務管理」「freee人事労務」
労務管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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AI搭載の労務管理システムとは
AI搭載の労務管理システムは、入退社手続きや年末調整などの労務業務に、AIの支援機能を組み合わせたシステムです。申請データの管理に加えて、文章作成や問い合わせ対応などの「考える作業」も補助できる点が特徴です。
AIといっても、何でも自動で判断してくれるわけではありません。社内規程や過去の問い合わせ、入力された情報を参照しながら、候補の提示や下書き作成を行う役割が中心です。そのため、人間による最終確認や承認まで含めた運用設計が欠かせません。
AI搭載の労務管理システムでできること、できないこと
AI搭載の労務管理システムでできることは、問い合わせへの一次回答、申請案内の文章作成、手続きの抜け漏れチェックなどです。たとえば「このケースはどの書類が必要か」といった質問に、蓄積されたナレッジを参照し、社内ルールに沿って回答できます。
一方で、AIの回答が常に正しいとは限らず、最終判断を任せる運用は避けるべきです。社内規程が未整備だったり、例外処理が多かったりすると、回答の精度は下がりやすい傾向があります。
AIの強みは、担当者の代わりに考え続けることではなく、作業のたたき台を素早く出すことです。人が確認しやすい形に整え、承認や例外判断は人が担う分担が現実的でしょう。
従来の労務管理システムとの違い
従来の労務管理システムは、手続きの申請・承認、従業員情報の管理、帳票出力などの定型業務を正確に回すことが中心でした。AI搭載型は、定型業務に加えて、文章化や質疑応答などの非定型業務にも踏み込みやすくなっています。
画面上のメニューを探して操作するだけでなく、チャット形式で意図を伝えて案内を受けられる点も違いの一つです。結果として「誰に聞けばよいかわからない」「聞くたびに回答が変わる」といった属人化が起きにくくなります。
ただし、AI機能を活かすには、参照させる情報の整備と更新が必要です。権限設定やログ管理、回答品質の見直しまで含めて運用を作ることが、従来以上に重要になります。
労務管理でAIが注目される理由
労務管理の現場では、手続きの複雑化や問い合わせの増加により、担当者の負担が重くなりがちです。限られた人員でも安定して回せる体制が求められ、AIの活用にも関心が集まっています。
人手不足が進み、業務効率化の重要性が高まった
企業全体で人手不足が続き、バックオフィスでも採用難や引き継ぎ負担が目立つようになりました。労務担当が少人数のまま業務量だけが増え、繁忙期に残業や対応遅れが起きやすい状況です。
このような環境では、手続き案内や入力チェックなどを仕組みで補い、担当者の時間を確保する動きが進みます。結果として、繰り返し発生する業務を支援しやすいAIが、効率化の手段として注目されています。
AI活用が進み、労務業務でも自動化しやすくなった
生成AIの普及により、文章作成や要点整理、質問への回答などが身近な業務でも使われるようになりました。社内の問い合わせや申請案内のように、文章の作成と判断が混ざる業務でも活用が進んでいます。
労務業務は「何をするか」が決まっていても、従業員の状況により案内文や手順が変わる場面が多い領域です。こうした可変的な作業はAIと相性がよく、下書き作成や一次対応の自動化が進めやすい点が注目されています。
人の記憶や手作業に依存するとミスが増えやすい
労務管理では、法令や社内規程、雇用形態ごとの例外など、覚えるべき情報が増え続けています。担当者の経験に頼る運用だと、異動や退職で知識が抜けたり、確認漏れが起きたりしやすいです。
この背景から、判断の根拠を文書化し、誰でも同じ水準で案内できる仕組みが求められます。情報を参照しながら回答候補を提示できるAIが、属人化とミスを同時に減らす手段として注目されています。
AIを搭載した労務管理システムが解決できる課題
AIを搭載した労務管理システムは、担当者の時間を奪いやすい問い合わせ対応や書類作成、入力チェックの負担を減らすのに役立ちます。労務業務を仕組み化しやすくなり、繁忙期でも品質を落とさず回せる状態を目指せます。
問い合わせ対応の属人化
労務の問い合わせは、就業規則や手続きの例外が絡むため、担当者の経験により回答が変わりやすいです。結果として「誰に聞くか」で対応速度や回答内容がぶれ、担当者への依存が強まる点が問題です。
AIを搭載した労務管理システムなら、社内規程や過去のFAQを参照しながら、一次回答や案内文のたたき台を作れます。担当者は最終確認と例外判断に集中でき、回答のばらつきも抑えやすくなるでしょう。
申請書類やマニュアル作成に時間がかかる
入社・退社、育休、住所変更などの手続きは、必要書類や提出方法の説明が多く、案内文やマニュアルの作成に時間がかかります。文面の修正や更新が追いつかないと、従業員の自己解決が進まず、問い合わせも増えがちです。
AIを搭載した労務管理システムでは、定型の案内文をベースにしつつ、条件に合わせて文章を整える作業を短縮できます。手順の要約やチェックリストの作成にも使えるため、マニュアルを頻繁に更新しやすくなります。
勤怠・手続き・年末調整の入力ミスや漏れ
労務の入力業務は、従業員の入力ミスや未提出が原因で差し戻しが発生しやすく、担当者側の確認工数も膨らみます。年末調整や各種申請では、必要項目の抜け漏れがあると、締切直前に修正が集中しやすい点も課題となりがちです。
AIを搭載した労務管理システムを使えば、入力内容の不備や矛盾を検知して注意喚起したり、提出状況に応じてリマインドを自動化したりできます。担当者は例外対応に時間を使えるため、全体のミスと遅延を減らしやすくなります。
AI搭載の労務管理システムの選び方
AI搭載の労務管理システムをAI機能だけで選ぶと、導入後に「想定していたほど活用できない」と感じるかもしれません。AIが何を参照できるのか、運用でどこまで正確性を担保できるのかを先に整理すると、失敗を避けやすくなります。
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AIが参照する情報の範囲
AIの回答品質は、参照できる情報の範囲で大きく変わります。就業規則や社内規程、手続きフローが参照できない状態では、一般論の回答に寄りやすく、社内ルールに合わない案内が出るリスクが高まるでしょう。
導入前に、AIが参照できる情報源を確認することが重要です。社内FAQやマニュアルの取り込み方法、更新の手間、部署ごとの閲覧権限をどう扱えるかまでチェックしておくと安心です。
誤回答を防ぐ運用設計
労務の案内は、誤った回答がそのまま手続きミスにつながりやすいです。AIの回答を鵜呑みにする運用だと、例外処理や法改正の反映漏れでトラブルになる可能性があります。
誤回答が起こりうることを前提に、運用で誤りをどう止めるかを決めておく必要があります。回答の根拠を表示できるか、担当者へのエスカレーション導線があるか、回答ログの確認や修正ができるかを見ておくとよいでしょう。
既存システムとの連携可否
労務は単体で完結しにくく、人事、勤怠、給与、ワークフローなどとデータが連動して初めて効率化につながります。連携が弱いと二重入力が残り、AI機能を使っても全体の工数削減につながりにくい点が課題です。
システム連携の可否を確認する際は、API連携の有無だけで判断しないほうが安全です。連携できる項目の範囲、同期のタイミング、マスタの持ち方、SSOや権限連携まで確認すると、業務の効率と精度を高められるでしょう。
システムが対応できる業務
AI機能が魅力的でも、自社が改善したい業務をカバーしていなければ導入効果は出ません。労務管理は、入退社手続き、各種申請、年末調整、問い合わせ対応などのさまざまな業務があり、企業によって負荷が偏りやすい領域です。
まずは「今最も工数がかかっている業務」を明確にし、対象業務に必要な機能がそろうか確認します。たとえば、申請フローの有無、帳票対応、リマインドや差し戻しの扱い、問い合わせチャネルの対応範囲まで見ておくと選びやすくなります。
労務管理システムの選び方をくわしく知りたい場合は、次の労務管理システムまとめ記事をご覧ください。
AI活用で効率化できる労務管理の業務
AIは入力や確認のような定型作業だけでなく、案内文を整える、質問に答えるといった非定型の作業も支援できます。労務業務のなかでも負担が大きい領域からAIを取り入れると、効果を実感しやすくなるでしょう。
年末調整業務
年末調整は、従業員の入力ミスや未提出が多く、差し戻し対応に追われやすい業務です。AIを活用すれば、入力内容の不備を早めに検知して注意喚起したり、提出状況に応じてリマインドを自動化したりできます。
また、従業員が迷いやすい項目について、社内の案内に沿った説明文を提示する使い方も有効です。担当者は個別対応の負担を減らしつつ、締切前の修正集中を避けやすくなるでしょう。
勤怠管理
勤怠管理では、打刻漏れや残業時間の偏りなど、異常値の検知と確認作業に時間がかかりやすいです。AIを活用すると、勤怠データの傾向から注意が必要な従業員や部門を見つけやすくなり、確認の優先順位を付けられます。
また、従業員からの勤怠に関する質問に対し、社内ルールに沿った案内文を作る用途でも役立ちます。
勤怠管理システムはAI機能の有無だけでなく、対応している打刻方法や連携できるシステムなど、比較軸が多いです。AI搭載の勤怠管理システムでできることやシステムの選び方、AIを活用したおすすめの勤怠管理システムについて知りたい方には、こちらの記事がおすすめです。
問い合わせ対応
問い合わせ対応は同じ質問が繰り返される一方で、雇用形態や個別事情により案内が変わるため、属人化しやすい業務です。AIを活用すると、社内規程や過去の対応履歴を参照しながら、一次回答や返信文のたたき台を作れます。
担当者は、例外判断や最終確認に時間を使えるため、対応の品質を保ちながら処理量を増やしやすくなります。回答ログを見直してFAQに反映する体制まで整えると、問い合わせ自体を減らす循環もつくれるでしょう。
マニュアル作成
マニュアル作成は、入社手続きや住所変更など、手順が決まっていても説明文の作成に時間がかかる業務です。AIを使えば、既存の手順書や社内FAQをもとに、案内文の下書きや要点整理を短時間で行いやすくなります。
さらに、更新が入ったときの修正作業も効率化できます。制度変更や社内ルールの改定内容を反映した文章案を作れるため、担当者は内容の確認と仕上げに集中しやすくなるでしょう。
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年末調整に役立つAI搭載の労務管理システム3選
年末調整の入力や確認作業を大幅に効率化できるAI搭載のツールを紹介します。従業員数が多く書類の回収や確認に時間がかかる企業におすすめです。
SmartHR労務管理
- 生命保険料控除証明書をAI‑OCRで自動入力
- AIアシスタントが年末調整の質問に回答
- データ連携で給与計算まで一気通貫
SmartHR労務管理は、生命保険料控除証明書をスマートフォンで撮影してアップロードするだけでAI‑OCRが保険会社名や保険料を自動入力し、入力漏れやミスを防ぎます。24時間対応のAIアシスタントは、アップロードしたマニュアルを参照して従業員の質問にチャット形式で回答し、担当者の問い合わせ対応工数を削減します。
AI‑OCRとAIアシスタントを組み合わせることで、差し戻しや確認作業の手間を大幅に減らせるのが特長です。年末調整で収集したデータは給与計算や源泉徴収票作成まで自動連携でき、年末調整業務全体をスムーズに進められます。
freee人事労務
- AI年末調整で証明書を自動入力
- 年度違いなどを自動アラート
- 自動リマインド機能で回収促進
freee人事労務のAI年末調整は、生命保険料控除や住宅ローン控除などの書類を撮影してアップロードすると、AI‑OCRが契約者や保険種別、金額を自動入力します。アップロードした証明書の年度が異なる場合や別の書類だった場合にはエラーを表示し、従業員自身がミスに気付けるため、担当者の確認作業が効率化されます。
添付画像の「必須」「任意」設定が可能な点も特徴です。提出漏れを事前に防止し、入力依頼時に設定できる自動リマインド機能で従業員の提出率を高めます。AIが一次チェックを行うため入力不備が減り、担当者は差し戻し対応の時間を大幅に削減できます。
JDLのAI‑OCR年末調整入力システム
- 控除証明書を自動読み取り
- JDL AIが読み取りと同時に解析・生成
- 画像とデータを紐付けて画面上で確認
JDLのAI‑OCR年末調整入力システムは、控除証明書をスキャンするだけで自動で読み取れる、スキャナー付きのAI‑OCRシステムです。高速スキャナーやハンディスキャナーにより、大量処理やPDF/JPGの読み取りにも対応します。読み取った書類はJDL AIがリアルタイムで解析し、データを生成するため、入力に要する時間を大幅に短縮できます。
生成されたデータは読み取った画像と紐付けて画面に表示され、内容を確認しながら年末調整システムの社員情報と自動で突合。処理枚数に関係なく運用コストが定額で、専任のサポートスタッフが操作を支援するため、初めてでも安心して利用できます。
問い合わせ対応に役立つAI搭載システム3選
AI搭載で社内問い合わせ対応を効率化できるシステムを紹介します。従業員からの質問が多く、人事や労務部門の負担を減らしたい企業におすすめです。
HRbase
- 就業規程を学習し質問に即回答
- アクション提案や資料作成も支援
- 専門家へ相談できるセーフティネットを用意
HRbaseは、労務管理に特化したAIサービスです。就業規則や社内規程を読み込み会社固有の質問に正確に対応し、関連書類も自動生成できます。質問に対するアクションプランや資料作成まで行える点が特徴です。
AIの回答に確証がほしいときは、専門家への相談もでき、AIだけに頼らない仕組みになっています。プライバシーや法令対応にも配慮しており、安心して利用できます。
SmartHRのAIアシスタント
- 文書を検索してAIが即回答
- 文書ファイルのアップロードだけで即運用
- 問い合わせ履歴を分析し改善
SmartHRのAIアシスタントは、就業規則やマニュアルを読み込み、チャット形式で従業員の疑問を解決します。PCやスマートフォンからいつでも利用でき、現場からの問い合わせ件数を削減できます。
就業規則やマニュアルなどの文書ファイルをアップロードするだけで即日運用できるのが特長です。公開範囲設定や履歴分析に対応し、規程の見直しにも役立ちます。年末調整への問い合わせもAIアシスタントが一次対応します。
ジンジャー人事労務の人事問い合わせAI
- 社内規程を学習して自動回答
- PCやスマートフォンからAIに相談可能
- モデル更新と掘り下げ機能で高精度
ジンジャー人事労務の人事問い合わせAIは、就業規則やマニュアルを学習し、従業員の質問に自動回答する機能です。従業員はPCやスマートフォンから簡単に質問でき、人事担当者の工数削減に貢献します。
ジンジャー人事労務を利用中であれば、設定をオンにするだけですぐ使え、多様なファイルを学習します。追加費用はかかりません。継続的なモデル更新と、質問を掘り下げる機能で、曖昧な質問にも高精度で答えます。
マニュアル作成に役立つAI搭載システム3選
AIを活用したマニュアル作成ツールを紹介します。マニュアル作成に手間がかかる企業や、社内教育を効率化したい組織におすすめです。
ヘルプドッグマニュアル
- マニュアル名を入力するだけでAIが下書き
- 画面や音声を録画して動画マニュアル
- 用語集やノートで社内情報を一元管理
ヘルプドッグマニュアルは、マニュアル名を入力するとAIが瞬時に下書きを作成し、社内外の手順書を効率的に整備できるサービスです。動画マニュアルや用語集、ノートなど多様な機能が用意されており、情報を階層的に共有できます。
AIによる下書き作成によりマニュアル作成時間を短縮でき、業務未経験者でも利用しやすい点が特長です。PCの画面と音声を録画した動画マニュアルや、社内用語を登録して解説を表示する用語集機能などがあり、業務手順の標準化と共有を促進します。
ManualForce
- 操作を記録すると手順とスクリーンショットを自動生成
- AIが説明文を生成し作業時間を削減
- 生成したマニュアルは他サービスに共有可能
ManualForceは、ブラウザやデスクトップ上の操作を録画してマニュアル化するサービスです。レコーダーをオンにして操作するだけで、操作手順とスクリーンショットを含むマニュアルが自動生成されます。AIが説明文を作成し、作成されたマニュアルはNotionやGoogle ドキュメントなどに簡単に共有できます。
長い動画や膨大な文章を扱う必要がなく、誰が作成しても視認性が高く、品質のそろったマニュアルを作成できる点が強みです。一度の操作でマニュアルを作成できるため、工数削減や手順の再現性向上を狙う企業に向いています。
Dojo
- 操作するだけで画面を自動キャプチャ
- 動画やeラーニング教材も作成可能
- オプションで自動音声合成にも対応
Dojoは、普段の作業をそのまま行うだけで操作内容や画面を自動的にキャプチャし、マニュアルを作成できるツールです。PowerPointのような編集画面でマニュアルを整えた後、動画コンテンツやeラーニング教材として出力できるため、研修や製品デモ作成にも活用できます。
現場向けの「Dojoウェブマニュアル」では、スマートフォンで撮影した写真や動画をそのままマニュアル化でき、音声認識で説明文の自動入力ができます。ChatGPTが作成したマニュアルを評価・診断し、改善案を提示する機能も提供されています。現場での作業効率やマニュアル品質の向上に役立ちます。
労務管理にAIを導入する際の注意点
AIは労務業務の負担を減らせますが、導入の仕方を誤るとリスクも増えます。安心して使い続けるために、事前に押さえたい注意点を紹介します。
情報漏えい対策が必要
労務のAI活用では、個人情報や社内規程など機密性の高い情報を扱う場面が多いです。入力データの扱い、アクセス権限、ログ管理、学習への二次利用の有無まで確認する必要があります。あわせて、社内でAIに入力してよい情報の範囲をルール化すると運用が安定しやすいでしょう。
情報漏えい対策が不十分だと、個人情報の流出や社内資料の不正拡散につながります。情報漏えいが起きた場合は、本人対応や監督対応、信用失墜などの負担が一気に膨らむため、導入効果を上回る損失になりかねません。
AIの精度や回答が正確とは限らない
AIは便利ですが、回答が常に正しいわけではなく、社内ルールの例外や最新の改定に弱い場合があります。AIの回答に根拠を添えられるか、参照する文書を更新できるか、最終確認を誰が担うかを決めておくことが大切です。労務の判断をAIに委ねず、人が確認する前提で設計すると安全です。
AIの精度を過信すると、誤った案内が従業員に広がり、手続きミスや差し戻しが増える恐れがあります。法令や社内規程に反する対応が続けば、トラブルや監査指摘につながり、コンプライアンスリスクが高まります。
AI活用の教育と運用体制の整備が必要
AIは入れるだけで定着するものではなく、使い方がばらばらだと効果が出にくいです。質問の仕方、回答の確認手順、例外時のエスカレーション先などを決め、教育体制と運用ルールを整えることが欠かせません。参照させる規程やFAQの更新担当を置くと、回答品質も維持しやすくなります。
教育と体制がないままだと、AIを使う人と使わない人が分かれ、問い合わせが結局担当者に戻ってしまうでしょう。誤回答の放置や参照情報の陳腐化が起きると、現場からの信頼が下がり、AI活用が形骸化にとどまる可能性もあります。
AI搭載の労務管理システムで業務効率化や労働環境の改善を図ろう
AI搭載の労務管理システムは、問い合わせ対応や書類作成、年末調整の入力チェックなど、手間が集中しやすい業務を効率化する手段です。担当者の作業を減らせれば、対応の遅れや属人化を抑えつつ、従業員が迷わず手続きを進められる環境に近づきます。
一方で、導入効果は「AIが参照できる情報」「誤回答を防ぐ運用」「既存システムとの連携」「対応できる業務」に左右されます。自社の課題がどこにあるのかを整理したうえで、必要な機能と運用設計をセットで検討すると、導入後にブレにくいでしょう。
まずは、問い合わせが多いテーマや年末調整などの繁忙業務から小さく試すのがおすすめです。資料やデモで実際の回答精度や設定のしやすさ、情報管理の仕組みまで確認し、自社に合うAI搭載の労務管理システムを選んでみてください。
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