顛末書の書き方とは？社外向けの書き方・文例・注意点

最終更新日：2025-11-19

【比較表】文書管理システム

＼かんたん無料登録／

顛末書は、問題が起きたとき一部始終を上司に報告し、今後同様の問題が再発しないようにするための改善策やアクションプランなどを記述する書類です。今回は、この顛末書の書き方のポイントを紹介します。

文書管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
⇒【料金・機能比較表つき】文書管理システムの資料をダウンロードする（無料）

顛末書は、問題が発生した際に一部始終を上司に報告し、なぜその問題が起こったのか、今後同じ問題を再発させないためにどのような対応を取るべきかなどを記載する書類です。

顛末書は、なぜ問題が起こったのかを報告する書類であるため、多くの場合、社内向けの書類という印象を持たれることが多いかもしれません。しかし、顛末書は問題の内容によっては社外に提出する場合もあります。万が一の際に慌てないよう、今回は顛末書の基礎や社外向けに提出する際の文例を紹介します。

目次を閉じる

顛末書とは

顛末書とは、ビジネスにおいて自分が不始末や不祥事などを起こした際、会社に提出する書類を指します。

内容には、なぜ問題が発生したのかを詳細に記述する必要があり、問題発生前から発生後までの経緯を正確に記載します。

また、発生したトラブルを二度と繰り返さないために、問題を起こした本人が今後どのような対策を講じればよいかという再発防止策についても記載する必要があります。

顛末書は問題が起こった経緯や背景を整理し、その後の対応までを順序立てて書きます。さらに、発生した問題を社内で共有することにより、他の社員も再発防止に取り組むための重要な機会となります。

顛末書に記載する基本的内容

顛末書を作成する際は、できるだけ詳細に記載し、上司や管理職の方に提出する必要があります。顛末書が正確に書かれていないと、上司や管理職の方が問題の詳細を把握できず、適切な判断などが下せなくなるので注意が必要です。

顛末書の基本要素は、一般的な文章と同じく次の「5W1H」を押さえることです。

When：いつ（発生した日付）
Where：どこで（発生した場所）
Who：誰が（関係した人物）
What：何を（内容）
Why：なぜ（発生した理由）
How：どのように（経緯・状況・程度）

これらの基本を踏まえ、発生した問題について事実を淡々と記載しましょう。

顛末書と始末書の違いとは

「顛末書と始末書の違いがよくわからない」という方も多いのではないでしょうか。どちらも、問題が起こった際に、その内容と今後の対策について記述して上司や管理職へ提出するという意味合いは同じです。

顛末書と始末書の違いはどこにあるのでしょうか。始末書は、問題やミスの内容を伝えるとともに「反省しています」という反省文の意味合いが強いです。

一方、顛末書は発生した問題の詳細を淡々と記載し、発生した原因から再発防止策まで詳細に記載するため報告書としての意味合いが強いです。

顛末書と始末書の違いについてさらに詳しく知りたい方は、次の記事もご参照ください。

顛末書と始末書の違い｜書類の目的・書き方

「顛末書」と「始末書」はどのような違いがあるのでしょうか？どちらも問題が起こった際に書く書類という点では同じですが...

詳細を見る

顛末書の書き方

顛末書の書き方：3つの注意点

顛末書を作成する際に注意すべきポイントは、次の3点です。

事実を隠蔽しないこと
問題に至った経緯を詳細に記述すること
反省の気持ちが伝わること

自分のミスは将来の昇進や昇格に影響する可能性があるため、本音を言えば報告せずに隠しておきたいと思ってしまうかもしれません。しかし、事実を隠したり詳細な経緯を記述しなければ、取引先との間で意見の不一致が発生し、さらに深刻化する可能性があります。

また、事実だけを淡々と記載し、反省の気持ちが伝わらない顛末書もよくありません。これらの注意点を頭に入れて顛末書を書きましょう。

顛末書において構成は大切です。顛末書の書き方として、先ほど紹介した「5W1H」のほかに「構成」「具体的要素」を押さえておきましょう。

まず、「どのような問題があったか」を箇条書きで示します。次に、問題に至るまでの詳細な経緯を記載し、「結果としてどのようになったか」まで具体的に記しましょう。

最後に、今後どのように取り組み、再発を防ぐためにはどうすればよいかについて記載して締めくくります。5W1Hを守り、構成や具体的な要素にも配慮して顛末書を作成しましょう。

社外へ出す顛末書の書き方・文例

このたび、A社に納品した商品に関してミスがあり、お客様、そして社内の皆様に多大なご迷惑をお掛けし誠に申し訳ございませんでした。ご要望いただいた商品数と異なった経緯について調査した結果、原因が判明しましたのでご報告申し上げます。

（1）平成○○年○月○日、弊社A部の○○がお電話にて貴社のご担当者である○○様より承りした商品と一緒に追加発注の旨を確認。弊社担当者に確認することなく○○が承諾。

（2）○○が、弊社担当者である○○へ追加発注の旨を伝達。しかし追加発注の商品の在庫がございませんので対応できないという連絡を受けたが、○○はその後、2週間の出張のため、貴社の担当者へと連絡するのを忘れていた。

（3）○○が貴社へ連絡したと思った担当部署は、以前承った納品数のまま貴社へ納品。

（4）納品後、貴社の担当者が納品数確認致しましたところ、ご要望の納品数でないことに気づき、今回の事態が発覚しました。部署間での連絡漏れ・確認不足を防ぐために、確認メールや発注内容を担当者のみならず、関係者・管理者にも送るように致します。形として残すことで、伝達不足・確認不足を防ぎ、今後このようなことがないよう徹底します。

顛末書テンプレートの次は、文書管理システムを導入してさらなる効率化を実現しませんか？BOXILなら複数社のサービス資料を無料で閲覧できるので、運用改善が見込めそうかを簡単に検討するのに便利です。
⇒【特典比較表つき】文書管理システム各社の資料を一括でダウンロードする（無料）