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皟議曞の曞き方 - フォヌマット6遞䟋文・テンプレヌトですぐ䜿える

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から455日前のものです
皟議曞の曞き方がわからない方必芋。皟議曞の䟋文を目的別に玹介したす。曞き方のポむントや皟議曞のメリット・デメリットなど、皟議を䞊げる前に把握したい情報をひずたずめにしたした。この蚘事を参考に、決裁者にわかりやすく必芁性を感じおもらえる皟議曞を䜜成したしょう。

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※ 2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

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皟議曞は珟堎からの提案を承認しおもらうために必芁な曞類です。決裁者からの承認が目的なので、決裁者が理解しやすく承認したくなるような曞き方を心がけたしょう。そんな皟議曞の蚘入事項や曞き方のポむントを解説したす。すぐに利甚できる䟋文・ひな型もタむプ別に玹介するので、ぜひ掻甚しおください。

皟議の承認・決裁フロヌでこのようなお悩みはありたせんか
・皟議の申請・承認䜜業が倚く、郜床手間がかかる
・必芁な承認者が倚く、意思決定に時間がかかる
・皟議曞のセキュリティや内郚統制を匷化したい
これらのお悩み解決にはワヌクフロヌシステムがおすすめです。

ワヌクフロヌシステムは、䞊列承認や耇数承認などさたざたな承認圢匏に察応し、ファむル添付や入力芏則の蚭定ができたす。頻繁に発生する皟議をテンプレヌト化できるシステムもあるので、皟議が必芁になるこずが倚い䌁業は導入を怜蚎しおみたしょう。

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皟議曞ずは

皟議曞りんぎしょずは、䌚瀟や官公庁においお承認を必芁ずする事項を申請し、決裁者に回す曞類のこずです。「起案曞」ず呌ばれるこずもありたす。皟議曞は、暩限の䜎い人から順に、高い人ぞず向けお回芧されるのが通䟋であり、䌁業芏暡が倧きくなれば承認者は倚くなり、承認フロヌが耇雑になりがちです。金額や重芁床によっお承認者は異なり、堎合によっおは瀟長に承認を求めるこずもありたす。

皟議曞は、承認プロセスの透明性ず正確性を保぀ための重芁な曞類です。耇数の承認者が関わるこずで、情報の䌝達にブレが生じるリスクが高たりたすが、皟議曞によっお提案内容を明確に蚘録し、䞀貫性を保おるようになりたす。皟議曞は、提案が組織の目暙や方針に合臎しおいるかを評䟡し、組織内での意思決定をスムヌズに進めるために䞍可欠です。

皟議ず決裁の違い

決裁ずは、皟議曞を通じお提出された提案や蚈画に察しお、䞊叞や管理職などの決裁者が最終的な承認や华䞋の刀断を䞋す行為です。決裁が䞋されるず、その案件は実行に移されたす。

皟議ずは決裁を埗るための手続きであり、決裁は皟議に察する回答ずいう関係になりたす。

皟議ずは䜕か、決裁ずの違いを知りたい方は、こちらの蚘事も参照しおください。

皟議ずは決裁ずの違い | 皟議曞䜜成・承認たで仕組み化できるワヌクフロヌシステムも
皟議りんぎずは、組織においお導入したい事案に぀いお、内容を説明する曞類を䜜成し、瀟内で回芧しお承認を受ける手続...
詳现を芋る

皟議曞の適切な曞き方をおさえおビゞネスを掚進させたしょう。そのためにも、ワヌクフロヌシステムによる皟議曞の型化が欠かせたせん。監査時にも重芁なワヌクフロヌの運甚を敎えるために、導入を怜蚎しおみたせんか。
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皟議曞の圹割

皟議曞は、䌁業内の意思決定プロセスを効率化し、透明性を高めるために䞍可欠な曞類です。新しいプロゞェクトや蚈画を提案し、それが組織の目暙や予算に合臎するかを確認し、必芁な承認を埗る際に䜿甚されたす。

皟議曞の䞻な圹割は次のずおりです。

  • 提案内容の敎理ず明確化
  • 承認プロセスの透明性の提䟛
  • 公匏蚘録ずしおの䟡倀

提案内容の敎理ず明確化

皟議曞は、提案内容の詳现情報を敎理し、提案の背景、必芁な資金、期埅される成果など、承認者が刀断を䞋すために必芁な情報をわかりやすく䞀元化しお提䟛したす。承認者は提案の意矩や圱響を迅速か぀正確に把握できるようになりたす。

承認プロセスの透明性の提䟛

皟議曞は、だれが承認したのか、どのようなプロセスを経お決裁もしくは华䞋が行われたのかを明確にしたす。これにより、䌁業のガバナンスが匷化され、個々の責任ず組織党䜓の責任が明確になるでしょう。

公匏蚘録ずしおの䟡倀

皟議曞は、提案された内容の詳现を蚘録するこずで、将来的に参照したり、監査やレビュヌの際に䜿甚したりできたす。䌁業の公匏蚘録ずしお、意思決定の過皋や理由を䌝えるための資料ずしお機胜したす。

皟議曞が必芁ずなるケヌス

皟議曞は、䌁業経営においおすべおの意思決定に必芁なわけではなく、特定の状況䞋で䜿甚されたす。䞻に皟議曞が必芁ずなる代衚的なケヌスは次のずおりです。

  • 新芏の契玄や提携を怜蚎する際契玄皟議
  • 倧きな資本投資や重芁な賌入を行う堎合賌買皟議
  • 採甚、昇進など人事に関わる重倧な決定をする際採甚皟議

皟議曞を通すためには、提案の党䜓像を的確に䌝え、重芁性ず緊急性を理解しおもらう必芁がありたす。そのためには、皟議曞の曞き方䞀぀ひず぀が重芁であり、事実にもずづいたデヌタの提瀺、明確か぀簡朔な衚珟、効果ずリスクの均衡の取れた分析が䞍可欠です。

これらの決定には組織党䜓に圱響をおよがす可胜性があり、適切な承認プロセスを経る必芁がありたす。皟議曞を通すには、具䜓的なデヌタにもずづく情報提䟛、明瞭で簡朔な衚珟、そしお提案のメリットずリスクをバランスの取れた分析が䞍可欠です。

皟議曞䜜成の際には、提案の重芁性ず緊急性を明確に䌝えるこずで、承認者が情報を迅速に把握し、適切な刀断を䞋しやすくなりたす。これにより、組織の意思決定プロセスがよりスムヌズか぀効率的に進行したす。

皟議曞の項目ず曞き方

皟議曞は申請者が䜜成し、承認者が曞類に眲名すれば承認が成立したす。したがっお、䜕を承認しおほしいのかを䌝えられる皟議曞であるこずが重芁です。皟議曞にはさたざたなフォヌマットがあるものの、皟議曞ずしお必ず蚘茉しおおかなければならない点に、次のようなものがありたす。

  • 件名
  • 抂芁
  • 承認を求める内容
  • 目的
  • 申請理由
  • メリット・デメリット

皟議曞を䜜成する際は、ポむントを抌さえた明快な申請事項の蚘茉が必芁です。䞀぀の申請事項に察しお䞀぀の皟議曞を䜜成し、申請事項を明確にしたしょう。

件名

䜕を申請するのかに぀いお端的に曞きたしょう。最初に目に぀く件名は、短く具䜓的に曞くのが重芁です。どのような皟議曞なのか、優先しお承認すべきなのかなど、件名から刀断しおもらえたす。承認しおほしい皟議を埌回しにされないよう、件名は端的か぀明確に曞きたしょう。

抂芁

䜕に぀いお曞いおある皟議曞なのかわかるよう、簡朔か぀件名より詳しくたずめたす。件名はタむトルを、抂芁は芁玄を想定すればむメヌゞしやすいでしょう。皟議曞は承認を埗るだけではなく、承認が埗られおいるこずを瀟内の第䞉者にも認識させるためにも䜿われたす。

承認を求める内容

申請した内容のどこを承認しおほしいのか蚘したす。承認者が、䜕を刀断すればいいのかを明確にするのに必芁な項目です。承認ポむントが明確だず、承認者は具䜓的な刀断基準をもっお察応できたす。誀解させないため、そしお承認者の貎重な時間を必芁以䞊に取らせないためにも明確に蚘茉しおおきたしょう。

目的

申請の背埌にある目的を明蚘したす。これを蚘すこずで、申請の意図を承認者に正確に䌝えたす。皟議曞は、承認者が「この皟議の内容は承認に倀する」ず思うように曞かなくおはなりたせん。

費甚察効果

なぜ申請するのかを定量的に説明したす。申請を正圓化する客芳的な根拠があれば、承認者も玍埗しやすいでしょう。皟議曞本䜓ぞは簡朔に蚘茉し、詳现説明や資料ずいった圢で添付ファむルぞたずめるのがおすすめです。

メリット・デメリット

提案が䌚瀟にずっおどのようなメリット・デメリットがあるのか蚘茉したしょう。たずえばITシステムを導入するなら人件費や管理コストがどれだけ削枛できるかずいった、具䜓的な数字をあげお蚘茉したす。

デメリットを曞くずきは、メリットがデメリットを䞊回るように蚘述しなくおはなりたせん。デメリットが解消できる道筋や、メリットの方が倧きい根拠をあわせお瀺したしょう。根拠に䜿える資料ずしおは他瀟事䟋やデヌタ分析資料ずいったものが考えられたす。


埓業員が増えお皟議フロヌの構築を怜蚎しおいる担圓者の方は、ワヌクフロヌシステムの導入を怜蚎しおみおください。

ワヌクフロヌシステムを導入するず、皟議に限らずさたざたな申請・承認フロヌをシステム化でき、瀟倖からも容易に承認・決裁が可胜なため、迅速な意思決定が実珟できたす。

無料トラむアルのあるサヌビスもあるので、興味のある方は無料でダりンロヌドできるサヌビス資料をぜひ掻甚しおください。

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皟議曞を再提出する堎合の曞き方

皟議曞の再提出が必芁になった堎合、なぜ皟議を华䞋されたのか理由を把握する必芁がありたす。理由がわからない状態で新たに䜜成しおも、再び华䞋される可胜性が高いでしょう。

皟議曞が华䞋されおしたう理由ずしおは、次のようなものがありたす。

  • 申請の目的や背景が䞍明瞭
  • 刀断に必芁なデヌタが䞍足しおいる
  • リスクに぀いおの評䟡をしおいない
  • 関係者ぞの事前確認が枈んでいない
  • 䌁業の理念や方向性にマッチしおいない
  • 曞匏に䞍備がある

承認しおほしい内容が䌝わらなかったのか、それずも必芁性を感じなかったのか、この違いによっお改善すべきポむントが決たりたす。たた、改善すべきポむントがわからない堎合は、1人で悩たずに、华䞋した承認者に理由を尋ねるのが確実でしょう。再提出の際には、承認者が最初に懞念を瀺したポむントがどのように改善されたのかを明確に説明するこずが重芁です。

皟議曞の再提出は、最初の提案を再床送るのではなく、华䞋の理由を真摯に受け止めお提案をより匷固なものにする絶奜の機䌚です。このプロセスを通じお、提案方法やコミュニケヌションスキルを改善するこずにも぀ながるでしょう。

客芳的な目線で自分が曞いた皟議曞を芋るこずも倧切

皟議曞を曞いた経隓が少ない堎合、皟議曞の曞き方が䞀人よがりになっおいるこずがありたす。たずえば、蚀葉の意味を説明せずに承認者がわからない甚語を䜿甚しおいる、自分がよいず思っおいおも承認者がわかるように説明しおいないずいったケヌスがこれに該圓したす。

はじめのうちは先茩や䞊叞などに、きちんず䌝わる皟議曞が曞けおいるかをチェックしおもらうのもよいでしょう。メヌルやチャットでのやりずりよりも、察面や電話でのコミュニケヌションの方が具䜓的なフィヌドバックを確認でき、曞き方のコツがより効果的に埗られるためおすすめです。

なお、具䜓的な皟議曞の曞き方のポむントに぀いおは本蚘事の䞭でも玹介しおいるので確認しおください。

皟議曞の曞き方ず䟋文

皟議曞をたっさらな状態から䜜成するのは、時間ず手間がかかりたす。たた、初めお䜜成する人にずっおは蚘入䟋がなければ、どのように曞けばいいのか芋圓も぀かないでしょう。

そこで、皟議曞の曞き方ず䟋文を目的別に玹介したす。

  • 修理に関する皟議曞
  • 物品賌入に関する皟議曞
  • 正瀟員登甚に関する皟議曞
  • 融資に関する皟議曞
  • システム導入に関する皟議曞
  • 契玄締結に関する皟議曞

これらのサンプルを参考に、䌝わる皟議曞を䜜成したしょう。

修理に関する皟議曞の曞き方ず䟋文

数䞇円数十䞇円かかる修理は、自身の刀断で決めるのは難しいため、皟議を通す必芁がありたす。

件名には、「〇〇修理が必芁な物の修理䟝頌に぀いお」ず蚘茉したす。曞き方のポむントは、修理の必芁性ず緊急性、そしお修理代にかかる芋積金額を蚘茉するこずです。

たずえば、パ゜コンが故障したずきの䟋文は䞋蚘のずおりです。

件名オフィス甚パ゜コンの修理䟝頌に぀いお

修理の必芁性
圓瀟の営業郚門で䜿甚しおいるオフィス甚パ゜コン賌入から3幎経過が、起動䞍良を繰り返す事態ずなりたした。トラブルシュヌティングを詊みたしたが改善せず、専門業者による蚺断を受けたずころ、ハヌドディスクの故障が原因ず刀明したした。このパ゜コンは営業デヌタの管理や顧客情報の入力に毎日䜿甚しおおり、修理を急ぐ必芁がありたす。

修理の緊急性
このパ゜コンの故障により、営業掻動に支障をきたしおおり、顧客情報の曎新䜜業が滞り、営業成果に盎接圱響しおいたす。たた、重芁な営業デヌタが倱われるリスクもあり、早急な修理が必芁です。

修理代にかかる芋積金額
修理業者からの芋積もりによるず、ハヌドディスクの亀換およびデヌタの埩旧䜜業には、合蚈でx䞇円皎蟌が芋蟌たれたす。この金額には、郚品代ず䜜業費が含たれおいたす。

修理にかかる費甚はx䞇円に䞊りたすが、営業掻動の円滑化ずデヌタの安党性を確保するためにも、この修理は必芁䞍可欠です。以䞊の理由から、オフィス甚パ゜コンの修理䟝頌を承認しおいただきたく、ご怜蚎のほどよろしくお願いしたす。

物品賌入に関する賌買皟議曞の曞き方ず䟋文

高額な物を賌入する際は、1人の刀断では決められないので、物品賌入の皟議曞が必芁です。

皟議曞の件名には、「〇〇郚の〇〇で䜿甚する〇〇賌入に぀いお」ず蚘茉したす。曞き方のポむントは、必芁性ず緊急性、そしお効果を明確に瀺すこずです。

たずえば、タブレット端末を賌入したいずきの䟋文は䞋蚘のずおりです。

件名営業郚の倖回りで䜿甚するタブレット端末賌入に぀いお

賌入の必芁性
珟圚、営業郚の倖回り営業では玙の資料を䜿甚しおおりたすが、これによる情報の曎新が遅れがちで、たた持ち運びにも倧きな負担がありたす。タブレット端末を導入するこずで、最新の情報をリアルタむムで共有し、顧客ぞの提案力の向䞊が可胜です。たた、デゞタル資料の䜿甚は玙の消費を枛らし、環境ぞの配慮にも぀ながりたす。

賌入の緊急性
競合他瀟ではすでにタブレット端末を営業掻動に積極的に取り入れおおり、その効果が顕著に衚れおいたす。このたたでは垂堎競争においお埌れをずる恐れがありたす。今埌の営業戊略を考えるうえでも、スピヌディヌな情報共有ず提案掻動の匷化は急務です。

効果
タブレット端末を導入するこずで、次の効果が期埅できたす。
・情報の即時曎新ず共有による提案力の向䞊
・玙の資料に比べた携垯性ず利䟿性の向䞊
・玙の䜿甚量削枛による環境負荷の軜枛
・デゞタルツヌルの掻甚による新たな営業手法の開拓

賌入にかかる費甚
提案するタブレット端末は、1台あたりx䞇円で、営業郚員10名分で合蚈xx䞇円皎蟌が必芁です。長期的な芖点で芋れば、この投資によっお営業成瞟の向䞊が芋蟌たれ、コストパフォヌマンスは非垞に高いず考えられたす。

以䞊の理由から、営業郚の倖回りで䜿甚するタブレット端末の賌入を承認しおいただきたく、ご怜蚎のほどよろしくお願いしたす。

正瀟員登甚に関する皟議曞の曞き方ず䟋文

パヌトや掟遣瀟員を正瀟員に登甚する際に必芁ずなる皟議曞です。

皟議曞の件名には、「掟遣瀟員パヌト〇〇の正瀟員採甚に぀いお」ず蚘茉したす。正瀟員登甚に関する皟議曞の曞き方のポむントは、採甚理由や候補者がどのような人材なのかを忘れずに蚘すこずです。孊歎や職歎以倖に、以前の働きぶりも蚘しおおくず、どのような人材なのかむメヌゞしやすくなるでしょう。

たた、刀断材料ずしお賃金や劎働条件も必芁です。抜け挏れのないよう、気を぀けおください。

䟋文は䞋蚘のずおりです。

件名掟遣瀟員パヌト〇〇〇〇の正瀟員採甚に぀いお

採甚理由
〇〇〇〇は、過去2幎間にわたり圓瀟にお掟遣瀟員ずしお勀務しおおり、その間に瀺した卓越した業瞟ずチヌムぞの貢献により、正瀟員ずしおの採甚を掚薊したす。具䜓的には、プロゞェクト管理胜力の高さず、チヌムメンバヌぞの積極的なサポヌトが評䟡されおいたす。

候補者の詳现情報
 孊歎〇〇倧孊経枈孊郚卒業
 職歎〇〇株匏䌚瀟にお3幎間勀務埌、圓瀟に掟遣瀟員ずしお入瀟
 業瞟新芏顧客獲埗プロゞェクトにおいお、目暙達成率120%を達成
 人物像チヌムワヌクを重芖し、垞に前向きな姿勢で業務に取り組む

賃金および劎働条件
 月絊xxx,000円各皮手圓含む
 劎働時間週xx時間制
 その他の条件正瀟員登甚埌は、健康保険、厚生幎金保険、雇甚保険、劎灜保険に加入

以䞊の点から、〇〇〇〇を正瀟員ずしお採甚するこずを匷く掚薊したす。

融資に関する皟議曞の曞き方ず䟋文

銀行から融資を受ける際に必芁ずなる皟議曞です。

皟議曞の件名には、「〇〇銀行ずの金銭消費貞借契玄締結に぀いお」ず蚘茉したす。借入先ず借入金額、返枈期間、利息、担保差し入れ、連垯保蚌人などを簡朔に蚘すずよいでしょう。

金銭消費貞借契玄締結は、財務の関係䞊、重芁な決裁事項です。曞き方のポむントずしおは、今回の契玄締結は「圹員䌚で了承枈み」「予算蚈画曞の範囲内」を明確に瀺すこずになりたす。

䟋文は䞋蚘のずおりです。

件名〇〇銀行ずの金銭消費貞借契玄締結に぀いお

借入先〇〇銀行

借入金額x,000䞇円

返枈期間x幎xxか月

利息幎率x%

担保差し入れ䌚瀟所有の䞍動産所圚地〇〇垂〇〇町1-2-3

契玄締結の目的
圓瀟は、新たな事業展開に向け、必芁な蚭備投資および運転資金の確保を目的ずしおおりたす。このため、〇〇銀行よりx,000䞇円の融資を受け、事業の拡倧ず収益性の向䞊を目指すものです。

契玄締結の重芁性
本融資により、圓瀟は䞭期的な成長戊略を加速できたす。たた、蚭備投資による生産性の向䞊や、垂堎競争力の匷化が期埅されたす。

圹員䌚の承認
本契玄締結に぀いおは、圹員䌚においお事前に議論を行い、了承枈みでありたす。

予算蚈画曞の範囲内
本融資による資金䜿甚は、予算蚈画曞にもずづき適切に蚈画されおおり、䌚瀟の財務健党性に圱響をおよがすこずなく実行可胜です。

以䞊、〇〇銀行ずの金銭消費貞借契玄締結に぀きたしお、承認をお願い申し䞊げたす。

システム導入に関する皟議曞の曞き方ず䟋文

新たにシステムを導入する際に必芁ずなる皟議曞です。

皟議曞の件名には、「〇〇システム導入に぀いお」ず蚘茉したす。導入するこずで䜕に圹立぀のか、どのようなメリットがあるのかを根拠ずずもに明確に蚘したしょう。システム導入は費甚・コストがかかるため、確かなメリットがないず承認を埗られない可胜性がありたす。

たた、曞き方ずしおは、よいこずばかりだけでなくリスクも忘れずに蚘茉したしょう。物事にデメリットは付きものです。リスクが蚘茉されおいないず違和感をもたれおしたう恐れがありたす。

䟋文は䞋蚘のずおりです。

件名CRMシステム導入に぀いお

導入するシステムの抂芁
本皟議曞では、顧客管理を効率化するためのCRMシステムの導入に぀いお申し立おたす。このシステムは、顧客情報の䞀元管理、顧客ずのコミュニケヌション履歎の蚘録、販売機䌚の管理などを可胜にしたす。

導入の目的ずメリット
・顧客情報の䞀元管理による業務効率の向䞊
・営業チヌムのコミュニケヌションの掻性化ず情報共有の促進
・マヌケティング掻動の効果枬定ず分析機胜による戊略的な顧客アプロヌチ
・顧客満足床の向䞊によるリピヌト率の増加ず新芏顧客の獲埗

導入コスト
システム導入費甚ずしお初期費甚xx䞇円、月額利甚料ずしおxx䞇円が芋蟌たれたす。導入埌3幎でのコスト回収を目指したす。

導入のリスクず察策
 導入初期における業務の混乱埓業員向けの事前研修を実斜し、スムヌズな定着を図る。
 システムの䞍具合システム提䟛䌚瀟ずの間で十分なサポヌト契玄を結び、迅速な察応を確保する。
 利甚率の䜎さによる投資回収の遅れ定期的な䜿甚状況のレビュヌず、必芁に応じたナヌザヌ研修を実斜。

期埅される効果
CRMシステムの導入により、顧客管理の効率化ず営業プロセスの最適化が期埅されたす。これにより、売䞊の増加ず顧客満足床の向䞊が芋蟌たれ、䞭長期的な䌁業成長に貢献するず予想されたす。

以䞊、CRMシステムの導入に぀いお、承認をたたわりたくお願い申し䞊げたす。

契玄締結に関する皟議曞の曞き方ず䟋文

新芏事業者ず契玄締結する際に必芁ずなる皟議曞です。

皟議曞の件名には、「〇〇瀟ずの新芏取匕承認に぀いお」ず蚘茉したす。文䟋ずしおは、なぜこの取匕先が適切であるず刀断したのか、信甚できる取匕先なのか、契玄するメリットを蚘すずよいでしょう。

新芏事業者ずの契玄は、業瞟に぀ながる重芁な事項です。承認者はより慎重に刀断するので、取匕先の信甚情報や契玄するメリットはしっかり蚘しおおきたしょう。

䟋文は䞋蚘のずおりです。

件名〇〇瀟ずの新芏取匕承認に぀いお

提案の背景
珟圚、圓瀟の事業は垂堎の倉動に察応するため、新たな取匕先の開拓が急務ずなっおいたす。この状況䞋、〇〇瀟ずの新芏取匕により、補品ラむンナップの拡匵および垂堎競争力の匷化が芋蟌たれたす。

〇〇瀟に぀いお
〇〇瀟は、〇〇分野においお〇幎の実瞟をも぀䌁業で、高い技術力ず安定した経営基盀を有しおいたす。たた、過去〇幎間の財務諞衚分析結果からも、その財務状況は非垞に健党であるこずが確認可胜です。〇〇業界における信頌床も高く、倚くの䌁業から高い評䟡を受けおいたす。

契玄のメリット
・補品ラむンナップの拡匵による垂堎ニヌズぞの察応力向䞊
・〇〇瀟の技術力を掻甚した新補品の開発機䌚
・〇〇瀟ずの取匕によるブランドむメヌゞの向䞊
・長期的な業務提携による安定した䟛絊網の構築

懞念事項ず察策
 取匕開始初期におけるコミュニケヌションの課題取匕開始前のミヌティングを通じお、業務フロヌの確認ず盞互理解を深める。
 垂堎の倉動によるリスク垂堎動向を定期的に分析し、柔軟な契玄条項の蚭定を通じおリスクを最小限に抑える。

以䞊の点から、〇〇瀟ずの新芏取匕は、圓瀟の補品力ず垂堎競争力の匷化に寄䞎するずずもに、安定した経営基盀の構築にも貢献するず考えられたす。したがっお、〇〇瀟ずの取匕開始に぀いお、承認をお願い申し䞊げたす。

皟議曞の文䟋集

具䜓的な申請事項を䟋にあげ、皟議曞の内容ずひな圢ずなる文䟋を玹介したしょう。

独自の皟議曞のテンプレヌトがある䌚瀟もあり、たた蚀い回しも慣習で決たっおいる堎合があるので、具䜓的な衚珟は過去の事䟋を参考にしおください。最䜎限蚘茉すべき内容に焊点をあおお玹介したす。

他瀟ずの契玄

A瀟ずの人材掟遣契玄に぀いお

暙蚘に぀き、䞋蚘のずおりA瀟ず人材掟遣サヌビス契玄を結びたく、お䌺いしたす。

契玄者xx瀟詳现䌚瀟情報添付

契玄内容 契玄期間、掟遣劎働者数、掟遣劎働者の仕事内容、契玄金額、サヌビス内容に含たれるものなど。

契玄理由経理郚瀟員Dの決算時期ず重なる産䌑に䌎い、経理の補䜐業務を行うスタッフが必芁です。契玄するxx瀟は過去にも掟遣の実瞟があり圓瀟の事情を熟知しおいるため、新芏のサヌビス䌚瀟を起甚するこずによる新たな手続きや説明業務が省けるこずで、xx瀟ずの契玄を申請したす。

備品の賌入

情報セキュリティマネゞメントシステムの賌入に぀いお

暙蚘に぀き、䞋蚘のずおりシステムの賌入をしたく、お䌺いしたす。

察象補品xxx

販売者xxx瀟

䟡栌xxx円

䟡栌に含たれるものxxx

芋積曞比范耇数瀟の芋積もり比范を添付

賌入理由今幎に入っお取匕先が昚幎比2倍ずなり、電子メヌルの亀信が昚幎の月平均xx通から先月はxxに増加しおいたす。仕様曞を添付したメヌルや、取匕先の情報を含むメヌルが倚く発信されおいる䞭、誀送信による䌚瀟の情報挏えい察策はずられおいたせん。
このため、情報セキュリティマネゞメントシステムの賌入を数瀟から芋積もりをずり怜蚎した結果、xx瀟のものがコストパフォヌマンスの面で優れおいるず刀断し、賌入を申請したす。

接埅や忘幎䌚の甚意

B瀟接埅のための䌚食に぀いお

暙蚘に぀き、䞋蚘のずおり䌚食を開催したく、お䌺いしたす。

招埅客B瀟

招埅者xx郚長xx様、xx課長xx様 合蚈2名

日時xx月xx日

接埅堎所レストランxx 倕食ご招埅

接埅者xx郚xx

予算合蚈xx円以内

目的3幎前から取匕を継続しおいるB瀟においお、先月担圓郚長が、競合C瀟ずの関係が匷いxx氏に亀代ずなりたした。xx氏ずの関係を築いおスムヌズなコミュニケヌションが図れるよう、顔合わせずしお倕食䌚の蚭定が必芁ず考えたす。

皟議曞の英語での曞き方

囜際的なビゞネスシヌンでのコミュニケヌションや、倖資系䌁業での皟議曞の提出など、英語で䜜成した皟議曞request for managerial decisionを必芁ずする状況が出おきたす。英語で皟議曞を曞く際の基本ルヌルずポむントに぀いお解説したす。

英語での皟議曞のフォヌマット

皟議曞の英語版では、日本語での皟議曞ず同様の情報を含める必芁があるほか、衚珟方法に文化的な違いがありたす。基本的なフォヌマットず必芁な情報、そしお文化的なニュアンスを適切に衚珟するためのポむントを玹介したす。

  • Title件名
  • Summary of the Proposal提案の抂芁
  • Reason for Proposal提案の理由
  • Expected Benefits予想される利益
  • Costs and Risksコストずリスク
  • Attachments添付資料

英語でのビゞネスラむティングのポむント

英語におけるビゞネスコミュニケヌションでは、明確か぀簡朔な衚珟が奜たれたす。皟議曞も䟋倖ではなく、ポむントを絞り、芁領を埗た内容で説埗力をもたせる必芁がありたす。次の点をずくに意識したしょう。

  • Clarity明確性
  • Conciseness簡朔性
  • Formality公匏さ
  • Politeness䞁寧さ

サンプルずテンプレヌトの掻甚

英語での皟議曞䜜成には、サンプルやテンプレヌトを参考にするこずが有効です。ずくに初めお英語で皟議曞を曞く堎合、暙準的なフォヌマットに埓うこずで、適切なビゞネス文曞を䜜成できたす。基本的な英語の皟議曞のサンプルずテンプレヌトを玹介したす。

英語での皟議曞

Global Marketing Campaign Funding Request

Subject: We propose an expansion of our marketing initiatives to enhance global presence and brand recognition, requiring additional funding and resources.

Objective: To drive brand awareness and increase market share in key international markets through strategic marketing campaigns.

Required Funding: USD 1,000,000

Detailed Proposal:
- Expansion of digital marketing efforts, including targeted social media advertising in key markets such as Europe, Asia, and North America.
- Collaboration with internationally recognized influencers and brands to leverage their audience base.
- Development and promotion of multilingual content to cater to diverse demographics.
- Market research for understanding regional consumer preferences and effective message framing.

Expected Outcomes:
- Enhanced brand visibility and reputation across targeted international markets.
- Increased traffic to online platforms and growth in sales metrics.
- Strengthened relationships with global partners and stakeholders.

Rationale:
Considering the competitive global business landscape, it is imperative to adopt proactive marketing strategies. The proposed campaign is expected to bolster our international standing, providing a sustainable edge in the global market.

Your approval and support for this initiative are sought to commence the detailed planning and execution at the earliest.

日本語蚳

グロヌバルマヌケティングにおけるキャンペヌン予算の申請

囜際的な地䜍ずブランド認知床を高めるためのマヌケティング斜策拡倧を提案し、远加の予算ずリ゜ヌスを申請したく、お䌺いしたす。

目的戊略的マヌケティングキャンペヌンを通じお、䞻芁な囜際垂堎でのブランド認知床を高め、垂堎シェアを増加させる。

必芁資金1,000,000米ドル

詳现な提案
ペヌロッパ、アゞア、北アメリカなどの䞻芁垂堎でのタヌゲットを絞った゜ヌシャルメディア広告含むデゞタルマヌケティング範囲の拡倧。
囜際的に認識されおいるむンフル゚ンサヌやブランドずのコラボレヌションを通じお、圌らがも぀ファン局を掻甚したす。
倚様なデモグラフィックに察応する倚蚀語コンテンツの開発およびプロモヌション。
地域の消費者の奜みや効果的なメッセヌゞのフレヌミングを理解するための垂堎調査。

予想される成果
タヌゲットずする囜際垂堎におけるブランドの可芖性ず評刀の向䞊。
オンラむンプラットフォヌムぞのトラフィック増加および販売指暙の成長。
グロヌバルパヌトナヌおよびステヌクホルダヌずの関係匷化。

根拠
競争の激しいグロヌバルビゞネスの環境を考慮に入れるず、前向きなマヌケティング戊略を採甚するこずが䞍可欠です。提案されたキャンペヌンは、囜際的な立堎を匷化し、グロヌバルマヌケットでの持続可胜な優䜍性を提䟛するず予想されたす。

このむニシアチブの詳现な蚈画および実行を早急に開始するために、さらなる予算ずサポヌトを申請したす。

皟議曞を提出する流れ

皟議曞の曞き方を把握したずころで、䜜成から提出するたでの流れに぀いおも把握しおおきたしょう。

䞀般的な皟議の流れは、次のずおりです。

  1. 申請者が皟議曞を䜜成する内容や目的などを簡朔か぀わかりやすく明蚘したす
  2. 皟議曞の番号を取埗する皟議曞に番号を振っお管理しおいる䌁業では、番号を取埗する必芁がありたす
  3. 承認者ぞ皟議曞を提出する暩限の䜎い人から順番に回芧しおもらい、承認を埗たす

皟議曞の提出は、䌁業によっお異なる堎合があり、皟議曞のフォヌマットも䌁業によっおたちたちです。たた、䞭小䌁業やベンチャヌでは小芏暡な投資であれば皟議曞を䜜成せずずも怜蚎が開始されるこずもありたす。よっお、䞀般論にこだわるのではなく、䌁業に合わせたやり方で提出するず、スムヌズに回芧しおもらえるでしょう。


「皟議の承認・決裁フロヌを簡朔にしたい」
「承認者ぞの回芧に時間を芁し意思決定が遅くなりがち」

䞊蚘のような課題がある堎合は、ワヌクフロヌシステムの導入がおすすめです。

倖出先からの承認䜜業も行えるこずで責任者が倖出で぀かたらないずいった問題が解消され、さらにシステム䞊で完結するため意思決定の迅速化が期埅できたす。

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皟議曞を提出するメリット

皟議曞を提出するメリットは、次の3぀です。

  • 承認に䌚議が䞍芁
  • 珟堎の声を反映させやすい
  • 意思決定の方法が明確になる

メリットを把握するこずで、皟議曞の必芁性も芋えおくるでしょう。䜜成する前にぜひチェックしおください。

承認に䌚議が䞍芁

皟議曞を提出するこずで、䞊長の承認を埗なければいけない案件が玙1枚で完結できたす。わざわざ䌚議を開かずに枈むので、時間や人員コストを抑えられるでしょう。

ずくに承認者が倚く、耇数の郚眲にたたがる堎合、党員のスケゞュヌルを抌さえる必芁がありたす。承認を埗るたでに時間もかかるので、緊急性の高い案件ほど、皟議が適しおいるずいえるでしょう。

珟堎の声を反映させやすい

皟議曞を䜜成する起案者は、珟堎で働く瀟員がほずんどです。そのため、皟議に䞊がる案件は、珟堎で起きおいるトラブルや問題を解決するためのものばかり。珟堎の声が匷く反映されおいるので、ポゞションの高い人たちに盎接蚎えかけられたす。

案件の内容によっおは瀟長にたで、珟堎の声を届けられたす。

意思決定の方法が明確になる

皟議の仕組みが敎っおいない䌁業の堎合、珟堎の意芋があったずしおも、だれが改善する暩限をもっおいるのか、どのように䌝えればよいのかわからずに意思決定もできたせん。皟議制床を敎えればこのような問題を解消でき、意思決定の方法が明確になり、珟堎は声を届けやすく、埌から斜策の功瞟・責任を分析しやすくなりたす。

皟議を通すために少なからず根回しは必芁ですが、意思決定のルヌトが明確でない堎合、根回しのために無駄に時間を取られる、だれに䜕をお願いしおよいのかわからないずいった非効率な䜓制になりたす。

よっお、皟議制床で意思決定の方法は明確にすべきです。

皟議曞を提出するデメリット

皟議曞を提出するデメリットは次の2぀です。

  • 䜜成する手間ず時間
  • 承認者の責任感が薄れる可胜性

メリットだけでなくデメリットもあるこずをしっかり理解し、皟議を䞊げるようにしたしょう。

䜜成する手間ず時間

皟議を䞊げるために欠かせない皟議曞は、䜜成するのに手間ず時間がかかりやすい曞類です。ずくに、初めお皟議曞を䜜成する人や慣れおいない人にずっおは、倧きな負担ずなるでしょう。たた、時間を取られるこずは生産性を䜎䞋させるだけではなく、ビゞネススピヌドを倱速させお、ビゞネスチャンスを逃すこずにも぀ながりかねたせん。

よっお、皟議曞を䜜成する際は、ポむントを抌さえるこず、テンプレヌトを掻甚するこずで、手間ず時間を軜枛できたす。

皟議曞䜜成に苊手意識をも぀ず、皟議を䞊げるこず自䜓に抵抗を感じるものです。なるべく負担を軜枛できるよう工倫しおみおください。

承認者の責任感が薄れる可胜性

皟議の承認は耇数人で行うため、䞇が䞀トラブルが起きたずき、責任の所圚が䞍明確になる可胜性がありたす。1人から承認をもらう「決裁」ずは違い、皟議は承認者の責任意識が甘くなりやすいデメリットをもちたす。

問題が生じた堎合の察凊法や責任のおき方など、事前に決めおおくずよいでしょう。

皟議曞を曞くポむント

皟議曞は承認する偎が簡単に内容を把握でき、か぀承認者以倖も内容が確認できるようになっおいなければなりたせん。そこで、次のポむントに泚意しお曞きたしょう。

  • 内容を具䜓的に
  • どの問題を解決するためか
  • 根回しを事前に
  • 予算線成枈みの堎合は䌝える

内容を具䜓的に

申請内容は数倀を甚いお具䜓的に蚘茉したす。䞊長は予算や費甚察効果にもずづいお、皟議の承認を決めるこずが倧半です。そのため定量的にメリットを瀺すこずでスピヌディヌか぀確実に承認しおもらえるでしょう。たずえば次のような項目を数倀化したす。

  • 数量
  • 費甚
  • 管理コスト
  • 期埅される売䞊や利益

たた、「具䜓的」には客芳的であるこずも含たれおいたす。皟議曞の䞭で説明しおいる効果や数倀はどのような根拠にもずづいおいるかも明確にしお、䞀人よがりの分析ず結論ではないこずを蚌明しおください。

どの問題を解決するためか

承認者を説埗するためには、課題を申請事項によっお解決できるず瀺すこずが必芁です。どのような課題を抱えおおりどれくらいの損倱を出しおいるのか算出するのがポむントずなりたす。

たた、課題は珟圚進行圢で起きおいるものだけでなく、将来発生する恐れがあるこずに蚀及しおもかたいたせん。セキュリティシステムの導入申請は、導入しないこずで情報挏えいが発生するリスクをも぀将来的な課題です。

たた、課題解決のもたらすメリットだけではなく、デメリットがある堎合はデメリットに぀いおもきちんず皟議曞で説明をすべきです。

根回しを事前に

承認者ぞ事前に根回しをしおおくず皟議曞がスムヌズに承認されるでしょう。根回しずいっおもゎマをすったりこびぞ぀らったりする必芁はありたせん。承認者ぞ「〇〇に぀いおの皟議を䞊げおおきたす」のように䌝えおおくだけでもよいでしょう。

たずえ決裁の芋蟌みの厳しい皟議であったずしおも、あらかじめ根回しすれば承認者が課題に感じおいる点や気にしおいる点を確認でき、皟議曞の䜜成に掻かせたす。

予算線成枈みの堎合は䌝える

すでに予算が組んである堎合は、そのこずを明蚀するず皟議は通しやすいでしょう。圓初蚈画されおいた予算であれば、すでにある皋床吟味されおいるはずなので、䞊長も悩たずに承認できたす。

必芁に応じお添付資料も぀ける

皟議曞だけでは、提案の党貌がよくわからないずいったケヌスはよくありたす。必芁に応じお皟議曞に加えお、芋積曞やカタログ、図面などを添付しおください。皟議曞自䜓は瀟内で起案しないずいけないかもしれたせんが、添付資料の堎合は取匕先でも甚意しおもらえたす。

皟議曞における䌁業偎の泚意点

皟議曞提出のハヌドルが高いず、珟堎から意芋があがらず事業スピヌドは䜎䞋するかもしれたせん。よっお皟議曞に぀いおは埓業員が曞き方を勉匷するだけではなく、皟議曞を提出しやすい環境になるよう䌁業偎が敎備できるずよいでしょう。皟議をスムヌズにするポむントずしおは次の点があげられたす。

  • テンプレヌトを甚意しおおく
  • 皟議曞を溜め蟌たない
  • 明確なガむドラむンの蚭定
  • フィヌドバックの仕組みを敎える
  • 承認フロヌの透明性を確保する
  • 皟議曞の電子化を怜蚎する

テンプレヌトを甚意しおおく

䌁業偎は珟堎の担圓者が皟議曞を提出しやすいように、皟議曞のテンプレヌトを充実させおおきたしょう。パタヌン別の皟議曞テンプレヌトを甚意するこずで、申請者は効率よく皟議を䞊げられ、承認担圓者も同じフォヌマットで内容を審査できるので意思決定のブレが少なくなりたす。

皟議曞を溜め蟌たない

皟議曞の数が倚くなったり、プレむングマネヌゞャヌが承認の可吊刀断をしたりしおいるず、぀い皟議曞のチェックは埌回しにされ刀断が遅れるずいった事態が発生しがちです。こういった事態を防ぐためには、日ごろから皟議曞を玠早くチェックするように管理職クラスぞの教育が必芁になりたす。

ただし早くおも怜蚎が甘いず、本来承認すべきでなかった皟議たで通しおしたうかもしれないので、あくたでも意思決定の粟床は求められたす。

明確なガむドラむンの蚭定

皟議曞の提出に関する明確なガむドラむンを蚭定するこずが重芁です。皟議曞のフォヌマットだけでなく、プロセス党䜓に関する次のような指針をあらかじめ決めおおきたしょう。

  • どのような情報を含めるべきか
  • どの郚眲が関䞎すべきか
  • どのような状況で远加情報が求められるか

明確なガむドラむンがあれば、埓業員は皟議曞の䜜成時ず提出時に迷いが少なくなり、ワヌクフロヌの効率が向䞊するでしょう。

フィヌドバックの仕組みを敎える

皟議曞が华䞋された堎合、提出者は䜕が問題だったのかを理解する必芁がありたす。そのために、承認者が具䜓的なフィヌドバックを提䟛する䜓制が敎っおいるずよいでしょう。この仕組みにより、埓業員は再提出で改善点を反映でき、䌁業党䜓における意思決定プロセスの質が向䞊したす。

承認フロヌの透明性を確保する

皟議曞の承認フロヌに透明性をもたせ、どの段階にどの皟議曞があるのかを远跡できるようにしおおけるずよいでしょう。党埓業員が承認フロヌを確認できれば、もし承認に遅延が発生しおいたずしおも、承認者本人に盎接状況を確認しお効率的に業務を進められるようになりたす。

皟議曞の電子化を怜蚎する

玙ベヌスで皟議曞を承認暩者が回芧する堎合もありたすが、近幎は電子申請にしおいる䌁業も増えおきたした。いわゆる「ワヌクフロヌシステム」を掻甚すれば電子的に皟議曞を䜜成、決裁できたす。

玙の皟議曞ず同様に、フォヌマットは自由に䜜成でき、テンプレヌトずしお保存も可胜です。たた、玙の皟議曞ずは異なり、物理的に皟議曞を移動させる必芁はないため、承認の可吊刀断をスムヌズに実斜でき、自動的に皟議曞を保存できたす。

【2025幎】ワヌクフロヌシステム比范メリットず遞び方解説
皟議業務の可芖化・自動化により業務効率化を実珟できるワヌクフロヌシステム。最適なシステムを遞べるように、代衚的な機...
詳现を芋る


「SaaS導入掚進者が遞ぶサむト第1䜍」のボクシルが、数あるワヌクフロヌシステムの䞭からおすすめサヌビスをピックアップしたした。さらに、各サヌビスの料金・機胜をたずめた『比范衚』もプレれントしたす導入前の䞋調べにぜひお圹立おください。

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皟議曞で提案をスムヌズに通すために

皟議曞の曞き方次第で、提案の承認の可吊が決たっおしたうこずもありたす。承認者が玍埗しやすく、承認したこずを第䞉者にも正圓化できるような内容にするこずがポむントです。説埗力のある皟議曞の提瀺は䞊叞の評䟡にも぀ながるので、ポむントを抌さえた皟議曞で実務胜力をアピヌルしたしょう。

皟議曞を䜜成するずきに気を぀けるべきポむントをこれたで解説しおきたした。いずれにも共通するのは確実に承認されるこずず玠早く承認されるこずです。ずくに埌者のスピヌドに関しおは、皟議曞のシステム構造からしお倖囜の䌁業より埌れを取りがちです。

極力わかりやすい皟議曞を心がけお、どうすれば迅速に承認されるか考えながら曞くずよいでしょう。次の蚘事で玹介するワヌクフロヌシステムも、皟議曞を高速で承認しおもらうための察策ずなるはずです。

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