社内SNSが失敗する理由とは？失敗事例で知るウザいと思われるワケ&成功法

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社内SNSの失敗事例

まずはツールの導入に失敗すると、どのような問題が生じるのか具体的な事例を紹介します。よくあるのは次のような失敗です。

• ツールが利用されない
• プライベートな情報ばかり流れてくる
• 特定のメンバーだけが利用している

ツールが利用されない

ツールが利用されないケースとしては、導入した当初は投稿されていたものの、しばらくして利用されなくなったケースと、導入当初からうまく現場に浸透しなかったケースが考えられます。前者の場合、基本的に投稿は強制されて行われるものではないため、忙しく業務をこなす日々のなかで頻繁に投稿することは難しく、メリットが感じられなければ利用は続きません。

また後者の場合は、社内SNSが導入されたものの何の説明もなく、何をどのように投稿すればいいかわからず、結果としてツールを使ってもらえないケースが考えられます。

プライベートな情報ばかり流れてくる

利用自体はされているものの、プライベートな情報ばかり流れて、一般的なSNSを延長した感覚で利用されるのも、よくある失敗例です。社内イベントの告知や部活動の連絡といった、仕事に関係ないチャットばかりだと、投稿のチェックに時間がかかってストレスになり、SNS疲れや生産性の低下を招く危険性もあります。

また業務に関係ない投稿が高い頻度で流れれば、社内SNSを社員が「うざい」と感じ、最終的に利用されなくなる可能性もあるでしょう。

特定のメンバーだけが利用している

社内SNSを利用するメンバーが固定され、偏ったコミュニティーが形成されるのも問題です。特定のメンバーばかりが投稿を行い、やはり同じメンバーがリアクションを行うと、普段社内SNSを使うことの少ない社員は疎外感を抱き、投稿をしにくくなります。

これが続けば普段社内SNSを使わない社員はますます利用から遠ざかり、コミュニケーションに偏りができます。社内SNSは多くのメンバーが利用することで、効果を最大限発揮できるものであるため、コミュニケーションの偏りは解消しなければなりません。

社内SNS導入に失敗する3つの原因

社内SNSの導入に失敗する理由は、主に次の3つです。

• 目的の周知不足
• 使い方が不明確である
• 心理的ハードル

当然のように思われるかもしれませんが、これらの問題点を正しく理解している方は意外と多くありません。とくに「使い方」は重要なポイントであるため、必ずチェックしましょう。

目的の周知不足

「目的が曖昧さ」がツールの定着を妨げていることがあります。近年、社内SNSを導入している企業が増えているため、「乗り遅れないために」、「なんとなく良さそうだから」といった理由で導入を検討することもあるでしょう。

しかし社員にとって新しいツールの導入は、負担のかかるタスクです。十分に目的を共有できなければ、失敗事例のようにツールの使用自体を避けることや、はじめは投稿していたものの、忙しさから利用しなくなることも考えられます。

• なぜ、導入するのか
• 導入によってどのような指標の改善を目指しているのか
• 経営的効果はどれくらい見込めるのか

など、導入する目的を十分に伝えられなければ、失敗する可能性は高まるでしょう。

使い方が不明確である

また「使い方の不明確さ」も、社内SNSの定着にネガティブな影響を及ぼします。とくに重要なポイントは次の3つです。

1. 操作方法の課題
2. 投稿ルールの課題
3. ツール使いわけの課題

1. 操作方法に課題がある場合

導入側が使い方を知っているケースでは、ほとんど何の説明もなしに社内SNSを導入するケースがあります。このようなケースでは「使えるスタッフ」と「使えないスタッフ」にわかれてしまい、なかなか社内全体へは定着しません。

FacebookやTwitterといった有名なSNSはすでに多くの人が慣れ親しんでいるため、わざわざ使い方をシェアしたり、機能を説明したりする必要はないでしょう。

しかし、同じSNSでも社内SNSを導入する場合は、利用を定着させるための工夫とフォローアップが欠かせません。一方的な判断をせず、どのようなスタッフも使いこなせるような環境づくりと、使い方に関するレクチャーを怠らないようにしましょう。

2. 投稿ルールに課題がある場合

次にコンテンツ内容に関するルールが定まっていないことも、ツールの定着を妨げる要因です。

投稿するコンテンツに関するルールが決められていなければ、「業務に関係のない雑談」や「プライベートに関する情報」など、本来の業務とは無関係の連絡が飛び交いやすくなります。これが前述した失敗事例のような、社内SNSを「うざい」と感じることにつながります。

そのため、社内SNSではどういった投稿を行うべきか、またどういった投稿は行わないべきか、事前にルールを定める必要があるのです。

3. ツール使いわけに課題がある場合

コミュニケーションツールには、社内SNS以外にもビジネスチャットやメール、グループウェアなどが存在するため、社内で棲みわけができていないことも課題の1つです。

ツールを使用する際に迷うことが多いほど、ツールは定着しにくくなります。類似するツールを新しく導入すると、「旧来のツールで間に合っているから」といった理由で、新しいツールの使用を避けることも考えられます。

また使用されたとしても情報が複数のツールで分散すると現場の混乱を招き、確認の手間が増えて生産性の低下につながりかねません。そのため、社内で複数のツールを使っている場合は、このツールではこの内容を投稿する、といったツールの使いわけに関するルールも必要です。

心理的ハードル

心理ハードルの高さが、ツールの使用を妨げることもあります。失敗例にあるコミュニケーションの偏りも、特定メンバーだけが使って心理的ハードルを上げたことが失敗の原因です。またある企業では、スタッフがSNS上で上司に叱られてしまい、それからほとんど利用しなくなった例がありました。

そして、このやり取りを見ていた他のスタッフ達も、上司からの叱責を恐れて、思い切った発言や情報の開示が少なくなったといいます。このように社内SNSを使いにくい空気になることで、社員が閲覧や投稿を避けるようになるケースも少なくありません。

社内SNSはいらないのか？

社内SNSには、ここまで見てきたように導入に失敗する可能性が伴います。そのため「社内SNSは導入しない方がいいのではないか」と感じた方も、いるかもしれません。

しかし「モバイルワークの普及」や「情報化社会の進展」に伴い、情報伝達スピードの速さは、企業の存続を左右する重要な要素となりつつあります。社内SNSは時間や場所を問わず、オープンな場で会話するようにやり取りができるため、情報共有の量を増やし伝達のスピードも速くなります。

また社内SNSはコミュニケーションを活性化させ、イノベーションを促進できるのも魅力です。普段交流のない部署や役職の社員ともやり取りができ、幅広いのアイディア・解決策を見られるため、そこからヒントを得て新しい商品やプロセスを生み出せるのです。

このように社内SNSを導入することで得られるメリットは多く、今後ますます多くの企業が導入を進めるでしょう。競合に後れをとらないためにも、社内SNSは積極的に導入を検討すべきツールです。

社内SNSは、操作が複雑なツールではありません。適切に準備を行うことで、多くの失敗は避けられます。失敗を避け、競合優位を勝ち取るためにも、導入を成功させるために押さえるべきポイントをチェックしましょう。

社内SNSの導入成功に欠かせない4つのポイント

社内SNSの導入に失敗しないためには、次の4つのポイントを押さえましょう。

• 導入目的の周知
• 使い方の共有
• 投稿しやすい環境の整備（心理的ハードルを下げる）
• 責任者による適切なマネジメント

ポイント1. 導入目的の周知

「業務効率の向上」「コミュニケーションの活性化」といったように、社内SNSの導入目的を明確化し、社員へ周知してください。目的が不明確なままで社内SNSシステムを導入しても、現場が混乱します。システムの導入によって何を目指すのか、どのような課題を解決したいのかを明らかにし、部署ごとのグループ作成やナレッジの共有といった使い方の方針を示しましょう。

さらにツール導入によってどのような効果が得られるのか、具体的な数字で表せると社員の納得感も高められます。また「使い慣れるまでは大変だけど、慣れれば社員にもメリットがあること」を伝えることで、前向きにツールの使用を進めてもらえます。

ポイント2. 使い方の共有

使い方の共有は、社内SNSを導入するうえで重要なポイントの1つです。

使い方として共有すべきルールは、「操作方法」と「投稿に関するルール」の2つがあります。とくに「投稿に関するルール」は、導入成功を左右する最重要ポイントと言えます。

そのため次のような項目に関しては、必ずルールを設定しましょう。

• 投稿すべき内容
• 投稿を避けるべき内容
• 投稿するタイミング
• 投稿に対するリアクション
• ツールの使いわけ

たとえば「どのような内容であれ他人の批判・叱責をする内容の投稿は禁止」、「投稿やリアクションは平日9：00～18：00の間で行う」など、誰もが快適に利用できるルールを定めます。また困ったときに相談できる窓口があれば、ITに弱い方も安心です。

投稿しやすい環境の整備（心理的ハードルを下げる）

ルールを設計する際は、はじめから厳しいルールを設けずに、ある程度自由度をもたせて社員が投稿しやすい環境になるよう配慮してください。また投稿に対するリアクションがないことも、心理的ハードルを上げる要因です。上司や幹部は若手社員の投稿に対して、積極的にいいねやコメントを送って投稿しやすい雰囲気をつくりましょう。

これが難しい場合は、はじめにサクラを何人か用意して積極的にいいね・コメントをしてもらうことで、心理的ハードルを下げられます。くわえてツール使用で作業負担が増えることも、社員の心理的ハードルになるため、無料トライアルを使って現場の社員にツールが使いやすいか確認してもらうのもおすすめです。

責任者による適切なマネジメント

最後に1番大切なポイントは、「責任者による適切なマネジメント」です。

ツールを導入する際、浸透に関する責任者がいなければ、小さな問題によって定着が頓挫しまいます。このような失敗を避けるためにも、利用推進に関する責任者を設け、ここまで見てきた3つのポイントを適切にマネジメントする必要があります。

部分的・試験的に導入するのもあり

すべての部署に短期間でシステムを導入しようとすると、さまざまな問題を起こす可能性があります。

たとえば既存のシステムとの連携がうまくいかなくなる可能性や、本来は全社的にシェアすべきでなかった情報まで広がる危険も考慮しなければなりません。

社内SNSの導入にあたっては、事前になるべく詳細な計画を立てて、段階的に導入を進めましょう。

おすすめの社内SNS

社内SNSは全社員が毎日使うツールであるため、「使いやすさ」で選ぶことが大切です。

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次の記事では、社内SNSのメリットやおすすめのツールを紹介しています。導入を前向きに検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

成功事例と失敗事例から、よりよい社内SNSの導入を

社内SNSの失敗事例と原因について解説しました。

社内SNSの導入に失敗する主な原因は、目的や使い方の共有不足です。十分なルールと環境を整え、適切にマネジメントすることで、今回紹介したような失敗は避けられます。

社内SNSを導入する際は、本記事で紹介したことを参考に準備を行いましょう。

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