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日報の無料テンプレート - Word | 書き方の注意点

最終更新日時:
記事の情報は2020-08-25時点のものです。
無料でダウンロードできる日報のテンプレート8種類紹介します。Word形式で今日から使えるフォーマットです。日報を書く際に気をつけておきたいポイントについても解説します。

日報のテンプレートは次のページにてまとめてチェックできます。

無料日報テンプレート(Word)

ボクシルでは、Wordに必要な箇所を記入するだけで簡単に日報が発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。4色×2種類のテンプレートの中からお好きなデザインのテンプレートをダウンロード可能です。

日報テンプレート(シンプル)

シンプルな日報テンプレートです。当日のスケジュールや業務の詳細、問題点、明日のタスクについて記載する箇所があります。必要に応じて各自で項目を増やすのも良いでしょう。

ブラック ブルー グレー グリーン
日報テンプレート(シンプル)ブラック 日報テンプレート(シンプル)ブルー 日報テンプレート(シンプル)グレー 日報テンプレート(シンプル)グリーン

日報テンプレート(レイヤード)

シンプルな日報テンプレートと比較すると、上部の模様がややスタイリッシュにデザインされています。日報自体はシンプルなバージョンと大差ないため、好みのテンプレートを利用するのがよいでしょう。

ブラック ブルー グレー グリーン
日報テンプレート(レイヤード)ブラック 日報テンプレート(レイヤード)ブルー 日報テンプレート(レイヤード)グレー 日報テンプレート(レイヤード)グリーン

ボクシルでは、他にも多くののテンプレートを用意しています。他のテンプレートを利用したい方は次ページからチェックできます。

日報に必要な項目やポイント、書き方

ここまでテンプレートを紹介したところで、次に日報に必要な項目やポイントや書き方を解説します。一般社員向けではなく営業活動を行う社員向けとした、営業報告書や営業日報の書き方を詳しく知りたい方は、下記の記事を参照するとよいでしょう。

営業日報の書き方・必要な記載事項は?無料テンプレート・フォーマット【ワード】
日報は日々の活動を報告・共有するための重要なツールです。業務内容・目標・良かった点・改善点と対応策といった必要な記...
詳細を見る

業務日報の項目

社員の業務報告となる日報のフォーマットに必要なのは、おおよそ次の項目だといえます。もちろんビジネス内容な企業や部署によっても違いますが、なるべくシンプルにすることで部署に関係なく公平なフォーマットになります。

  • 日付
  • 本日のスケジュール(具体的な時刻と記載)
  • 本日の業務内容、問題点
  • 明日のタスク
  • 社員名

これらの項目を記載すれば具体的な業務内容を把握し、問題点や改善点を把握できます。明日のタスクも一日の終わりに記載することで、翌営業日の業務にとりかかりやすくなるでしょう。

また、項目を多くしすぎずシンプルにすることで書きやすくなります。

ポイント1 時間で区切る

日報を書く際は、1日の行動を時間で区切りましょう。「〇時~〇時 〇〇(株)へ〇〇現場の見積もり最終確認」のように、詳細を記録しておくと詳細を知らない上司や第三者が見ても明確で、後で振り返った時にも思い出しやすいです。

時間で区切ることで全体に対しての業務負荷もわかりやすくできます。

ポイント2 達成したことも加える

日報には反省する点だけでなく、達成した点もあわせて書くことがおすすめです。成果として上司にアピールできる要素にもなり、評価する際の基準となります。

また、自信をつけたり強みの把握にもつながるため、「なにができるのか、どのようにすれば成果を出しやすいか」の分析へ役立つでしょう。年間の目標設定や評価面談などでも活用することができます。

ポイント3 毎日書く。一日の中で少しずつ書く

日報は毎日書くことが前提です。時間がないからといってダラダラと先延ばしにすることで、過去の業務を思い出しにくく記載する時間も余分にかかり非効率的です。

一日の終わりにまとめて書く必要はなく、業務がひと段落したときや昼休憩に入る前など、少しずつ小分けにして書くこともおすすめです。思い出す時間も省けて直観的に書きやすくなります。次の業務にもとりかかりやすくなるでしょう。

日報の目的や役割

次に日報を書く目的や役割についておさらいしてみましょう。業務の進捗把握、課題の見える化と改善策の提示、社員個人の持つ情報を組織へ共有、上司と部下のコミュニケーションツールなどがあげられます。それぞれについて解説します。

業務の進捗把握

日報を書くことで、業務の進捗を把握することができます。社員個人が振り返ることで、「この業務にはこれくらい時間がかかっている」「今週中に終わらせるためには優先度を上げなければならない」など業務計画を立てることにもつながります。

課題の可視化と改善策の提示

日報は課題の見える化や改善策を記録するにも役立ちます。まだ記憶が新しいうちに、その日の業務で問題点を残しておくことができます。

期間があいてしまうとなかなか取り掛かりづらくなってしまう重要な課題に対しても、1日の終わりに振り返って簡単な改善策としてメモしておくようにすると良いでしょう。

個人の持つ情報を共有

「本日〇〇の件で△△部の担当である◇◇さんと打ち合わせをした」などの記載をすることで、他の社員への情報共有にもつながります。

個人と上司との間だけでなく、共有フォルダに保存するなどしてそれぞれの社員がいつでも見れる状態にしておくと、社員同士の情報共有になることも日報を記載するメリットです。

上司と部下のコミュニケーション

日報は上司と部下のコミュニケーションツールにもなります。管理業務の多いマネジメント職の上司は、部下がどんな業務をしているのか理解しきれていないことが多くあります。部下として日常業務を理解してもらうことで、業務負荷への不満解消につなげることもできます。

上司は部下の日報へのコメントを積極的に

また上司としても、日報の内容をつうじて部下の育成となる的確なアドバイスをあたえることができます。3か月後、半年後、一年後などをふまえて育成プランを策定したり、目標面談に活用できます。部下としても日報を通して成長を感じられることで、業務や会社へのモチベーションアップにもなります。部下から一方的な報告だけではなく、上司からも気づいた点については積極的にコメントするようにしましょう。

アプリなら簡単に日報が書ける

社内メールやチャットツールで日報を共有する方法は簡単ですが、日報の内容がある程度定型的であったり、確実に毎日報告する必要がある場合などは、アプリを使うとより便利です。

こちらの記事では、日報アプリを紹介していますので、ぜひご覧ください。

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