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オンプレミス型の名刺管理ソフト4選|クラウドに頼らず運用したい企業必見

最終更新日:(記事の情報は現在から22日前のものです)
【比較表】名刺管理ソフト
オンプレミス型の名刺管理ソフトはセキュリティ性が高く、顧客の個人情報を厳重に保護したい企業に向いています。本記事では、オンプレミス型のメリットやデメリット、おすすめのオンプレミス型の名刺管理ソフトを紹介します。

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名刺管理ソフトのオンプレミス型とクラウド型の違い

名刺管理ソフトには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2つの導入形態があります。それぞれの仕組みや特徴は異なり、運用方針やIT環境によって適したタイプを選ぶことが大切です。

オンプレミス型は、自社内に設置したサーバーで名刺データを管理する仕組みです。外部環境に依存せずに運用できるため、高い機密性を求められる情報を扱う企業や、セキュリティポリシーが厳格な企業に向いています。

また、カスタマイズ性にも優れており、業務に合わせた柔軟な設計が可能です。

一方でクラウド型は、インターネット経由でサービスにアクセスし、データはクラウド上で管理されます。インストールやサーバー準備が不要で、導入の手軽さが魅力です。

外出先や在宅勤務でも利用しやすいため、リモートワークを推進している企業や、ITインフラの整備にリソースをかけにくい中小企業におすすめです。

オンプレミス型の名刺管理ソフトのメリット

オンプレミス型の名刺管理ソフトには、クラウド型にはない強みがあります。主に3つのメリットについて紹介します。

高いセキュリティで機密情報を守れる

オンプレミス型は、名刺データを自社内のサーバーに保存する仕組みのため、第三者のクラウドサーバーを経由しません。そのため、外部からの不正アクセスや情報漏えいのリスクを抑えられることが特徴です。

暗号化やアクセス制限の設定も社内で管理できるため、より厳密なセキュリティ対策を講じられます。

このような高いセキュリティ性により、顧客の氏名や連絡先、役職名といった個人情報を安全に扱えます。商談や業務に関わる名刺データを社内で完結して管理できる点は、情報管理を重視する企業にとって大きな安心材料です。

社内システムに合わせた柔軟なカスタマイズが可能

オンプレミス型のソフトは、自社のネットワークや業務フローに合わせてカスタマイズしやすい点も魅力です。導入時に仕様を調整できるため、操作画面のレイアウトや入力項目の設定なども柔軟に設計できます。

また、既存の社内システムとの連携にも対応しやすく、業務全体の効率化につなげられます。

この柔軟性により、部署ごとの運用スタイルに応じた最適な活用が可能です。たとえば、営業部門は名刺登録のスピードを重視し、管理部門は検索性や正確なデータ管理を重視するなど、それぞれのニーズに合わせた設定がしやすいです。

ランニングコストを抑えやすい場合がある

オンプレミス型には、初期にライセンス料を支払えば、以降は利用料金が発生しないタイプのソフトもあります。月額制や年額制のクラウド型と異なり、継続的な支出を抑えられる点がメリットです。

特に、ソフトの利用期間が長期にわたる場合は、結果的にコストパフォーマンスに優れる可能性があります。

このような費用構造により、予算の制約がある中小企業でも導入しやすいです。ユーザー数の変動が少ない企業であれば、初期費用のみで安定的に利用でき、コストを抑えつつ名刺管理を効率化できます。

オンプレミス型の名刺管理ソフトのデメリット

オンプレミス型には多くのメリットがある一方で、導入や運用のハードルが高くなる場面もあります。代表的な3つのデメリットを紹介します。

導入・管理に手間とコストがかかる

オンプレミス型は、自社でサーバーを用意してソフトを導入する必要があります。その後の運用や保守、セキュリティ対策まで自社で対応しなければならず、クラウド型と比べて管理にかかる手間が大きいです。

このような負担を軽減するには、導入時から専門のIT担当者を配置するか、外部のITベンダーと保守契約を結ぶことが有効です。特に中小企業では、必要なサポート範囲や費用感を事前に見積もることが重要です。

障害時の対応を自社で担う必要がある

オンプレミス型は、万が一の障害発生時にも社内での対応が求められます。たとえば、サーバーがダウンしたり、ウイルス感染が起きたりした場合でも、ベンダー任せにできず、速やかに自社で復旧を進める必要があります。

こうしたリスクに備えるには、日ごろから定期的なバックアップの実施や、障害時の対応フローの整備が欠かせません。また、復旧に時間を要する事態を想定し、業務を一時的に代替できる仕組みも用意すると安心です。

モバイル利用に制限がある場合がある

製品によっては、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からアクセスできないものもあります。このような場合、外出中や在宅勤務時に名刺情報を確認したくても、なかなかできません。

モバイル対応が必要な場合は、初期検討の段階で外部アクセス機能の有無や、VPNを介した接続方法の整備を確認しましょう。また、最新バージョンのソフトウェアや拡張機能を活用することで、一定の柔軟性を確保できるケースもあります。

オンプレミス型の名刺管理ソフトに向いている企業

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、社内のサーバーにデータを保存するため、顧客の個人情報を厳重に保護したい企業に適しています。自社のセキュリティポリシーや規約に沿ってデータを管理できるソフトであれば、法律改正や業界の規制にも対応しやすいでしょう。

また、柔軟に機能やデザインを変更できるため、クラウドソフトでは要件を満たせない企業にもおすすめです。業務や業界ごとに名刺の分類や検索の方法を設定することで、より効率的に名刺を管理できます。

オンプレミス型の名刺管理ソフトには、構築や管理コストがかかること、サーバーの管理や更新が必要などのデメリットがあるため、組織状況や規模感、予算に合わせて最適な名刺管理ソフトを選ぶことが大切です。

オンプレミス型の名刺管理ソフトの選び方

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際は、クラウド型とは異なる観点からのチェックが必要です。導入前に確認しておきたい具体的なポイントを紹介します。

セキュリティ要件に合った管理体制を構築できるか確認しよう

オンプレミス型を選ぶ最大の理由のひとつが、社内での厳密なセキュリティ管理が可能なことです。外部にデータを預けないため、機密情報を扱う企業にとっては大きなメリットです。そのため、選定時には自社のセキュリティ要件にしっかり対応できるかを見極める必要があります。

具体的には、データの暗号化機能やアクセス制限の細かい設定が可能かどうかを確認しましょう。また、ログの取得・監視機能が備わっているか、自社のセキュリティ基準や社内規定に適合しているかも重要なチェックポイントです。

自社ネットワークや既存システムとの連携性をチェック

オンプレミス型では、社内ネットワーク環境に合わせた運用が前提のため、自社のシステムとの親和性が重要です。既存の業務システムと連携できないと、データの二重入力や管理の手間が増え、かえって非効率になる可能性があります。

選定時には、SFAやCRM、グループウェアといった既存の業務ツールと連携できるかを確認しましょう。API連携やCSV出力・インポートの柔軟性も見ておくと、実際の運用時に役立ちます。

サポート体制と保守費用も選定基準に

オンプレミス型は、導入後の運用保守も自社責任となるため、サポートの充実度が大きな安心材料になります。トラブル対応や定期的なメンテナンスが必要となる場面では、外部ベンダーのサポート体制が整っていると心強いです。

具体的には、導入後の問い合わせ対応、リモートサポートの有無、アップデートの提供内容などを事前に確認しましょう。また、サポート内容に応じた保守契約の費用も比較して、無理のない運用コストであるかどうかを見極めることも重要です。

モバイルや外部アクセスの制限と対応方法を比較

クラウド型と異なり、オンプレミス型では外部アクセスが制限されるケースが多く、社外から名刺データにアクセスできないことがあります。営業活動やリモートワークの機会が多い企業にとっては、モバイル対応の有無が実用性に直結します。

導入前には、スマートフォンやタブレットでの利用が可能かどうかを必ず確認しましょう。VPNを介した安全なアクセス経路を確保できるか、社外利用時の制限やセキュリティリスクへの対策がどこまで講じられているかも重要な判断材料です。

オンプレミス型のおすすめ名刺管理ソフト4選

オンプレミス型の名刺管理ソフトを紹介します。それぞれの機能や特徴をチェックして、スムーズに導入できるものを選びましょう。

TantCard Gulliver

TantCard Gulliverは、オンプレミス環境で安全に名刺データを共有・管理できる名刺管理ソフトです。パッケージ型のため、ランニングコストなしで利用可能です。名刺データの各種検索機能や、ユーザーの権限に合わせた閲覧機能、名刺データの共有、データエクスポートなどの機能を搭載しています。

また、名刺情報からメールやマップソフトに連携したり、メモやタグの情報を自由にカスタマイズしたりできます。基本パッケージは1,650,000円/50ライセンスから購入が可能です。

THE 名刺管理 On-premise

THE 名刺管理 On-premiseは、自社のサーバー内で名刺をトータル管理できるオンプレミス型の名刺管理ソフトです。クラウドサービスとは異なり、社内向けにカスタマイズし運用管理できるのが魅力です。

高精度認識によるスピーディなデータベース構築や、名刺データの一元管理と権限設定、スマートフォンでの営業効率アップなどの機能を搭載しています。訂正サービス機能では、OCR結果の確認・修正も可能です。

利用料金は、50ユーザーで1,100,000円、100ユーザーで1,980,000円です。

SKYPCE

SKYPCEは、オンプレミス型とクラウド型から選べる名刺管理ソフトで。スマートフォンやスキャナーで即座に名刺を登録でき、シンプルで使いやすい設計で名刺情報の検索や閲覧も容易です。

イベント告知や年賀メールなどを一斉送信できるイベント配信機能では、HTML形式で編集でき、顧客ごとにあいさつ文のカスタマイズが可能です。

同社の提供する「SKYSEA Client View」との連携でセキュリティをさらに強化できます。利用料金は、ライセンス費用と名刺データ化費用から構成されており、利用規模によって料金は異なります。

名刺えびす

名刺えびすは、名刺画像から自動的に情報を抽出し、簡単に登録や検索ができる名刺管理ソフトです。名刺管理だけでなく、営業支援やイベント来場者管理などにも活用できます。

スキャナやスマートフォンアプリを使って名刺を取り込めるほか、メモやドキュメントファイルを名刺とまとめて管理できます。

オンプレミス型の場合、初期導入費が2,000,000円から、年間ライセンス&サポート費用が300,000円からです。

セキュリティ重視ならオンプレミス型も視野に

オンプレミス型の名刺管理ソフトは、セキュリティの高さとカスタマイズの柔軟さが魅力です。そのため、顧客の個人情報を厳重に保護したい企業はもちろん、社内のニーズに幅広く対応できる名刺管理ソフトを導入したい企業に向いています。

ただし、クラウド型よりも費用がかかる場合もあるため、予算やランニングコストとのバランスを考えて選ぶ必要があります。

名刺管理ソフトの導入を検討する際には、自社のニーズや予算に合わせて、複数のサービスを比較することが大切です。BOXILでは名刺管理ソフトのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してください。

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