Excel名刺管理の注意点！Excel対応の名刺管理ソフト6選

Excelでも名刺管理はできる

企業にとって名刺管理は、営業活動をスムーズに進めるためにも重要といえます。一般的には「名刺管理ソフト」の利用をイメージしますが、Excelでも名刺管理は可能です。WindowsのOfficeソフトを使っている企業も多く、その場合、使い慣れたExcelをそのまま名刺管理ツールとして利用できます。

Excelを使った名刺管理方法

Excelを使った名刺管理の方法として次の3つがあげられます。

• Excelのシートに自作する
• Excelのテンプレートを活用する
• Excelに出力できる名刺ソフトを使う

Excelのシートに自作する

Excelに標準搭載されたシートに自作する方法です。名刺情報を次のようなカテゴリーに分けて管理します。

• 氏名、住所
• 電話番号
• 会社名、所属
• メールアドレス
• アプローチや商談履歴

シートの自作では、追加や削除など項目を重要にカスタマイズできるのが魅力です。特定の従業員にだけ閲覧できる設定にすれば、最低限のセキュリティもクリアできます。ただし、項目数が増えるとExcelの動作が重くなったり、ファイルがうまく開かなかったりする場合もあります。

Excelのテンプレートを活用する

インターネット上に公開されている、名刺管理向けのExcelテンプレートを活用する方法です。具体例としては、Microsoftのテンプレート、業務用テンプレートなどがあげられます。

テンプレートには項目が用意されており、項目にしたがって内容を入力するだけで名刺情報の反映と管理が可能です。無料で使えるテンプレートが多いため、シートの自作に時間や労力をかけられない企業にはおすすめといえます。

Excelに出力できる名刺ソフトを使う

受け取った名刺をデータ化できる「名刺管理ソフト」との連携によって、名刺データをExcelに出力する方法です。ソフトの画面から「Excelへのエクスポート（出力）」を選択することで、即座にExcelへ出力可能。シートに項目や情報を入力せずに済みます。

名刺管理をExcelで行うメリット

名刺管理をExcelで行うメリットとして次のものがあげられます。

• コストを抑えられる
• オフラインでも利用できる
• 自社に合った仕様にカスタマイズできる

コストを抑えられる

すでにExcelを社内利用している場合、そのまま新たなシートを作成するだけなので、コストをかけずに名刺管理ができます。Web上に公開されているテンプレートも無料のものが多いため、シートの作成から運用までほとんどコストがかかりません。

もしExcelを導入していない場合は、ライセンス購入費用がかかります。Excel単体（パソコン1台まで）だと買い切り20,590円（税込）で購入可能です。

Microsoft 365では、一般法人向け・年払いの「Business Basic」プランの場合、1ユーザーあたり月額899円（税抜）でExcelを含むソフトウェアを利用できます。買い切り、サブスクリプションどちらを選択しても、低コストでの名刺管理が可能です。

オフラインでも利用できる

名刺管理ソフトは「クラウド型」が多く、オンライン利用が基本です。その点Excelはオフライン利用が基本なので、インターネット環境に左右されずに名刺情報を確認できます。クローズドな環境で利用するためセキュリティ性も高いです。

自社に合った仕様にカスタマイズできる

Excelで名刺管理シートを自作する場合、自社に合った仕様にカスタマイズできます。追加する項目内容や項目数、レイアウト、昇順や降順、表示形式など自由に変更可能です。正確で細かいシートを作成したい場合は関数やマクロの知識が必要ですが、Excelに精通した適した人材が社内にいる場合、自由にカスタマイズできるでしょう。

名刺管理をExcelで行うデメリット

Excelでの名刺管理にはメリットがある反面デメリットも存在します。とくに次の点には注意しましょう。

• 作業効率を高めるにはスキルが必要
• 入力ミスをする可能性がある
• 同時編集ができない
• リアルタイムでの共有が難しい

作業効率を高めるにはスキルが必要

Excelでも名刺管理は可能ですが、作業効率を高めるためには関数やマクロなどの知識とスキルが必要です。

Excelスキル	概要
関数	セルの合計値や平均、数値の順位付けなどの計算処理を行うこと。簡単な関数はワンクリックで出力できるが、特定範囲のセルを指定したり特殊な関数を出力したりする場合は知識が必要。
マクロ	データの入力や集計、印刷といったExcelのあらゆる業務を自動化できる機能。複数操作や繰り返し業務を自動処理できる。マクロを設定する際に知識が必要。

名刺数が増えると管理負担も大きくなるため、関数やマクロを使った作業の効率化が求められます。社内に知識やスキルの豊富な人材がいれば問題ありませんが、そうでない場合は教育が必要です。

入力ミスをする可能性がある

基本的に、Excelにおけるデータ入力は手作業です。そのため膨大な名刺データを管理するには負担が大きく、誤入力や入力漏れといったミスが起こるリスクもあります。ミスを防ぐためには、目視で何度もチェックする、あるいはOCR機能の付いた名刺管理ソフトを導入する必要があります。

同時での編集や共有ができない

Excelはオフライン環境で利用するため、クラウド型ソフトのように複数人での同時編集や共有ができません。担当者1人がシートを更新し、ファイルを送信することで、ほかのメンバーが閲覧できるようになります。

その都度最新版のファイルを送信する必要があり、もし古いファイルを送れば、商談機会を逃すといった機会損失につながりかねません。誰がいつExcelを操作できるかのマニュアルやフローを構築する必要があります。

名刺管理ソフトでできること

名刺管理ソフトとは、紙の名刺の情報をOCRやスキャナーなどで読み取り、自動的に登録できるソフトのことです。代表的な機能として次のものがあげられます。

• 複数のメンバーによる同時編集
• OCR機能によるデータ読み込み
• 連絡先の自動更新
• 項目の分類
• 名刺情報のタグ付け

複数のメンバーによる同時編集

クラウド型の名刺管理ソフトであれば、離れた場所にいる複数人での同時編集が可能です。Excelで起こりがちな「複製」によるセキュリティリスクや、ローカルファイル送信による機会損失リスクなどを防げます。

OCR機能によるデータの読み込み

名刺データをスキャナーやスマートフォンで読み込めるのが「OCR」機能です。名刺に印字されている氏名や勤務先、電話番号などの情報を自動的で取り込んでくれます。名刺をスキャンするだけで名刺のテキストが反映されるため、手動での入力の手間やミスを減らせます。

なかには、オペレーターによる目視での入力を行うソフトも。ロボットに加えて手入力が加わると、さらに読み取り精度は高まります。社内での転記が不要になるため、担当者の業務負荷の軽減につながるでしょう。

連絡先の自動更新

名刺管理ソフトの情報を更新した際、連携システムの情報も自動更新される「自動同期機能」を搭載したタイプもあります。

たとえば、名刺管理ソフトの内容が更新されると、自動的にスマートフォンの電話帳機能の情報が更新されます。自動同期機能があれば、従業員が手作業でそれぞれのデバイスを同期させる必要がありません。この機能によって、よりスムーズな情報共有できるようになります。

項目の分類

名刺から取り込んだ情報を、会社名や役職、氏名などの項目ごとに自動的に分類しデータベースに格納する「項目の分類機能」が搭載された名刺管理ソフトもあります。この機能は、特定の部署や役職以上の名刺データのみを抽出する「フィルタリング検索」に役立ちます。

名刺情報のタグ付け

取り込んだ名刺データに、タグのようなテキスト情報を添えられる機能を搭載した名刺管理ソフトも便利です。タグ付け機能によって、顧客を「見込み客」や「取引中」などのグループに分けることで、アプローチの優先度を把握しやすくなります。その結果、効率的な営業活動が実現します。

Excelと親和性の高い名刺管理ソフト6選

続いて、インポートやエクスポートといったやり取りのできる、Excelと親和性の高い名刺管理ソフトを紹介します。

• 法人向け名刺管理サービスで11年連続1位^※に輝く
• AI技術とオペレーターによる手入力で99.9%^※の精度を実現
• 名刺は専用スキャナーまたはスマートフォンで読み取り可能

Sansanは、9,000社^※の利用実績をもち、法人向け名刺管理サービスにおいて11年連続でシェア1位を獲得しているソフトです。業種業界や企業規模を問わずさまざまな企業が導入しています。AI技術とオペレーターによる手作業を組み合わせることで99.9%^※のデータ読み取り精度を実現。紙はもちろんデジタル名刺やメール署名にも対応しています。

日本語をはじめ英語、中国語、スペイン語、タイ語など多言語のデータ化も可能です。名刺は専用のスキャナーまたはスマートフォンのアプリから読み取りが可能。スキャンした翌営業日にデータ化されます。ExcelからCSVファイルでの一括インポートが可能です。

※出典：Sansan「Sansan - 営業DXサービス」（2024年9月24日閲覧）

• 「シンプルな機能」「低価格」「万全のセキュリティ」の3本柱
• 組織だけでなく「チーム」や「部署」単位でも利用できる
• 異動者や退職者の名刺データも残せる

Eight Teamは、Sansan株式会社が提供する中小企業向けの名刺管理ソフトです。「シンプルな機能」「低価格」「万全のセキュリティ」の強みをもち、導入企業数は4,000社^※にのぼります。スマートフォン撮影による名刺情報の取り込みから共有、管理、メモやタグの記録、外部サービス連携までワンストップで利用可能。組織だけでなく「チーム」や「部署」単位でも利用できます。

異動者や退職者の名刺情報を残せる「アーカイブ機能」も搭載しているため、引き継ぎの負担も軽減できるでしょう。外部サービス連携では「HubSpot」や「kintone」と連携可能です。顧客管理や営業支援、マーケティング業務などをより効率的に行えるでしょう。xlsxファイルをインポートできるため、スムーズな名刺管理の移行が可能です。

※出典：Sansan「【公式】Eight Team - 中小企業向け名刺管理サービス」（2024年9月24日閲覧）

- 名刺情報から見やすい顧客データベースを構築できる - 姉妹ソフトを使うことで営業プロセスも実行可能 - ガイドやセミナー、専任スタッフによる伴走などサポートも充実 ホットプロファイルは、株式会社ハンモックが提供するクラウド型の名刺管理ソフトです。名刺のデータ化や名寄せ、属性情報の自動付与、人脈の見える化などで、わかりやすい顧客データベースを構築可能。「アプローチ」や「SFA」といった姉妹ソフトを併用することで、新規開拓と名刺管理、営業支援といった営業プロセスを一気通貫で実行できます。 Excelで保有している顧客情報も簡単にインポートが可能です。サポート体制も充実している同ソフト。専任スタッフによる定着までのサポートをはじめ、初期設定ガイドの提供、豊富なFAQ、営業現場責任者向けセミナーなど多岐にわたります。 - 名刺管理の基本機能のほかタグ付けや経歴表示なども可能 - 案件やコンタクト管理、アクセスマップなど営業に関する機能も搭載 - メールの一斉送信機能によってマーケティング強化も図れる トーニチ ネクスタ メイシは、東日印刷株式会社が運営する法人向けの名刺管理ソフトです。スキャナーやモバイルアプリからの撮影によるデータ化や共有、タグ付け、経歴表示などなど名刺を効率的に活用できる機能を搭載。案件やコンタクト管理、アクセスマップ（目的地までの交通手段をマップ化したもの）など、営業を効率化するための機能も充実しています。 タグ付けされた名刺に対してメールを送信できる「一斉送信」の機能を使えば、顧客の属性に合わせたアプローチが可能。マーケティング強化にも効果的です。Excelで管理していた名刺情報や顧客情報もCSV形式でインポートでき、ゼロから入力する手間を省けます。 - 名刺をスマートフォンで撮影するだけで即データ化できる - 「名刺を送信する」ボタンからオンライン名刺を送れる - 日本語のほか英語や中国語、ドイツ語など17言語^※に対応している CAMCARD BUSINESSは、キングソフト株式会社が提供する法人向けの名刺管理ソフトです。OCR機能が搭載されているため、名刺をスマートフォンで撮影するだけで即データ化が可能。クラウド型のサービスなので名刺情報は場所や時間に関係なく全社でリアルタイム共有できます。また同ソフトでは、オンラインでの名刺交換も可能です。 直接名刺をもらうだけでなく、画面の「名刺を送信する」ボタンを押すことで、登録したオンライン名刺をすぐに遅れます。ほかにもメールマガジン配信機能や簡易的なSFA機能、外部サービスとの連携など便利な機能が豊富です。日本語だけでなく英語や中国語、ドイツ語、スウェーデン語など17言語^※に対応しています。

※出典：キングソフト「【クラウド名刺管理】CAMCARD BUSINESSでビジネスを加速させる」（2024年9月24日閲覧）

### my Bridge - 名刺のデータ化から一元管理までスマートフォンで対応可能 - 名刺情報から簡単に顧客データベースを構築できる - 無料プランでも99%^※のデータ読み取り精度を誇る myBridgeは、無料で始められる名刺管理アプリです。撮影による名刺のデータ化から一元管理まですべてを「スマートフォン」で完結できます。保管された名刺データはスマートフォンからすぐに検索可能。名刺情報をもとに顧客データベースも簡単に作成できるため、SFAやCRMといった顧客管理系のシステムを導入していない企業でも安心して利用できます。Excelファイルへのエクスポートも可能です。 料金プランは、無料の「ベーシック」、月額990円（税抜）の「プレミアム」、月額1,490円（税抜）の「プレミアムプラス」の3つを用意しています。無料のベーシックプランでも99%^※のデータ精度を実現。グループ機能や退職者の名刺情報の保存機能なども含まれています。

※出典：マイブリッジ「myBridge - サクッと名刺管理、myBridge」（2024年9月24日閲覧）

名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントを紹介します。

• 名刺情報の登録方法
• データ読み込みの精度
• 導入形態
• 搭載されている機能
• 使いやすさ
• 料金体系と費用

名刺情報の登録方法

名刺管理ソフトでは、受け取った名刺を登録し、データとして一元管理します。その際、どのような登録方法を用いているか確認しましょう。登録方法は大きく分けて次の2種類です。

• 専用のスキャナーで読み込む
• スマートフォンのカメラで読み込む

外出中に名刺を登録する場合は、スマートフォンで名刺を撮影できるソフトの方が使いやすいです。片方にしか対応していないソフト、あるいは両方に対応しているソフトもあるので、事前にチェックしておきましょう。

データ読み込みの精度

データの読み込み精度も、名刺管理ソフトを選ぶ際にチェックしたい項目です。精度が90%を超えるソフトがほとんどですが、100%にはいたっていません。ロボットが読み取るソフトもあれば、ロボットに加えてオペレーターによる手動チェックを行うソフトもあり、手動チェックに対応している方が精度は高いです。

ただし、ソフトによって読み込みのスピードが異なるので注意が必要です。精度は高いもののデータに反映されるまで数日間かかる場合もあります。読み込み精度が高い、かつスピーディーに反映されるソフトを選びましょう。

導入形態

名刺管理ソフトは大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分類されます。クラウド型はインターネット経由で利用するオープンな形態で、オンプレミス型は自社でネットワークやサーバーといった利用環境を整える形態です。

クラウド型は、ベンダーが利用環境を整えてくれるうえ、インターネット利用なのでスムーズに情報を共有できるメリットがあります。一方のオンプレミス型は、カスタマイズ性に優れていることや、クローズドな環境で利用するためクラウド型に比べてセキュリティが強固な点がメリットです。双方にメリットがあるので、自社の目的に合った形態を選びましょう。

搭載されている機能

名刺のスキャンや一元管理といった基本機能だけでなく、ソフトによって搭載機能は異なります。たとえば、複数のデータベースから同一人物を1か所にまとめる「名寄せ」機能や、名刺データをもとにメールを一斉送信できる機能、SFA（営業支援）機能などさまざまです。

CRM（顧客関係管理）やMA（マーケティングオートメーション）ツールと連携できるものもあります。自社が必要とする機能は何か、名刺管理ソフトによって解決したい課題は何かを事前に整理することが大切です。

使いやすさ

名刺管理ソフト自体の使いやすさも重要なポイントです。使いやすいソフトの判断基準として次のものを意識してみてください。

• スマートフォンやタブレットでも管理画面や操作画面が見やすい
• 目的のページまで少ないクリック数でたどり着ける
• 蓄積したデータを簡単にエクスポートできる

日々忙しい営業担当者やITツールに慣れていない従業員でも使いやすいインターフェースのソフトを選びましょう。無料トライアルを設けている製品であれば、必ず事前に操作性を確認することが大切です。

料金体系と費用

名刺管理ソフトによって料金体系やかかる費用は異なります。多くのソフトは月額のサブスクリプション制ですが、ライセンスの買い切り型や、データを取り込むごとに1枚ずつの料金がかる形式など多岐にわたります。

自社の目的や予算、どのくらいの枚数の名刺を管理するのかを想定し、本当に費用対効果があるのか考えてみてください。また、現時点のみではなく、将来的な利用規模も見越して検討しましょう。

Excelでの名刺管理からソフトの利用に切り替えよう

Excelでも名刺管理は可能であり、コストを抑えられたりオフラインでも利用できたりといったメリットがあります。一方で、入力ミスが起こりやすかったり、同時編集ができなかったりとデメリットもあるので、利用時は注意が必要です。

Excelでの名刺管理のデメリットを解決する方法として、専用ソフトの導入があげられます。スキャナーやスマートフォンで名刺を撮影するだけでデータを取り込めるうえ、リアルタイムでの共有や編集が可能です。自社に合った製品を選び、業務の効率化と営業力強化を実現しましょう。

名刺管理ソフトについては次の記事でも詳しく紹介しています。