電子帳簿保存システムおすすめ比較！料金やメリット・選び方のポイント

電子帳簿保存システムとは？

電子帳簿保存システムは、2022年の改正電子帳簿保存法の要件を満たし、各帳簿や書類などのデジタル管理ができるシステムの総称です。

電子帳簿保存法（電帳法）は、契約書や領収書などの保存に関して定めた法律です。これまで紙ベースの保存が一般的だったところ、同法の要件を満たす電子データとしての保存が義務付けられました。

業界・業種を問わず、多くの企業が積極的に取引データの電子化を進めるのに伴い、さまざまな電子帳簿保存システムが登場しています。これから本格的にペーパーレス化を進める組織は、まずは電子帳簿保存システムを導入するのがよいでしょう。

電子帳簿保存システムの選び方

電子帳簿保存システムを選ぶ際には、次の流れで環境に合った製品・サービスを絞り込みましょう。

• 電子帳簿保存システムの導入目的を確認する
• 電子帳簿保存システムの機能を確認する
• 電子帳簿保存システムを導入する際の注意点を確認する
• 電子帳簿保存システムの料金・価格相場を確認する

電子帳簿保存システムの導入目的を確認する

まずは、電子帳簿保存システムの導入目的を明確にしなければいけません。そのうえで、必要な機能や操作性・拡張性などを備えたサービスを選びましょう。

導入目的	詳細
さまざまな書類をデジタル保存したい	電子保存に特化したシステムがおすすめ
見積書や請求書などを管理したい	電子帳簿保存に対応した請求書管理システムがおすすめ
経理全般を効率化したい	経費精算に特化したシステムがおすすめ

どのタイプの選択するにせよ、電子帳簿保存法に対応したものを選択する必要があります。それぞれのタイプの代表的なシステムは後述するので、気になるサービスがあれば詳しくチェックしてみましょう。

電子帳簿保存システムの機能を確認する

電子帳簿保存システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。

機能	詳細
書類の登録	契約書や請求書などの書類をシステムにアップロードすることで、検索・利用できるようにする機能
書類の作成	フォーマットや登録されたレイアウトを活用し、帳票や書類をシステム上で作成できる機能
書類の検索	取引日や金額・相手先などの情報をタグ付けし、後から検索を容易にする機能
書類の管理	帳票の分類や仕訳・自動取り込みなど、管理を効率化できる機能
書類の発行・送信	システムに登録した書類を発行したり、任意の相手に送信したりする機能
書類の削除	保存期限が過ぎた書類や、任意の設定により該当する書類を自動削除する機能
注釈・注記（アノテーション）	書類にコメントやスタンプなどを追加する機能
スキャン・OCR	紙の書類の情報を読み取り、電子データ化する機能
タイムスタンプ	書類を登録・発行する際、日時を記録する機能
他システムとの連携	APIを活用し、CRMやSFAなどのシステムとスムーズに連携できる機能
セキュリティ	アクセス権限の付与やユーザー認証など、セキュリティに関する機能

サービスによっては、機能に偏りがあるケースも少なくありません。導入にあたって、具体的にどのような機能が利用できるか、事前によく確認しておきましょう。

電子帳簿保存システムを導入する際の注意点を確認する

電子帳簿保存システムを導入する際には、次の項目も確認しておきましょう。料金や機能のみに注目して選択すると、環境に合わないサービスを導入してしまうおそれがあります。

確認事項	詳細
管理できる書類の網羅性	社内で取り扱う書類を網羅的に管理できるか確認しましょう。一部の書類に対応していない場合、それを電子化・管理するために別のシステムが必要になる可能性があります。
現行のシステムとの連携のしやすさ	社内で運用している会計ソフトや経費精算システムなど、現行のシステムとスムーズに連携できるか確認しておきましょう。
操作性・使いやすさ	多くの社員が日常的に利用するシステムであるため、誰にとっても使いやすいシステムが望ましいです。
導入形態	電子帳簿保存システムの多くはクラウド型ですが、一部オンプレミス型をリリースしているベンダーもあります。社内の環境やニーズに適した方を選ぶ必要がある点には注意が必要です。
サポート体制	ベンダーのサポート体制にも注目しましょう。導入から運用まで支援を受けられるか、システムトラブル発生した際にどのようなサポートを受けられるかなどを確認しておくとよいです。

電子帳簿保存システムの料金・価格相場を確認する

自社のニーズに応じて、納得できる料金で利用できるか確認することも重要です。将来的に利用人数の増加や機能の拡張などにより、契約の変更や追加料金の負担が必要になる可能性もあります。全体の料金プランとともに、追加料金が発生する条件も詳細に調べておきましょう。

電子帳簿保存システムは、一般的には初期費用として数十万円、月額費用は数万円程度必要です。月額費用は利用人数にもよりますが10万円以内程度になることが多い傾向です。ただし、クラウド型のシステムでは、初期費用がかからないケースもあります。

また書類をデータ化する場合、1件あたり10円〜50円程度の料金がかかる場合も。利用ニーズにしたがって、どの程度の費用負担が発生するかを事前にシミュレーションをしておきましょう。

おすすめの電子帳簿保存システム【汎用タイプ】

それでは、おすすめの電子帳簿保存システムを紹介します。まずは、さまざまな帳票の電子化に幅広く対応できるシステムから紹介します。

Bill Oneは、請求書を中心に契約書類をオンラインでやりとりできるシステムで、組織全体の請求書業務を効率化できるサービスです。受領した請求書はクラウド上で一元的に管理でき、現場社員への支払いや申請・上長への承認・仕訳の作成まで、まとめて対応できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度に準拠しており、システムを使って法改正に対応すれば、スムーズに業務フローの改善が可能です。freee会計や弥生会計など、さまざまな会計システムや業務アプリとも連携できます。

TOKIUM電子帳簿保存は、データ容量やアカウント数に制限のない文書管理システムです。紙やメール、PDFなど形式問わず電子保存でき、原本の代理保管やWebサイトからの代理ダウンロードにも対応しています。

セルフ入力、AI-OCR、オペレーター入力の3プランから対応方針に合わせて利用でき、状況に応じプランの移行も可能です。証憑件数に応じた従量課金体制なので、コストを抑えて利用できます。

Final Documentは、ワークフロー機能やタイムスタンプ機能を搭載し、スキャナ保存を含む電子帳簿保存法要件に対応したサービスです。ドキュメント共有や管理だけでなく、ファイル転送もできます。

JIIMA認証取得を取得していたり、8段階の権限設定ができたり、通信・ストレージの暗号化に対応していたりするため、セキュリティ対策およびEmotet対策にもつながります。

充実したファイル管理や転送機能を備えながら、月額1アカウント400円〜利用でき、初期費用が0円なのが魅力的です。

バクラク電子帳簿保存は、さまざまな書類を保管できる電子帳簿保存システムで、組織のペーパーレス化を強力に推進できます。

書類のスキャナ保存と電子取引のどちらにも対応しており、契約や業務に必要な書類を1か所で管理できるので、逐一システムを変えて対応する必要がなくなります。管理画面も使いやすく、スムーズに導入できる手軽さも特徴です。

とくに、書類の自動読み取り機能や保存機能が充実しており、効率的にデータ化を進められます。電子帳簿保存システムの導入を皮切りに、DXの推進を目指す組織にもおすすめです。機能は限定的ですが、無料で使えるプランも用意されています。

invox電子帳簿保存は請求書や契約書・領収書など、多くの国税関係書類と、電子取引情報を管理できるシステムです。日付や金額・取引先などの情報を自動でデータ化し、電子的に保存できます。訂正・削除の履歴や申請・承認の記録も残せるので、後から検索がしやすいのも特徴です。

電子データを受け取った場合は、データをアップロードするか専用メールアドレスに送ってもらうだけで取り込みが可能で、専用フォルダに置くだけで取り込む方法もあります。紙の場合も、スキャナーや複合機で取り込めばすぐに電子化が可能です。

初期費用0円かつ、ユーザー数無制限で始められるので、まずはお試しに使ってみるのもよいでしょう。無料お試し版も利用できます。

DenHoは、AI（人工知能）を活用した電子帳簿の保存や、管理が可能なシステムです。紙の帳票やPDFなどを自由に閲覧・検索できる環境を構築できます。紙の文書をスキャンしたり、スマホで撮影してアップロードしたりすれば、AIが文字を認識してデータ化してくれるのも特徴です。

さらに、画像内の文字も含めて全文検索ができるので、ファイル名が不明でも、任意のキーワードですぐに必要な書類を見つけられます。手書き文字の読み取りも得意なので、領収書や納品書などを手書きで処理している組織でも、スムーズに電子化を進められるでしょう。月額9,000円から利用できます。

DataDeliveryは、CSVデータをExcelのようなスプレッド形式で表示できる電子認証システムです。電子帳簿保存法に基づいた書類の電子化と、スキャン・電子取引の全区分に対応しており、書類データをクラウド上に保存できます。

シンプルな機能構成で使いやすく、日常的にブラウザやExcelなどを使っている人ならば、すぐに活用できるようになるでしょう。大量のデータを扱っても、安定してシステムを稼働できるのが特徴で、人材採用の関する情報や社員の勤怠状況など、さまざまなデータを管理できます。

freee経理は、経理業務全般の自動化・効率化に役立つサービスです。購買をはじめとした稟議から経費の精算・支払依頼・債務管理などの業務に、まとめて対応できます。見積書や請求書の発行から債権の管理・自動消込までを効率化でき、損益や資金繰りの状況の可視化も可能です。

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度にも問題なく対応しており、法令の変更や改正に応じて、システムを自動でアップデートしています。社内でfreee会計を利用している場合は仕様を変更せずに利用できるので、負担をかけずに導入可能です。

OPTiM 電子帳簿保存は、AIによる解析により多くの取引情報の電子帳簿保存が可能なシステムです。インボイス制度にも対応していて、請求書や領収書・注文書など、さまざまな書類の取引情報を一元的に管理できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度の検索要件に対応するための取引年月日や金額・取引先などの情報は、AIによる自動入力が可能です。事務処理規程のテンプレートの提供もあり、検索機能も充実しています。

無料のWeb相談が可能なので、まずは最適な料金プランや導入フローなどを確認してみましょう。無料トライアル版も利用できます。

おすすめの電子帳簿保存システム【請求書中心】

次に、請求書の電子帳簿保存に特化したシステムを紹介します。主に請求書の管理業務の効率化やペーパーレス化を進めたい組織におすすめです。

楽楽電子保存は受け取った電子請求書をはじめ、各種帳票を一元管理できるシステムで、電子帳簿保存法の要件にも対応しています。同ベンダーのサービス「楽楽明細」で受け取った請求書ならば、無料で保存・管理ができるので、同サービスを利用している組織は、こちらも導入するとよいでしょう。

一方、有料版ならば「楽楽明細」以外のシステムや、メール添付により受け取った請求書の保存・管理も可能になります。領収書や納品書など、さまざまな帳票に対応しており、数クリックで簡単にデータを取り込めるので、初めて電子帳票システムを導入する組織も安心です。

TOKIUMインボイスは、紙やPDFなど、多様な形式の請求書をシステム上でデータ化できる、クラウド請求書受領システムです。受け取りの時点で電子化が可能で、仕訳データを加工せず、そのまま会計ソフトに取り込めます。

請求書の金額や日付・口座の情報など、多くの情報を自動でデータ化できるのも特徴で、会計ソフトへの取り込み形式に合わせて、CSVファイルの出力が可能です。

電子帳簿保存法の保管要件にも完全対応しており、インボイス制度に対応するための工数も最小限に抑えられるので、これから本格的にペーパーレス化を進めたい企業にも適しています。月額1万円から気軽に利用できるのも魅力です。

マネーフォワード クラウド債務支払は、請求書の電子管理が可能なクラウドサービスで、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しています。請求書データの保存・入力業務を自動化でき、購買申請から請求書の支払いまで、システム上で一貫して対応が可能です。

外出先や自宅からでも申請・承認ができるのに加えて、承認経路も柔軟に対応できるので、テレワークやリモートワークの導入企業にもおすすめできます。1か月の無料トライアルにより、実際の画面を確認しながら機能をチェックできるので、まずは気軽に導入してみましょう。

おすすめの電子帳簿保存システム【経費精算中心】

続いて、電子帳簿保存法に対応している、経費精算システムも押さえておきましょう。帳票の電子化に加えて、経費精算業務を効率化したい組織は、ぜひ導入の検討をおすすめします。

楽楽精算は、クラウド型の経費精算システムで、事業規模や業界・業種を問わず、幅広く組織の経費精算業務を効率化できます。組織によって経費精算のルールは異なりますが、楽楽精算ならば、現状のルールを変えずに経費精算業務をシステム化が可能です。

申請内容や画面レイアウト・承認フローなど、さまざまな項目を自由にカスタマイズできます。電子帳簿保存法とインボイス制度にも問題なく対応しており、法改正の際もスムーズにシステムに反映されるので、ユーザー側が設定の変更や調整をする必要はありません。

導入時には専任のサポートスタッフが、システム導入をサポートするだけではなく、活用すべき機能や、運用までのスケジュールを提案してもらえます。

TOKIUM経費精算は、スマホで場所を選ばず経費精算が可能なシステムで、非常に高い精度で書類のデータ化を実現できます。撮影した領収書データの入力や原本の突合・保管作業まで、まとめて代行してもらえるのが特徴です。人件費や保管コストを削減しつつ、ペーパーレス化を実現できます。

さらに36以上の会計システムとの連携でき、独自開発したシステムとも連携が可能です。サポート窓口は経理担当者だけではなく、システムを利用するすべての社員が利用できるので、社内で運用が定着しやすいでしょう。データ入力を行うオペレーターと個別に秘密保持契約を締結できるので、セキュリティ面も安心です。

Concur Expenseは、経費精算にかかるムダとコストを削減し、社員の業務負担を軽減できるクラウドサービスです。ペーパーレス・キャッシュレス・承認レス・入力レス・運用レスの5つの「レス」により、経費精算のパラダイムシフトを実現できます。

電子帳簿保存法対応のペーパーレス化に加えて、法人カードやバーコード決済などのデジタル明細の活用が可能で、社内の申請・承認のワークフローを最適化が可能です。導入にあたっては、ベンダーの丁寧なサポートを受けられるのに加えて、製品デモで使い勝手を確認できます。

マネーフォワード クラウド経費は、スマホから簡単に申請・承認業務を完結できる経費精算システムで、ペーパーレス化により、精算にかかる時間を大幅に削減できます。明細データや領収書画像の自動取得が可能で、2,500^※を超えるサービスとも連携できます。

紙のデータはOCR入力に加えて、ベンダーのオペレーターによる入力も可能なので、これから本格的にペーパーレス化を進める組織にも、推奨できるシステムです。チャット機能が実装されているのも特徴で、システム上で申請者と承認者のやり取りが可能です。

※出典：マネーフォワード「マネーフォワード クラウド経費 - 無料で試せる経費精算システム」（2024年6月27日閲覧）

経費BANKは、SBIグループが提供しているクラウド型の経費精算システムで、月額1,500円から気軽に利用できます。中小企業の経理業務の効率化に特化しており、オフィス以外からスマホで簡単に申請・承認ができるので、テレワーク下でもおすすめです。

交通費の精算や取引先への支払いなどを効率化できる機能が充実しており、内容に応じて承認ルートを自動で変更できる機能も実装されています。多くの会計ソフトに連携できるので、低コストで経費採算業務を効率化したい組織は、導入を検討するとよいでしょう。導入前のオンラインデモも利用できます。

その他の経費精算システムのおすすめはこちらの記事でも解説しています。

電子帳簿保存システムを利用するメリット

電子帳簿保存システムを導入するメリットは次のとおりです。

• 電子帳簿保存法の要件をスムーズに担保できる
• 書類の保管・整理に関する業務を効率化できる
• 書類の管理コストを削減できる

いずれも重要なポイントなので、詳しく解説します。

電子帳簿保存法の要件をスムーズに担保できる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、電子帳簿保存の要件である「真実性の担保」および「可視性の確保」の2点を満たせます。

「真実性の担保」とはデータの改ざんや紛失を防止し、正確に記録することを要件とするもので、「可視性の確保」とは保存したデータを必要に応じてすぐ確認でき、明瞭な状態で出力できる環境にすることです。

電子帳簿保存システムを利用すれば、これらの要件を確実に満たせるようになり、内部統制の強化につながります。

書類の保管・整理に関する業務を効率化できる

書類の作成から管理・整理に関する一連の業務を効率化でき、バックオフィス業務の手間を削減できることも、電子帳簿保存システムを導入するメリットです。経費精算や各種経理業務の迅速化により、重要な業務に集中できる時間が増えるでしょう。

検索機能に優れたシステムが多いので、必要な社員が任意のタイミングでスムーズに必要な情報を得られるようになります。さらにクラウド型のシステムならば、オフィス以外からもアクセスも可能になるので、テレワークやリモートワークの環境で役立ちます。

書類の管理コストを削減できる

電子帳簿保存システムならば、紙ベースで書類を管理するのに比べて管理コストも大幅に削減できます。紙の書類を取り扱うのに比べて、保管コストだけでなく紙の保存に必要なインク代や郵送代なども不要です。

書類の置き場所を考える必要もなくなるため、オフィスのスペースに余裕がないスタートアップは、早い段階でペーパーレス化を進めておくとよいでしょう。書類の紛失によるトラブルも回避できるようになります。

電子帳簿保存システムを利用するデメリット

電子帳簿保存システムは、組織にさまざまなメリットをもたらしますが、次の点には注意しなければいけません。

• 導入・運用に相応のコストがかかる
• 書類の電子化にも手間を要する

システムの導入・運用コストをきちんと計算しておき、計画的に導入を進める必要があります。

導入・運用に相応のコストがかかる

電子帳簿保存法の導入・運用には当然ながらコストがかかります。投資対効果はできる限り詳細に算出し、確実に効果を得られるサービスを導入するようにしましょう。将来的に利用者数を増やしたり、オプションで機能を追加したりする場合、予想外に費用がかさむ可能性もあります。

システムにかけられる費用が少ない場合は、無料のシステムでまかなえるか確認してみましょう。利用できる機能は制限されるものの、無料のシステムやプランでもある程度はペーパーレス化を進められる場合もあります。まずは無料で導入し、段階的に有料プランを導入するのもよいでしょう。

書類の電子化にも手間を要する

既存の書類を電子化する際の手間も大きなデメリットです。大量の書類を電子化するにはかなりの時間を要するので、十分な社内リソースを確保できない場合は、電子化の代行サービスの利用も検討しましょう。

また、現場の社員がシステムを使いこなせるようになるまでは、時間がかかります。きちんと運用ルールを定めたうえで、誰でもシステムを使えるように、操作マニュアルも作成しておきましょう。

今後はさらに電子データのやりとりが一般化するため、電子化が遅れている企業は、早めにペーパーレス化を進めることが大事です。ベンダーのサポートをうまく活用しながら、環境の変化に柔軟に対応でする必要があります。

電子帳簿保存システムでバックオフィス業務を効率化

電子帳簿保存システムを導入すれば、社内のペーパーレス化を効率的に進められるようになり、内部統制の強化にもつながります。導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認し、システムの投資対効果をチェックするとともに、次の点も考慮しましょう。

• 運用中のシステムと連携できるか
• 誰でも使いこなせるシステムか
• 利用人数や機能を柔軟に拡張できるか
• 導入から運用まで充実したサポートを受けられるか