大企業向け「ワークフローシステム」おすすめ11選！選定のポイントと導入のメリット

大企業が抱える申請業務の課題

大企業が申請・承認業務で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けのワークフローシステムで解決できる可能性があります。

承認ルートが複雑

大企業は従業員数が多く、組織構造も複雑になりがちです。そのため、申請内容によっては、複数の部門・役職者の承認が必要となり、承認ルートが煩雑化するケースもあります。

関わっている人数が多いため、とくに紙やメールベースで申請を行っていると、承認がどこまでいったか、どこで流れが止まっているのかを確認するだけでも多大な時間を要します。またすでにワークフローシステムを導入していても、システムがルートの複雑さに対応しきれず、人の手で振りわけや処理を行い、効率が悪くなっているケースは少なくありません。

ガバナンス強化・セキュリティ強化が求められる

近年、企業における内部統制やコンプライアンス、セキュリティの重要性が高まっています。とくに大企業は、中小企業以上に業務プロセス全体の透明性を高め、不正行為を未然に防ぐためのガバナンス強化が求められます。

しかし紙で申請・承認作業を行っていると、どこまで承認が進んでいるかが不透明であり、情報の改ざんや漏えいが起こりやすい環境になり危険です。

また大企業では厳格に定められたセキュリティポリシーが存在するため、これに則ってシステムを運用する必要もあるでしょう。そのためデータの暗号化や情報の閲覧制限、改ざんを防止する対策ができるなど、高いセキュリティレベルを誇るワークフローシステムが必要です。

承認ルートの変更に負担がかかる

大企業は規模の大きさゆえに、承認ルートの変更・見直しに手間や時間がかかります。大企業は組織改編や人事異動が定期的に発生し、異動の規模は大きいのが特徴です。また申請・承認ルートは組織図や職務権限に合わせて設定されます。

そのためワークフローシステムを導入している企業では、組織改編や人事異動が起こるたびに、複雑で膨大な量の申請・承認ルートを変更する必要があります。これは担当者の大きな負担であり、ヒューマンエラーにつながることも考えられるでしょう。

独自のフローや商習慣に合わせる必要がある

大企業は独自の業務フローや商習慣をもっているケースが多く見られます。基本的な機能がついているシンプルなワークフローシステムや、カスタマイズ性の乏しいシステムでは使いにくく感じる可能性が高いでしょう。

またグローバル企業の場合は、現地の法律や規則、習慣、言語にも合わせなければなりません。そのため、システム導入をする際は、柔軟性の高い物を選び、ある程度大掛かりなカスタマイズを行う必要があります。

大企業向けのワークフローシステムを導入するメリット

大企業向けのワークフローシステムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

複雑な承認ルートに対応できる

大企業向けのワークフローシステムは、複雑な承認ルートにも柔軟に対応できるのが大きなメリットです。承認のルートに条件で分岐を設定でき、システムが自動でルートを判定して承認を進めてくれます。たとえば、複数人の承認者のうち1名が承認すれば次の承認ステップに移行するといった設定も容易です。

またワークフローを別のワークフローと連携させたり、柔軟にルートを変更したりもできるため、スムーズに承認が進められるでしょう。

承認業務が効率化できる

大企業向けのワークフローシステムを導入することで、従来の申請・承認業務を効率化できます。ルートの条件分岐はシステムが自動で判定するため、これまで人が行っていた振りわけ作業や、紙でしか行えていなかった申請・承認も電子化が可能です。

また複数の部門や担当者に承認が必要な場合は、並列で承認を進められる機能もあり、承認や決裁にかかる時間も短縮できます。ほかにも自動化・効率化を図る機能は多く、担当者の負担を軽減できます。

申請や承認作業の透明化・セキュリティ強化ができる

ワークフローシステムでは、承認がどこまで進んでいるかがリアルタイムで可視化されるのはもちろん、申請から承認までのすべてのプロセスがシステム上に記録されます。誰がいつ何を申請・承認・コメントしたのか、履歴を簡単に確認できるため、もし不正行為やトラブルが発生した場合は、履歴をさかのぼることで原因を特定しやすいでしょう。

また情報の閲覧・編集の権限をアカウントごとに細かく設定できるため、情報漏えいや不正行為を未然に防ぎ、内部統制・ガバナンス強化が実現できます。ほかにもぜい弱性対策や不正ログイン対策など、外部からの脅威にも備えているため、安心してシステムを利用できます。

大企業のワークフローシステム導入事例3選

導入の際の参考となるよう、実際にワークフローシステムの切り替えや導入を行い成功した、大手・大企業の事例を3つ紹介します。

株式会社AOKIホールディングス

ファッションからブライダル、エンターテイメントなど幅広くビジネスを展開するAOKIホールディングスは、「コラボフロー」の導入により、業務効率の向上を実現しました。AOKIホールディングスでは、以前別のワークフローシステムを利用していましたが、現場の従業員が自由に経路や名称を変更できなかったため、システム担当者に大きな負担がかかっていました。

現場の従業員から不満の声もあり、時間を短縮するためにもワークフローシステムのリプレイスを決意。経路やフォームを現場でも手軽に変更でき、Excelの申請書の見た目を引き継げることなどが決め手になり「コラボフロー」を導入しました。

導入は時期を二段階にわけて行い、フォーム・経路作成やメンテナンスは現場が行い、それ以外はシステム担当者が対応する運用体制を構築しました。また各部署に設定担当者を立て、操作説明会を複数回実施した結果システムはスムーズに浸透し、メンテナンスの負担も大幅に軽減。ほぼすべての申請をコラボフローで対応できるようになったことで、申請から決裁までの時間・工数を3分の1以下まで大幅に短縮できたそうです。

※出典：コラボフロー「単なるリプレイスにとどまらず、社員自ら業務効率化に取り組む意識が向上。 全国の店舗と本社の膨大なやりとりも、コラボフローで効率化」（2024年8月25日閲覧）

小田急電鉄株式会社

新宿を起点として3路線からなる鉄道ネットワークを展開する小田急電鉄は、「Create!Webフロー」の導入により、内部統制の強化を実現しました。小田急電鉄では、財務報告に信頼性をもたせるための内部統制制度「J-SOX法」に則るため、経理関係のシステム変更の流れをワークフロー化し、変更の証拠となる履歴（ログ）を残したいと考えました。

またバックオフィス業務の効率化・標準化を図るために、ワークフローシステムの導入を決意。シンプルで見やすい・使いやすいことや、帳票も簡単に作成・メンテナンスできること、コストパフォーマンスが高いことなどから、「Create!Webフロー」を導入しました。

導入後は業務プロセスが効率化・標準化されたことで、無駄な手間や時間を省けるようになりました。また監査で情報提供が求められた際にも、期間といった条件を指定すれば、必要なデータが抽出・検索できるのもシステム導入の効果だと感じているそうです。

※出典：Create!Webフロー「小田急電鉄株式会社 様」（2024年8月25日閲覧）

ホテルモントレ株式会社

ホテル事業を中心として、不動産賃貸事業やゴルフ事業などを手掛けるホテルモントレは、「Gluegent Flow」の導入で、稟議にかかる時間を大幅に削減できました。ホテルモントレでは、これまで申請・承認作業を、オンプレミス型のグループウェアに搭載された、ワークフロー機能で行っていました。

しかし保守期間の終了にともないクラウド型への移行が必要になったものの、クラウド型はオンプレミス型のように柔軟なカスタマイズができなかったため、ワークフローシステムの導入を決意。必要最低限の機能だけを低価格で導入でき、既存のMicrosoft 365との連携でID管理の負担を軽減できることから、「Gluegent Flow」を導入しました。

導入の際にはMicrosoft 365のユーザー情報と連携されることで、簡単にID管理ができるようになり、カスタマイズも以前と同様柔軟に対応できたとのこと。結果毎月グループ全体で100時間かかっていた業務の削減を実現しました。

※出典：Gluegent「ホテルモントレ株式会社」（2024年8月25日閲覧）

大企業がワークフローシステムを選定する際のポイント

大企業がワークフローシステムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

必要な承認ルートが設定できるか

大企業では部署や役職、申請内容によって、多種多様な承認ルートが存在します。ワークフローシステムを選ぶ際には、この自社の複雑な承認ルートを、手間をかけずに簡単に設定できるかを確認するのが重要です。

承認ルートの設定が煩雑であったり、自由度が低いシステムだったりすると、運用が難しくなりかえって業務効率が低下する可能性もあります。条件分岐や入力フォームのカスタマイズなど、自社に必要な柔軟性や機能があるか確認しましょう。

自社のセキュリティ要件を満たすか

大企業では個人情報や機密情報を取り扱う機会が多いため、セキュリティ対策は必須です。ワークフローシステムを選ぶ際には、自社のセキュリティポリシーを確認し、ポリシーに準じた運用が行えるか、アクセス・編集権限の設定をどこまで細かくできるかなどを確認します。

また、万が一の事態に備えて、バックアップ体制や障害発生時のサポート体制が整っているかも確認しましょう。

同規模の組織で導入実績はあるか

大企業向けのワークフローシステムを選ぶ際には、同規模の組織での導入実績があるかを確認するのも重要です。導入実績があれば、自社と似たような課題を抱えている企業での成功事例やノウハウを参考にできるため、スムーズな導入・運用が可能になります。

また、実績のあるシステムは、大規模な組織に対応するための機能や性能が備わっている可能性も高く、実績のないシステムよりも安心して利用できるでしょう。

おすすめワークフローシステムの比較表

次に紹介する、大企業におすすめの人気クラウド型ワークフローシステムを、一覧にまとめ比較表にしました。機能や口コミ評価などについてもまとめているため、機能比較・製品比較を行う際の参考にしてください。

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大企業におすすめのワークフローシステム11選

大企業におすすめのワークフローシステム・サービスを紹介します。

バクラク申請は、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応したワークフローツールです。バクラク申請は、次のような特徴があります。

• バクラク請求書受取と連携し、申請の重複・支払い漏れを防ぐ
• 承認・却下もチャットツールから可能
• AI-OCR（AI文字認識機能）で支払い書類や領収書を即座にデータ化​できる

コラボフローは、WebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できる、ワークフローシステムです。コラボフローには、次のような特徴があります。

• 使用しているExcelファイルをそのままWebフォーム化できる
• 申請フォームの作成はボタンを押すだけ
• 直感的なマウス操作で承認経路を設定できる

JUST.DBは、企業に必要な業務システムをノーコードで構築できるクラウドデータベースパッケージです。JUST.DBには、次のような特徴があります。

• ノーコード&生成AIで必要な仕組みをスムーズに構築
• 繰り返し作業、複雑な処理の自動実行が可能
• カスタマイズ性が高く自社に合わせたワークフローを実現

Create!Webフローは、紙の申請書の様式を変えずに利用できるワークフローシステムです。Create!Webフローには、次のような特徴があります。

• 経費精算や見積書、工場への申請、店舗からの申請などさまざまな利用シーンに対応
• スマートフォンでも使いやすい専用レイアウトあり
• 自動監視や自動バックアップ、通信暗号化、二要素認証、SSO（SAML）に対応

Gluegent Flowは、人と業務とデータをつなぎ、業務を効率化するワークフローシステムです。Gluegent Flowは、次のような特徴があります。

• 自由な帳票作成機能で、紙の書類と変わりなく運用できる
• 柔軟な経路設定が可能で、これまでの業務と同じフローで運用できる
• メール・Webブラウザ・チャットでの通知で見落とし防止

ジョブカンワークフローは、初期設定や申請書作成が容易なワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、次のような特徴があります。

• 申請書作成はマウスをクリックして移動するだけ
• 汎用性の高いテンプレートを豊富に搭載
• 入力内容の必須設定や入力制御ができ、差戻しやミスを防止

楽々WorkflowIIは、複雑な承認経路もマウス操作で簡単・スピーディに立ち上げられる本格ワークフロー専用システムです。楽々WorkflowIIは、次のような特徴があります。

• 専門的なスキル不要で申請フォームや承認フローを設定できる
• 全社・グループ会社間で利用できる
• 利用状況データを定量的に可視化できる

kickflowは、シンプルかつ多機能が強みのワークフローシステムです。kickflowは、次のような特徴があります。

• 直感的に操作ができ、すぐに導入・運用ができる
• 人事異動の事前予約や閲覧権限の細かい設定が可能
• IPアドレス制限や監査ログ、シングルサインオンなどに対応

SmartDBは、大企業向け業務デジタル化クラウドソリューションです。SmartDBには、次のような特徴があります。

• バックオフィス業務からフロント業務まで、全社プラットフォームとして利用できる
• 複雑な条件分岐や柔軟な承認フローの設定が可能
• 他システムとの連携を容易に実現する豊富なAPI機能を搭載

Garoonは、小規模から大規模まで幅広い組織に対応できるグループウェアです。Garoonは、次のような特徴があります。

• 申請フォームや経路をGUIで設計可能
• スマートフォンやタブレットから申請処理できる
• kintoneやMicrosoft 365などさまざまなシステムと連携可能

CiX Workflowは、人事や総務の申請、各種届出業務のペーパーレス化を推進するワークフローシステムです。CiX Workflowは、次のような特徴があります。

• 入力項目に記入例やヘルプメッセージの補足情報により、初めてのユーザーでも操作マニュアルなしで申請できる
• ルートデザイナーで複雑な承認ルートも設定できる
• 組織構造以外のユーザーグループで承認ルートを設定できる

サービス選びは比較して検討しよう

ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。あわせて各サービスの口コミも見ておくとよいでしょう。

ワークフローシステムは、次の記事でも詳しく紹介しています。