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観光業界で活用できる電子契約システムの機能
電子契約システムとは、これまで紙で行うことが主流だった契約書類の取り交わしを、インターネットを使い電子ファイルで契約するシステムです。
契約締結をオンライン上で手軽に行える機能や、契約を締結後に契約書の管理を一元化する機能などがあります。
観光業界では、契約業務の電子化や契約フローを効率化できる機能などによって、遠隔地でもスムーズな契約ができたり、リードタイムが長期化する問題を解決できたりします。
電子契約システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。
観光業界における契約書類の課題
観光業界では、多くの宿泊施設や交通機関との契約や海外にいる人との契約などを行う必要があり、それにあたって契約書類にまつわる課題が発生することがあります。
普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。
やり取りすべき書面が多い
観光業界では旅行を望む顧客から、宿泊施設・交通機関などさまざまな関係者と多くの書面をやり取りしなければなりません。紙で書面をやり取りしていると業務が煩雑になり、ムダな手間が多くなってしまいます。
また、紙での契約関係の書面をやり取りする場合、書面を作成する期間や郵送にかかる期間だけではなく、契約先が書面を確認する期間をはじめ多くの時間がかかるため、スムーズな契約が難しい点も観光業界が抱える課題のひとつです。
ムダなコストが多い
紙で書面をやり取りする場合にはムダな手間や時間だけではなく、ムダなコストもかかっていることを考慮しなければなりません。
契約書の紙代・インク代・郵送費・収入印紙代など多くのムダなコストが、紙による契約締結のために発生しています。
また、書類を印刷し封入し郵送する手間が原因で従業員が長時間残業している場合には、その残業代もムダなコストです。
紙での契約にはこのようなコストがかかっていることを理解し、コストカットを目指さなければなりません。
インバウンド需要が高まっている
観光業界に特有の課題としてインバウンド需要の高まりが考えられます。インバウンド需要の高まりとともに、国外の人と契約締結が必要になるシーンが増える可能性があるでしょう。
国外の人と契約を検討する際には、紙での契約書締結は現実的ではありません。インバウンド需要が大きくなっていく中で、ペーパーベースでしか契約を締結できない場合、時代に取り残されて十分な収益をあげられなくなってしまう可能性が高いです。
インバウンド需要が高まる中で、紙での契約書締結は時代遅れになっていることが、観光業界で特有の課題です。
観光業界の課題を電子契約システムで解決できる理由
観光業界では、「やり取りすべき書面やムダなコストが多い」「紙ベースの契約ではインバウンド需要に対応できない」など契約書を含む紙ベースの書面に関する課題があります。電子契約システムを使えばそれらの課題も解決できます。
紙ベースの書面に関する課題を解決できる理由を、電子契約システムの機能や詳細とともに説明します。
オンライン上で書類業務が完結する
電子契約システムではオンライン上で書類業務が完結するため、書類業務に関わる多くの業務が効率化されます。
書類業務を紙で行うとさまざまなシーンで業務効率の悪化を招くでしょう。
わかりやすいものでいえば、必要な書類を探す場合や書類を共有するシーンが該当します。
紙で書類を管理していると検索性が低く、目的の書類を探すために時間と労力がかかるでしょう。また、紙は同時に共有ができず、回覧されるまで閲覧が必要な書類を見られない従業員が発生することも問題です。
一方、オンライン上で書類業務を行っていれば、検索性が抜群で目的の書類をすぐに見つけられるほか、同時に閲覧も可能で簡単に書類の共有ができます。
いずれの場合もオンラインで電子データとして書類を扱うからこそできることであり、電子契約システムの機能が業務効率化に役立つことがわかります。
紙による業務コスト削減ができる
電子契約システムを利用すれば、紙による業務コストが削減できます。
たとえば、紙による書類のやり取りで大きな手間になっている郵送にはムダが多いです。郵送のために印刷・封入・郵便局への持ち込みなどが発生し、他業務の工数を圧迫しています。
また、契約書にサインが必要で、そのためにやむを得ず紙による書類のやり取りをしているケースもあるでしょう。
電子契約システム上で書類のやり取りや契約ができれば、これらの手間はすべて削減できます。手間なく書類をやり取りして契約を締結できるため、ムダな工数を大幅に削減できるでしょう。
海外の人との契約も容易になる
電子契約システムはインバウンド需要に対応するためにも役立ちます。海外にいる人に対して紙での契約を求めることは現実的ではありません。国内にいる人や企業と契約する場合に比べて、費用も時間も大幅にかかってしまうためです。
しかし、電子契約システムを利用すれば海外の人や企業とも契約が容易になります。
海外の宿泊予約サイトや旅行代理店、個人とも契約をしやすくなるため、インバウンド需要に対応するためには電子契約システムの導入は必須といっても過言ではないでしょう。
今後ますます高まることが予測されるインバウンド需要に柔軟に対応するためにも、電子契約システムの導入は前向きに検討すべきです。
観光業界向け電子契約システムおすすめ比較
おすすめの観光業界向け電子契約システムを紹介します。
クラウドサイン
クラウドサイン は、慣習的に紙と印鑑で行われていた契約クラウドに置き換えられる電子契約システムです。弁護士がサービス全体を監修し、電子署名法に準拠したサービスで、契約書の締結から管理までをひとつのシステム上でできます。
観光業界だけではなく金融機関や官公庁でも広く導入されており、高いセキュリティが保証されたサービスを利用したいならおすすめのサービスです。
DottedSign（ドットサイン）
DottedSign（ドットサイン） は、クラウドでもオンプレミスでも電子契約ができるうえ、グローバルなサポートが受けられる電子契約システムです。
観光業界だけではなく、金融業界やIT業界でも広く導入されており、グローバルに電子契約をしたいならおすすめのサービスです。
マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約 は、申請承認履歴とともに契約書を一元管理できる電子契約システムです。契約前の法務相談から契約後の書類の保存・管理までをカバーして、契約業務全体の効率化が図れます。
観光業界だけではなくIT業界や建築業界、不動産業界などでも広く導入されており、他サービスとの連携で経理・人事労務などバックオフィス全体の効率化をしたいならおすすめのサービスです。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサイン は、他社ではオプションや上位プランで利用機能を標準機能として利用できる電子契約システムです。
閲覧制限やワークフローの機能が搭載されており、GMOサインだけで契約書締結に関わる業務が効率化できます。
観光業界だけではなく不動産業界や金融業界、官公庁でも広く導入されており、とくに大企業で電子契約システムを導入したいなら実績も多くおすすめのサービスです。
freeeサイン
freeeサイン は、数多くの雛形から契約書を作成できる電子契約システムです。雛形やテンプレートを使った文書作成やAIによるレビューの機能が搭載されており、より簡単に契約書の作成ができます。
観光業界だけではなく人材業界やIT業界、税理士法人や社労士法人でも広く導入されており、作成から締結後まで契約書業務全体を効率化をしたいならおすすめのサービスです。
観光業界向け電子契約システムでムダやコストを削減しよう
電子契約システムは、契約書にまつわる業務全般の効率化ができ、観光業界における紙を使った契約やそのほか文書業務に悩んでいる場合は、ムダの削減ができるためおすすめです。
それだけでなく、電子契約システムでは業界問わずペーパーレス化ができるメリットもあるため、業務効率化やコスト削減につながります。
観光業界向け電子契約システムを導入する際には、契約書の作成サポート機能や保管・閲覧に便利な機能が搭載されているかを確認し、観光業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。
また、観光業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。
