中小企業の電話業務を効率化！ビジネスフォンおすすめ5選と選び方

ビジネスフォン・IP電話には多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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中小企業が抱える電話応対の課題

ビジネスフォンを導入していない中小企業が、電話応対業務で抱えている課題は次のとおりです。

• 電話対応の属人化
• 顧客満足度の低下
• 複数の電話番号を一元管理ができない

電話対応の属人化

中小企業では、従業員数が限られていることや明確な役割分担がない場合が多く、電話対応が特定の従業員に依存しがちです。これにより、対応が属人化しやすくなります。

たとえば、特定の担当者が不在の際に対応が滞ったり、他の業務との兼務で効率が低下したりする可能性が考えられます。

顧客満足度の低下

中小企業では、電話対応の遅れや、適切な対応ができないことがあり、顧客満足度の低下につながることがあります。限られたリソースや従業員の対応スキルの不足が主な原因です。

たとえば、忙しい時間帯に対応ができず、クライアントからの信頼を失うことや、迅速なフォローが難しくなる可能性が考えられます。

複数の電話番号を一元管理ができない

中小企業では、顧客ごとや業務ごとに複数の電話番号を管理している場合があり、一元管理が難しいことがあります。これにより、対応ミスや情報の伝達漏れが発生しやすくなります。

たとえば、重要な連絡を見逃してしまうことや、顧客からの問い合わせに迅速に対応できないことが発生する可能性が考えられます。

中小企業がビジネスフォンを導入するメリット

中小企業がビジネスフォンを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 複数拠点での電話業務を一元管理
• 顧客対応の品質向上が可能
• 顧客データとの連携が可能

複数拠点での電話業務を一元管理

ビジネスフォンシステムでは、クラウド上でのデータ管理や統合された電話番号を使用できるため、複数拠点での電話対応業務の一元管理が可能です。

たとえば、異なる拠点でも同一の電話番号で対応でき、各拠点の通話データをリアルタイムで共有できます。業務の統一性が高まり、管理がしやすく手間やコストを抑えた運用ができる点もメリットです。

顧客対応の品質向上が可能

ビジネスフォンでは、通話録音や自動応答機能が搭載されているものが多く、顧客対応の品質向上を目指す場合にもおすすめです。

通話内容の記録により、過去のやり取りを参考にした適切な対応が可能になります。また、自動応答で顧客を待たせることなく、即時対応が実現します。

さらに、通話ログの分析や担当者ごとのパフォーマンス評価が行えるほか、録音した内容をもとにオペレーターの教育や振り返りにも活かせます。

通話データをもとに業務のボトルネックを把握し、改善策を講じることで顧客対応の属人化防止や業務効率の向上にもつながります。

顧客データとの連携が可能

ビジネスフォンは、CRMと連携できるため、通話中に顧客データを即座に確認し、よりスムーズな対応が可能です。たとえば、電話がかかってきた際に顧客の過去の購入履歴や問い合わせ内容がすぐに表示され、迅速かつ的確な対応が可能になります。

また、通話履歴を自動的にCRMに記録することで、対応の一貫性を保て、顧客に適切な案内や対応ができることで顧客満足度の向上にもつながります。

中小企業がビジネスフォンを選定する際のポイント

中小企業がビジネスフォンを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

拠点間での通話管理がスムーズに行えるか

ビジネスフォンを選ぶ際には、拠点間のコミュニケーションを効率的に行うため、通話管理がスムーズにできるかどうかを確認することが重要です。

たとえば、クラウド型システムの導入や複数拠点の統合管理機能があるかどうかをチェックしましょう。これにより、異なる拠点間での通話が円滑に行われ、業務効率が向上します。

通話内容の録音・分析機能があるか

ビジネスフォンを選ぶ際には、顧客対応の品質向上やコンプライアンスのために、通話内容の録音や分析機能が搭載されているかどうかも確認しておきましょう。

録音データを自動で保存し、必要に応じて過去の通話を検索できる機能や、通話内容をAIで分析し、重要なインサイトを得られる機能などがあると、品質向上やオペレーターの評価、教育にも活かせます。

スケーラビリティがあり、将来的な拡張に対応できるか

ビジネスフォンを選ぶ際には、会社の成長に合わせてシステムを拡張できるかどうかを確認しておくと安心です。従業員数の増加や新しい拠点の開設に対応できる柔軟なプランや、システムアップグレードが容易に行えるかどうかが選定のポイントになります。

企業の成長に合わせたプラン変更やカスタマイズができるサービスを選ぶことで、従業員の負担を抑えながら運用を続けられます。

中小企業におすすめのビジネスフォン5選

中小企業におすすめのビジネスフォンサービスを紹介します。

トビラフォン Cloudは、会社の電話をクラウド化するビジネスフォンサービスです。外線通話や内線通話、転送などの基本機能に加えて、自動ラベリング機能によりタグ付け作業を自動化し、オペレーターの作業負担を軽減できます。

チャットツールやカレンダーツールとの連携はもちろん、kintoneをはじめとしたCRMやSFAツールとの連携も可能なので、業務効率化を考えている中小企業にもおすすめです。

Re:lation クラウド電話は、電話対応の録音や文字起こし、ワンクリック架電、タイムライン表示など、電話対応に役立つ機能が豊富に備わったビジネスフォンサービスです。

電話とメールを一画面に集約して対応できるため、顧客対応がスムーズに行えます。また、過去のやり取りも確認できるため、それらを踏まえた顧客対応が可能です。

すべての通話内容を自動で録音し文字起こしできるため、振り返りやオペレーター教育にも利用できます。顧客対応の品質向上やオペレーター教育を検討している中小企業にもおすすめです。

MiiTel Phoneは、通話内容の可視化を行えるクラウドタイプのビジネスフォンです。通話内容の自動録音や文字起こし、AIによる音声解析によって、顧客対応をデータ化し、課題を可視化できます。

電話内容の共有や引き継ぎもスムーズに行え、リモートワークの場合にも抜け漏れなく情報共有が可能です。売上アップや商談数の増加だけでなく、オペレーター教育や新人育成を行いたい企業にもおすすめです。

楽天モバイル 法人向けサービスは、通話機能に加えてSMS送信もできる法人向けビジネスフォンサービスです。

Microsoft 365やGoogle WorkspaceなどのグループウェアやLINE WORKS、PHONE APPLI PEOPLEなどの社内外コミュニケーションができるアプリケーションの利用もできるため、業務効率化や電話対応の品質向上にも寄与します。

MDM・Webフィルタリングによる、外部脅威に対するセキュリティ対策も可能です。

FleaLineは、個人やSOHO、中小企業向けにSaaSプラットフォームで提供するIP電話サービスです。インターネット回線だけですぐに運用できます。

代表回線1本と内線5本の回線が利用でき、国内外の遠隔拠点とも内線として利用可能です。内線は、離席時の自動転送や留守録のメール転送機能などが備わっており、スマートフォンを使って転送先の設定をするだけで、スマートフォンへの内線化もスムーズに行えます。

ビジネスフォンが必要な中小企業の特徴

中小企業のなかでも、業務の特性や規模によってビジネスフォンの必要性は異なります。特に導入を検討すべき企業の特徴を紹介します。

顧客との電話対応が業務の中心になっている

コールセンター業務を内製している企業や、営業・サポート対応を主に電話で行っている企業では、日常的に大量の通話が発生します。たとえば、不動産会社や保険代理店、通販事業者などは電話を通じた顧客対応の比重が大きくなりがちです。

このような企業では、ビジネスフォンの導入により通話の効率化や対応の属人化を防ぎやすくなります。電話対応の履歴を残したり、通話内容を録音したりする機能があることで、対応品質の安定やスタッフ教育にもつながります。

拠点や従業員が複数に分散している

営業所や支店、リモートワーク中の社員など、物理的に離れた場所で働くメンバーが多い企業では、拠点間の連携が重要です。たとえば、地方に支店を展開している企業や、在宅勤務を導入しているIT企業などが該当します。

ビジネスフォンで内線通話を一元管理できれば、場所を問わずスムーズに連絡が取れます。業務の進行が止まるリスクを減らし、顧客対応のスピードや精度を維持しやすくなる点もメリットです。

電話業務の履歴管理や情報共有に課題がある

「誰がいつどのような内容で電話対応したのかわからない」「対応ミスが重なってクレームになった」といった課題を抱えている企業は少なくありません。特に、少人数で顧客対応を回している企業では情報共有の仕組みが不十分になりがちです。

ビジネスフォンには、通話履歴の可視化やCRMとの連携など、情報の記録・共有に役立つ機能が搭載されています。対応履歴が見える化されることで、引き継ぎのミスや認識のズレを防ぎ、社内の連携もスムーズになります。

導入成功の第一歩は「自社に必要な機能」を見極めること

ビジネスフォンを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているか、導入や運用がしやすいか、他システムとの連携が可能かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

ビジネスフォンは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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