金融業界向けWeb会議システム5選！サービスの選び方や導入メリット

金融業界で活用できるWeb会議システムの機能

Web会議システムとは、インターネットを通じて、遠隔地にいる複数の人々が音声や映像、資料などを共有しながら、リアルタイムでコミュニケーションを取れるシステムです。画面共有、チャット、録画機能など、さまざまな機能が搭載されています。

金融業界では、顧客とのオンライン商談や遠隔地にいる社員との会議、セミナーや研修の実施など、幅広い場面でWeb会議システムが活用できます。

特に、顧客情報の安全な取り扱いや、高品質な音声・映像による円滑なコミュニケーションが求められる金融業界において、セキュリティ機能や安定した通信環境を提供するWeb会議システムは欠かせないツールといえるでしょう。

Web会議システムを導入するべき企業

Web会議システムは次のようなケース・企業に適しています。

• 地方や海外にも顧客基盤を持つ企業
• 多様な働き方を推進したい企業
• 社内コミュニケーションの活性化、組織文化の変革を推進したい企業

地方や海外にも顧客基盤を持つ企業

地理的な制約を超えて顧客との接点を増やし、エンゲージメントを高めたいと考える企業にとって、Web会議システムは強力なツールです。

地方や海外に顧客基盤を持つ企業の場合、従来の対面での訪問は多大な時間とコストを要することが課題でした。

しかし、Web会議システムを活用すれば、場所を選ばずに顧客とリアルタイムでコミュニケーションを取れるようになるため、顧客満足度の向上、営業効率の改善、さらには新たなビジネスチャンスの創出にもつながります。

多様な働き方を推進したい企業

近年、働き方改革の流れが加速し、テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方を導入する企業が増えています。Web会議システムは、こうした多様な働き方を支えるうえで欠かせないインフラといえるでしょう。

従業員はオフィスだけでなく、自宅や外出先など、場所を選ばずに会議や打ち合わせに参加できます。ワークライフバランスの向上、優秀な人材の確保・定着、さらにはオフィスコストの削減にも貢献します。

社内コミュニケーションの活性化、組織文化の変革を推進したい企業

Web会議システムは、単なる会議ツールにとどまらず、社内コミュニケーションの活性化や組織文化の変革を促す力も秘めています。

たとえば、従来の会議では参加が難しかった遠隔地の社員や子育て中の社員なども、気軽にWeb会議に参加できるようになり、多様な意見交換や情報共有が促進されます。

また、チャットや画面共有などの機能を活用することで、よりインタラクティブで創造的なコミュニケーションが可能です。こうした変化は、社員のエンゲージメント向上、組織全体の活性化、そしてイノベーション創出にもつながります。

金融業界におけるコミュニケーションに関する課題

Web会議システムを導入していない企業がコミュニケーションで抱えている課題についてまとめていきます。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、Web会議システムで解決できる可能性が高いです。

情報共有の遅延とミスコミュニケーションの発生

金融業界では、顧客情報や市場動向など、機密性の求められる情報を正確かつ迅速に共有しなければなりません。しかし、従来のコミュニケーション手段であるメールや電話では、情報共有にタイムラグが生じやすいです。また、伝達ミスや解釈の違いにより誤解が生じるリスクも高まります。

特に、複数の部署や支店が関わる複雑な案件では、情報共有の遅延やミスコミュニケーションが、顧客への対応遅延や誤った投資判断など、重大な問題に発展する可能性も否定できません。

顧客対応の効率低下と機会損失

金融商品は複雑で専門性が高いため、顧客は担当者からの丁寧な説明やアドバイスを求める傾向にあります。しかし、対面での面談や電話での対応では、移動時間やスケジュールの調整などに多くの時間的コストが発生します。

顧客からの問い合わせに迅速に対応できない場合、顧客満足度の低下や競合他社への顧客流出といった機会損失にもつながります。

社内連携の不足と生産性の低下

金融業界では、営業、審査、事務など、さまざまな部門が連携して業務を進める必要があります。しかし、従来のコミュニケーション手段では、情報共有や意思疎通がスムーズに行われず、部門間の連携は不足しがちです。

たとえば、営業部門が獲得した顧客情報を審査部門に迅速に共有できない場合、審査プロセスが遅延し、顧客満足度の低下やビジネスチャンスの損失につながります。

また、会議や打ち合わせのために、毎回多くの時間を費やすことも、生産性の低下を招きます。

金融業界の課題をWeb会議システムで解決できる理由

金融業界では、「機密性の求められる情報を多数取り扱う」「連携する部署が多くコミュニケーションの負担も大きい」などの課題がありますが、Web会議システムを使えばそれらの課題も解決できます。

これらの課題を解決できる理由を、Web会議システムの機能や詳細とともに説明します。

情報共有の迅速化と正確性の向上

Web会議システムは、地理的な制約なく、リアルタイムでの情報共有を可能にします。これにより、従来のメールや電話でのやり取りに比べて、情報伝達のスピードが格段に向上するでしょう。

また、チャット機能やファイル共有機能を活用することで、情報の伝達ミスや解釈の違いを防ぎ、正確な情報共有を実現します。会議の内容を録画・共有することで、参加できなかったメンバーへの情報伝達や、後日の振り返りにも役立ちます。

顧客対応の効率化と顧客満足度の向上

Web会議システムを使えば、顧客は場所を選ばずに、気軽に相談や問い合わせができます。移動時間や待ち時間がなくなり、迅速な対応が可能になるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。

また、画面共有をはじめとする機能を活用することで、対面に近いコミュニケーションを実現でき、複雑な金融商品の説明や契約手続きなどもスムーズに行えます。

さらに、Web会議システム上で契約書への電子署名や決済手続きなども行えるようになれば、顧客体験の向上と業務効率化を同時に実現できます。

社内連携の強化と生産性向上

Web会議システムにより、会議や打ち合わせの参加者は、場所を選ばずに参加できます。移動時間や会議室確保の手間が省けるため、会議の開催頻度や参加者数を増やすことも容易です。

これにより、部署間の連携が強化され、迅速な意思決定や課題解決につながります。

また、Web会議システム上で資料の共有や編集、議事録の作成などが行えるため、会議の準備や後処理にかかる時間を削減し、生産性向上にも貢献します。

Web会議システムの選び方

Web会議システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。

セキュリティ

金融業界では、顧客情報や企業の機密情報を取り扱うため、Web会議システムにおいても強固なセキュリティ対策が必須となります。

エンドツーエンドの暗号化や多要素認証、アクセス制御などの機能が搭載されているか、第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているかなどを確認しましょう。

特に、顧客とのオンライン商談や契約手続きなど、機密情報を扱う場面では、セキュリティ対策がしっかりしたシステムを選ぶことが重要です。

安定性と信頼性

重要な会議や顧客との商談中にシステム障害が発生すると、ビジネスに大きな支障をきたします。そのため、Web会議システムを選ぶ際には、安定性と信頼性が非常に重要です。

高可用性や冗長化、バックアップ体制などが整っているか、システムの稼働状況を監視する機能があるか、障害発生時の対応体制はどうなっているかなどを確認しましょう。

また、過去に大規模な障害が発生していないことを、利用者の評判も含め参考にすると良いでしょう。

音声・映像品質

円滑なコミュニケーションを実現するためには、クリアな音声と高画質な映像が不可欠です。特に、金融商品の説明や契約内容の確認など、重要な情報を正確に伝える必要がある金融業界では、音声・映像品質は非常に重要です。

ノイズキャンセリング機能や高解像度対応、低遅延通信などの機能が搭載されているか、ネットワーク環境が悪い場合でも安定して通信できるかなどを確認しましょう。

多様なデバイス・OSへの対応

社員や顧客が使用するデバイスやOSは多岐にわたります。Windows、Mac、iOS、Androidなど、さまざまな環境に対応しているWeb会議システムを選びましょう。

これにより、場所やデバイスを選ばず、誰もがスムーズに会議に参加できる環境を構築できます。

また、将来的に新たなデバイスやOSが登場した場合にも対応できるよう、柔軟性の高いシステムを選ぶことも大切です。

拡張性と連携機能

Web会議システムは単独で利用するだけでなく、ほかの業務システムと連携させることで、さらなる効率化や利便性の向上を実現します。

たとえば、顧客管理システム（CRM）やスケジュール管理ツール、ファイル共有サービス、議事録作成ツールなどと連携することで、会議の予約や参加者への通知、資料の共有、議事録の作成などを自動化します。

サポート体制

Web会議システム導入後、操作方法に関する質問やトラブルが発生した場合に備え、サポート体制が整っていることを確認しましょう。

日本語でのサポートが提供されているか、問い合わせ窓口の対応時間や方法はどうか、FAQやマニュアルが充実しているかなどを確認します。

特に、システムに不慣れな社員が多い場合や緊急時の対応が必要な場合、迅速かつ丁寧なサポートが受けられるシステムを選ぶと良いでしょう。

金融業界におすすめのWeb会議システム5選

金融業界に導入実績のあるおすすめのWeb会議システムを紹介します。これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

• 常時接続や無人受付にもおすすめ
• 選べるセキュアな導入形態で金融業界におすすめ
• 土日祝日も含むサポート体制で安心

LoopGateは、オンプレミス・閉域網・社内LAN・VPN・イントラネットに対応できるWeb会議システムです。ハイレベルな画質と音質、ワンタッチの簡単な操作性で、円滑なオンラインコミュニケーションができます。

• 米国大手銀行でも多く導入
• オフィスに設置したデバイスから直接会議に参加できるZoom Rooms
• セキュリティとプライバシーのコントロールを徹底

Zoomは、世界トップクラスのシェアを誇るWeb会議システムです。字幕による翻訳やデジタルサイネージを活用したバーチャル受付の機能が搭載されており、幅広い用途に活用できます。

• 録画や画面共有、バーチャル背景などのWeb会議システムの基本機能を搭載
• チャットの折り畳みができ、ログをさかのぼりやすい
• Microsoft製品との連携に強く、作業効率の向上が期待できる

Microsoft Teamsは、Web会議にも利用できるビジネスチャットです。音声・ビデオ通話やゲスト招待の機能が搭載されており、社内外のコミュニケーションを円滑にします。

• PSTN回線とVoIPを統合利用でき、電話会議としても利用可能
• Skype for Businessからも会議に参加できる
• グループチャットやメッセージ、双方向のデジタルホワイトボードを搭載

Cisco Webex meetingsは、200端末から会議に参加できるWeb会議システムです。強力な暗号化や共同編集の機能が搭載されており、セキュアな環境でオンラインでの共同作業ができます。

• Google アカウントがあれば、参加者100人まで、最長60分までの会議なら無料で使える
• ノイズキャンセリングや字幕翻訳でコミュニケーションを円滑にできる
• Google ドキュメント、スプレッドシートなどから直接会議を開ける

Google Meetは、無料で使えるWeb会議システムです。高度な暗号化やプライバシー管理などの安全対策をしており、セキュアな環境で利用できます。

自社に最適なWeb会議システムを導入しよう

金融業界におけるWeb会議システムの導入は、もはや選択肢ではなく、必須といえるでしょう。顧客とのエンゲージメント強化、業務効率化、そして組織全体の活性化など、Web会議システムによってもたらされるメリットは計り知れません。

しかし、一口にWeb会議システムといってもさまざまな製品が存在し、それぞれ機能や特徴は異なります。最適なWeb会議システムを選ぶためには、自社のニーズや課題を明確にし、セキュリティ対策、安定性、音声・映像品質、多様なデバイスへの対応、拡張性、サポート体制など、さまざまな観点から比較検討しなければなりません。

本記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社に最適なWeb会議システムを導入しましょう。デジタル時代における新たなコミュニケーションの形を構築することで、競争優位性を高め、さらなる成長を目指せます。