自治体向け名刺管理ソフトおすすめ比較！解決できる課題

自治体で活用できる名刺管理ソフトの機能

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化して一元管理できるソフトです。名刺情報を社内や組織内で共有でき、必要なときに内容を確認できます。また、名刺情報に紐づけて取引先情報や商談の履歴などを記録できるソフトであれば、営業対応に活用可能です。

自治体では、名刺情報の蓄積・検索機能によって、必要な人物へのアプローチがしやすくなるほか、紙の名刺を保管する必要がなくなるため、紛失リスクが軽減できたり、業務の効率化につながったりするといった効果が期待できます。

名刺管理ソフトの機能は次の記事で詳しく紹介しています。

自治体における名刺管理の課題

自治体における名刺管理の課題は次のとおりです。

• 配置転換や人事異動により最新情報を把握・共有できない
• DXが進まない
• 外部の関係者が多い

それぞれ詳しく解説します。

配置転換や人事異動により最新情報を把握・共有できない

配置転換や人事異動が頻繁に発生することで、最新の名刺情報を把握したり、共有したりできないのも、自治体の名刺管理の課題です。

自治体では定期的な人事異動が一般的です。職員の専門性向上や組織の活性化が図られるものの、同時に名刺管理の面で大きな課題を生み出しています。異動に伴い、個人が保有していた名刺情報が散逸してしまうケースが少なくないほか、新しい部署に異動した職員が、過去の対外的なやりとりを把握することが難しくなるケースが多々あります。

また、取引先でも人事異動は発生するため、相手の肩書が変わったり、担当者が変更されたりするケースが少なくありません。そのため、最新の名刺情報を適切に管理するのが難しい状況になります。

DXが進まない

自治体のDX（デジタルトランスフォーメーション）は喫緊の課題ですが、進展は思うように進んでいません。名刺管理においても、多くの自治体が従来の紙ベースの管理方法から脱却できていないのが現状です。

デジタル化への移行には、予算の確保に加えて職員の意識改革、セキュリティ対策など、さまざまなハードルが存在します。そのため、名刺管理ソフトのような業務を効率化できるツールがあると把握していても、導入に至らないわけです。

外部の関係者が多い

外部の関係者が多いことも、自治体における名刺管理の課題の1つです。自治体の業務は、市民や企業、他の行政機関など、さまざまな外部関係者との連携が不可欠です。

そのため、管理すべき名刺の数も膨大になるのが一般的です。従来の紙ベースの管理では、これらの情報を効率的に整理し、活用することが難しいほか、名刺情報が属人化しやすいといった問題が発生します。

また、外部関係者との接触履歴や属性といった情報を名刺に紐づけて管理するのは困難であり、コミュニケーションが円滑に進まなくなる恐れもあります。

自治体の課題を名刺管理ソフトで解決できる理由

自治体における名刺管理の課題が、名刺管理ソフトの導入によって解決できる理由は次のとおりです。

• 名刺情報を一元管理できる
• 部署を超えて情報を共有できる
• 大量の名刺情報を整理でき探しやすくなる

それぞれ詳しく解説します。

名刺情報を一元管理できる

名刺管理ソフトを導入すれば、名刺情報の一元管理が可能です。クラウドベースのシステムを採用すれば、名刺情報を最新の状態に更新できるほか、必要なタイミングで情報にアクセスできます。

また、取引先情報を紐づけて管理できるソフトであれば、人事異動や配置転換が発生しても、情報にアクセスできるほか、名刺情報にいつ誰がどのように接触したのかを記録できるため、引き継ぎをスムーズに行えたり、つながりのある関係者を紹介してもらいやすくなったりします。

名刺管理ソフトがあれば、人事異動や配置転換が頻繁に発生する場合でも、必要な情報を共有・活用しやすい環境を整備できるでしょう。

部署を超えて情報を共有できる

名刺管理ソフトの導入により、部署間の情報共有の壁を取り払えます。クラウド型のサービスを利用すれば、所属部署に関係なく名刺情報にアクセスできるためです。

また、名刺管理ソフトではアクセス権限の設定が可能なため、セキュリティを確保しつつ必要な情報を共有できるのも魅力です。さらに、名刺データには面会時の議事録データも紐づけられるため、他部署の活動内容も把握しやすくなります。

結果として、縦割り組織の弊害が軽減されるほか、横断的な情報共有と協力体制の構築が可能です。自治体全体としての人脈活用が促進され、効果的な行政サービスの提供につながるでしょう。

大量の名刺情報を整理でき探しやすくなる

名刺管理ソフトの導入により、大量の名刺データを整理しやすくなるほか、必要な情報の検索性が向上します。デジタル化された名刺情報は、属性や接触履歴などで簡単に検索できるため、膨大な数の外部関係者の情報を効率的に管理・活用できます。

さらに、システムから企業のニュースが配信され、昇進や異動があれば通知が届くため、状況把握が容易になります。名刺管理ソフトによって、自治体と多様な外部関係者とのスムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

自治体で名刺管理ソフトを選ぶ場合のポイントは次のとおりです。

• 環境にあった形態のソフトを選択する
• 操作性の高さを確認する
• セキュリティ性能や対策について十分確認する

それぞれ詳しく解説します。

環境にあった形態のソフトを選択する

名刺管理ソフトは、自治体の規模や業務形態に適したものを選定することが大切です。名刺管理ソフトには、主にクラウド型とオンプレミス型の2つの選択肢があります。

クラウド型は初期投資が少なく、導入がスムーズです。また、場所を選ばずアクセスできます。一方、オンプレミス型は自治体内のサーバーで管理するため、セキュリティ面での不安を解消できますが、初期費用や維持管理のコストがかかることには注意しなければなりません。

自治体の予算や情報セキュリティポリシーを考慮し、最適な形態を選択しましょう。可能であれば、将来的な拡張性も視野に入れて検討するのがおすすめです。

操作性の高さを確認する

名刺管理ソフトを選定する場合は、操作性の高さを確認しましょう。操作性は職員の業務効率に直結します。直感的に使えるインターフェースや、スムーズな名刺データの読み取り機能が備わっているかチェックしてください。多くのソフトでは無料トライアルやデモ版を提供しているので、実際に使ってみるといいでしょう。

特に、OCR（光学文字認識）の精度は重要なポイントです。高精度のOCRを備えたソフトを選択すれば、名刺情報の入力作業が大幅に効率化されます。

セキュリティ性能や対策について十分確認する

自治体で名刺管理ソフトを選定する場合は、セキュリティ性能や対策について入念に確認しなければなりません。名刺情報は機密情報であり、管理には細心の注意が必要になるためです。名刺管理ソフトを選ぶ際は、データの暗号化やアクセス制御、ログ管理などの機能が備わっているかチェックします。

また、ソフト提供会社のセキュリティ対策も確認しましょう。プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているかも選定の基準になるほか、クラウド型のソフトの場合は、データセンターのセキュリティレベルも確認が必要です。

さらに、情報管理を徹底するためにも、自治体の情報セキュリティポリシーに準拠しているソフトを優先的に選択するようにしましょう。

おすすめ名刺管理ソフトの比較表

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自治体向け名刺管理ソフトおすすめ比較

Sansanは、全社の名刺情報を資産に変える名刺管理ソフトです。高いAI技術に加え、オペレーターの手入力によって、高精度での名刺のデータ化が可能。デジタル名刺と合わせて、組織内で一元管理・共有できます。専用スキャナーなら5分で100枚の名刺をデータ化できるため、名刺が多くなりやすい自治体でも利用しやすいでしょう。徳島県や北九州市でも導入されています。

ホットプロファイルは、名刺管理を含めたクラウド型の営業支援ツールです。名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込めば、専任のオペレーターが補正入力してくれるため、高い精度で名刺をデータ化できます。重複データの自動名寄せ機能に加え、企業属性情報を自動付与できるため、蓄積された情報の価値を高められるのも魅力です。神戸市役所や青森県庁でも活用されています。

Knowledge Suiteは、名刺デジタル化サービスやWeb名刺交換サービスなどを含めた総合ビジネスアプリケーションです。名刺情報を正確かつ高速でデジタル化して、企業資産として蓄積できるほか、グループウェアやSFAとの機能連携によって、名刺情報だけではなく、担当者や取引先の活用予定・活動情報を一元管理・共有できます。三重県津市の教育委員会で採用されているアプリケーションです。

自治体向け名刺管理ソフトでさまざまな課題を解決しよう

自治体では管理する名刺が多いほか、属人化しやすい、共有しづらいなど、さまざまな課題を抱えています。

名刺管理ソフトの導入により、名刺情報の一元管理や共有が可能になることに加えて、管理業務の負担を軽減が可能。業務効率化や労働力不足の解消につながります。

名刺管理ソフトの導入を検討する際には、自治体での導入実績が豊富なサービスを選択するとよいでしょう。