中小企業向け採用管理システム14選！導入メリットやポイント
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- 中小企業が抱える採用管理の課題
- 利用している求人が煩雑に管理されている
- 応募者の情報管理やフォローが乱雑になっている
- 採用ノウハウが蓄積されていない
- 中小企業が採用管理システムを利用するメリット
- 求人情報や応募者の情報を一元管理できる
- 応募者とのコミュニケーションをシステム上で行える
- 採用ノウハウを自社に蓄積できる
- 新規採用手法にも挑戦しやすい
- 中小企業が採用管理システムを選ぶ際のポイント
- 課題解決や導入目的を達成できるか
- 採用したい人材の管理に向いているか
- サポートがどの程度必要か
- 自社採用を増加できるか
- 現場スタッフへの負担は最小限か
- 中途採用に強い採用管理システム
- HRMOS採用
- HITO-Link リクルーティング
- ジョブカン採用管理
- sonar ATS
- HERP Hire
- JobSuite CAREER
- 新卒採用に強い採用管理システム
- 採用一括かんりくん
- JobSuite FRESHERS
- MOCHICA
- i-web
- アクセスオンライン
- アルバイト・パートに強い採用管理システム
- HITO-Manager - パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
- リクオプ - HRソリューションズ株式会社
- RPM
- 採用管理システムで中小企業の採用は内製化や効率化を目指せる
中小企業が抱える採用管理の課題
採用のための人員や時間が限られている中小企業では、次のような課題を抱えている事業者が多いです。
- 利用している求人が煩雑に管理されている
- 応募者の情報管理やフォローが乱雑になっている
- 採用ノウハウが蓄積されていない
利用している求人が煩雑に管理されている
利用している求人媒体が煩雑に管理されていることは、中小企業の課題です。多くの応募者を集めたい意図や、部署ごとに必要な人材が異なることでそれぞれに適した媒体を利用していることで、管理が複雑化しているケースがよくあります。
人事部門としては応募者がどの媒体から応募してきたもので、それぞれの求人がどの程度の効果をあげているか管理しにくいことも、求人媒体が煩雑になっていることのデメリットといえます。
応募者の情報管理やフォローが乱雑になっている
中小企業では人的リソースが足りず採用担当が非常に多忙であることが多いです。その結果、目の前の応募者対応で手一杯になっており、情報管理や応募後のフォローが雑になってしまっていることもよくあります。
そのため、面接対応者に適切に情報が引き継がれないまま面接を行っている場合や、応募者の入社意欲を高めきれずに辞退が増えていることも多いでしょう。
本来は効率的な採用活動が必要な中小企業こそ、横断的な応募者の情報管理や共有、適切な応募者へのフォローが必要です。しかし、十分な体制が整っておらず情報が乱雑に管理され、フォローができていない事業者が多いことも事実です。
採用ノウハウが蓄積されていない
採用ノウハウが蓄積されていないことも中小企業では課題として考えられます。人員不足に悩む中小企業では、採用業務をアウトソーシングしたり、採用コンサルティングに任せたりしているケースも多いでしょう。
しかし、採用業務を外部に委託していると、よい人材を獲得できたときにどのような施策が効果的だったか、どのような掲載文面で応募が増加したかなどのノウハウが社内に蓄積していきません。そのため、ノウハウが社内に蓄積しないことは外部業者を変更すると採用がうまく回らなくなってしまうことや、常に委託費用がかさんでしまうといったデメリットになり得ます。
さらに、自社にノウハウが蓄積しないことで、自社主導での採用活動ができず、希望した人員が思ったように獲得できないことも考えられます。このように、採用ノウハウが自社に蓄積できないことは多くの面で採用を停滞させる原因になり得るでしょう。
中小企業が採用管理システムを利用するメリット
多くの課題を抱える中小企業の採用管理ですが、採用管理システムを導入することで次のようなメリットがあります。
- 求人情報や応募者の情報を一元管理できる
- 応募者とのコミュニケーションをシステム上で行える
- 採用ノウハウを自社に蓄積できる
- 新規採用手法にも挑戦しやすい
求人情報や応募者の情報を一元管理できる
採用管理システムを利用すれば、求人情報や応募者の情報を一元管理が可能です。人事と面接官、現場担当者の間で採用に関して密にコミュニケーションが取れるため、採用を効率化できます。
これまで紙でやり取りしていた応募者の書類や面接情報もオンラインで共有できるので、情報共有がより迅速になり、手間もかからなくなります。スピード感をもって採用活動を行えるため、応募者にもストレスがかからなくなり、より確度の高い採用活動を行えるでしょう。
応募者とのコミュニケーションをシステム上で行える
応募者とのコミュニケーションをシステム上で一元的に行えることも、採用管理システムのメリットです。
これまでは、LINEをはじめほかのコミュニケーションツールやメールで応募者とコミュニケーションをとることが一般的でした。しかし、採用管理システムを利用すれば、すべての採用担当者がシステムを通じて応募者とコミュニケーションをとれます。
これまで属人化していた応募者とのコミュニケーションがオープンに行えることで、担当者が不在でもほかの人がカバーでき、応募者とのコミュニケーションがよりスムーズになるでしょう。
さらに、優れた人材を獲得できたときのコミュニケーションをノウハウとして共有もできるため、よりマッチした人材を効率的に獲得できるようになります。
採用ノウハウを自社に蓄積できる
採用管理システムを導入すれば、自社に採用ノウハウを蓄積できます。採用ノウハウが十分に蓄積できれば外部業者を利用せずに採用活動ができるため、コスト削減の意味でも自社にマッチした人材獲得の面でも大きなメリットになるでしょう。
自社での採用と求人媒体や外部業者を利用した採用では、コストに大きな差があります。採用管理システムや採用代行の導入費用が気になる中小企業でも、採用活動にかかるコストをシステムに置き換えられれば、コストを大きく削減できます。
また、採用活動を自社主導で行うことで、現場が求める人材と応募者のスキルや希望をよりマッチさせた形で人材の採用が可能です。その結果、早期離職のリスクや、採用した人材が思ったように活躍できないリスクなどを低減できます。
外部業者を適度に利用しつつも、依存することなく採用活動を行えれば、コストと成果のバランスがもっともよい状態で採用を行えるでしょう。
新規採用手法にも挑戦しやすい
採用管理システムを利用することで、新規採用手法に挑戦しやすくなるメリットもあります。
採用管理システムの中には、採用サイト作成機能や、従業員からの紹介で採用活動を行えるリファラル採用機能をもつものがあり、これらを利用すれば従来よりも効果的な採用活動が行えるケースもあるでしょう。
新規採用手法に取り組めば、従来とは異なる属性の応募者が集められるため、離職率改善や採用精度の向上につなげられます。
リファラル採用の強化ですでに社内にいる人材からの紹介であれば自社にマッチする人材を集めやすく、さらにサイト集客を目的とすれば自社のSNSやコーポレートサイトからも応募者を集めやすいでしょう。
中小企業が採用管理システムを選ぶ際のポイント
中小企業が採用管理システムを選ぶ際には、次のようなポイントに気をつけましょう。
- 課題解決や導入目的を達成できるか
- 採用したい人材の管理に向いているか
- サポートがどの程度必要か
- 自社採用を増加できるか
- 現場スタッフへの負担は最小限か
課題解決や導入目的を達成できるか
採用管理システムを導入する際に最も重視すべきポイントは、現在課題となっていることが解決できるか、導入の目的を達成できるかです。採用管理システムの導入時にはコストだけではなく機能も十分に吟味して、システムがもつ機能で採用に対して抱えている課題を解決できるかどうか、事前によく確認しなければなりません。
そのためには、採用の現場が何に困っているか、理想の人材を採用するためにはどのような解決方法があるかをあらかじめ社内ですりあわせて、システムを検討する必要があります。
コストだけではなく機能の面からもシステムをリサーチし、自社に最適なシステムを選びましょう。
採用したい人材の管理に向いているか
採用したい人材の管理に向いているかどうかを事前にチェックすることも重要です。
人材採用と一口に言っても採用する対象が「中途採用か新卒採用」か、「正社員かアルバイト」や「パートスタッフ」かで採用方法は変わります。応募から面接に至るまでのステップも異なるうえ、採用媒体にも違いがあるでしょう。
採用管理システムも強みをもつ採用の層が違うため、採用したい人材の管理に向いているシステムを選びましょう。
サポートがどの程度必要か
採用管理システムの導入から運用が軌道に乗るまで、どの程度のサポートが必要かも十分に検討しましょう。人的リソースが不足しがちな中小企業では、基本的にサポートが手厚いシステムを選べば安心です。
人事部門がコストや時間をかけて導入した採用管理システムでも、現場メンバーが使い方を理解できず最終的に従来の紙やExcelによる採用管理に戻ってしまっては、導入にかけた費用やリソースがムダになります。
そのような事態にならないように、導入からシステムが社内に浸透するまで手厚くサポートを行うシステムを選び、システムの機能を十分に活かして採用を効率化できる体制を整えましょう。
自社採用を増加できるか
事業者によっては、自社採用を増加できるシステムを選定基準にすることも検討するべきです。求人媒体や人材紹介会社に依存した採用を続けていると、自社に採用ノウハウが残らず、採用活動を続けても採用コストの圧縮につながらないためです。
採用管理システムを活用すれば、希望する人材を獲得できた場合に、成功した施策を振り返ることや、どのような施策をして失敗したと感じたのかを蓄積できます。これらの成功事例や失敗事例をデータとして蓄積することで、自社の採用の強みや弱みを分析し、その後の自社での採用活動を改善できます。
最終的には、自社採用の割合を大きくすることで採用後のマッチングやコスト面でのメリットも発揮されるため、システム選定の際は自社採用を増加できるシステムを選ぶようにしましょう。
現場スタッフへの負担は最小限か
現場スタッフへの負担を最小限に抑えられる採用管理システムを選定することも忘れてはいけません。面接官やリクルーターに大きな負担を強いるシステムでは、社内にシステム利用を浸透させることが難しく、システム利用のために採用工数が増加したという本末転倒な状況になってしまう可能性があるためです。
操作性や情報共有に優れており、ほかのコミュニケーションツールや普段利用するスケジュールツールなどとも連携しながら、採用活動を行う現場のスタッフへの負担を最小限に効率化を図れるシステムを選びましょう。
中途採用に強い採用管理システム
中途採用に強みをもつ採用管理システムを6つ紹介します。
- 応募者とのコミュニケーションや日程調整をシステムで一元管理
- 応募経路や採用コストといった採用データを自動作成
- 人材採用事業で蓄積されたノウハウとサポートで採用を効率化
HRMOS採用は、人材採用に強みのある株式会社ビズリーチが運営する採用管理システムです。
HRMOS採用のシステムのみで応募者とのやり取りから面接官の日程調整、採用活動の分析までを行えます。採用経路ごとの選考通過率や辞退数などを見える化し、辞退や内定の理由傾向まで分析できます。
HRMOS採用なら、人材採用に強みがある株式会社ビズリーチが蓄積したノウハウと、専任コンサルタントによるサポートがあるため、手厚いサポートを受けながら採用を進めたい中小企業におすすめです。
HITO-Link リクルーティング - パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
- 40種類以上の求人媒体と連携が可能
- 柔軟なレポート機能でExcelを使わない採用分析
- 媒体からの応募者情報取り込みや面談日程調整など事務的な作業を効率化
HITO-Linkリクルーティングは、採用に関するオペレーション業務を徹底的に効率化し、採用のコア業務強化をサポートする採用管理システムです。
40種類以上の求人媒体と連携できるだけではなく、ダイレクトリクルーティングもまとめて管理できるため、多くの求人を扱う事業者に向いています。また、事業者ごとの分析項目に応じてレポートをカスタマイズできるため、ミスマッチングのない採用をサポートします。
HITO-Linkリクルーティングは、採用のオペレーション業務に強みがあるため、採用周りの細々とした業務の煩雑さが課題になっている中小企業にマッチしやすい採用管理システムです。
- 業界最安値クラスのリーズナブルな料金設定
- 10種類以上の求人媒体と連携
- 採用担当や現場担当が使いやすいシンプルな操作設計
ジョブカン採用管理は、非常にリーズナブルな価格設定が特徴の採用管理システムです。月額8,500円～利用できるため、料金が気になる中小企業にとっては料金体系が魅力的です。また、無料プランから利用を開始できるため、使用感をテストしてから導入したい中小企業にもメリットは大きいでしょう。
ジョブカン採用管理の利点は料金だけなく、リファラル採用のための限定公開求人機能や、LINE連携機能で円滑なコミュニケーションがとれるなど、採用を便利にするさまざまな機能も搭載しています。
システム導入の費用をできるだけ小さくしたい事業者はジョブカン採用管理を検討しましょう。
- 採用時の連絡や調整といった業務を自動化
- 応募者一人ひとりの選考状況や進捗を集計し分析可能
- カレンダーツールやコミュニケーションツールなど多くのツールと連携
sonar ATSは、採用活動における連絡や調整業務などを自動化し、採用担当の工数を削減する採用管理システムです。求人の作成や公開もシステム上で行えて、応募者に注目されやすくするための編集機能ももっています。
また、応募者の選考状況のリアルタイムな可視化や、クロス集計にも対応しているため、採用活動を見える化し改善しやすい仕様になっています。採用時に活用するツールとも連携可能なため、既存ツールとシステムを連携させて業務を効率化したいならsonar ATSの導入を検討しましょう。
- 現場メンバーを巻き込んだ採用成果向上
- 30以上もの求人媒体の応募情報を自動取り込み
- 必要なデータを瞬時に見える化し分析工数を削減
HERP Hireは、経営と人事に閉じた採用活動ではなく、現場を巻き込んだ採用活動であるスクラム採用を提唱する採用管理システムです。
HERP Hireが提唱するスクラム採用は、有効母集団形成や内定受諾率の向上、入社後のミスマッチ削減につながるとされており、採用業務の効率化だけではなく採用によって得たい成果の向上までを目指せます。
大企業に比べて1つの採用ミスが大きな影響力をもつ中小企業では、効率化だけではなく採用後の成果向上まで目指したHERP Hireの利用がおすすめです。
JobSuite CAREER - 株式会社ステラス
- 中途採用に特有のノウハウを使いやすくパッケージ化
- 特許技術や公的認証の取得で安心して利用可能
- メールだけではなく電話でも質問受け付けする手厚いサポート
JobSuite CAREERは、中途採用の実務効率化にこだわった採用管理システムです。中途採用だけに特化したノウハウをパッケージ化しているため、サービス全体として使いやすいとの評価を受け、多くの企業が継続して利用しています。
サービス品質と安全性にこだわっており、障害やメンテナンスの時間を含む2020年のサービス稼働率は非常に高い水準です。さらに、情報漏えい事件や事故の発生はなく、特許技術・公的認証も取得していることから、重要な人事情報を扱うサービスとして安心して利用できる点もメリットといえるでしょう。
人事情報を強固なセキュリティで守りつつ、業務を効率化したいならJobSuite CAREERが優れた選択肢です。
新卒採用に強い採用管理システム
新卒採用に強みをもつ採用管理システムを6つ紹介します。
- 採用の工程で発生する事務作業の自動化で工数を削減
- 多くの学生が利用するLINEと連携することで返信率や参加率がアップ
- 月額2万円～でリーズナブルに利用開始が可能
採用一括かんりくんは、さまざまな機能をもちつつも、費用をリーズナブルに抑えた中小企業に嬉しい採用管理システムです。
画面設計はわかりやすく、今日やるべきことがシステム上で可視化されて管理できるため、作業漏れを防止しながら効率的に採用業務を行えます。進捗管理もシステムで一目でわかるため、目標や目標との乖離がどの程度かも把握しやすく、ギャップを埋めるための活動も行いやすいでしょう。
リーズナブルに新卒採用をシステムで管理したい中小企業は採用一括かんりくんの検討がおすすめです。
JobSuite FRESHERS - 株式会社ステラス
- 新卒採用の特徴を踏まえたシンプルな設計
- インターンにも本選考にも使えるリレーションを活かした採用を実現
- JobSuite CAREERと組み合わせて、新卒から中途採用までを一括管理
JobSuite FRESHERSは、通年化や多様化が見られる新卒採用に特化した採用管理システムです。インターンシップや、3年次の説明会から4年次に応募といった流れにも対応しており、複雑化する新卒採用を十分にサポートできます。
JobSuite CAREERと組み合わせれば、新卒採用と中途採用を一括管理できるだけではなく、それぞれのサービスをリーズナブルに利用できる点も中小企業にとっては嬉しいポイントです。
新卒採用と中途採用をシリーズで管理して、さらに、費用をリーズナブルに抑えたいなら、JobSuite FRESHERSを検討しましょう。
- LINEをはじめとする外部ツールとの連携によりスムーズな採用が可能
- 応募者ごとに細やかなフォローができる1：1トーク機能搭載
- システム上で選考ステータスや選考評価、申し送りを共有可能
MOCHICAは、学生利用者の多いLINEをはじめとする外部ツールとの連携に強みをもった採用管理システムです。LINEだけではなく、ZOOMやGoogle カレンダーといったツールとも連携しており、Web面談URLの発行・説明会や選考のスケジュール調整などもMOCHICAでスムーズに行えます。
必要に応じて1：1トークもできるため、細かな応募者や内定者のフォローで、内定辞退率の低下を目指せます。
自社従業員だけではなく、応募者や内定者の視点からも便利なツールを利用し、自社への志望意欲を高めたい中小企業の採用担当は、MOCHICAを利用するシステムの選択肢に入れましょう。
- 大手媒体だけではなくTG-WEBやSPI3ともデータ連動
- デザイン性の高いマイページで戦略的な採用広報機能
- 長年の採用活動支援で蓄積されたノウハウで採用活動をサポート
i-webは、長年多くの企業に採用されてきたノウハウを存分に活かして、中小企業の採用サポートを行う採用管理システムです。応募者の母集団形成から内定、入社に至るまでのさまざまなシーンに役立つ機能があり、中でも大手媒体との連動に加えて、適性検査TG-WEBやSPI3と連携しているシステムはi-webのみです。
Webページ制作に慣れていない中小企業の人事部門の方でも、直感的に操作してWebページを作れるCMSや、デザイン性の高いマイページで採用広報を戦略的に進められます。i-webを活用したさまざまな導入形式を選べるため、自社にマッチしたムダのない採用システムとサポートを選びたい方にはi-webがマッチするでしょう。
- 大手就活サイトマイナビとのシームレスな連携
- 応募者のエントリー数や採用側の利用ユーザー数は無制限
- Web面接システムや適性テストといったWebツールと連携し採用負荷を軽減
アクセスオンラインは、大手求人媒体であるマイナビが運営する採用管理システムです。
マイナビとのシームレス連携はもちろん、Web面接システムのFACEHUBや、Web適性テストのSHL、学生利用の多いLINEの公式アカウントとも連携し、応募者や採用担当者の負荷を軽減します。
採用シーンだけではなく内定者向けのFresher's版や、長期にわたってデータを蓄積できるタレントプール版も存在するため、採用活動からタレントマネジメントまでを一貫して行えます。
応募者のエントリー数や採用側の利用者数によって料金が変動しないため、従量課金のシステムだと費用負担が気になる中小企業に向いているシステムがアクセスオンラインです。
アルバイト・パートに強い採用管理システム
アルバイト・パートに強い採用管理システムを3つ紹介します。
HITO-Manager - パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社
- 専門デザイナーや専門マーケターのノウハウを活用したオリジナルページ作成
- Indeedをはじめとした求人媒体に毎日原稿が連携
- 導入からシステムリリースまで専任スタッフが並走
HITO-Managerは、dodaやテンプスタッフを運営するパーソルグループのパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社のサービスです。
多くの実績を積んだ専門スタッフのノウハウから、利用企業の課題にあわせて独自ページを作成し、さまざまな媒体に毎日情報更新を行って求職者へのアプローチが行えます。
導入サポートも手厚く、導入からリリースまで専任スタッフが並走するだけではなく、ほかのサービスでは返答に数日かかるような問い合わせも高い即答率で回答をもらえます。
HITO-Managerは大手の運営するサービスを利用して、スピーディーに採用を効率化したい中小企業にとってよい選択肢でしょう。
リクオプ - HRソリューションズ株式会社
- 自社で運用する採用オウンドメディア構築をサポート
- 顧客企業の声にあわせてさまざまな機能を追加
- 5つのISO認証を取得しており、業界でもトップクラスの安全性
リクオプは、求人媒体だけでなく自社で運用するオウンドメディアを活用したリクルーティングを支援する採用管理システムです。
自社で作成したWebページやブログ・SNSアカウントをはじめとして、パンフレットやカタログなども活用し採用コスト削減と応募者の母集団増加を同時に目指します。
ISMS（ISO 27001）やISO27017をはじめとして、5つのISO認証も取得しているため、強固なセキュリティによる安心感の中で採用活動が行えます。
求人媒体に頼らない採用活動に力を入れて、採用コスト削減を目指したい中小企業は、リクオプを利用したオウンドメディアリクルーティングを前向きに検討しましょう。
- 業界でも最大規模の400以上の求人媒体と連携可能
- 柔軟な設定による応募者への自動対応機能
- エージェントにもPRMアカウントを発行し登録や閲覧が可能
RPMは、業界でも最大規模の400以上もの求人媒体と連携できる採用管理システムです。大手の腫瘍採用媒体だけではなく、地方の媒体までカバーするうえ、顧客企業サイトとも連携可能な場合もあります。
さまざまな媒体から得た情報を漏れなくシステムで一元管理し、自社にあわせて柔軟にカスタマイズできるため、情報が煩雑になることもなく、応募者の状況を迅速に管理・共有できます。
システム導入により採用の効率化を図りたいものの、従来の方法から大きく変化することで現場との摩擦が発生しそうな中小企業には、RPMの連携機能やカスタマイズ機能が役立つでしょう。
採用管理システムで中小企業の採用は内製化や効率化を目指せる
採用管理システムを利用すれば中小企業の採用は内製化や効率化を目指せます。
採用のためのコストや人員が不足する中小企業では、求人媒体や人材紹介会社に支払うコストと、非効率的な採用業務が大きな課題です。しかし、採用管理システムを利用すれば自社採用の割合増加や、採用ノウハウの蓄積によって、外部採用のコストを削減できます。
また、システム上で応募者の管理や情報共有、コミュニケーションが完結することで業務の効率化も図れるでしょう。
コストや人員が不足する中小企業こそ、採用管理システムを利用して採用コスト削減と採用業務の効率化を図り、自社に最適な人材を最小限のコストと手間で獲得しましょう。
