NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMより前に使っていたツールはマニュアルの作成方法が複雑、インターフェースがとっつきにくいという理由でチームの中でも利用率が20％ほどとかなり低かったのですが、NotePMはこういったソフトを使ったことが無い人でも簡単にマニュアルを作成、共有することができ、閲覧やコメントの仕方も簡単なことで、NotePMに乗り換えてからはチーム内での利用率がほぼ100%となり情報共有のスピードと新鮮度が増しました。

従来は社員全員が分け隔てなく見られるマニュアルというものが無く、各々が自分でメモ書きのようなマニュアルを所有している状態でしたが、それでは経験者の有益なナレッジを共有できないということになりナレッジを共有するツールとしてNotePMが選ばれました。 導入以降は各々がメモ書きしていたナレッジをNotePMにノートとして保存し、だれでも閲覧できる状態になったことで、たとえば当人が退職してしまったとしても後に残して活用できる有益なナレッジを確実に蓄積できるようになりました。

情報の整理整頓ができ、スマートフォンから資料を参照できるなど、メリットは多くあった。 機能がシンプルなので、操作も特に迷うこと無く操作できた。 ただ、ドキュメントをExcelなどで管理できているのであれば、そこまでメリットを感じませんでした。

【導入前の課題とサービスでの解決】 部署間の情報伝達が思っていたより難しく、情報を一つの製品で管理すればよいのではないかということで何種類か製品を比較したうえでNotePMが導入された。 各部署ごとの業務マニュアルやクライアントの連絡先、日報、報告書など社内の情報の9割をNotePMで管理するようになり、情報確認のための連絡を削減することができ部署間の情報伝達を改善できた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 NotePMは検索機能が充実しているので、従来他のソフトを使っていた時と比べてマニュアルを始めとする各文書、書類の検索にかかる時間を平均して半分以下に短縮することができました。特に格納してあるpdfやExcelファイルの中のテキストまで検索できるのは他の類似製品にはない強みで、検索性能でNotePMが選ばれたといっても過言ではなく、業務のスピード化に大きく貢献してくれました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 お客様からの問い合わせ対応の際に、常勤の担当さんが不在だと対応方法が分からずお客様を待たせてしまい後から対応が遅いというクレームが入ることが多々あったことでNotePMが導入されることになりました。 常勤の担当さんが対応方法に関して1から10までNotePMにマニュアルとしてアップしてくれたことで、それ以降は常勤の担当さんが不在の場合でもNotePMを確認すれば対応方法がわかるようになりお客様を待たせるという状況が無くなりました。

前にも同様のツールを利用していたが、UIが複雑なことと海外製品でマニュアルの一部が日本語化されていなかったことで利用頻度が低く、またナレッジの集まりも悪く思ったように活用されませんでした。 NotePMに乗り換えてからはUIが使いやすいことで利用頻度が高まり、ナレッジの投稿も以前とは比べ物にならない程増えました。 また、国産のツールなのでマニュアルもすべて日本語なのも使いやすいポイントです。

■導入前 ・情報が複数のプラットフォームに分散しており、検索が困難 ・サービス情報が不明確なため、開発チームに質問する時間がかかる ・必要な情報を見つけられず、担当者に何度も同じ質問をする ■導入後 ・必要不可欠な情報へのアクセスが迅速化 ・顧客問い合わせへの対応時間を短縮 ・バックオフィスの属人化を解消 ・新入社員のオンボーディングプロセスを簡素化

社内への伝達事項、保存しておきたい情報などを取りまとめて保管できるツールは便利ですが、特にこのサービスは、誰でも使える為、社員全員が資料のアップデートを勧めていけるので、特定の人に依存することが無くなりました。 最近は若い人でもPCに不慣れな人が多いので、こういったわかりやすいサービスは助かります。

メール、チャット、口頭と情報共有の方法が完全にバラバラだったことで、社内全体に同じ情報を浸透させるということが難しく、ナレッジの共有が上手くできていないのが課題となっていました。 それがNotePMの導入以後はバラバラになっていた情報をNotePMのドキュメントにして一元管理できるようになり、ドキュメントを作って周知するだけで社内に必要な情報を素早く浸透させることができるようになりました。 また、周知に関しても連携しているチャットツールを使うことで自動化できるので手間がかからないのも嬉しいところです。

システムの保守対応の記録をExcelに残していましたが、複数人で編集することができないのが欠点でした。 NotePMであれば、複数人で編集でき、それぞれの更新内容も反映してくれるため、資料更新の待ち時間が減りました。

■導入前の課題 ・情報共有の非効率化 事業拡大に伴い、情報共有が非効率化し、社員間の情報格差が生じていました。 属人化による情報リスク: 情報が個人のパソコンやスプレッドシートに分散し、属人化による情報漏洩などのリスクがありました。 ・新入社員教育の負担増加 新入社員教育に時間がかかり、業務への定着が遅れていました。 ■導入後の効果 ・情報共有の円滑化 NotePMを導入することで、情報共有が円滑になり、社員間の情報格差を解消しました。 ・情報リスクの低減 情報がNotePMに集約され、情報漏洩などのリスクを低減しました。 ・新入社員教育の効率化 新入社員向けの業務マニュアルや社内制度などをNotePMに掲載することで、新入社員教育の効率化を実現しました。

派遣社員として雇用されている会社で勤め始めてから数か月後にNotePMが導入されました。それまでは自分で判断がつかないケースがあればすべてエスカレーションする必要があり、その都度待ち時間があることについて効率が悪いと感じていましたが、NotePMが導入されオンラインマニュアルが充実してからはNotePMを確認することで自己解決できることが増え、エスカレーションしなければいけない件数が少なくなったことで待ち時間も大幅に削減できました。

NotePM導入の決め手となったのは、日報機能です。全社員が閲覧・コメントできる日報テンプレートを作成し、毎日「今日取り組んだこと」「気づいたこと」「明日の予定」などを共有しています。 日報には、「その他」という項目もあり、気になるニュースのURLやランチの写真などを気軽に投稿しています。さらに、効率化Tipsやノウハウなども共有し、社内の活性化にもつながっています。 NotePM導入により、情報共有が活性化し、社内コミュニケーションが活発になりました。特に、リモートワーク環境下において、NotePMはコミュニケーションツールとしても重要な役割を果たしています。コメント欄でのやり取りを通じて、チーム間の連携が強化され、新たなアイデアや提案も生まれています。

こういったサービスは、誰でも使えるような、理解しやすい画面が望まれますが、シンプルで使いやすいと思います。 基本はブラウザ操作ですが、フォルダツリーなど改装表示がわかりやすく、イメージしやすい。

社員だけでなくアルバイトや派遣社員が増えてきて以降、従来のようにメール連絡だけだと伝達がうまくいかず、社内で生まれた情報格差が原因で一部の業務に影響が出ていました。 情報を上手に共有するためのツールが必要となったことでNotePMが導入されましたが、それ以降は役職や雇用形態にかかわらず業務に必要な情報にいつでもアクセスできるようになり、情報格差による業務への影響を改善できました。

内部の資料の整理をするため導入しましたが、ドキュメントをブラウザで起こす作業は今まであまり無かったので、社員に受け入れられるか心配していましたが、初めての人でも使いやすいUIでわかりやすく、特に検索が便利で重宝している社員も多いため、導入効果は高かったと思います。

●導入前の課題 弊社の場合、お客様サービス部では、オペレーターが必要な情報を探すのに時間がかかり、エスカレーションが頻発していました。情報の認知と更新が大変で、ミスも多発していました。 ●導入後の効果 NotePMを導入後、オペレーター自身で必要な情報を迅速に見つけられるようになり、エスカレーション件数が約3割減少しました。また、未読機能を活用して、管理者が情報を指導しやすくなり、業務効率が大幅に向上しました。

従来、マニュアルは社内サーバーで管理されていたので社外からアクセスしようとするとイレギュラーな承認フローが必要で、確認までの一連の流れがとても面倒でした。 また、同時にマニュアルに関しても作成した担当者ごとにフォーマットが異なることで情報共有に支障が出ていました。 NotePMはクラウド製品なので社内サーバーとは関係なく社外からでもシチュエーションに応じて素早くアクセスすることが可能なので煩わしかった承認フローを削減でき、フォーマットに関してもテンプレートの設定で均一にすることができました。

弊社では、NotePMを具体的に以下のように活用しています。 ●社内ポータル 社内報や社内規則などをNotePMで作成・公開することで、全社的な情報共有を促進。 ●新人教育 新入社員向けの研修資料をNotePMで作成・共有することで、効率的な新人教育を実現しています。 ●プロジェクトナレッジ プロジェクトごとに作成した資料やマニュアルをNotePMに集約することで、プロジェクトメンバーがいつでも必要な情報にアクセスできるようにしています。

■NotePM導入前の課題 ・限られたナレッジ共有 部門内にナレッジ共有プラットフォームがないため、ナレッジ共有が制限されていました。これはサイロ化された情報と専門知識を生み出し、チームメンバーが共有ナレッジにアクセスして利用することを困難にしました。 ・アクセスできない情報 情報がファイルサーバーや個々のドライブに分散していたため、特定のドキュメントを見つけるのが時間と手間がかかりました。これにより、チームメンバーの間に時間と労力の無駄が生じていました。 ■導入とメリット ・効率的なナレッジ共有 NotePMは、給与計算に関するすべてのナレッジと専門知識を一元管理するレポジトリを作成しました。これにより、情報へのアクセスが容易になり、チームメンバー間のナレッジ共有が促進されました。 ・情報アクセス性の向上 NotePMの強力な検索機能により、形式やプラットフォーム内の場所にかかわらず、必要な情報をすばやく見つけることができます。これにより、多くの時間と労力を節約できました。

従来は全ての書類、マニュアル、日報や議事録を紙で管理していたのですが、物理的な紛失、経年劣化、保管スペースの確保など問題が山積みでした。 NotePMが導入されてからは紙管理していた全ての書類を電子化できたことで紛失騒ぎが起きることもなくなり、経年劣化、保管スペースの問題も解決できました。また、紙書類の電子化に関しても写真を撮ってアップすれば文字認識機能を使って電子化できるので非常に手間が少なく助かりました。

新入社員の教育は基本的に口頭指導となっており、繰り返し教えることで知識を定着させるスタイルだったのでそれ相応の時間と労力が必要でした。それでもこれまでなんとか新入社員を教育してきたのですが、去年は新入社員が従来よりも多く、教育担当側がキャパオーバーになってしまい、SOSが出たことでナレッジマネジメントツールの導入という解決策が挙がりました。 NotePMの導入以降は対面での口頭指導を従来の約半分ほどに減らし、何かわからないことがあればまずNotePMを確認、それでも自己解決できない場合にのみ担当へ相談するというスタイルに変更したことで増員をすることなく教育担当の負担を軽減できました。

弊社では特に顧客サポートチームにとって非常に貴重なツールであり、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に回答できるようになっています。導入前は、SlackとSharePointを組み合わせてナレッジベースを管理していましたが、情報検索に時間がかかり、顧客満足度を低下させる原因となっていました。 しかし、NotePM導入後は、顧客サポートに関するすべての情報を単一のアクセス可能なリポジトリに統合することにより、チームが必要な情報を見つけるのにかかる時間が大幅に短縮され、顧客の懸念事項を迅速かつ効率的に解決できるようになりました。

これまで部署ごとにエバーノートやグーグルドライブ、ドロップボックスとマニュアルの保存方法が異なり、他部署へ何らかの情報確認をする際に担当者を介する必要があったので、毎回担当へ確認しなければいけないことにストレスを感じたり、伝達ミスで間違ったファイルが送られてきて結果として二度手間になるなど、はっきり言って非効率的でした。 今は社内全ての部署のさまざまな情報をNotePMで管理するようになったことで、部署間をまたいだ情報共有の際の確認連絡はほぼ不要になり、人を介することによる伝達ミスも無くすことができました。 また、部署ごと、アカウントごとで閲覧できる範囲を制限できるので機密性の高い情報に関してはクローズドな状態を保つことができています。