NotePMの評判・口コミ

【導入前の課題とサービスでの解決】 弊社はTeamsでマニュアルやナレッジを蓄積しており、検索しても出てこないことが多く不便だった。 マニュアルを作成しても、誰が見ているかわからず、活用されているかが不透明だった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 検索機能が強いことで、記事の中のワードを一つでも覚えていれば簡単に探せるため、マニュアルが見つからず、結局解決策などを調べなおす…ということがなくなり効率が上がりました。 また、誰が見た・何人が見た・コメントなどのリアクション機能があることで、どれくらい活用されているかが目に見えてわかるようになったので、どのマニュアルに需要があるかを判別できる。

導入前は、Teamsやファイルサーバーなどでナレッジを共有していましたが 情報がすぐに埋もれてしまい、ほとんど蓄積されてきませんでした。 また、ナレッジを作成するのも手間がかかり、それでいて活用状況が見えないため滞っている状態になりがちでした。 導入後は、慣れるまでに少し時間が必要でしたが ナレッジとして蓄積されていることを実感でき、また情報の共有場所としての共通認識ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 各部署、担当ごとにナレッジが蓄積されており共有が難しい状態だった 共有を試みるが EXCELやWORD、PDF等 では情報にたどり着くことも容易ではなく、また作成者にとっても負担になる作業だった 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ※先ずは情報の作成が短時間、簡単に行えすぐに扱え、スマホにも対応 ※手間のかかる図の貼り付けや加工がブラウザ内で完結、外部URLにも対応 ※タグやキーワードがなくても全文検索で検索ができ、権限や外部共有も可能で紙ベース、EXCEL等のデータによる漏洩が起こりにくい ※問い合わせは「キーワード検索」一本で表示でき、改版の心配もない

【導入前の課題とサービスでの解決】 導入前は、マニュアル皆無、社内規定もどこに保存してあるかわからない、契約書は各担当の机に山積みという状況であったが、一つ一つを電子化文書化し、ここを探せばあるかもという場にもまで持ってくることができた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 PCさえあれば、アクセスできることから、遠隔でも内容確認が可能。

導入前の課題はリモートワークに伴い部署間の連携をスムーズにする、人により異なる引き継ぎに統一したマニュアルを作成したい、であった。ナレッジ蓄積の場の必要性もあった。導入し、今まで口頭で行っていた伝達事項も全て投稿することにより皆が周知し履歴も残ることからナレッジの蓄積へとつながっている。画像編集や動画埋め込みがあり視覚的に理解しやすいマニュアル作成ができる。Google mapの埋め込みもできる。また社外共有もURL発行で可能なので議事録にも使用可能。検索ツールとしては更に優秀。見つからないはない。管理面、ファイル、ページ、個人リポートを集計でき分析が容易。グループ単位で通知ができ非常に便利。

自分が新入社員だった頃はまだNotePMのような情報共有ツールが導入されていなかったので、仕事中にわからないことがあれば毎回上司に直接尋ねなければならず、叱責されることもあり極力無駄な質問はしたくないと思ったものですが、NotePMの導入以降、新入社員は何かわからないことがあればNotePMを確認すれば大抵の疑問は解決できるので、上司に何回も同じ質問して叱責されることもなく、業務の円滑化、職場環境の改善に大きく貢献していると感じます。

社員の増加に伴い、それぞれの教育担当により研修の手順に違いが出てしまい、その結果として作業の抜け漏れが出るという事が社内で問題となっていました。 NotePMが導入されてからは、共通認識となる研修内容をノートで作成、共有したことで社内の研修内容を標準化することができ、作業手順のムラをなくして問題となっていた抜け漏れを解決できました。

こういったナレッジマネジメントツールを使うのは初めてではなかったのですが、以前利用していたツールは必要なナレッジを確認するまでの検索や画面の遷移が多かったことで閲覧される事が少なく、せっかく投稿された有用なナレッジもあまり役に立っていませんでした。 その点新たに導入されたNotePMはダッシュボード画面において一覧表示でナレッジを確認することができ、画面の遷移も少なく操作も簡単なことで閲覧率が大幅に向上し、投稿されたナレッジがしっかりと業務で活用されるようになりました。

社内のナレッジ、情報共有では自社のファイルサーバーを利用していましたが、ファイル格納にあたり整理しずらい、また検索性が悪かったことであまり利用されておらず、その結果情報共有のフォーマットの違いが出てしまい、情報統率がむずかしい状況となっていました。 NotePMはファイルを階層化して情報を整理できること、また検索性能が高くほとんど一発で見たい情報がヒットすることで情報共有のスペースとしてしっかり機能しており、利用状況も良好です。

社内の情報管理はそれぞれ属人化されており、やり取りに段階を踏まなければならず効率が悪いと感じていましたが、NotePMの導入以降は共有フォルダですぐに情報を確認できるようになり工数を削減できました。 社外への情報共有も可能で、社内外の情報管理を一元化することができました。

以前は社内の情報が複数の異なるツールで保存されており、基本的には問題なくてもいざ必要となった時にすぐファイルを見つけられないというデメリットがあったのですが、NotePMで社内の情報やナレッジ、FAQ、ポータルなどを一元管理できるようになり、情報が一つの場所にまとまっていることでファイルを探すための画面、ツール遷移がなくなり、従来と比べてより迅速にファイルを見つけられるようになりました。

弊社では時期によって業務の内容が変わるため、その度に新入社員に向けて研修を行う必要があり、慢性的なリソース不足の中で研修コストの低下を目的としてNotePMが導入されました。各業務の内容を細かくマニュアル化しておくことで業務が変更するタイミングに各自マニュアルを確認してもらえるようになり、研修コストを平均して従来の6割ほど削減することができました。

NotePMが導入される以前は、マニュアルは物理的なファイルで職場の棚にあるものだったので、職場以外では見られない、紛失や破損のリスクがある、誰かが使っていると他の人が使えないといった問題がありましたが、NotePMの利用を開始してからはマニュアルをオンライン上で確認することが可能となり、上記の問題を一挙に解決することができました。

以前はグループウェアの社内Wiki機能を使って各情報を共有していましたが、データが増えてくると、検索性が悪かったり、ごちゃごちゃして必要な情報が探しにくいという問題が出てきました。その点NotePMなら全文検索や画像のファイル名まで検索範囲に入れられるなど検索性が非常に高く、関連ファイルの紐付けや整理も簡単なので重宝しています。

社員全員がマニュアルを作成できる環境ができたことで、業務中に気づいた効率的な作業方法や、頻発するトラブルの効率的な対処法といった業務上有益な情報をマニュアルという形で蓄積、共有でき、必要に応じて各業務で応用することで業務効率を向上できました。また、フィジカルなマニュアルでは会社にいないと閲覧することができませんでしたが、NotePMの導入以降はマニュアルをオンライン化できたことで自宅や出先でもマニュアルを閲覧できるようになりました。

弊社では以前からナレッジ共有ツールを利用していたのですが、利用にあたってある程度のITリテラシーが要され、社内の隅々まで利用を定着させることができず、ある部署は使っているが異なる部署では全く活用されないような状況になっていました。 その後、誰でも簡単に利用できる製品に乗り換える必要があると判断されてNotePMに移行となり、ITリテラシーに関係なく直感的に扱えるシンプルな操作性が功を奏し社内の全部署でしっかりと活用されるようになりました。

この数年でゆっくりとですが事業を拡大することができ、喜びがある反面、社内では様々な問題が発生しました。その中でもオンボーディングコストの急増が大きく、初めての業務が増えたことでメンバーのオンボーディングに多大な労力が必要となり、コア業務の進捗に影響が出るまでになっていました。 NotePMを導入して、新たに増えた業務の手順、イレギュラーの対処法、また対処できない場合に連絡すべき担当をまとめて共有したことでオンボーディングコストを従来の約半分に減らすことができ、コア業務に影響が出ることがなくなりました。

これまで情報を共有するツールが画一化されておらず、チームやプロジェクトごとに異なるツールを使っていたことで、自分たちが管理している以外の情報を確認しようとすると担当者に複数回電話をかけなければならず、その度に面倒だなと思っていましたし、実際問題工数を増やす原因になっていました。 上層部の決定で社内の情報共有ツールがNotePMに画一化されてからは、各チームごとに公開する情報、公開しない情報を予め設定し、頻繁に要求される情報に関しては常に社内の誰もが確認できる状態を作ることで、確認作業が減り余剰とされていた工数を削減できました。

弊社では社内の書類を紙で作成、保管しており、原本となるデータは作成者のデバイス上でローカル保存してあったので、新たに印刷したい場合に作成者が不在だと進まないという状態でしたが、NotePMを使い始めてそれらのデータの保管場所を一つに集約できたことで作成者が不在でもスムーズに新たな書類を印刷できるようになりました。

もともと社内ではオンラインでマニュアルを共有できるツールを使っていましたが、編集機能が十分と言えず、特にテンプレート機能が無かったことでマニュアルごとに書式がバラバラで、見る人によっては理解しづらいという問題がありました。 新たに導入されたNotePMはテンプレート機能が備わっているので、決まったテンプレートを使う事で投稿する人が異なる場合でもマニュアルの書式を画一化させることができ、誰が読んでもマニュアルの内容を簡単に理解できるよう改善することができました。

社内には問い合わせ対応専門の担当がおらず、不明なことがあればそれぞれ連絡しやすい有識者に聞くというのが定例だったのですが、有識者側から質問の連絡が増えて自分の業務を進めづらいという苦情が入りました。 NotePMが導入されてからはおおよその問題はNotePMを見ることで解決できるようになり、有識者がコア業務を進める時間を確保することができました。

●導入前の課題 弊社の場合、お客様サービス部では、オペレーターが必要な情報を探すのに時間がかかり、エスカレーションが頻発していました。情報の認知と更新が大変で、ミスも多発していました。 ●導入後の効果 NotePMを導入後、オペレーター自身で必要な情報を迅速に見つけられるようになり、エスカレーション件数が約3割減少しました。また、未読機能を活用して、管理者が情報を指導しやすくなり、業務効率が大幅に向上しました。

従来利用していた情報共有用のツールは社員専用のクローズドなもので、社外への情報共有ができないシステムになのが不便でした。特に自社製品を利用しているユーザーからの問い合わせに対してツール内の情報をそのまま見せられればどんなに楽かと思っていましたがシステム上不可能でした。 その後新しく導入されたNotePMは外部への情報共有が可能で、自社製品の利用に関して過去の問い合わせをもとにガイドを作成しておき、ユーザーからの問い合わせ時に必要に応じて共有できることで問い合わせ業務を大幅に削減できました。 共有の際は、外部共有専用のリンクを発行してユーザーに送ればブラウザから簡単に見ることができるのでユーザー側の負担が少ないのも良い点です。

以前は社内でさまざまな情報が分散していたことで検索に時間が掛かり、必要な情報にたどり着けずに各部署へ問い合わせをすることが多く、業務効率を考えると大きなデメリットになっていたのですが、NotePMを使い始めてからは社内に分散していた情報を一箇所に集約することができ、検索性能も優れていることで必要な情報に辿り着けないということが無くなりました。

事業拡大に伴い社内外からの問い合わせが増え、特に新事業に関する問い合わせについてはオペレーターも100%把握できていなかったことでオペレーターから各部署へ確認しなければいけないことが多く、対応スピードの改善が目下の課題となっていました。 そこで、問い合わせがあるたびにその内容をマニュアルに落とし込んでNotePMに蓄積し始めたところ、数か月で新事業関連の問い合わせにほとんど対応できる独自のマニュアルを構築することができ、オペレーターから各部署へ照会しなければいけない案件の数が従来の5分の1まで減って、問い合わせに対して常に迅速な対応が可能となりました。